In der Projektadministration werden ein paar grundlegende Rahmenbedingungen und Einstellungen getätigt, mit denen die Bearbeitung und die Auswertung von Projekten vereinfacht werden sollen.
Um die Projektadministration aufzurufen, gehen Sie über das TROI Symbol ins Startmenü und rufen den Ordner Projektadministration auf
Der Projektstatus
Wenn Sie die Projektadministration im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Projektstatus. Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner.
Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste mit verschiedenen Statuseinstellungen, wie Sie sie später in der Projektverwaltung benutzen. Diese sind
- In Arbeit (Das Projekt ist aktiv)
- Zurückgestellt (Das Projekt ruht bis auf weiteres)
- Abgeschlossen (Das Projekt wurde zuende bearbeitet)
- Nicht realisiert (Das Projekt wurde nie begonnen)
- Inaktiv (Das Projekt ist auch buchhalterisch abgeschlossen)
- Vorlagen (Vorbereitende Vorlagen für einen leichteren Prozessablauf)
- Angeboten (Das Projekt ist noch nicht beauftragt)
Einen neuen Projektstatus hinzufügen oder bearbeiten
Wenn Sie möchten, können Sie einen neuen Projektstatus definieren, der dann später auch in der Projektverwaltung wählbar ist. Dazu klicken Sie entweder auf den Begriff Name in der Titelzeile oder auf das Plus-Zeichen unten rechts neben dem CheckIn Symbol. Beides öffnet dasselbe Fenster.
Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit, einen Namen für den neuen Status zu vergeben.
Sie können den neuen Status als reines Ordnungsmerkmal verwenden, so dass Nutzer dem Projekt sofort ansehen, auf welchem Stand es ist. Sofern nötig, können Sie dem Status aber auch einige technische Eigenschaften zuordnen. Diese sind:
- Grundeinstellung
- Geblockt zum Stunden Umbuchen
- Gesperrt für die Stundenerfassung
- Gesperrt für die Buchhaltung
- In den Drop Downs anzeigen
Auf diese Weise verhindern Sie bei einem Projekt, das noch nicht bearbeitet werden soll, zum Beispiel die Stundenerfassung.
Mit einem Klick auf das Diskettensymbol fügen Sie den neuen Status der Liste hinzu.
[Screenshot Status bearbeiten folgt]
Wenn Sie den Projektstatus bearbeiten möchten, klicken Sie in der Übersichtsliste der Stati auf den Pfeil, der beim Berühren des jeweiligen Eintrags erscheint. Wenn Sie hier die Option Status bearbeiten wählen, kommen Sie wieder in das Fenster, das Sie schon vom Erstellen eines Status kennen.
Wählen Sie die Option Status löschen, wird der Status aus dem System entfernt.
Textbausteine
Textbausteine werden vor allem zum Erstellen von Angeboten und Rechnungen verwendet. Damit ersparen Sie sich aufwändiges Schreiben und können die Nachrichten dennoch individuell gestalten.
Um die Funktion einzurichten, rufen Sie in der Projektadministration den Unterordner Textbausteine auf. Wie immer landen Sie dann in der Übersicht über alle vorhandenen Textbausteine.
Die Übersichtsliste Textbausteine
Da keine Texte durch uns standardmäßig hinterlegt wurden, ist die Liste bei Ihrem ersten Besuch leer. Später können Sie die Liste filtern, indem Sie oben rechts in der Liste im Dropdown-Menü die Art des Bausteins auswählen. Dazu stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Bausteine rund um Angebot und Abrechnung (Angebot Anschreiben, Angebot Abbinder, Angebotsanfrage Anschreiben, Angebotsanfrage Abbinder, Rechnung Anschreiben, Rechnung Abbinder, Mahnung Anschreiben, Mahnung Abbinder, Projektbeschreibung, Projektbeschreibung Rechnung, Projektbeschreibung Mahnung, Unterprojektbeschreibung, Unterprojektbeschreibung Angebot, Unterprojektbeschreibung Rechnung, Rechnungspositionsbeschreibung, Kalkulationspositionsbeschreibung)
- Lieferung (Lieferschein, Lieferschein Anschreiben, Lieferschein Abbinder)
- Brief und Fax
- Aussendungsdisclaimer
- Projektaufgaben
- Protokoll Anschreiben (E-Mail)
Aus diesen Textbausteinen lässt sich dann später individuell der gewünschte Text zusammensetzen.
Sie können die Textbausteine auch ordnen, zum Beispiel alphabetisch oder nach Ihren Favoriten. Dazu finden Sie links neben den Einträgen Pfeile nach oben oder unten. Mit einem Klick darauf verschieben Sie den Textbaustein um eine Position nach oben oder unten, wahlweise aber auch an das obere oder untere Ende der Liste.
Textbausteine hinzufügen und bearbeiten
Damit ein erster Textbaustein in Ihre Liste aufgenommen wird, klicken Sie oben links in der Titelzeile auf die Option Textbaustein hinzufügen. Es öffnet sich dann ein neues Fenster, in dem Sie die Bezeichnung des Bausteins und seinen Text festhalten können. Ein Klick auf die Diskette unten rechts speichert den Baustein.
[Screenshot Textbaustein hinzufügen folgt]
Nach dem Speichern wandelt sich das Fenster automatisch in die neue Option Textbaustein editieren um. Hier können Sie den Text verändern oder mit einem Klick auf den Mülleimer unten rechts den ganzen Textbaustein löschen.
Wenn Sie einen weiteren Textbaustein anlegen möchten, klicken Sie in der Titelzeile nach dem Speichern einfach erneut auf die Option Textbaustein hinzufügen. Haben Sie Ihre Arbeit beendet, gelangen Sie mit einem Klick auf Übersichtsliste Textbausteine wieder in die Übersicht vom Anfang. Hier sind jetzt Ihre neuen Textbausteine hinterlegt.
Um einen Textbaustein zu ändern, können Sie jetzt auch in der Übersichtsliste einfach den entsprechenden Eintrag anklicken. Sie gelangen dann wieder ins Änderungsfenster.
Textbausteine anwenden
In den Formularen für Rechnungen und Angebote können Sie die Textbausteine ganz nach Bedarf auswählen. Darauf wird an den entsprechenden Stellen näher eingegangen.
Einheiten
Einheiten werden ebenso wie die im nächsten Kapitel beschriebenen Preise benötigt, um Angebote und Abrechnungen richtig zu kalkulieren.
Sie können das Menü für die Einheiten aufrufen, indem Sie in der Projektadministration den entsprechenden Ordner aufrufen. Dadurch gelangen Sie in eine Übersicht, die in die Bereiche Einheit Tätigkeiten und Einheit Material unterteilt ist.
Die beiden Bereiche sind selbsterklärend: Die Einheit Tätigkeiten wird für Dienstleistungen und Handgriffe verwendet, während die Einheit Materialien für die Abrechnung von Arbeitsmaterialien bestimmt sind. Im Prinzip können Sie auch eine Spalte für alles nehmen; eine Aufteilung ist erst dann nötig, wenn Sie sehr viele Positionen haben, die eine lange Ladezeit verursachen.
Einheiten erfassen und bearbeiten
Um eine neue Einheit anzulegen, klicken Sie in der Titelzeile oben rechts im jeweiligen Reiter der Einheit auf erfassen. Da alle Schritte bei beiden Gruppen gleich sind, beschränken wir uns hier der Einfachheit halber auf die Tätigkeiten.
Mit dem entsprechenden Klick öffnet sich eine neue Seite. Hier können Sie die Einheit und eine Abkürzung der Einheit angeben. Außerdem können Sie wählen, ob es sich um eine Stundeneinheit, eine Tageseinheit oder eine andere Einheit handelt. Grundsätzlich sind also auch Maße wie Seiten, Buchstaben oder Stück möglich. Da diese Einheiten sich anders verhalten als Zeiteinheiten, sollten Sie den Typus immer auf andere Einheiten stellen.
Damit die Einheit später in den Formularen ausgewählt werden kann, muss sie mit einem Häkchen aktiviert werden. Soll sie standardmäßig ganz oben in der Auswahl stehen, aktivieren Sie auch das mit einem Häkchen.
Anschließend speichern Sie die neue Einheit mit einem Klick auf das Diskettensymbol.
[Screenshot Einheit erfassen Maske folgt]
Nach dem Speichern wechselt die Ansicht automatisch wieder in die Übersichtsliste.
Um eine Einheit zu bearbeiten, klicken Sie jetzt den jeweiligen Eintrag an. Es öffnet sich dann ein Bearbeitungsfenster, in dem Sie dieselben Informationen wie bei der Erstellung verändern können. Mit einem Klick auf die Diskette wird die Änderung gespeichert. Sie können sie aber auch mit einem Klick auf den Mülleimer löschen.
Achtung: Nur Einheiten, die Sie selbst angelegt haben, lassen sich löschen.
Die Preisliste
In der Preisliste können Sie einstellen, welche Tätigkeiten in Ihrem Projekt mit welchen Gebühren berechnet werden.
Um die Preisliste zu bearbeiten, öffnen Sie den gleichnamigen Unterordner in der Projektadministration. Sie starten dann wie immer bei TROI auf der Übersichtsseite, in der alle standardmäßigen und bisher von Ihnen erfassten Preise aufgelistet werden.
[Screenshot Übersichtsliste folgt]
Lesen und sortieren der Liste
Da Sie mit vielen Einzelposten arbeiten, ist auch die Preisliste sehr lang. Aus diesem Grund werden beim Anlegen alle Preise noch einmal thematisch in Haupt- und Unterordnern sortiert. So können Sie bei der manuellen Suche Stück für Stück detaillierter werden.
Beim Start sind der Übersicht zu Liebe alle Ordner zugeklappt. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil daneben lassen die Ordner sich öffnen. Befinden sich darin Unterordner, können auch diese wieder über einen Pfeil aufgeklappt werden. Das geht so weit, bis Sie schließlich bei den eigentlichen Preisposten angekommen sind.
Sie können sich mit TROI gezielt die Posten aus der Preisliste anzeigen lassen, die Sie suchen. Dadurch bieten wir Ihnen verschiedene Filterfunktionen an. Sie befinden sich alle in der Titelzeile oberhalb der Liste, wobei es noch einmal eine Hauptunterscheidung zwischen Tätigkeiten/Produkte und Material gibt. Wählen Sie also zuerst den Reiter aus, in dem sich der gesuchte Preis befindet.
Anschließend können Sie im Dropdown-Menü auswählen, ob der gesuchte Posten sich auf den Mandanten, den Kunden oder das Material bezieht. Außerdem können Sie entscheiden, ob das Produkt, die Tätigkeit oder das Material aktiv oder inaktiv ist. Darüber hinaus befindet sich in der Titelzeile ein Suchfenster. Hier können Sie den Namen des Postens eingeben. Wenn Sie ein * eintragen, werden Ergebnisse mit allen Namen angezeigt. Ein Klick auf das blaue GO am rechten Rand startet den Filter.
[Screenshot Filtermöglichkeiten folgt]
Die Ergebnisse werden Ihnen tabellarisch mit Namen (Tätigkeit oder Material), Artikelnummer, Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis, Servicegebühren, Konto und Beschreibung aufgelistet. Außerdem kann jeder Posten durch einen Haken als Standard markiert werden.
Normal formatierte Positionen sind beim Mandanten und in der Kundenliste identisch, fett formatierte sind nur vom Mandanten einsehbar und beim Kunden abweichend angepasst, kursive Positionen sind nur für den Kunden verfügbar.
Wenn Sie die Liste von Grund auf anders sortieren möchten, können Sie die einzelnen Einträge per Drag & Drop an andere Positionen oder auch in ganz andere Ordner verschieben.
Preise hinzufügen
Wenn Sie Preise hinzufügen möchten, gehen Sie mit der Maus als erstes in den Ordner, in den die Position einsortiert werden soll. Dann klicken Sie auf den Bearbeitungspfeil, der beim Berühren des Ordners erscheint. Hier können Sie dann wählen, ob Sie
- eine Preislistenmappe anlegen
- eine Tätigkeit hinzufügen
- gewählte Positionen in diese Mappe verschieben
- oder die gewählten Positionen kopieren
möchten.
Zum Anlegen eines neuen Preises wählen Sie entweder Preislistenmappe anlegen oder Tätigkeit/Material hinzufügen. Ersteres ist ein weiterer Unterordner, in dem Sie den Preis einsortieren können. Das andere ist die Preisposition an sich.
Beim Hinzufügen einer neuen Tätigkeit öffnet sich ein neues Fenster. Hier geben Sie zuerst an, um welche Tätigkeit es sich handelt. Außerdem können Sie die Abrechnungseinheit, die Servicegebühren und den Status einstellen. Darüber hinaus lässt sich die Tätigkeit für die Stundenerfassung sperren, als Standard festlegen und auf aktiv oder inaktiv stellen.
Außerdem können Sie noch ein Konto wählen und eine interne oder öffentliche Beschreibung hinzufügen. Ganz unten im Fenster haben Sie außerdem die Möglichkeit, interne und externe Preise einzutragen.
Klicken Sie zum Schluß noch auf das Diskettensymbol und speichern Sie die Position.
Preispositionen bearbeiten und entfernen
Um eine Position aus der Liste zu bearbeiten, klicken Sie einfach den Eintrag in der Liste an. Dann öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie alle Details hinterlegen können. Hier entscheiden Sie über
- Die Einheit (Stunden, Tage, Stück, etc.)
- Die Servicegebühren
- Den Status (Nicht weiter berechenbar, Fremdleistung, OP)
- Eine Sperrung für die Stundenerfassung
- Markierung als Standard
- Produkt oder Tätigkeit aktiv/inaktiv
- Ein Konto
- Eine interne und eine allgemeine Beschreibung
- Die Währung
- Das Startdatum der Preisänderung
Darüber hinaus können Sie im Bearbeitungsfenster individuelle Preise für bestimmte Sätze festlegen, wenn mit dem Kunden beispielsweise besondere Konditionen ausgehandelt wurden.