Unter Troi Menü ⇨ Modul Kontakte lässt sich das Modul direkt öffnen.

In den Kontakten verwalten Sie Firmen, Abteilungen und Personen.

Sie können Kontakte kategorisieren, Historien erfassen und Leads verwalten. 

Folgende Spalten sind in der Kontakt-Ansicht vorhanden.

Die Liste ist beim öffnen leer. Damit Ihnen Ergebnisse angezeigt werden, geben Sie bitte im Suchfeld einen spezifischen Suchbegriff oder den *  ein, damit Ihnen alle Kontakte angezeigt werden.

Weitere Filtereinstellungen:

Abb.: Standardansicht der Kontakte

Status: Der Status kann in drei verschiedenen Farben erscheinen, und zwar in Grün, Gelb und Rot.

In der Fußzeile finden Sie die Möglichkeit über das Zahnrad-Symbol die Spalten zu individualisieren, über das Plus-Symbol einen neuen Kontakt anzulegen und diverse Import / Export Möglichkeiten.

Abb.: Einstellungsmöglichkeiten über das Zahnrad-Symbol

Kontakte anlegen und bearbeiten

Sie können einen neuen Kontakt anlegen, der dann auch in der Kundenliste, Lieferantenliste oder als Gesprächspartner wählbar ist.

Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen unten rechts und wählen ob Sie eine Firma oder eine Person anlegen möchten. 

Abb.: Auswahlmöglichkeiten der Kontakterstellung

Kontaktverwaltung

Abhängig davon welche Art von Kontakt Sie erstellen, haben Sie in der Kontaktverwaltung verschiedene Felder zur Eingabe zur Verfügung.

Füllen Sie alle benötigten Felder aus und klicken zum speichern auf das Disketten-Symbol.

Erfassen Sie einen Kontakt mit einen Namen der bereits in TROI existiert, schlägt die Dublettenprüfung an. 

Zugriff Kontakt

Unter Zugriff können Sie festlegen, wer oder welche Gruppe Zugriff auf den Kontakt erhalten soll. Die Zugriffs-Einstellung kann auch im Nachhinein nur der Ersteller des Kontaktes vornehmen oder ein Nutzer mit Super-User Rechten. Wird die CardDAV-Schnittstelle genutzt, erfolgt eine Synchronisation des Kontakts, wenn der Zugriff als „<< öffentlich >>“ (Default-Wert) festgelegt bleibt.

Abb.: Eingabemöglichkeiten der Kontaktverwaltung nach Auswahl neue Firma hinzufügen

In jedem Reiter haben Sie die Möglichkeit über das Pfeil-Zeichen, welches erscheint wenn Sie den Kontakt berühren, folgende Einstellungen vorzunehmen: 

vCard

Im Reiter vCard wird Ihnen die Visitenkarte des Kontakts angezeigt.

Sie können den Kontakt löschen, ein Adressetikette drucken, normal drucken, eine vcf-Datei importieren oder den Kontakt als vCard exportieren. 

Abb.: Standardansicht des vCard-Reiters

Details

Hier können Sie den Kontakt weiter bearbeiten, speichern, löschen oder (sofern ein Template hinterlegt ist) ein Adressetikett drucken.

Abb.: Standardansicht des Details-Reiters

Kundendaten

Hier können Sie direkt aus dem Kontakt einen Kundeneintrag in der Kundenliste anlegen.

Sie können unter einen Firmenkontakt auch mehrere Kundeneinträge anlegen.

Klicken Sie dazu auf neuen Kunden anlegen und geben die gewünschten Daten ein.

Mit einen Klick auf das Disketten-Symbol speichern Sie Ihre Eingabe.

Abb.: Standardansicht des Details-Reiters

Der Reiter Kundendaten ist nur bei Firmen vorhanden.

Lead

Hier können Sie Ihre Leads verwalten.

Nähere Informationen dazu finden Sie in der Sales Stage.

Abb.: Standardansicht des Lead-Reiters

Der Reiter Lead ist nur bei Firmen vorhanden.

Kategorisierung

Im Reiter Kategorisierung können Sie wählen, ob Sie eine Übersicht über alle Kategorien erhalten möchten oder ob Sie die Kategorien bearbeiten möchten.

In der Ansicht Bearbeiten können Sie die Checkbox bei den gewünschten Kategorien aktivieren oder deaktivieren und Ihre Eingabe über das Disketten-Symbol speichern.

Nähere Informationen zu den Kategorien finden Sie unter Listenwerte. 

Abb.: Standardansicht des Kategorisierung-Reiters

Historie

Im Reiter Historie können Sie für Personenkontakte eine Historie anlegen.

Klicken Sie dazu auf die Auswahl neue Historie die erscheint, wenn Sie auf das Pfeil-Symbol klicken, welches erscheint wenn Sie den Kontakt berühren.

Es öffnet sich ein Fenster und Sie können wählen, ob Sie eine neuen Historie anlegen, einen Kalendereintrag setzen oder eine Aufgabe erstellen.

Sie haben über den Exportbutton die Möglichkeit, alle Historieneinträge zu exportieren. 

Abb.: Standardansicht des Historie-Reiters

Für eine Firma kann kein Historieneintrag erstellt werden. Auf Firmenebene werden alle Historieneinträge für die untergeordneten Personen angezeigt. 

Bilder

Im Reiter Bilder sehen Sie alle hochgeladenen Bilder zum Kontakt. 

Abb.: Standardansicht des Bilder-Reiters

Bilder können nur zu einem Personenkontakt hinzugefügt werden. 

Dubletten

Im Reiter Dubletten können Sie mögliche Dubletten prüfen.

Ein Klick auf Aktion keine Dublette / Dublette markiert den Kontakt als geprüft oder nicht geprüft.

Sie können mit einen Klick auf Aktion löschen einen der beiden Kontakte löschen.

Mit einen Klick auf Kontakt #1 oder Kontakt #2 öffnet sich eine Gegenüberstellung beider Kontakte und Sie können die Kontakte entweder zusammenführen, löschen oder als keine Dublette bestätigen.

Kontaktexport

Hinterlegen Sie oben links die gewünschten Filter und lassen Sie sich die Ergebnisse mit der Enter-Taste anzeigen. Wenn Sie sich alle Kontakte anzeigen lassen möchten, geben Sie im Suchfeld das Sternchen (*) ein.

Um die angezeigten Kontakte zu exportieren, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche exportieren (1).

Damit der Export-Button angezeigt wird, ist unter Troi Menü > Einstellungen > System > Systemeinstellungen > Drop-Down "Datenfeld Konfiguration“ die Checkbox bei "Exportbutton für Kontakte in den Kontakten anzeigen“ zu aktivieren.

Wählen Sie im sich öffnenden Export-Pop-Up eine der folgenden Exportarten aus (2):

Legen Sie die Einträge pro Excel-Sheet fest (3):

Und klicken anschließend auf den exportieren-Button (4).

Wenn Sie den exportieren-Button (4) nicht angezeigt bekommen, vergrößern Sie bitte das Export-Pop-Up-Fenster.

Troubleshooting

Neuen Kontakt anlegen nicht möglich

 

Ich möchte einen neuen Kontakt anlegen, aber wenn ich in dem Neuanlage-PopUp Firma/Person etc. klicke, passiert nichts?

Deaktivieren Sie den PopUp-Blocker für Ihren Browser. Bitten Sie gegebenenfalls Ihren System-Administrator um Hilfe.