In den Grunddaten definieren Sie die Grundeinstellungen des Projekts die für Auswertungen oder die weitere Bearbeitung wichtig sind. In den Grunddaten oben rechts können Sie auch PROJEKTPLÄNE, SALES STAGE, UMSATZFORECAST und RAS / RESTAUFWANDSCHAETZUNG verwalten.
Die Grunddaten sind für das Projekt selbst und alle Unterprojekte bzw. Unterunterprojekte verfügbar. Sie navigieren über das erweiterte Menü oben links durch die Projektstruktur.
Die Einstellungsmöglichkeiten in den Grunddaten sind:
- Mandant
- Kunde (um den Kunden zu verändern kopieren Sie das Projekt in den gewünschten Kunden)
- Ansprechpartner (Ansprechpartner beim Kunden für das Projekt)
- Projektteam (alle Mitglieder werden automatisch zur Zeiterfassung auf das Projekt berechtigt)
- Rechnungsadresse (abweichende Rechnungsadresse)
- Rechnungsansprechpartner (Ansprechpartner beim Kunden für die Rechnung)
- Mehrwertsteuer (nur sichtbar als Super User)
- Projekttyp (welche Art von Projekt wird umgesetzt)
- Projektverantwortlicher (Ansprechpartner intern für das Projekt)
- Daten (Projektsprache deutsch oder englisch, das Sprach-Dropdown in der Fußzeile wird deaktiviert)
- externe Projektbeschreibung (Projektbeschreibung für den Kunden)
- interne Projektbeschreibung (Projektbeschreibung für Projektverantwortlichen)
- Projekt schreibgeschützt (das Projekt kann nicht verändert werden, nur ein Super User oder derjenige der den Schreibschutz aktiviert hat kann ihn wieder deaktivieren)
- Freigabestatus (Freigabestatus des Projekts)
- Projekt beauftragt (nur in einem beauftragten Projekt können Rechnungen geschrieben werden)
- Projektstatus (in welchen Status befindet sich das Projekt)
PROJEKTSTRUKTUR ANLEGEN UND BEARBEITEN
Mit einen Klick auf das erweiterte Menü oben links können Sie das Projektmenü aufrufen. Wird im erweiterten Menü neben dem Projektnamen ein rotes Ausrufezeichen angezeigt, sind Unterprojekte vorhanden die einen anderen Status haben wie das Hauptprojekt. Sie können sich entweder alle Status anzeigen lassen oder mit einen Klick auf das jeweilige Unterprojekt in die Grundeinstellungen der Unterprojekte wechseln. In den Grundeinstellungen der Unterprojekte können Sie diese auch für die Stundenerfassung sperren. Mit einen Klick auf den Pfeil der erscheint wenn Sie das Projekt berühren eröffnen sich mehrere Möglichkeiten das Projekt zu bearbeiten. Diese sind:
- Unterprojekt hinzufügen
- Unterprojekt/Kalkulationsposition aus Preisliste hinzufügen
- Projekt bearbeiten
- Projekt löschen
- erweiterte Einstellungen (Detaileinstellungen)
- Aufgabe erstellen (Projektaufgabe wird erstellt)
- individuelle Kundenfelder
- Status wählen
Mit einen Klick auf den Pfeil der erscheint wenn Sie das Unterprojekt berühren eröffnen sich mehrere Möglichkeiten das Unterprojekt zu bearbeiten. Diese sind:
- Unterprojekt hinzufügen
- Unterprojekt bearbeiten
- Unterprojekt löschen
- Aufgabe zum Unterprojekt erstellen
- erweiterte Einstellungen
- Unterprojekt kopieren
- Kalkulationsposition hinzufügen
Mit einen Klick auf das Diskettensymbol unten rechts speichern Sie Ihre Eingaben.
WEITERE INDIVIDUALISIERUNG
Ein Klick auf den Button Mitarbeiterstundensätze oder Preisliste ermöglicht Ihnen nur für dieses Projekt individuelle Daten zu erfassen wie zum Beispiel eine nur für dieses Projekt einmalig geltende Preisliste oder Stundensätze.
Mit einen Klick auf den Button Projektteam können Sie Mitarbeiter zur Stundenerfassung auf das Projekt berechtigen oder den Zugriff auf das Projekt festlegen. Ist die Spalte Aktuell ausgewählter Mitarbeiter leer haben alle Mitarbeiter Zugriff auf das Projekt. Verschieben Sie einen Mitarbeiter in die Spalte Aktuell ausgewählter Mitarbeiter hat nur dieser Mitarbeiter Zugriff auf das Projekt. Super User haben ebenfalls Zugriff und könnten die Zugriffsbeschränkung wieder aufheben.
Die wichtigste Funktion im Bearbeitungsfenster ist die Auswahl der Mitarbeiter, die zum Team gehören sollen. Dazu haben Sie die beiden Felder zugeordnete Mitarbeiter und nicht zugeordnete Mitarbeiter.
Mit Hilfe der Pfeiltasten zwischen beiden Feldern können Sie die Mitarbeiter ganz leicht navigieren:
- << alle Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
- < den aktivierten Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
- > den aktivierten Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
- >> alle Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
Die Mitarbeiter sind alphabetisch sortiert und jeweils ihrem Anfangsbuchstaben zugeordnet. Mit Klick auf den Buchstaben können Sie die einzelnen Namen auf- und zuklappen.
Unter den Fenstern stehen Ihnen jeweils noch die Buttons alle auswählen und alle zu-/aufklappen zur Auswahl. Mit ersterem können Sie alle Namen einer Spalte markieren und sie so zum Beispiel zusammen verschieben. Klicken Sie hingegen auf alle zu-/aufklappen, öffnen oder schließen Sie alle Buchstaben auf einmal.
