Ressourcen 2.0
Mit Version 5.4.12 bietet die Troi Software Ihnen einen revolutionären Prozess, mit dem man das eher lästige Ressourcenmanagement reibungslos im Projektmanagement- und Aufgabenworkflow integrieren kann.
Was sehe ich in der neuen Ressourcenübersicht?
Die neue Ressourcenübersicht ist dafür ausgelegt worden, um große Datenmengen zu verwalten. Im Vergleich zur alten Ansicht sind die Ladezeiten deutlich gekürzt worden und alle Elemente, die keine aussagekräftige Information geliefert haben, wurden entfernt. Die neue Troi Schrift wurde implementiert um die Lesbarkeit zu optimieren. Außerdem wurde die Filterleiste erweitert, um die Ergebnisse so weit einschränken zu können, dass man nur die für sich wichtigen Information erhält.
Das "Erweitert" Menü kommt zu den Ressourcen
Das "Erweitert" Menü (ehemals Toggle Menü genannt) wird jetzt in der neuen Ressourcenübersicht verwendet, um zwischen verschiedenen Ansichten zu wechseln. Troi 5.4.12 stellt bereits die Mitarbeiter VS Zeit in der Tagesansicht zur Verfügung, durch die man die Auslastung entweder als Prozent- oder Stundenwert anzeigen lassen kann. Unter Berücksichtigung der Mitarbeiterarbeitszeit, die für jeden Benutzer konfiguriert wird, kann Troi diesen exakten Wert berechnen und darstellen. Kommende Troi Versionen werden um die folgenden Ansichten ergänzt:
Nicht im 5.4.12 Release
Nicht alle der folgenden Ansichten sind im Troi 5.4.12 Release verfügbar und werden in den kommenden Versionen veröffentlicht.
- Dimensionen
- Projekte VS Zeit
- Projekte VS Mitarbeiter in der Wochenansicht (Scheduling)
- Zeitliche Auslastungen
- Auslastung pro Woche
- Auslastung pro Monat
- Auslastung in Personentage
Filter sind jetzt kategorisiert
Nicht im 5.4.12 Release
Nicht alle der folgenden Ansichten sind im Troi 5.4.12 Release verfügbar und werden in den kommenden Versionen veröffentlicht.
Die Filterleiste wurde deutlich für das neue Ressourcenmanagement Modul in Troi erweitert. Die erste Zeile ermöglicht eine Kombination von Filtern, die dazu führen, dass man auf Projektebene die Liste einschränken kann. Die Filterkriterien sind: Mandant » Kunde » Projektmappe » Projekt » Projektstatus » Projektverantwortlicher.
Selbstverständlich ist jeder Schritt dieser Kombination optional und führt dazu, dass man schneller die richtige Aufgabe findet. Eine zweite Reihe von Filtern ermöglicht das Einschränken auf Mitarbeiterebene. Eine Besonderheit dazu ist die Möglichkeit, die Ergebnisliste auf Mitarbeiter von Teams/Gruppen einzuschränken. Diese Möglichkeit steht Teamleitern zur Verfügung.
Die Konfiguration von Teamleitern, verfügbar seit Troi 5.4.11, ist über den Menüpunkt Mitarbeiter » Zugangsberechtigung Daten erreichbar und dient parallel zur Freigabe von Stundeneinträgen, wenn Freigabeprozesse aktiv sind. Ein Mitarbeiter darf in mehreren Gruppen gleichzeitig als Teamleiter eingetragen sein.
Wenn Ihre Bedürfnisse von der Ansicht abweichen
Die größte Herausforderung bei der Konzeption der Ressourcenansicht in Troi rührte von der Tatsache her, dass diese sehr individuell ist. Sogar unternehmensintern wurden Konflikte registriert, welche Informationen wie dargestellt werden muss. Deshalb haben wir es möglich gemacht, die Ansicht für eigene Bedürfnisse mit dem Zahnrad im unteren rechten Bereich der Ansicht anzupassen. Hier können Sie jetzt schon den prozentualen Schwellenwert für die rote Darstellung von Ressourcenauslastungen anpassen.
Nicht im 5.4.12 Release
Nicht alle der folgenden Ansichten sind im Troi 5.4.12 Release verfügbar und werden in den kommenden Versionen veröffentlicht.
In Zukunft steht dann die bereits existierende Konfiguration der angezeigten Spalten, die im Systemeinstellungsbereicht von Troi möglich sind, zur Verfügung. Diese lauten:
- Projektnummer und Name
- Aufgabenname
- Aufgabennummer
- Aufgabenstart-/-enddatum
- Zeitvorgabe/Budget
- Projektverantwortlicher
Was bedeuten die Ausrufezeichen?
Zusätzlich zum Schwellenwert werden unter Umständen Ausrufezeichen angezeigt, die den User helfen sollen, auf mögliche Konflikte zu achten:
| Ein schwarzes Ausrufezeichen wird in der Ansicht mit Auslastung nach Woche und Monat angezeigt. Das ist dann der Fall, wenn die gesamte Auslastung des Mitarbeiters den Schwellenwert für diesen Zeitraum zwar noch nicht erreicht hat, einer der Tage dazwischen aber bereits über die Auslastung geht. |
| Ein rotes Ausrufezeichen wird in allen Ansichten angezeigt, wenn der Schwellenwert des Mitarbeiters überschritten ist. Delegieren Sie eine seiner Aufgaben an jemand anderen, um die Auslastung zu senken. |
Wie werden Ressourcen gebucht
Nicht im 5.4.12 Release
Nicht alle der folgenden Ansichten sind im Troi 5.4.12 Release verfügbar und werden in den kommenden Versionen veröffentlicht.
Die Ressourcenauslastung in Troi erfolgt jetzt primär über Projektaufgaben, die den Mitarbeitern zugewiesen werden. Das Troi Aufgabenworkflow wird in den kommenden Releases erweitert, um eine zusätzliche Stufe der Aufgabenerfassung zu ermöglichen. Um unnötige Änderungen für unsere User im Workflow zu vermeiden, wird der Prozess der Erstellung einer Aufgabe deutlich vereinfacht, wobei dies über minimale Anpassungen im bekannten Dialog erfolgen wird.
Wichtig ist, dass nach wie vor die Auslastung der Mitarbeiter bereits im Aufgabendialog berechnet wird und diese Information wie erwartet im Ressourcenmanagement Tool für die weitere Verwaltung ankommt.
