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Allgemeine Informationen
Unter Troi Menü ⇨ > Stundenerfassung ⇨ > können alle berechtigten Mitarbeitenden das Modul Stundenerfassung öffnen.
Grundlegend stehen die Tabs Überblick, Arbeitszeit, Projektzeit und Stundenzettel zur Auswahl.
Tab Überblick
Der Tab Überblick ist eine kombinierte Ansicht der Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung. Über die Kalender-Symbole kann zwischen den jeweiligen Ansichten wie Tagesansicht, Wochenansicht und Monatsansicht umgeschaltet werden.
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Die Startseite des neuen Moduls ist die Tagesansicht im Tab Überblick. Links ist ein Im linken Bereich gibt es einen Überblick der Wochentage, sowie ein Donut-Diagramm, welches die erfasste Arbeits- und Projektzeit grafisch anzeigtvisualisiert.
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Im linken Bereich kann per Klick auf die Stoppuhr die Arbeitszeiterfassung gestartet und wieder gestoppt werden:
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Im rechten Bereich besteht die Möglichkeit, Arbeitszeit und können Arbeitszeit, Pausen, Netto-Arbeitszeit und Projektzeiten manuell hinzuzufügen. Hierfür können beliebig viele hinzugefügt werden. Das Hinzufügen beliebig vieler Check-Ins hinzugefügt werdenist möglich.
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Die manuellen Eingaben müssen mit der Enter-Taste gespeichert werden. |
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Als Super User, Personaladministrator oder Teamleiter besitzen Sie die Option, nach anderen Mitarbeitern zu filtern und deren Wochenübersichten anzusehen.:
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Monatsansicht
In der Monatsübersicht sind die Kalendermonate des Jahres auswählbar. Am oberen rechten Rand wird das Verhältnis von Arbeits- und Projektzeit gebildet und angezeigt. Die Berechnung der Auslastung erfolgt dabei gemäß folgender Formel: Projektzeit/Arbeitszeit. Tabellarisch wird im unteren Bereich eine klassische Monatsübersicht dargestellt. Ein Export dieser Ansicht ist über den entsprechenden Button möglich. In der Kalenderansicht entspricht jede Zeile einer Kalenderwoche mit den dazugehörigen Tagen in den Spalten.
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Der Überblick kann über den Exportieren-Button heruntergeladen werden. |
Tab Arbeitszeit
Arbeitszeit erfassen
In Troi gibt es folgende Möglichkeiten, Arbeitszeiten zu erfassen:
Auf dem Schreibtisch im Widget Arbeitszeit erfassen
Check in-Button im Footer
In der Tagesansicht in der Stoppuhr im linken Bereich
In der Tagesansicht durch manuelle Eingabe der Arbeitszeiten im rechten Bereich
In der Wochenansicht durch manuelle Eingabe im unteren Bereich
In der Monatsansicht über das Balkendiagramm durch manuelle Eingabe im Pop-up Arbeitszeit
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Die Eingaben müssen mit der Enter-Taste gespeichert werden. |
Tab Projektzeit
Projektzeit erfassen
In Troi gibt es folgende Möglichkeiten, Projektzeiten zu erfassen:
Auf dem Schreibtisch im Widget Projektzeit erfassen
Auf dem Schreibtisch im Widget Stoppuhr und über die Stoppuhr in der Sidebar
In der Tagesansicht in der Stoppuhr im linken Bereich
In der Tagesansicht durch manuelle Eingabe der Arbeitszeiten im rechten BereichIn der Wochenansicht durch manuelle Eingabe im unteren Bereich
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Das Kreisdiagramm zeigt dabei die Gegenüberstellung der weiterberechenbaren und nicht weiterberechenbaren Stunden. Die Erfassung von Projektzeiten kann auf folgenden Wegen erfolgenden:
Projektzeit erfassen
Über die erweiterte Sidebar ist es möglich, mit wenigen Klicks Zeiten auf Favoriten zu erfassen.
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Für die vereinfachte Bedienung der Stoppuhr, ist es möglich diese direkt auf einer Kalkulationsposition zu erstellen. Nach Stoppen der Stoppuhr wird die Zeit auf die entsprechende Kalkulationsposition gespeichert.
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Im Suchfeld kann nach Stichwörtern gesucht werden. Anschließend werden die passenden Positionen angezeigt. Eine Erfassung ist dann über das "+“ " möglich.
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Das Naming des Projektes bzw. der Position ist nicht bekannt? Filtereinstellungen helfen, sich über den Mandanten, über den Kunden und über das Projekt vorzutasten.
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Sind bereits Zeiten auf eine Kalkulationsposition erfasst, können diese mit weiteren Zeiten auf der rechten Seite ergänzt werden.
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In der jeweiligen Zeilen können Stunden schnell und einfach ergänzt werden. Fehlende Projekte können über das "+ Projekt hinzufügen“ ergänzt werden. Ein Export ist
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Die Projektzeiten können über den |
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Exportieren-Button |
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heruntergeladen werden. |
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Monatsansicht
Die Monatsansicht der Projektzeiten zeigt einen schnellen und transparenten Überblick über den Monat.
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Eine Erfassung von Zeiten innerhalb der unteren Tabelle ist nicht vorgesehen.
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Die Projektzeiten können über den Exportieren-Button heruntergeladen werden. |
Tab Stundenzettel
Der Stundenzettel soll es ermöglichen, die erfassten Zeiten des gesamten Teams über einen frei wählbaren Zeitraum hinweg zu betrachten. Die Teams können im Modul Zugangsberechtigung Programm editiert werden.
Diese Ansicht ist in drei Varianten verfügbar, die jeweils die präsentierten Informationen beeinflussen. Dabei handelt es sich um Arbeitszeit, Projektzeit und die Kombination auf aus den beiden.
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Am oberen linken Rand finden sie befindet sich einen Selektor für die verfügbaren Teams, denen Mitarbeitern angehören. Rechts daneben ist der Zeitraum auswählbar und daneben die Art des Views. Auf der rechten Seite gibt es ebenfalls wieder eine Exportfunktion.
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Mit einem Klick auf der Tag bei einem bestimmten Mitarbeiter öffnet sich eine Übersicht der erfassten Zeiten, welche auch noch ergänzt werden können.
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Die Bedeutung der einzelnen Werte werden im nachfolgenden Screenshot genauer erläutert:
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Summe der erfassten Arbeitszeiten über den angezeigten Bereich
Summe der Projektzeiten über den angezeigten Bereich
Projektzeit vs. Arbeitszeit in Prozent
Summe der Projektzeiten über den angezeigten Bereich (der Person)
Summe der Arbeitszeiten über den angezeigten Bereich (der Person)
Summe der Projektzeit an dem Tag der Person
Arbeitszeit der Person an dem Tag
Orange markiert: Mitarbeitender hat weniger als 50% Arbeitszeit erfasst.
Grau markiert: Mitarbeitender hat weniger wie 50% Arbeitszeit erfasst.
Blau markiert: Mitarbeitender hat mehr als 100% Arbeitszeit erfasst.
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Der Stundenzettel kann oben rechts über den Exportieren-Button heruntergeladen werden. |
Zugriffsberechtigungen
Zugriff auf das Modul Stundenerfassung
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Zugriff auf den Tab Stundenzettel
Alle Personen haben Zugriff auf Ihren eigenen Stundenzettel. Als Super User, Personaladministrator und Gruppenadministrator kann im Modul Stundenerfassung der Tab Stundenzettel aufgerufen können auch die Stundenzettel anderer eingesehen werden. Super User und Personaladministratoren sehen alle Mitarbeitenden. Gruppenadministratoren sehen die Gruppen-Mitglieder, in denen Sie im Modul Zugangsberechtigung Daten als Teamleiter zugeordnet sind.
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