Warum muss man in Troi ein E-Mailkonto einrichten?

Troi verfügt über eine automatische Benachrichtigungsfunktion, um Benutzer zu Informieren, wenn Sie über Troi-Ereignisse informiert werden sollen. Ein benutzer wird bsps. Benutzer informiert, wenn er eine neue Aufgabe erhält oder zu einem Termin eingeladen wird. Ebenso erfolgt eine Benachrichtigung, wenn ein Mitarbeiter eine genehmigungspflichtige Abwesenheit anfragt, damit sein Vorgesetzter rechtzeitig reagieren kann. Der Mitarbeiter wird selbstverständlich über die Entscheidung benachrichtigt.

In Zukunft möchten wir mehr pro-aktive Information aus der Troi Software anbieten, damit der Benutzer von den Funktionen profitieren kann, auch wenn er Troi in seinem Browser nicht nutzt.

Welche Informationen sind notwendig, um die Benachrichtigungsfunktion zu nutzen?

Im Bereich System » Mailkonten ist es möglich, E-Mailkonten für Troi zu konfigurieren. Wie oben erwähnt, war es in der Vergangenheit notwendig, Konten für alle Mitarbeiter einzurichten, damit der Informationsfluss in allen Richtungen erfolgen konnte. Dies bedeutete einen großen Verwaltungsaufwand für Systemadministratoren, die mit Troi gearbeitet haben.

Ab der Version 5.4.20 muss nur noch der System-Account eingetragen werden, damit alle Benachrichtigungen erfolgen können.

Damit Troi E-Mails verschicken kann, sucht es sich den ersten System-Account aus der Liste aus (diese werden kursiv geschrieben). Der System-Account muss vollständig eingerichtet werden, inklusive SMTP-, IMAP- und Benutzerdaten, um erfolgreich Benachrichtigungen zu versenden. Der Haken, der ein Konto als System-Account erkennt, wird um untersten Bereich des Fensters gefunden.

Wenn mehrere Konten genutzt werden, kann man auch die Einstellung anderer Konten erleichtern, wenn man diese Einstellungen als Standardeinstellungen definiert. Das bedeutet, dass leere Felder anderer Konten mit der Information dieser Felder im Konto mit Standardeinstellungen übernommen werden (öfters sind IMAP- und SMTP-Server, zum Beispiel, unternehmensweit identisch).

Troi noch wissen, wohin es die Benachrichtigung schicken soll, wenn ein Benutzer von einem Troi-Ereignis erfahren soll. Dafür muss man nur eine gültige E-Mailadresse entweder im Kontakt des Benutzers im Kontaktmodul (Feld E-Mail unter Büro) oder im Feld E-Mail der Mitarbeiterdetails eintragen. Beide Felder sind synchronisiert, sodass diese Einstellung nur einmal erfolgen muss.

Wie kann ich Benachrichtigungen zu meinen eigenen Ereignissen bekommen?

Anschließend müssen Sie die Benachrichtigungsfunktion aktivieren. Wechseln Sie in den Ordner System und den Unterordner Systemeinstellungen. Gehen Sie in den Reiter Benutzer und wählen Sie diese Funktion auch im Dropdown-Menü aus. Anschließend setzen Sie einen Haken bei folgenden Optionen:

• E-Mail an mich senden, wenn von mir eine Notiz oder Projektaufgabe (für mich) erstellt/bearbeitet wird

• E-Mail an mich senden, wenn von mir ein Kalendereintrag (für mich) erstellt/bearbeitet wird

Wenn trotz richtiger Einstellungen keine Mails verschickt werden, sind entweder die Mailkonten oder das Systemmailkonto falsch konfiguriert. Überprüfen Sie, ob Sie nicht ungewollt Leerzeichen durch Kopieren und Einfügen übernommen haben.

Wie kann ich die Richtigkeit meiner Mailkonten überprüfen?

Bis Troi 5.4.22 konnte man die E-Mailkontenkonfiguration über ein veraltetes System überprüfen, was über die Einstellung des Kontos durch einen Hyperlink möglich war. Durch die Modernisierung der E-Mailprotokolle (u.A. IMAP, Exchange ActiveSync) konnte dieser Test keine zuverlässigen Ergebnisse liefern. Zusätzlich kam nur die Benachrichtigung, dass die Konfiguration falsch war, nicht aber was in der Konfiguration noch korrigiert werden müsste. Die neue, generelle Analyse von E-Mailkonten finden Sie jetzt unter System » Hintergrunddienste im Troi Menü (i.d.R. nur von Systemadministratoren zugänglich).

Troi hat jetzt die Überprüfung der E-Mailkonten in den Hintergrunddiensten automatisiert. Sobald eine E-Mail nicht aus Troi verschickt werden kann, wird das vom Hintergrunddienst email_sender aufgefangen und der Fehler wird im Reiter Hintergrunddienstereignisse gemeldet. Der Dienst läuft andauernd, solange ein E-Mailkonto falsch konfiguriert ist. Zusätzlich läuft dieser Dienst einmalig jede 4. Stunde, um alle E-Mailkonten zu kontrollieren, um weitere Fehler vorzubeugen.

Sobald ein fehlerhaftes Konto erkannt wird, wird die Fehlermeldung in den Hintergrunddienstereignissen angezeigt. Unter Klasse/Funktion wird die betroffene E-Mailadresse ausgewiesen und unter Log Text ein Hinweis für die noch fehlerhafte Information, sofern diese vom Server gemeldet wird. Damit kann derjenige, der für die Verwaltung von E-Mailadressen im Unternehmen ist, pauschal alle Konten korrigieren und weitere Benachrichtigungen sicherstellen.

Nutzung von namentlichen Konten für das PR-Modul für Mailings

IN ARBEIT