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Um die Projektadministration aufzurufen, gehen Sie über das TROI Symbol ins Startmenü und rufen den Ordner Projektadministration auf

Der Projektstatus

Wenn Sie die Projektadministration im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Projektstatus. Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner.

Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste mit verschiedenen Statuseinstellungen, wie Sie sie später in der Projektverwaltung benutzen. Diese sind

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Table of Contents
outlinetrue

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Der Projektstatus definiert in welcher Phase sich Ihr Projekt befindet und bietet dazu verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. 

Voreinstellung

Die voreingestellten Status sind vom System vorgegeben und können nicht angepasst werden. Ausschließlich Vorlagen kann umbenannt, oder gelöscht werden. 

  • In Arbeit (das Projekt ist aktiv)

  • Zurückgestellt (

    Das

    das Projekt ruht bis auf weiteres)

  • Abgeschlossen (

    Das

    das Projekt wurde

    zuende

    zu Ende bearbeitet)

  • Nicht realisiert (

    Das

    das Projekt wurde nie begonnen)

  • Inaktiv (

    Das

    das Projekt ist

    auch

    buchhalterisch abgeschlossen)

  • Vorlagen (

    Vorbereitende

    vorbereitende Vorlagen für einen leichteren Prozessablauf)

  • Angeboten (

    Das

    das Projekt ist noch nicht beauftragt)

Einen neuen Projektstatus hinzufügen oder bearbeiten

Wenn Sie möchten, können Sie einen neuen Projektstatus definieren, der dann später auch in der Projektverwaltung wählbar ist. Dazu klicken Sie entweder auf den Begriff Name in der Titelzeile oder auf das Plus-Zeichen unten rechts neben dem CheckIn Symbol. Beides öffnet dasselbe Fenster.

Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit, einen Namen für den neuen Status zu vergeben.

Sie können den neuen Status als reines Ordnungsmerkmal verwenden, so dass Nutzer dem Projekt sofort ansehen, auf welchem Stand es ist. Sofern nötig, können Sie dem Status aber auch einige technische Eigenschaften zuordnen. Diese sind:

  • Grundeinstellung
  • Geblockt zum Stunden Umbuchen
  • Gesperrt für die Stundenerfassung
  • Gesperrt für die Buchhaltung
  • In den Drop Downs anzeigen

Auf diese Weise verhindern Sie bei einem Projekt, das noch nicht bearbeitet werden soll, zum Beispiel die Stundenerfassung.

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol fügen Sie den neuen Status der Liste hinzu.

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Abb.: Standardansicht des Projekstatus-Moduls

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Projektstatus

Projektstatus hinzufügen

Über das Plus-Symbol in der Footer-Leiste können Sie einen neuen Projektstatus hinzufügen.

Projektstatus bearbeiten

Sie können dem Status diverse Eigenschaften zuordnen.

  • Grundeinstellung (wird ein neues Projekt erstellt ist es direkt in diesem Status)

  • Geblockt zum Stunden Umbuchen (es können keine Stunden umgebucht werden)

  • Gesperrt für die Stundenerfassung (es können keine Stunden erfasst werden)

  • Gesperrt für die Buchhaltung (es können keine Buchungen erfasst werden)

  • In den Drop-Downs anzeigen (das Projekt wird nicht in den Drop-Downs angezeigt)

Image Added

Abb.: Anzeige nach dem Mouse-Over über einen Projektstatus

Wenn Sie den Projektstatus bearbeiten möchten, klicken Sie in der Übersichtsliste der Stati Status auf den Pfeil, der beim Berühren des jeweiligen Eintrags erscheint.

Wenn Sie hier die Option Status bearbeiten wählen, kommen Sie wieder in das Fenster, das Sie schon vom Erstellen eines Status kennen Status bearbeiten-Fenster.

Wählen Sie die Option Status löschen, wird der Status aus dem System entfernt. 

Die Preisliste

In der Preisliste können Sie einstellen, welche Tätigkeiten in Ihrem Projekt mit welchen Gebühren berechnet werden.

Um die Preisliste zu bearbeiten, öffnen Sie den gleichnamigen Unterordner in der Projektadministration. Sie starten dann wie immer bei TROI auf der Übersichtsseite, in der alle standardmäßigen und bisher von Ihnen erfassten Preise aufgelistet werden.

 

[Screenshot Übersichtsliste folgt]

 

Lesen und sortieren der Liste

Da Sie mit vielen Einzelposten arbeiten, ist auch die Preisliste sehr lang. Aus diesem Grund werden beim Anlegen alle Preise noch einmal thematisch in Haupt- und Unterordnern sortiert. So können Sie bei der manuellen Suche Stück für Stück detaillierter werden.

Beim Start sind der Übersicht zu Liebe alle Ordner zugeklappt. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil daneben lassen die Ordner sich öffnen. Befinden sich darin Unterordner,  können auch diese wieder über einen Pfeil aufgeklappt werden. Das geht so weit, bis Sie schließlich bei den eigentlichen Preisposten angekommen sind.

Sie können sich mit TROI gezielt die Posten aus der Preisliste anzeigen lassen, die Sie suchen. Dadurch bieten wir Ihnen verschiedene Filterfunktionen an. Sie befinden sich alle in der Titelzeile oberhalb der Liste, wobei es noch einmal eine Hauptunterscheidung zwischen Tätigkeiten/Produkte und Material gibt. Wählen Sie also zuerst den Reiter aus, in dem sich der gesuchte Preis befindet.

Anschließend können Sie im Dropdown-Menü auswählen, ob der gesuchte Posten sich auf den Mandanten, den Kunden oder das Material bezieht. Außerdem können Sie entscheiden, ob das Produkt, die Tätigkeit oder das Material aktiv oder inaktiv ist. Darüber hinaus befindet sich in der Titelzeile ein Suchfenster. Hier können Sie den Namen des Postens eingeben. Wenn Sie ein * eintragen, werden Ergebnisse mit allen Namen angezeigt. Ein Klick auf das blaue GO am rechten Rand startet den Filter.

 

[Screenshot Filtermöglichkeiten folgt]

 

Die Ergebnisse werden Ihnen tabellarisch mit Namen (Tätigkeit oder Material), Artikelnummer, Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis, Servicegebühren, Konto und Beschreibung aufgelistet. Außerdem kann jeder Posten durch einen Haken als Standard markiert werden.

Normal formatierte Positionen sind beim Mandanten und in der Kundenliste identisch, fett formatierte sind nur vom Mandanten einsehbar und beim Kunden abweichend angepasst, kursive Positionen sind nur für den Kunden verfügbar.

Wenn Sie die Liste von Grund auf anders sortieren möchten, können Sie die einzelnen Einträge per Drag & Drop an andere Positionen oder auch in ganz andere Ordner verschieben.

Preise hinzufügen

Wenn Sie Preise hinzufügen möchten, gehen Sie mit der Maus als erstes in den Ordner, in den die Position einsortiert werden soll. Dann klicken Sie auf den Bearbeitungspfeil, der beim Berühren des Ordners erscheint. Hier können Sie dann wählen, ob Sie

  • eine Preislistenmappe anlegen
  • eine Tätigkeit hinzufügen
  • gewählte Positionen in diese Mappe verschieben
  • oder die gewählten Positionen kopieren

möchten.

 

Zum Anlegen eines neuen Preises wählen Sie entweder Preislistenmappe anlegen oder Tätigkeit/Material hinzufügen. Ersteres ist ein weiterer Unterordner, in dem Sie den Preis einsortieren können. Das andere ist die Preisposition an sich.

Beim Hinzufügen einer neuen Tätigkeit öffnet sich ein neues Fenster. Hier geben Sie zuerst an, um welche Tätigkeit es sich handelt. Außerdem können Sie die Abrechnungseinheit, die Servicegebühren und den Status einstellen. Darüber hinaus lässt sich die Tätigkeit für die Stundenerfassung sperren, als Standard festlegen und auf aktiv oder inaktiv stellen.

Außerdem können Sie noch ein Konto wählen und eine interne oder öffentliche Beschreibung hinzufügen. Ganz unten im Fenster haben Sie außerdem die Möglichkeit, interne und externe Preise einzutragen.

Klicken Sie zum Schluß noch auf das Diskettensymbol und speichern Sie die Position.

Preispositionen bearbeiten und entfernen

Um eine Position aus der Liste zu bearbeiten, klicken Sie einfach den Eintrag in der Liste an. Dann öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie alle Details hinterlegen können. Hier entscheiden Sie über

  • Die Einheit (Stunden, Tage, Stück, etc.)
  • Die Servicegebühren
  • Den Status (Nicht weiter berechenbar, Fremdleistung, OP)
  • Eine Sperrung für die Stundenerfassung
  • Markierung als Standard
  • Produkt oder Tätigkeit aktiv/inaktiv
  • Ein Konto
  • Eine interne und eine allgemeine Beschreibung
  • Die Währung
  • Das Startdatum der Preisänderung

Darüber hinaus können Sie im Bearbeitungsfenster individuelle Preise für bestimmte Sätze festlegen, wenn mit dem Kunden beispielsweise besondere Konditionen ausgehandelt wurden.

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Info

Ein Status kann nicht gelöscht werden, wenn es Projekte gibt, welche diesen Status verwenden. 

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Sales Stage

Ist die Sales Stage aktiv, können Sie im Reiter Leadstatus Ihre Leadstatus verwalten.

Die Verwaltung der Leadstatus funktioniert nach demselben Prinzip wie die Verwaltung der Projektstatus. 

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Abb.: Standardansicht des Leadstatus-Reiter