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Die Freigabeadministration definiert, für welche Prozesse die Freigabe aktiviert ist und welche Freigabegruppen es gibt.

Wenn Sie das System im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Freigabeadministration.

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Übersicht

• Administration Freigaben (Freigabeliste, zeigt Freigaben

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  )

• Freigabegruppen (Sie erstellen Gruppen für die Freigabe

  .

  )

• Freigabedefinition (Sie setzen die Einstellungen für die Freigabeprozesse)

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Abb.: Standardansicht des Freigabeadministration-Moduls (Teilansicht)

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Administration Freigaben

In Reiter Administration Freigaben sehen Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Freigaben.

Zahlreiche Filter ermöglichen es Ihnen, bequem die Anzeige anhand Ihrer Kriterien einzuschränken. Dabei stehen folgende Filter zur Auswahl:

• Mandanten 

• Kunde

• Projekt

• Freigabetyp

• Status

• Sortierung

• Freigabezeitraum von / bis 

• Suche
  

Die Übersicht Administration Freigaben ist immer leer, für ein Suchergebnis ist es notwendig auf GO zu klicken.

Abhängig von Ihren Filtereinstellungen erscheinen die gewünschten Freigaben.

Mit einem Klick auf die Freigabe öffnet sich die Bearbeitungsebene. Sie können mit einem Klick auf die Projektnummer in der Spalte Freigabe direkt in das Projekt wechseln oder mit einem Klick auf die Nummer direkt das Formular einsehen für das die Freigabe aussteht.

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Berühren Sie die Freigabe, können Sie über den Pfeil die Bearbeitung durchführen. Zur Auswahl stehen: 

• Historie anzeigen (zeigt die Historie)

• Freigabestatus ändern (bestätigen, ablehnen oder delegieren)

• delegieren (Freigabe an einen anderen Mitarbeiter der Gruppe übertragen)

• Freigabeprozess abbrechen (bricht den Freigabeprozess ab)

• Freigabeprozess bearbeiten (die Freigabestufe sowie die Freigabefrist kann vom Antragsteller bearbeitet werden)

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Eine neue Freigabegruppe erstellen und bearbeiten

Sie können eine neue Freigabegruppe definieren, die dann auch in der Freigabedefinition wählbar ist.

Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen Symbol unten rechts.

Jetzt haben Sie die Möglichkeit einen Freigabegruppename Freigabegruppennamen und eine Abkürzung Gruppenname zu hinterlegen sowie Mitarbeiter zuzuweisen. 

Mit Hilfe Mithilfe der Pfeiltasten zwischen beiden Feldern können Sie die Mitarbeiter ganz leicht navigieren:

• << alle Mitarbeiter in die linke Spalte schieben

• < den aktivierten Mitarbeiter in die linke Spalte schieben

• > den aktivierten Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben

• >> alle Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben

Die Mitarbeiter sind alphabetisch sortiert und jeweils ihrem Anfangsbuchstaben zugeordnet.

Mit Klick auf den Buchstaben können Sie die einzelnen Namen auf- und zuklappen.

Unter den Fenstern stehen Ihnen jeweils noch die Buttons alle auswählen und alle zu-/aufklappen zur Auswahl.

Mit ersterem können Sie alle Namen einer Spalte markieren und sie so zum Beispiel zusammen verschieben. Klicken Sie hingegen auf alle zu-/aufklappen, öffnen oder schließen Sie alle Buchstaben auf einmal.

Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.

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Abb.: Popup-Fenster Freigabegruppe erstellen 

In der Übersichtsliste aller Freigabegruppen können Sie, wenn Sie die Gruppe berühren, über den Pfeil die Freigabegruppe editieren oder löschen. Ein löschen

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Eine neue Freigabedefinition erstellen und bearbeiten

Wenn Sie die Schaltfläche den Reiter Freigabedefinition aufrufen, erscheint eine Liste mit möglichen Freigabebereichen und deren Konfiguration. Diese sind: 

• Abwesenheit (wer darf welche Abwesenheiten freigeben)

• Projekt (wer darf Projekt anlegen)

• Angebot (wer darf welches Angebotsvolumen freigeben)

• Anfrage (wer darf welches Angebotsvolumen freigeben)

• Beauftragung 

  Beauftragung (wer darf welches Beauftragungsvolumen freigeben)

• Beauftragung

  NB 

  NB (wer darf welches Beauftragungsvolumen freigeben)

• Rechnung 

  Rechnung (wer darf welches Rechnungsvolumen freigeben)

• Lieferantenrechnung 

  Lieferantenrechnung (wer darf welches Lieferantenrechnungsvolumen freigeben)

• Stundenfreigabe Projektverantwortlicher (wer darf die erfassten Stunden zur Abrechnung freigeben)

• Stundenfreigabe

  Teamleiter 

  Teamleiter (wer darf die erfassten Stunden zur Abrechnung freigeben → in diesem Fall die Teamleiter, welche unter Zugangsberechtigungs Daten definiert wurden)

In der Übersichtsliste sehen Sie zudem zusätzliche Informationen. Diese sind: 

• Freigabebereiche

• Simultane Freigabe

• aktiv

• Anzahl der Freigabestufen

• Freigaberegeln

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Abb.: Reiter Freigabedefinition 

Freigabedefinition hinzufügen und/oder editieren

Wenn Sie einen Eintrag berühren, erscheint der Pfeil, über den Sie die Freigabedefinition editieren oder Freigaberegeln hinzufügen können. FREIGABEDEFINITION EDITIEREN

Wenn Sie die Auswahl treffen Freigabedefinition editieren haben Sie verschiedene haben folgende Möglichkeiten die Freigabe-Einstellungen zu verändern. Diese sind: 

• Freigabetyp (Bereich der Freigabe)

• Simultane

  Freigabe 

  Freigabe (die Freigabe kann jederzeit durchgeführt werden, unabhängig von

  hirarchischen

  hierarchischen Ebenen)

• aktiv 

  aktiv (ja / nein)

• Anzahl Freigaben (wie

  oft muss die Freigabe erteilt werden

  viele Stufen der Freigabe sollen bestehen)

• Beschreibung beim Erstellen eines neuen Freigabeprozesses anzeigen (der Freigabesteller kann einen Kommentar für den Freigebenden zu hinterlegen)

• Kommentare beim Freigeben ermöglichen(betrifft nur Freigabe von Buchungen / Eingangsrechnungen)

• Freigabeantragsteller (zeigt den

  Antragsteller

  Ersteller des

  Freigabebereiches

  Freigabeprozesses)

• erstellt am (zeigt das Erstellungsdatum)

• Freigabe geändert von (zeigt wer die Freigabe verändert hat)

• Freigabe geändert (zeigt wann die Freigabe verändert wurde)

Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.

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FREIGABEREGELN HINZUFÜGEN

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Abb.: Popup Freigabedefinition editieren 

Freigaberegel hinzufügen und/oder editieren

Wenn Sie die Auswahl treffen Freigaberegeln hinzufügen haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Freigabe Einstellungen zu verändern. Diese sind: 

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• Startwert (Ab

welchen Angebots- / Rechnungswert

• welchem Betrag greift die Freigabe)

• Freigabeantragsteller (zeigt den

Antragsteller

• Ersteller des

Freigabebereiches

• Freigabeprozesses)

• erstellt

am 

• am (zeigt das Erstellungsdatum)

• E-Mailbenachrichtigung für anstehende Freigaben verschicken? (E-Mail-

Mailbenachrichtigung

• Benachrichtigung ja / nein)

• Freigabegruppen aktiv (welche Gruppen sind für die Freigabe aktiv)

• Mitarbeitergruppenzugehörigkeit (

???

• bedeutet, nur Gruppenmitglieder können diesen Freigabeprozess starten)

• Prozesseigentümer

zulässig 

• zulässig (dem Freigabeantragsteller selbst ist es möglich, eine Freigabe zu erteilen)

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Administration Freigaben

In Reiter Administration Freigaben sehen Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Freigaben jeglichen Typs (Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt).

Zahlreiche Filter ermöglichen es Ihnen, bequem die Anzeige anhand Ihrer Kriterien einzuschränken. Dabei stehen folgende Filter zur Auswahl:

• Mandanten - Auswahl des/der zu filternden Mandanten
• Kunde - Auswahl eines oder mehrerer Kunden
• Projekt - Auswahl eines oder mehrerer Projekte (zuvor muss mindestens ein Kunde gewählt sein)
• Freigabetyp - Filterung nach Freigabetyp, zur Auswahl stehen Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt
• Status - Filterung nach Status, zur Auswahl stehen ausstehend, freigegeben, abgelehnt, abgebrochen
• Sortierung - legen Sie hier Ihren bevorzugten Sortierungsmodus fest. Zur Auswahl stehen ohne Reihenfolge, Freigabefrist endet am (aufsteigend), Freigabefrist endet am (absteigend)
• Freigabezeitraum von/bis - wählen Sie hier anhand des eingeblendeten Kalenders einen Zeitraum aus
• Suche – Freitext-Suche

Einstellung, damit Freigabeberechtigte automatisch einen Dokument unterzeichnen können

• Projektverantwortlicher (es steht automatisch der im Projekt hinterlegten Projektverantwortlichen zur Verfügung)

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Abb.: Popup Freigaberegeln editieren