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- Art der Rechnungsansicht (wiederkehrende Rechnung oder Vorbereitung)
- Abrechnungsmodus (nach welchen Kriterien soll abgerechnet werden)
- Datum von / bis (filtert die Spalte IST nach Zeitraum der Leistungserbringung)
- GO (startet die Suche)
- zeige alle Positionen (zeigt alle Positionen des Projekts, auch bereits vollständig abgerechnete Positionen, die ausgeblendet sind)
- Standard Rechnung (normale Rechnung)
- Teilrechnung zur Sammelrechnung (Rechnung für kunden- und projektübergreifende Abrechnung, die keine Rechnungsnummer erhält. Wird in der Buchhaltung eine Sammelrechnung erzeugt, erhält die Teilrechnung die Rechnungsnummer der Sammelrechnung. Teilrechnungen werden üblicherweise nicht versendet, daher ist auch keine Auswahl des Beleg- und Leistungsdatums und ein Anschreiben möglich.)
- Akontorechnung (Teilabrechnung, Anzahlungsrechnung)
- Schlussrechnung aus Akontorechnungen (Schlussrechnung)
- multiple Rechnungen (Aktiviert die prozentuale Rechnungsverteilung an die verschiedenen Unterfirmen eines Kunden wie zum Beispiel bei Konzernstrukturen)
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- Haken (die Position ist vollständig abgerechnet oder als berechnet markiert)
- NWB (die Position ist in der Kalkulation als nicht weiterberechenbar markiert)
- FL (die Position ist in der Kalkulation als Fremdleistung markiert)
- rotes Ausrufezeichen (auf der Kalkulationsposition sind geschobene oder ausgeblendete nicht weiterberechenbare Einträge)
Abb.: Reiter Vorbereitung in Rechnung
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Das Startdatum entspricht gleichzeitig dem Datum des ersten Rechnungsentwurfs und darf daher nicht in der Vergangenheit liegen. In , sonst werden die Entwürfe nicht angelegt. In der Spalte Wiederholung wählen Sie entweder einen Turnus aus dem Dropdown aus oder Sie geben für x die Zahl der Tage/Monate zwischen den einzelnen Rechnungen an. Außerdem darf nicht der Abrechnungsmodus "alles noch nicht abgerechnete" verwendet werden, da ansonsten die wiederkehrende Rechnung nur einmalig erstellt wird. |
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Sie können die Rechnungsdaten anschließend in den Stammdaten/Texte prüfen und die Rechnung mit Nummer erzeugen.
Abb.: Wiederkehrende Rechnung im Quartal
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Damit Akonto- und Schlussrechnungen verwendet werden können, müssen entsprechende Rechnungstemplates implementiert werden. Die dafür notwendige Templateprogrammierung kann über den Helpdesk angefragt und beauftragt werden. |
Abb.: Schlussrechnung mit Auswahl von Akontorechnungen
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Mit einem Klick auf das Exportsymbol können Sie die Rechnung exportieren.
Abb.: Position von speichern, drucken, Rechnung senden und exportieren
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- Rechnung löschen (Rechnungsentwürfe ohne Nummer können gelöscht werden)
- Rechnung stornieren (Rechnungen mit Nummer können nur noch storniert werden, Funktion ist nur als Super User verfügbar)
- Rechnung kopieren
- Rechnungsposition hinzufügen
- erweiterte Einstellungen (kann den Rechnungstyp ändern in Teilrechnung oder Akontorechnung)
- Rechnungen verbinden
- Rechnungsposition löschen (nur bei geschlossenen Rechnungen möglich)
- individuelle Kundenfelder
- mit Umsatz Forecast verbinden (nur bei geschlossenen Rechnungen möglich)
- Rechnung schließen (nur bei einer Rechnung verfügbar die im Reiter Stammdaten/Texte der Rechnung den Freigabestatus freigegeben hat)
Abb.: Dropdown-Menü im erweiterten Menü vom Reiter Rechnung
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Mit einem Klick auf das Druck-Symbol kann die Rechnung gedruckt werden und mit einem Klick auf das Export-Symbol können Sie die Rechnung exportieren.
Freie Rechnungspositionen
Bei Unterprojekten können auch freie Rechnungspositionen erstellt werden.
Über ein Auswahlfeld können die Felder vorbefüllt werden, um bereits gestellte Rechnungen eines Projektes als freie Positionen zum Abzug zu bringen. um bereits gestellte Rechnungen eines Projektes als freie Positionen in neuen Rechnungen zum Abzug zu bringen.
Abb.: Erstellung einer freien Rechnungsposition
Änderungen in der Drucksteuerung bei geschlossenen Rechnungen
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Damit die Leistung an eine Rechnung angehängt werden kann, muss zuerst die Eingangsrechnung erfasst und der Fremdleistungsposition zugeordnet werden.
Anschließend muss bei der Kalkulationsposition in der Rechnungsvorbereitung der Abrechnungsmodus "alles nach Ist" ausgewählt werden, dann kann die Rechnung erzeugt werden.
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Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss das Rechnungstemplate angepasst werden. Die dafür notwendige Templateprogrammierung kann über den Helpdesk angefragt und beauftragt werden. Die Darstellung der Belegbilder auf der Rechnung kann individuell bestimmt werden Hierfür wenden Sie sich bitte an den Helpdesk. |
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Dann, erscheint das Belegbild in der Drucksteuerung und kann mit einem Mouse-Over vergrößert werden. Die Mouse-Over Funktion ist nur bei Bilddateien (z.B. png oder jpeg) Verfügbar, nicht bei PDF-Dateien.
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Sobald die Option in den Buchhaltungseinstellungen aktiviert wurde, erscheint bei jeder Fremdleistungsposition, unabhängig ob ein Belegbild hinterlegt ist oder nicht, folgendes Icon |
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Es ist wichtig, dass beide Checkboxen aktiv sind. Ansonsten taucht das Feld bei der Rechnung nicht auf. |
Abb.: Position der Druckereinstellung in Datenfeld Konfiguration
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Über das erweiterte Menü oben links können Sie über das Auswahlmenü die Rechnung schließen. Dies bedeutet, dass die Rechnung eine Rechnungsnummer erhält und nicht mehr bearbeitet werden kann.
Abb.: Auswahlmöglichkeiten über das erweiterte Menü im Reiter Rechnung
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- Deutschland muss komplett gepflegt sein
- das gewünschte Land muss komplett gepflegt
Abb.: Fehlende Übersetzung von Grossbritannien
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