Rechnung

Im Bereich Rechnung kann die Rechnung für das Projekt vorbereitet und erstellt werden. Das Projekt muss dazu in den Grunddaten beauftragt werden. Für die Abrechnung ist es möglich, dass Sie Ihren eigenen Abrechnungsmodus erstellen. 

Vorbereitung

Filter- und Einstellungsmöglichkeiten

In der Vorbereitung entscheiden Sie, welche Positionen Sie abrechnen möchten. Es stehen verschiedene Filtermöglichkeiten und Einstellungsmöglichkeiten zur Auswahl:

• Art der Rechnungsansicht (wiederkehrende Rechnung oder Vorbereitung)
• Abrechnungsmodus (nach welchen Kriterien soll abgerechnet werden)
• Datum von / bis (filtert die Spalte IST nach Zeitraum der Leistungserbringung)
• GO (startet die Suche)
• zeige alle Positionen (zeigt alle Positionen des Projekts, auch bereits vollständig abgerechnete Positionen, die ausgeblendet sind)
• Standard Rechnung (normale Rechnung)
• Teilrechnung zur Sammelrechnung (Rechnung für kunden- und projektübergreifende Abrechnung, die keine Rechnungsnummer erhält. Wird in der Buchhaltung eine Sammelrechnung erzeugt, erhält die Teilrechnung die Rechnungsnummer der Sammelrechnung)
• Akontorechnung (Teilabrechnung, Anzahlungsrechnung)
• Schlussrechnung aus Akontorechnungen (Schlussrechnung)
• multiple Rechnungen (Aktiviert die prozentuale Rechnungsverteilung an die verschiedenen Unterfirmen eines Kunden wie zum Beispiel bei Konzernstrukturen)

Die Ansicht der Vorbereitung ist in verschiedene Spalten aufgeteilt. Diese sind: 

• Name (Name der Unterprojekte und Kalkulationspositionen)
• Soll (kalkulierter Unterprojekt gesamt Betrag aus der Kalkulation)
• Ist (erfasste Stunden und Eingangsrechnungen)
• Ist intern (interne Kosten anhand der Stundensätze der Mitarbeiter)
• Anzahl (Menge der geplanten oder erfassten Einheit)
• Preis pro Einheit
• Betrag (gesamt abzurechnender Betrag)
• nicht freigegebene Stunden (nur bei aktiver Freigabeadministration)
• nicht berechnet (noch nicht berechneter Betrag)
• berechnet (bereits berechneter Betrag)
• Modus (individueller Abrechnungsmodus pro Unterprojekt oder Kalkulationsposition)

Alle Positionen werden zudem gekennzeichnet:

• Haken (die Position ist vollständig abgerechnet oder als berechnet markiert)
• NWB (die Position ist in der Kalkulation als nicht weiterberechenbar markiert)
• FL (die Position ist in der Kalkulation als Fremdleistung markiert)
• rotes Ausrufezeichen (auf der Kalkulationsposition sind geschobene oder ausgeblendete nicht weiterberechenbare Einträge)

Abb.: Reiter Vorbereitung in Rechnung

Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, wählen Sie den Abrechnungsmodus und die Art der Rechnung, anschließend klicken Sie auf das Plus-Zeichen um die Rechnung zu erzeugen. TROI erzeugt die Rechnung und leitet Sie in den Bereich Stammdaten/Texte weiter. Um eine Gutschrift zu erstellen, muss die Rechnung einen Negativbetrag aufweisen. Diesen können Sie manuell eintragen wenn Sie individuell abrechnen. 

Wiederkehrende Rechnungen

Mit den wiederkehrenden Rechnungen können Sie eine automatische Rechnungserstellung in TROI einstellen. Wechseln Sie dazu im Dropdown-Menü oben links von (RE) Vorbereitung auf wiederkehrende Rechnungen. In der Spalte Wiederholungszeitraum geben Sie den Zeitraum der automatischen Rechnungsstellung ein.

Wenn die Rechnung jeden Monat wiederkehrend erstellt werden soll, wählen Sie das Feld 1 Monat im Dropdown-Menü aus. Für eine jährlich wiederkehrende Rechnung wählen Sie das Feld x Monate und geben hier die 12 an. Um im Quartal oder halbjährlich abrechnen zu können, wählen Sie die Wiederholung x Monate und die 3 für ein Quartal oder die 6 für ein Halbjahr.

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingaben. Nachdem Sie die wiederkehrende Rechnung gespeichert haben, können Sie diese ab dem Folgetag im Bereich Umsatz Rechnungen einsehen. Die Rechnung wird am Stichtag um 23:59 als Rechnungsentwurf erstellt. Sie können die Rechnungsdaten anschließend in den Stammdaten/Texte prüfen und die Rechnung mit Nummer erzeugen. 

Abb.: tba

Stammdaten / Texte

In den Stammdaten haben Sie verschiedene Informationen und Einstellungsmöglichkeiten. Diese sind: 

• Gesamt
• Belegnummer (wird erzeugt sobald die Rechnung mit Nummer erstellt wird)
• Belegdatum (ausschlaggebend für den Rechnungsnummernkreis)
• Leistungsdatum
• Kunde
• abweichender Empfänger
• Gesprächspartner
• Mehrwertsteuer
• Zahlungskonditionen
• Projekt
• Kurzbeschreibung
• Interne Projektbeschreibung
• Unterzeichner 
• Freigabestatus (Ist die FREIGABEADMINISTRATION aktiv, kann hier die Freigabe gestartet werden)
• freigegeben von
• erstellt am
• geändert am
• Anschreiben (Anschreibentext als manueller Text mit Formatierungsmöglichkeiten oder TEXTBAUSTEINE)
• Abbinder (Abbindertext als manueller Text mit Formatierungsmöglichkeiten oder TEXTBAUSTEINE)

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol unten rechts speichern Sie Ihre Eingabe. Mit einem Klick auf das Drucksymbol kann die Anfrage gedruckt werden und mit einem Klick auf das Exportsymbol können Sie die Rechnung exportieren.

Ist die Rechnung nicht freigegeben, können Sie keine Belegnummer erzeugen. Ist die Rechnung freigegeben und Sie klicken auf das Drucksymbol erscheint ein zusätzlicher Druckbutton Nummer erstellen & drucken, zusätzlich ist es möglich die Rechnung mit Forecast Einträgen zu verbinden. Mit der Funktion Rechnungen verbinden können Sie mehrere Rechnungen zusammenfassen und ein Formular drucken. 

Im erweiterten Menü erhalten Sie eine Übersicht über alle erstellten Rechnungen und können mit einem Klick in die Stammdaten der gewählten Rechnung wechseln. Zusätzlich haben Sie mehrere Bearbeitungsmöglichkeiten. Diese sind: 

• Rechnung löschen (Rechnungsentwürfe ohne Nummer können gelöscht werden)
• Rechnung stornieren (Rechnungen mit Nummer können nur noch storniert werden, Funktion ist nur als Super User verfügbar)
• Rechnung kopieren
• Rechnungsposition hinzufügen
• erweiterte Einstellungen (Kann den Rechnungstyp ändern in Teilrechnung oder Akontorechnung)
• Rechnungen verbinden
• Rechnungsposition löschen (nur bei geschlossenen Rechnungen möglich)
• individuelle Kundenfelder
• mit Umsatz Forecast verbinden (nur bei geschlossenen Rechnungen möglich)
• Rechnung schließen (nur bei einer Rechnung verfügbar die im Freigabestatus freigegeben ist)

Drucksteuerung

Die Drucksteuerung ermöglicht es Ihnen den Ausdruck des PDF zu steuern. In der Drucksteuerung kann über das Drop Down oben links eine globale Einstellung getroffen werden. Die Drop Down bei den einzelnen Kalkulationspositionen in der Spalte Drucksteuerung ermöglichen eine Individualisierung pro Kalkulationsposition. 

Mit einem Klick auf die Werte/Texte in der Drucksteuerung können Sie alle Werte/Texte editieren. Mit einem Klick auf die Checkbox können Sie Unterprojekte oder Kalkulationspositionen ausblenden.

Wenn Sie die Positionen berühren, erscheint das Seitenumbruch einfügen/entfernen Symbol. Mit einem Klick auf das Symbol fügen Sie einen Seitenumbruch ein, dieser wird als rote Linie dargestellt. Mit einem weiteren Klick können Sie den Seitenumbruch wieder aufheben. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit mit einem Klick auf den Papierkorb die Position zu löschen, mit einem Klick auf das Stiftsymbol die Position zu bearbeiten und mit einen Klick auf das Plussymbol eine weitere Rechnungsposition hinzufügen.

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol unten rechts speichern Sie Ihre Eingabe. Mit einem Klick auf das Drucksymbol kann die Rechnung gedruckt werden und mit einem Klick auf das Exportsymbol können Sie die Rechnung exportieren. 

Vorschau

In der Vorschau erhalten Sie die Ansicht Ihrer Einstellungen, die Sie zuvor in der Drucksteuerung getroffen haben. Mit einem Klick auf die Werte/Texte in der Drucksteuerung können Sie alle Werte/Texte editieren. Mit einem Klick auf das Drucksymbol kann die Rechnung gedruckt werden und mit einem Klick auf das Exportsymbol können Sie die Rechnung exportieren. 

Troubleshooting

Fehler beim Drucken eines Angebots oder einer Rechnung

PROBLEM: 

Beim Drucken eines Angebots oder einer Rechnung erscheint der Fehler: Error 404.

LÖSUNG:

1. Bitte prüfen Sie, ob in der Drucksteuerung Positionen mit der Checkbox aktiviert wurden. Das Dokument kann nicht ohne Positionen gedruckt werden.
2. Bitte prüfen Sie, ob im Projektnamen ein Sonderzeichen steht. Entfernen Sie es.
3. Bitte prüfen Sie, ob Sie Texte per Copy&Paste hinzugefügt haben. Die Formatierung der Texte wird beim Einfügen in TROI nicht gelöscht und kann dadurch den Absturz des Templates verursachen.

Rechnung erstellen ist nicht möglich

PROBLEM: 

Es können keine Rechnungen mit Nummer erzeugt werden. Die Mehrwertsteuer wird nicht angezeigt.

LÖSUNG:

Sie können zwischen zwei verschiedenen Methoden wählen.

Variante 1:

System →  Systemeinstellungen → im Dropdown Datenfeld Konfiguration auswählen. Hier aktivieren Sie die Checkbox Drucken und Nummer erstellen Button anzeigen, wenn die Rechnung freigegeben ist, wenn der gewünschte Button wieder angezeigt werden soll.

Bitte prüfen Sie die Einstellung im Reiter Mandant und im Reiter Benutzer: Die benutzerspezifischen Einstellungen im Reiter Benutzer überschreiben die globalen Einstellungen des Mandanten.

Abb.: Position der Druckereinstellung in Datenfeld Konfiguration

Variante 2:

Sie geben die erstellte Rechnung wie gewohnt frei, indem Sie die Checkbox bei Rechnung freigeben aktivieren und speichern.

Über das erweiterte Menü oben links können Sie über das Auswahlmenü die Rechnung schließen. Dies bedeutet, dass die Rechnung eine Rechnungsnummer erhält und nicht mehr bearbeitet werden kann.

Abb.: Auswahlmöglichkeiten über das erweiterte Menü im Reiter Rechnung