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Unter Troi Menü ⇨ Modul Kontakte lässt sich das Modul direkt öffnen.
In den Kontakten verwalten Sie alle Kontakte Ihrer Firma, von Personen über Abteilungen zu Firmen.Firmen, Abteilungen und Personen.
Sie können Kontakte kategorisieren, Historien erfassen und Leads verwalten.
Folgende Spalten sind in der Kontakt-Ansicht vorhanden.
Favorit
Art
- Status
Status
Nachname
Vorname
Firma / Adresse
Position
To-Do
Historie
Kontaktdaten geschäftlich / privat
Privatadresse
Kategorien
Die Liste ist beim öffnen leer. Damit Ihnen Ergebnisse angezeigt werden, geben Sie bitte im Suchfeld einen spezifischen Suchbegriff oder den * ein, damit Ihnen alle Kontakte angezeigt werden.
Weitere Filtereinstellungen:
Art (Firma, Abteilung oder Person)
Zugriff (Zugriffsbeschränkungen wie z.B. alle Kontakte anzeigen die nur für mich sichtbar sind)
Kategorie (Kategoriefilter z.B. nach Newsletter)
Anzahl pro Seite (wie viele Ergebnisse werden pro Seite angezeigt)
Suche (Textsuche)
erweiterte Suche (individuelle Suche, klicken Sie dazu auf die blau hinterlegten drei Punkte)
Stern (zeigt alle Kontakte die als Favorit gekennzeichnet sind)
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Abb.: Standardansicht der Kontakte
Status: Der Status kann in drei verschiedenen Farben erscheinen, und zwar in Grün, Gelb und Rot.
Wenn man einen Kontakt neu erstellt, erscheint der Status mit einem grünen Kreis.
Wenn die Kontaktanlage 250 Tage her ist und es in diesem Zeitraum keine Änderung am Kontakt oder Hermes-Einträge gegeben hat, erscheint der Kreis in Gelb.
Ab Tag 500, ohne Änderung oder Hermes-Eintrag am Kontakt, erscheint der Kreis in Rot.
In der Fußzeile finden Sie die Möglichkeit über das Zahnrad-Symbol die Spalten zu individualisieren, über das Plus-Symbol einen neuen Kontakt anzulegen und diverse Import / Export Möglichkeiten.
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Abb.: Einstellungsmöglichkeiten über das Zahnrad-Symbol
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Sie können einen neuen Kontakt anlegen, der dann auch in der Kundenliste, Lieferantenliste oder als Gesprächspartner wählbar ist.
Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen unten rechts und wählen ob Sie eine Firma oder eine Person anlegen möchten. 
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Abb.: Auswahlmöglichkeiten der Kontakterstellung
Kontaktverwaltung
Abhängig davon welche Art von Kontakt Sie erstellen, haben Sie in der Kontaktverwaltung verschiedene Felder zur Eingabe zur Verfügung.
Füllen Sie alle benötigten Felder aus und klicken zum speichern auf das Disketten-Symbol.
Erfassen Sie einen Kontakt mit einen Namen der bereits in TROI existiert, schlägt die Dublettenprüfung an. 
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Zugriff KontaktUnter Zugriff können Sie festlegen, wer oder welche Gruppe Zugriff auf den Kontakt erhalten soll. Die Zugriffs-Einstellung kann auch im Nachhinein nur der Ersteller des Kontaktes vornehmen oder ein Nutzer mit Super-User Rechten. Wird die CardDAV-Schnittstelle genutzt, erfolgt eine Synchronisation des Kontakts, wenn der Zugriff als „<< öffentlich >>“ (Default-Wert) festgelegt bleibt. |
Abb.: Eingabemöglichkeiten der Kontaktverwaltung nach Auswahl neue Firma hinzufügen
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In jedem Reiter haben Sie die Möglichkeit über das Pfeil-Zeichen, welches erscheint wenn Sie den Kontakt berühren, folgende Einstellungen vorzunehmen:
neues Dokument erstellen
Person hinzufügen
Abteilung hinzufügen
Firma hinzufügen
Firma löschen
(Kundenprojekte öffnen)
vCard
Im Reiter vCard wird Ihnen die Visitenkarte des Kontakts angezeigt.
Sie können den Kontakt löschen, ein Adressetikette drucken, normal drucken, eine vcf-Datei importieren oder den Kontakt als vCard exportieren.
Abb.: Standardansicht des vCard-Reiters
Details
Hier können Sie den Kontakt weiter bearbeiten, speichern, löschen oder (sofern ein Template hinterlegt ist) ein Adressetikett drucken.
PERSONENKONTAKTE
In jedem Reiter haben Sie die Möglichkeit über das Pfeil-Zeichen welches erscheint wenn Sie den Kontakt berühren neue Dokumente zu erstellen wie Brief oder Fax oder einen neuen Eintrag. Zusätzlich können Sie eine neue Historie anlegen, ein Bild hochladen oder eine Person löschen.
Der Reiter Kundendaten, ist nur bei Firmen vorhanden. 
Abb.: Standardansicht des Details-Reiters
Kundendaten
Hier können Sie direkt aus dem Kontakt einen Kundeneintrag in der Kundenliste anlegen.
Sie können unter einen Firmenkontakt auch mehrere Kundeneinträge anlegen.
Klicken Sie dazu auf neuen Kunden anlegen und geben die gewünschten Daten ein.
Mit einen Klick auf das Diskettensymbol Disketten-Symbol speichern Sie Ihre Eingabe.
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Abb.: Standardansicht des Details-Reiters
| Info |
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Der Reiter |
Kundendaten ist nur bei Firmen vorhanden. |
Lead
Hier können Sie Ihre Leads verwalten, nähere .
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Sales Stage.
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Abb.: Standardansicht des Lead-Reiters
| Info |
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Der Reiter Lead ist nur bei Firmen vorhanden. |
Kategorisierung
Im Reiter Kategorisierung können Sie wählen, ob Sie eine Übersicht über alle Kategorien erhalten möchten oder ob Sie die Kategorien bearbeiten möchten.
In der Ansicht Bearbeiten können Sie die Checkbox bei den gewünschten Kategorien aktivieren oder deaktivieren und Ihre Eingabe über das Diskettensymbol Disketten-Symbol speichern.
Nähere Informationen zu den Kategorien finden Sie unter LISTENWERTEListenwerte.
Abb.: Standardansicht des Kategorisierung-Reiters
Historie
Im Reiter Historie können Sie für Personenkontakte eine Historie anlegen.
Klicken Sie dazu auf die Auswahl neue Historie die erscheint, wenn Sie auf das Pfeil-Zeichen Symbol klicken der , welches erscheint wenn Sie den Kontakt berühren.
Es öffnet sich ein Fenster und Sie können wählen, ob Sie eine neuen Historie anlegen, einen Kalendereintrag setzen oder eine Aufgabe (To-Do) erstellen. erstellen.
Sie haben über den Exportbutton die Möglichkeit, alle Historieneinträge zu exportieren.
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Abb.: Standardansicht des Historie-Reiters
| Info |
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Für eine Firma kann kein Historieneintrag erstellt werden |
. Auf Firmenebene werden alle Historieneinträge für die untergeordneten Personen angezeigt. |
Bilder
Im Reiter Bilder sehen Sie alle hochgeladenen Bilder zum Kontakt, .
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Abb.: Standardansicht des Bilder-Reiters
| Info |
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Bilder können nur zu einem Personenkontakt hinzugefügt werden. |
Dubletten
Im Reiter Dubletten können Sie mögliche Dubletten prüfen.
Ein Klick auf Aktion keine Dublette / Dublette markiert den Kontakt als gerprüft geprüft oder nicht geprüft.
Sie können mit einen Klick auf Aktion löschen einen der beiden Kontakte löschen.
Mit einen Klick auf Kontakt #1 oder Kontakt #2 öffnet sich eine Gegenüberstellung beider Kontakte und Sie können die Kontakte entweder zusammenführen, löschen oder als keine Dublette bestätigen.
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Abb.: Standardansicht des Dubletten-Reiters
Kontaktexport
Um Ihre Kontakte zu exportieren, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche exportieren (1).
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Abb.: Export-Button (1) im Kontaktmodul
Troubleshooting
Neuen Kontakt anlegen nicht möglich
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Ich möchte einen neuen Kontakt anlegen, aber wenn ich in dem Neuanlage-PopUp Firma/Person etc. klicke, passiert nichts?
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