Um die erfassten Dienstleistungen abzurechnen, aber auch Eingangsrechnungen zu verwalten, benötigen Sie das Buchhaltungs-Modul in TROI. Da alle wichtigen Daten bereits während der Stundenerfassung hinterlegt werden, ist die Buchhaltung an sich ganz einfach.

Bitte beachten Sie: Buchhalterische Kenntnisse sind für die Arbeit in diesem Modul empfehlenswert.

Damit Sie Zugriff auf das Modul Buchhaltung haben, müssen Sie die Zugangsberechtigung Buchhaltungs-Administrator besitzen. Sie haben dann folgende Möglichkeiten:

• Auf alle Projekte zugreifen
• Rechnungen stornieren
• Debitoren und Umsatzsteuer zu einem Kunden zuordnen
• Rechnungen formatieren (auch, wenn sie eine Rechnungsnummer haben und geschlossen sind)

Buchungen erfassen und bearbeiten

Sie können Rechnungen an Sie und durch Kunden geleistete Zahlungen ganz einfach über den Unterordner Buchungen erfassen.

Wenn Sie den Ordner aufrufen, befinden Sie sich direkt in der Maske Buchungen erfassen. Hier können Sie alle wichtigen Daten zur jeweiligen Buchung hinterlegen. In der Maske können Sie die folgenden Informationen eingeben:

• Jahr der Buchung
• Betrag
• Konto (Soll) = Das Buchungskonto, auf dem die Zahlung gebucht werden soll
• Der Steuerschlüssel:

?      0 = ohne Steuer, umsatzsteuerfrei oder vorsteuerfrei

?      2 = Umsatzsteuer 7 % (Künstler)

?      3 = Umsatzsteuer 19 %

?      8 = Vorsteuer 7 %

?      9 = Vorsteuer 19 %

• Die Belegnummer
• Das Belegdatum
• Das Gegenkonto (Haben)
• Die Projektzurodnung (im Projekt hinterlegt)
• Optionen (nicht weiter berechenbar) ja/nein
• Buchungstext
• Interne Belegnummer

In welchem Fall Sie welches Konto und welchen Steuerschlüssel wählen, hängt von der internen Buchhaltung Ihres Unternehmens und dem steuerlichen Status Ihres Kunden ab.

[Screenshot Eingabemaske beispielhaft ausgefüllt folgt]

Weitere Einstellungsmöglichkeiten

Neben den eigentlichen Eingabefeldern stehen Ihnen zum Erfassen der Buchungen auch noch verschiedene Buttons zur Verfügung, die grau hinterlegt sind:

Das Zahlungsziel: In der Regel sollen Kunden ihre Rechnungen sofort begleichen. Dementsprechend ist dieser Wert standardmäßig eingestellt. Sie können Ihren Kunden aber auch ein anderes Zahlungsziel von beliebiger Dauer oder ein Skonto einräumen. Wenn Sie auf den Button mit der Beschriftung Zahlungsziel klicken, öffnet sich ein kleines Fenster. Hier können Sie festlegen, wie viele Tage netto dem Kunden zur Zahlung eingeräumt werden und wie viel Prozent Skonto er bei einer Zahlung innerhalb ebenfalls wählbarer Tage eingehalten werden darf.

Achtung: Sofern es in den Systemeinstellungen durch einen Administrator entsprechend eingestellt wurde, können Sie auch mehrere Skontowerte eingeben und die Skontomöglichkeiten dadurch staffeln.

Buchen: Wenn Sie diesen Button anklicken, wird die Buchung gespeichert und umgesetzt. Das funktioniert nur, wenn Ihre eingegebenen Daten sich mit den im System hinterlegten Daten decken. Das betrifft insbesondere die Konten. Wenn hier ein Fehler vorliegt, erhalten Sie eine entsprechende Meldung mit näheren Informationen. Die Fehlermeldung bezieht sich immer auf das oberste, rot markierte Feld. Gibt es mehrere Fehlermeldungen werden die nächsten erst angezeigt, wenn der jeweils oberste Fehler behoben ist.

Darüber hinaus können Sie die Buchung splitten oder verwerfen, also nicht speichern.

Mit einem Klick auf das Viereck aus Pfeilen können Sie eine Buchung ins Journal übertragen. Das ist später für die Steuererklärung wichtig.

[Screenshot Viereck folgt]

Häufige Fehlermeldungen beim Buchen

Debitorzuordnung fehlt: Klicken Sie entweder den Kundennamen der Rechnung oder den Hinweis Debitor bearbeiten an. Mit einem * im Feld Debitor/Kontennummer rufen Sie eine Liste der zur Verfügung stehenden Konten auf. Wählen Sie das entsprechende Konto aus und speichern Sie.

[Screenshot Debitor Bearbeiten]

Kontierung pflegen: In der Ausgangsrechnung wurde kein Konto hinterlegt. Klicken Sie den Hinweis an, dann öffnet sich ein Fenster mit der Überschrift Konto bearbeiten. Tragen Sie im Suchfeld die Kontennummer oder den Kontennamen ein und wählen Sie dann im Menü das passende Konto aus.

[Screenshot Konto bearbeiten folgt

Ein neues Buchungskonto anlegen

Wenn Sie noch keine Buchungskonten hinterlegt haben oder ein neues anlegen möchten, klicken Sie auf das Plus-Zeichen in der Titelzeile. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit der Beschriftung Konten-Details. Hier können Sie alle relevanten Angaben zum neuen Buchungskonto machen:

• Kontengruppe

?      0 = Anlage- und Kapitalkonten

?      1 = Finanz- und Privatkonten

?      2 = Abgrenzungskonten

?      3 = Wareneingangs- und Bestandskonten

?      4 = Betriebliche Aufwendungen

?      7 = Bestände an Erzeugnissen

?      8 = Erlöskonten

?      9 = Vortrags-, Kapital- und statistische Konten

?      D = Debitoren (10000 bis 69999)

?      K = Kreditoren (70000 bis 99999)

• Kontonummer
• Konten-/Firmenname
• Standard-Gegenkonto:

?      1 – Finanz- und Privatkonten:

?      1000 Kasse

?      1200 Bank

?      3 – Wareneingangs- und Bestandskonten

?      3100 Fremdleistungen

?      4 – Betriebliche Aufwendungen

?      4640 Repräsentationskosten

?      4910 Porto

?      4930 Bürobedarf

?      4940 Zeitschriften, Bücher

?      4946 Freiwillige Sozialleistungen

• Steuerschlüssel
• Eröffnungssaldo mit Jahr
• Kassenkonto ja/nein
• Bankkonto ja/nein
• Automatikkonto ja/nein
• Datev-Sperre ja/nein
• aktiv ja/nein

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie das Konto.

Wenn Sie bereits andere Konten selbst angelegt haben, sind auch diese in den Auflistungen für das Standard-Gegenkonto zu finden. Die obige Liste entspricht demnach nur unseren Voreinstellungen.

Bitte beachten Sie: Damit auf ein Konto gebucht werden kann, muss es aktiv sein.

[Screenshot Konto-Details]

Bereits erfasste Buchungen

Unterhalb der Eingabemaske zum Erfassen von Buchungen finden Sie eine Übersicht über alle bereits erfassten Buchungen. Sie erhalten in jeder Zeile den Überblick über eine einzelne Buchung und darunter noch einmal die Gesamtsumme aller Buchungen.

Wenn Sie auf die jeweilige Buchung klicken, verändert sich die Eingabemaske oben dahingehend, dass hier alle Informationen zur jeweiligen Buchung erscheinen. Bei Bedarf können Sie jetzt noch Änderungen vornehmen und mit einem Klick auf den Button Änderungen Speichern sichern. Auf diesem Wege können Sie auch die Buchung löschen.

[Screenshot Erfasste Buchungen übersicht]

Das Journal nutzen

Um bequem zwischen bereits erfassten Buchungen navigieren und diese bearbeiten zu können, steht Ihnen der Reiter Journal zur Verfügung. Hier finden Sie eine Liste aller erfassten Buchungen, die Sie ins Journal übertragen haben. Da diese Liste im Laufe der Zeit sehr lang wird, stehen Ihnen verschiedene Filter zur Verfügung.

Das Jahr der Buchung: Ihnen werden nur Buchungen aus dem ausgewählten Jahr angezeigt.

Art der Buchung: Sie können zwischen unverarbeiteten Buchungen, vorgemerkten Buchungen oder allen Buchungen wählen.

KSK: Einträge nur mit oder ohne KSK anzeigen.

Interne Belegnummer: Hier können Sie eine Anfangs- und Endnummer angeben, um nur Belege aus diesem Bereich anzuzeigen.

[Screenshot Journal]

Buchungen stornieren

Auch im Journal archivierte Buchungen können Sie noch bearbeiten. Oben rechts in der Titelzeile finden Sie ein Symbol mit einem durchgestrichenen Kästchen. Beim Berühren mit der Maus erscheint die Beschriftung Buchung stornieren. Alle Buchungen, die Sie in der Übersicht markiert wurden, werden dann storniert. Zur Sicherheit erfolgt noch einmal eine Abfrage, ob Sie wirklich stornieren möchten.

[Screenshot stornieren folgt]

Buchungen exportieren

Sie können Buchungen aus dem Journal bequem via Datev an die Kanzlei Ihres Steuerberaters übertragen, damit sie dort verarbeitet werden. Dazu wählen Sie zuerst alle Buchungen aus, die Sie exportieren möchten. Klicken Sie dazu auf das Kästchen vor der jeweiligen Buchung.

Klicken Sie nun auf das Symbol mit dem Viereck aus Pfeilen, das beim Berühren die Beschriftung Buchungen für Export vormerken zeigt. Bestätigen Sie die erscheinende Abfrage.

Um die Buchungen nun tatsächlich zu exportieren, klicken Sie auf das Exportsymbol ganz rechts in der Titelzeile.

[Screenshot beschriftete Symbole]

Bitte beachten Sie: Um Datev zu nutzen, muss es gesondert eingerichtet werden.

Das Kassenbuch nutzen

Im Kassenbuch lassen sich Belege erfassen, die nicht über die normalen Konten gebucht werden, sondern über die Kassenkonten.

Wenn Sie den Unterordner Kassenbuch aufrufen, können Sie auf der Startseite direkt neue Kassenbelege erfassen. Dazu wählen Sie zuerst das Buchungsjahr aus und anschließend das Konto, auf das die Belege gebucht werden sollen.

Achtung: Ihnen werden im Kassenbuch ausschließlich Kassenkonten angezeigt, da Sie Kassenbelege nicht auf andere Konten buchen können.

Nachdem Sie das Konto ausgewählt haben, lädt sich eine Eingabemaske, in der Sie nähere Informationen hinterlegen können:

• Betrag
• Konto
• Steuerschlüssel
• Belegnummer
• interne Belegnummer
• Belegdatum
• Art:

?      Ausgabe

?      Einnahme

• Projektzuordnung
• Optionen: nwb ja/nein
• Buchungstext

Die Informationen sind also weitgehend von derselben Art wie beim Erfassen von Buchungen und werden deshalb an dieser Stelle nicht noch einmal näher erläutert.

[Screenshot Kassenbeleg erfassen]

Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, können Sie den Beleg mit einem Klick auf den entsprechenden Button buchen, splitten oder verwerfen.

Achtung: Wenn eine Fehlermeldung kommt, betrifft diese immer das oberste, rot markierte Feld. Weitere Fehlermeldungen werden erst angezeigt, wenn der aktuelle Fehler behoben wurde.

Ihre erfassten Buchungen können Sie gleich unter der Eingabemaske in einer übersichtlichen Liste finden. Hier können Sie Buchungen durch Anklicken noch einmal bearbeiten und ins Journal übertragen.

Das Journal verwenden

Im Reiter Journal finden Sie alle Kassenbuchungen aufgelistet. Sie können die Buchungen auch von hier aus noch mit einem Klick auf die jeweilige Zeile bearbeiten. Darüber hinaus können Sie einzelne Buchungen markieren und mit einem Klick auf den Button mit dem Kreuz stornieren.

[Screenshot Stornier-Button folgt]

Wenn Sie möchten, wird der stornierte Beleg zur erneuten Buchung in die Buchungsmaske aus dem vorherigen Reiter übertragen. So können Sie mit dem Beleg ohne großen Aufwand weiter arbeiten.

Die Buchungen aus dem Kassenbuch können wie im Kapitel über das Buchen von Belegen beschrieben, per Datev an den Steuerberater exportiert werden.

Darüber hinaus wird Ihnen im Journal der aktuelle Kassenbestand angezeigt.

Buchungen sortieren und Filtern

Um einen besseren Überblick über die erfassten Buchungen zu erhalten, haben Sie im Journal verschiedene Filtermöglichkeiten.

Das Buchungsjahr: Es werden nur Buchungen aus dem ausgewählten Jahr angezeigt.

Die Buchungsmonate: Sie können einen speziellen Monat anzeigen lassen oder die Buchungen für alle Monate eines Jahres aufrufen.

Das Kassenkonto: Es werden nur Buchungen angezeigt, die auf das gewählte Kassenkonto gebucht wurden.

Darüber hinaus gibt es eine freie Suchmaske, mit der Sie nach Nummern oder Namen in der gewünschten Buchung suchen können.

[Screenshot Journal folgt]

Offene Posten verwalten

Im Unterordner OPOS (für Offene POSten) finden Sie einen Überblick über alle Ausgangsrechnungen, die noch nicht als bezahlt markiert worden sind. Dadurch wissen Sie immer schnell, wo Zahlungserinnerungen oder Mahnungen fällig sind.

Die Startseite ist eine Liste aller offenen Posten, sortiert nach Kunde. Jeder Posten wird mit Projektnamen, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum (Fälligkeit), den Tagen seit Überschreiten des Zahlungsziels (Zahlungsziel Fälligkeit), dem Bruttobetrag, dem Zahlungsdatum und dem offenen Restbetrag aufgeführt. Ganz unten in der Liste werden außerdem noch einmal alle offenen und bezahlten Rechungsbeträge summiert.

[Screenshot offene Posten Liste]

Offene Posten suchen und sortieren

Da die Zahl der offenen Posten unübersichtlich sein kann, bietet TROI Ihnen auch hier verschiedene Möglichkeiten, die Liste zu filtern oder zu sortieren.

Die Firma: Wählen Sie das Unternehmen aus, das die Rechnung geschrieben hat (in der Regel Sie).

Debitor oder Kreditor: Welchen Typs ist die Rechnung?

Kunde oder Empfänger

Status der Rechnung: Sie können sich fällige Rechnungen, offene Rechnungen, bezahlte Rechnungen, gemahnte Rechnungen, fällige Mahnungen oder alle Rechnungen anzeigen lassen.

Kunden: An wen ging die Rechnung? Sie können einen bestimmten Kunden oder alle Kunden auswählen.

Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung gestellt wurde

Nach Rechnungszahlen suchen: Dieses Kästchen kann aktiviert werden, damit gezielt nach Rechnungszahlen gesucht wird.

Außerdem steht Ihnen ein freies Suchfeld zur Verfügung, um einen Namen oder eine Nummer individuell zu suchen.

Mit einem Klick auf GO werden Ihre Filtereinstellungen umgesetzt.

Fällige Rechnungen verwalten

Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde, obwohl sie fällig ist, können Sie über TROI alle weiterführenden Schritte in die Wege leiten.

Eingehende Zahlungen eintragen

Hat ein Kunde seine Rechnung beglichen, haben Sie zwei Möglichkeiten, um dies bei TROI zu hinterlegen.

Entweder klicken Sie auf den jeweiligen Posten und tragen die Zahlung manuell ein, oder Sie importieren Ihren Kontoauszug von der Bank. Dann werden die vorhandenen Daten automatisch übernommen. Klicken Sie dazu auf den Import-Button.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei auf Ihrem Computer oder im Netzwerk auszuwählen, in der der Kontoauszug hinterlegt ist. Bei Bedarf können Sie noch einen individuellen Kommentar hinterlassen. Klicken Sie nun auf das Diskettensymbol. Die Daten werden übernommen, die Änderungen sind in der Übersichtsliste zu sehen.

[Screenshot Zahlungen importieren folgt]

Eine Mahnung erstellen

Sie können mit TROI nicht nur Rechnungen erstellen, sondern auch Mahnungen. Diese sind Voraussetzung, um bei weiterem Nichtbezahlung der Rechnung ein gerichtliches Verwahren  in Gang zu setzen und einen vollstreckbaren Titel zu erhalten.

Markieren Sie die Rechnungen, für die Sie eine Mahnung erstellen möchten. Gehen Sie jetzt in die Zeile einer dieser Rechnungen in der Übersicht und klicken Sie auf den Bearbeiten-Pfeil. Es öffnet sich dann ein Wahlmenü mit den Optionen eine Mahnung erstellen oder Zeige die Mahnungen zu dieser Rechnung. Klicken Sie die erste Option an.

Es öffnet sich jetzt ein neues Fenster mit der Bezeichnung Mahnung. Hier können Sie verschiedene Informationen eingeben:

Mahnungsdatum: In der Regel das aktuelle

Versanddatum der Mahnung

Zahlungsziel: Die Rechnung ist bezahlbar in x Tagen bis zu einem festgelegten Datum.

Zahlungseingänge berücksichtigt bis: Bis zu diesem Datum wurden eingegangene Zahlungen bereits im System erfasst. Das ist eine wichtige Information, falls der Kunde seine Zahlung schon geleistet hat und diese nur noch nicht erfasst worden ist.

Kurzbeschreibung: Der Titel der Mahnung

Interne Projektbeschreibung: Hier können Sie näher beschreiben, für welchen Anlass die ursprüngliche Rechnung erstellt wurde.

Unterzeichner: Der Mitarbeiter, der die Mahnung erstellt. In der Regel Sie.

[Screenshot Mahnungen folgt]

Wenn Sie jetzt auf das Diskettensymbol klicken und die Mahnung speichern, wird das Eingabefenster neu geladen und um einige Positionen erweitert.

Links öffnet sich eine Spalte, in der Sie die zum Mandanten gehörenden Mahnungen mit Nummer und Datum einsehen können. So können Sie bei Bedarf bequem zwischen mehreren Mahnungen navigieren.

Im Eingabefenster für die Mahnung können Sie jetzt noch einen Empfänger und eine Kontaktperson auswählen, an die die Mahnung gerichtet werden soll. Darüber hinaus können Sie jetzt noch ein individuelles Anschreiben und einen Abbinder verfassen. Sofern welche hinterlegt wurden, können Sie dafür auch auf Textbausteine zurückgreifen.

Wenn mit der Mahnung alles in Ordnung ist, kann sie durch einen Klick auf Mahnung freigegeben aktiviert werden.  Klicken Sie jetzt noch auf das Diskettensymbol, um die Mahnung zu speichern.

[Screenshot Eingabemaske folgt]

Jetzt müssen Sie die Mahnung nur noch ausdrucken und verschicken. Klicken Sie dazu auf das Druckersymbol, das Sie oben rechts im Fenster finden.

Nach dem Anklicken öffnet sich ein neues Fenster mit der Überschrift Druckeinstellungen. Hier können Sie entscheiden, wie viele Exemplare der Mahnung auf Blanko- oder Briefpapier gedruckt werden sollen. Wenn Sie alles eingestellt haben, klicken Sie unten rechts auf das Symbol mit der Beschriftung Nummer erstellen & drucken. Wie schon bei Angeboten und Rechnungen wird erst jetzt eine individuelle Nummer vergeben, durch die Sie bei Bedarf immer gezielt nach dieser einen Mahnung suchen können.

Anschließend ist Ihre Mahnung im System hinterlegt.

[Screenshot Druckeinstellungen folgt]

Ausgangsrechnungen

Im Unterordner Ausgangsrechnungen können Sie alle Rechnungen finden, die mit TROI gebucht wurden. Dadurch können Sie die Rechnungen auch ohne den Umweg über ein Projekt direkt bearbeiten.

Sie können Ihre Ausgangsrechnungen wie immer auf vielfältige Art und Weise sortieren; darauf gehen wir an dieser Stelle aber nicht mehr ein.

Rechnungen bearbeiten

Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie die Rechnungsnummer an. Es wird dann automatisch das Projekt geöffnet, zu dem die Rechnung gehört. Sie befinden sich in der Rechnungsvorschau und können hier so arbeiten, wie Sie es schon aus der Projektverwaltung gewohnt sind.

Bitte beachten Sie: Verbuchte Ausgangsrechnungen können nicht mehr bearbeitet, sondern nur noch storniert werden.

Freie Rechnungen hinzufügen

Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sind, ist auch das kein Problem. Klicken Sie in der Übersichtsliste für die Ausgangsrechnungen auf das Feld Noch nicht erstellte Rechnungen und klicken Sie den Bearbeiten Pfeil an. Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü, eine freie Rechnung hinzuzufügen.

In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben einen internen Namen sowie einen offiziellen Titel für die Rechnung an.

[Screenshot kleines Fenster folgt]

Nach dem Speichern öffnet sich ein größeres Fenster, in dem Sie alle wichtigen Informationen über die Rechnung hinzufügen können. Was Sie hier alles eingeben können und wie Sie die Rechnung am Ende erstellen, erfahren Sie im eigenen Kapitel zur Rechnungserstellung. Die dort beschriebenen Schritte sind absolut identisch.

[Screenshot Rechnung erstellen Fenster folgt]

Bitte beachten Sie: Bereits vorhandene Positionen und Texte können nur durch einen Buchhaltungs-Admin verändert werden.

Offene Sammel- und Teilrechnungen verwalten

Im Reiter offene Sammelrechnungen finden Sie eine Übersicht aller Sammel- und Teilrechnungen, die noch nicht durch Bezahlung abgeschlossen wurden. Sie können die einzelnen Rechnungen wie gewohnt bearbeiten, indem Sie auf den Bearbeiten-Pfeil der jeweiligen Rechnung klicken.

Sammel- und Teilrechnungen hinzufügen

Wie schon bei den normalen Ausgangsrechnungen können Sie mit TROI auch Sammel- und Teilrechnungen frei erstellen. Klicken Sie dazu auf die Zeile Teilrechnungen und wählen Sie aus, ob Sie eine neue Sammelrechnung eröffnen möchten, oder eine freie Teilrechnung.

Eine neue Sammelrechnung anlegen

Klicken Sie auf die Option Sammelrechnung erstellen. Es öffnet sich dann ein kleines Fenster, in dem Sie zuerst einmal nur den Kunden auswählen und den Namen der Rechnung festlegen.

Wenn Sie diese Informationen speichern, öffnet sich dasselbe Eingabefenster, das Sie schon aus der normalen Rechnungserstellung kennen. Wie Sie die Maske weiter ausfüllen und die Rechnung schließlich drucken, wird im dazu gehörenden Kapitel ausführlich erklärt.

[Screenshot folgt]

Die neue Sammelrechnung ist dann in der Übersicht der offenen Sammelrechnungen zu finden. Wenn sie noch nicht gedruckt wurde, ist sie mit noch nicht erstellt markiert.

Eine Teilrechnung anlegen und zur Sammelrechnung hinzufügen

Wenn Sie eine neue Teilrechnung erstellen möchten, gehen Sie dazu wie oben beschrieben vor: Klicken Sie auf den Bearbeiten-Pfeil in der Titelzeile Teilrechnungen und wählen Sie dieses Mal die Option Freie Teilrechnung.

Auch hier geben Sie erst einmal Kunde und Bezeichnung an. Sie gelangen anschließend aber nicht in das gewohnte Rechnungsformular, sondern in ein verkürztes. Sie geben hier nur die folgenden Informationen an:

• Belegdatum
• Leistungsdatum
• Projektname
• Kurzbeschreibung
• Interne Projektbeschreibung
• Rechnung freigegeben ja/nein

Die Teilrechnung wird anschließend gespeichert und ist in der Übersicht zu finden.

[Screenshot Eingabemaske Teilrechnung folgt]

Um die Teilrechnung jetzt zu einer bestehenden Sammelrechnung hinzuzufügen, markieren Sie das Kästchen vor den gewünschten Rechnungen. Anschließend wählen Sie die Sammelrechnung aus, zu der die Teilrechnungen hinzugefügt werden sollen.

Hier wählen Sie jetzt die Option ausgewählte Teilrechnungen zu dieser Sammelrechnung hinzufügen. Das Übersichtsfenster lädt daraufhin ein paar Sekunden. Dann ist die Teilrechnung an ihrer alten Position verschwunden und unter der vorhin ausgewählten Sammelrechnung zu finden.

[Screenshots Teilrechnung folgt]

Geschlossene Rechnungen verwalten

Dass eine Rechnung geschlossen ist bedeutet nicht, dass sie nicht mehr bearbeitet werden könnte. Im letzten Reiter unter den Ausgangsrechnungen finden Sie eine Übersicht über erstellte und verbuchte Rechnungen.

Verbuchte Rechnungen sind vollständig abgeschlossen und können so wie sie sind an den Steuerberater exportiert werden.

Erstellte Rechnungen sind hingegen noch nicht gänzlich beendet. Sie können in diesem Fenster noch folgendes tun:

• Eine Rechnung verbuchen
• Eine Rechnung stornieren
• Eine Kontierung pflegen

Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Option aus, indem Sie die jeweilige Rechnung anklicken.

[Screenshot geschlossene Rechnungen folgt]

Weiterberechnungsliste

Weiterberechenbare Positionen sind in der Regel Fremdleistungen, die Ihnen in Rechnung gestellt wurden und die Sie – meist mit Aufschlag – Ihrem Kunden weiterberechnen. Da Sie auf diese Leistungen in den meisten Fällen Vorsteuer zahlen müssen, werden sie steuerlich anders erfasst und werden mit Hilfe der Weiterberechnungsliste separat für den Steuerberater aufbereitet.

In der Weiterberechnungsliste können Sie sich verschiedene Belege anzeigen lassen, abhängig von Ihren Filterungen. Die folgenden Möglichkeiten stehen Ihnen zur Auswahl:

• nicht weiterberechenbare
• offene weiterberechenbare
• geschobene
• alle weiterberechenbaren
• berechnete
• alle

Zur weiteren Eingrenzung der Suchergebnisse können Sie einen Zeitraum der Belegerfassung oder ein freies Suchwort eingeben.  Je präziser Ihre Filterkriterien, umso schneller geladen und umso eingegrenzter ist Ihr Suchergebnis.

Alle Belege, die zu Ihren Kriterien passen, werden übersichtlich mit folgenden Informationen aufgelistet:

• Belegdatum
• Belegnummer
• Buchungstext
• Projekt
• Kreditoren-Nummer
• Konto (Soll)
• Gegenkonto (Haben)
• Steuer
• Betrag (brutto)
• geschoben
• weiterberechenbar
• berechnet
• AR-Nummer
• Zahlung von Kunde erhalten
• bezahlt

Wenn Sie einen Beleg bearbeiten möchten, klicken Sie ihn einfach in der Liste an. Es öffnet sich dann eine Maske mit Details. Hier können Sie zum Beispiel den Status des Belegs verändern.

[Screenshot Beleg verändern folgt]

Jeder Beleg ist mit einem Kästchen ganz links versehen. Markieren Sie die Belege, die Sie an den Steuerberater weitergeben wollen und klicken Sie anschließend oben rechts auf das Exportieren-Symbol.

[Screenshot Weiterberechnungsliste folgt]

Die Umsatzübersicht von Rechnungen

Damit Sie immer wissen, wie viel Umsatz Sie gemacht haben, finden Sie im Buchhaltungsmodul den Ordner Umsatz Rechnungen. Hier können Sie Ihre Umsätze auf einen Blick erfassen und bei Bedarf auch exportieren.

Wenn Sie das Modul aufrufen, wird Ihnen standardmäßig eine Übersicht aller Rechnungen angezeigt, einschließlich des gesamten Umsatzes. Jede Rechnung wird mit den folgenden  Informationen aufgelistet:

• Der Kunde
• Die Rechnungsnummer, falls vorhanden
• Das Belegdatum
• Der Titel des Projekts
• Die Projektnummer
• Eine Kurzbeschreibung der Rechnung
• Der Nettobetrag
• Die Umsatzsteuer
• Der Bruttobetrag

[Screenshot Umsatzübersicht Rechnungen folgt]

Bitte beachten Sie: Dieser Bereich der Buchhaltung dient Ihnen lediglich der Kenntnisnahme. Sie können hier keine Rechnungen bearbeiten oder stornieren.

Die Rechnungen filtern und sortieren

Sie können sich nicht nur Ihren Gesamtumsatz aus den Rechnungen anzeigen lassen, sondern auch den Gesamtumsatz eines einzelnen Kunden oder eines bestimmten Zeitraums. Dazu stellt TROI Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Sie können filtern nach:

• Mandant
• Debitor, Kreditor, alle Rechnungen
• Alle Kunden/ein bestimmter Kunde
• Alle Rechnungen, Rechnungsforecast, gestellte Rechnungen, intern freigegebene Rechnungen, intern nicht freigegebene Rechnungen
• Ein Startdatum für die Belege
• Ein bestimmter Monat
• Kunde oder Rechnungsempfänger

Außerdem können Sie im freien Suchfeld Kundennamen, Nummern und anderes eingeben. Mit einem Klick auf GO werden Ihre Filterkriterien umgesetzt.

Rechnungen im Detail betrachten

Wenn Sie sich eine Rechnung näher ansehen möchten, klicken Sie in der Übersichtsliste einfach auf die Belegnummer der Rechnung (oder, wenn es keine Nummer gibt, auf die Bezeichnung ohne Nummer).

Bei Rechnungen ohne Nummer gelangen Sie in eine Übersicht über die eigenen Rechnungsposten, die Anzahl der Einheiten, deren Preis und den Gesamtbetrag. Die Übersicht ist keinem Projekt zugeordnet, da die Rechnung nicht erstellt wurde. Um eine solche Rechnung bearbeiten zu können, müssen Sie in den Reiter Stammdaten/Texte wechseln.

[Screenshot Rechnungen ohne Nummer folgt]

Bei Rechnungen mit Belegnummer hingegen werden Sie in das jeweilige Projekt geführt. Auch hier finden Sie eine Übersicht aller Positionen, deren Anzahl und des Gesamtbetrags. Da Sie sich im Projekt befinden, können Sie direkt in der Übersicht einzelne Posten verändern und andere Bereiche des Projekts einsehen.

[Screenshot Rechnungen mit Nummer folgt]

Die Umsatzübersicht für Angebote

Die Umsatzübersicht für Angebote ist im Prinzip genauso gestaltet, wie die Übersicht über Umsätze aus Rechnungen, nur dass sich hier alles um Angebote dreht.

Wie bei den Rechnungen können Sie die Umsätze nach Kunden, Status und Freigabe filtern lassen, um so zum Beispiel nur die Angebote aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen.  Mit einem Klick auf den blauen GO Button werden dann die Angebote aufgelistet, die Ihren Kriterien entsprechen.

Alle Angebote werden mit folgenden Informationen dargestellt:

• Kunde
• Nummer
• Belegdatum
• Projekt
• Projektnummer
• Kurzbeschreibung
• Nettobetrag
• Umsatzsteuer
• Bruttobetrag

Mit einem Klick in das jeweilige Angebot können Sie Einzelheiten einsehen.

[Screenshot Angebotsübersicht folgt]

Die Buchungsliste

In der Buchungsliste werden Ihnen alle Buchungen angezeigt, die Sie im Buchhaltungsmodul angelegt haben.  Grundsätzlich können Sie wählen, ob Sie

• alle Buchungen
• Buchungen aus dem Journal oder
• Buchungen vom Stapel

anzeigen lassen möchten. Außerdem können Sie festlegen, aus welchem Jahr und Monat die Buchungen sind. Bei Bedarf können Sie auch das freie Suchfeld für die gezielte Suche nach einer bestimmten Buchung nutzen.

Für jede einzelen Buchung werden Ihnen die folgenden Einzelheiten angezeigt:

• Datum
• Interne Belegnummer
• Belegnummer
• Buchungstext
• Projektnummer
• Konto
• Gegenkonto
• Netto
• Steuersatz
• Umsatzsteuer
• Brutto
• Soll
• Haben
• Saldo

Unter jedem Buchungskonto werden noch einmal die einzelnen Posten der Buchungen zusammengefasst. So können Sie immer sofort sehen, welche Geldbeträge auf welches Konto gebucht wurden.

[Screenshot Buchungsliste folgt]

Eine Buchung ändern

Wenn es notwendig ist, können Sie Buchungen über die Buchungsliste ändern. Das ist wesentlich bequemer, als die jeweilige Buchung mühsam im Journal zu suchen, da Sie hier in dieser Liste bessere Filter- und Sortierfunktionen haben.

Klicken Sie einfach die Buchung an, die Sie verändern möchten. Es öffnet sich dann das Fenster, das Sie bereits aus der Erfassung von Buchungen kennen.  Hier können Sie folgende Dinge tun:

• Den Betrag verändern
• Ein anderes Konto (Soll) auswählen
• Den Steuerschlüssel ändern
• Die Belegnummer ändern
• Das Belegdatum ändern
• Das Gegenkonto (Haben) ändern
• Eine Projektzuordnung vornehmen
• Den Beleg als nicht weiterberechenbar markieren
• Einen Buchungstext hinzufügen
• Das Zahlungsziel verändern

Darüber hinaus können Sie die Buchung mit einem Klick auf den entsprechenden Button auch löschen. Mit einem Klick auf Änderungen speichern übernehmen Sie die Bearbeitung. Sofern Sie die Geldbeträge verändert haben, ändern diese sich nach dem Speichern auch automatisch in der Buchungsliste

[Screenshot  Buchung bearbeiten folgt]

Die Zahlungsvorschlagsliste

Auch die Zahlungsvorschlagsliste hat an erster Stelle eine informierende Funktion. Hier können Sie nachsehen, wann bei Ihnen eingegangene Rechnungen bezahlt werden müssen und welche Möglichkeiten zum Ziehen von Skonto Sie haben.

Die einzelnen Positionen aus der Zahlungsvorschlagsliste werden sortiert nach Konto angezeigt. Für jedes Konto werden die offenen Posten noch einmal zusammengefasst, so dass Sie auf einen Blick sehen können, welche Beträge derzeit offen sind.

Die einzelnen Eingangsrechnungen werden Ihnen mit den folgenden Informationen angezeigt:

• Belegdatum
• Belegnummer
• Projekt
• Zahlungskonditionen
• Netto bis zum
• Betrag
• Skonto 1 bis zum
• Prozent
• Skonto
• Betrag

Sie können die Eingangsrechnung nach Jahren sortieren oder nur Rechnungen eines bestimmten Datums anzeigen lassen. Rechnungen, die Sie markiert haben, können Sie außerdem als bezahlt kennzeichnen, indem Sie auf das Viereck aus Pfeilen klicken.

[Screenshot Zahlungsvorschlagsliste folgt]