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- Art der Rechnungsansicht (wiederkehrende Rechnung oder Vorbereitung)
- Abrechnungsmodus (nach welchen Kriterien soll abgerechnet werden)
- Datum von / bis (filtert die Spalte IST nach Zeitraum der Leistungserbringung)
- GO (startet die Suche)
- zeige alle Positionen (zeigt alle Positionen des Projekts, auch bereits vollständig abgerechnete Positionen, die ausgeblendet sind)
- Standard Rechnung (normale Rechnung)
- Teilrechnung zur Sammelrechnung (Rechnung für kunden- und projektübergreifende Abrechnung, die keine Rechnungsnummer erhält. Wird in der Buchhaltung eine Sammelrechnung erzeugt, erhält die Teilrechnung die Rechnungsnummer der Sammelrechnung. Teilrechnungen werden üblicherweise nicht versendet, daher ist auch keine Auswahl des Beleg- und Leistungsdatums und ein Anschreiben möglich.)
- Akontorechnung (Teilabrechnung, Anzahlungsrechnung)
- Schlussrechnung aus Akontorechnungen (Schlussrechnung)
- multiple Rechnungen (Aktiviert die prozentuale Rechnungsverteilung an die verschiedenen Unterfirmen eines Kunden wie zum Beispiel bei Konzernstrukturen)
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Es können weitere Abrechnungsmodus erstellt werden, weiter Informationen hier. |
Die Ansicht der Vorbereitung ist in verschiedene Spalten aufgeteilt.
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- Haken (die Position ist vollständig abgerechnet oder als berechnet markiert)
- NWB (die Position ist in der Kalkulation als nicht weiterberechenbar markiert)
- FL (die Position ist in der Kalkulation als Fremdleistung markiert)
- rotes Ausrufezeichen (auf der Kalkulationsposition sind geschobene oder ausgeblendete nicht weiterberechenbare Einträge)
Abb.: Reiter Vorbereitung in Rechnung
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Das Startdatum entspricht gleichzeitig dem Datum des ersten Rechnungsentwurfs und darf daher nicht in der Vergangenheit liegen. In , sonst werden die Entwürfe nicht angelegt. In der Spalte Wiederholung wählen Sie entweder einen Turnus aus dem Dropdown aus oder Sie geben für x die Zahl der Tage/Monate zwischen den einzelnen Rechnungen an. Außerdem darf nicht der Abrechnungsmodus "alles noch nicht abgerechnete" verwendet werden, da ansonsten die wiederkehrende Rechnung nur einmalig erstellt wird. |
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Sie können die Rechnungsdaten anschließend in den Stammdaten/Texte prüfen und die Rechnung mit Nummer erzeugen.
Abb.: Wiederkehrende Rechnung im Quartal
Akonto- und Schlussrechnungen
Eine Akonto-Rechnung (Abschlagsrechnung) wird pauschal vorab, d.h. vor Fertigstellung der vereinbarten Leistung bzw. Teilleistungen ausgestellt.
Eine Schlussrechnung ist die abschließende Rechnung, bei der alle bisher geleisteten Zahlungen (z.B. Abschlagszahlungen) in Abzug gebracht werden. Das heißt, es werden alle Summen aufaddiert und die bisher geleisteten Zahlungen werden in Abzug gebracht. Somit entsteht auf der Schlussrechnung eine Gesamtübersicht aller Leistungen und ein restlicher offener Betrag.
Die Steuer einer Schlussrechnung wird aus der Akontorechnung übernommen, die Steuer der Akontorechnung wird übernommen von dem beim Kunden hinterlegten Steuersatz.
Eine Akonto-Rechnung wird genauso erstellt wie eine normale Rechnung.
Beim Erstellen einer Schlussrechnung werden die gewünschten Leistungen in der Rechnungsvorbereitung ausgewählt und bei der Auswahl von Rechnung erzeugen 
werden die gewünschten Akonto-Rechnungen ausgewählt, die zur Leistung gehören und in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden.
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Damit Akonto- und Schlussrechnungen verwendet werden können, müssen entsprechende Rechnungstemplates implementiert werden. Die dafür notwendige Templateprogrammierung kann über den Helpdesk angefragt und beauftragt werden. |
Abb.: Schlussrechnung mit Auswahl von Akontorechnungen
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Stammdaten / Texte
Informationen und Einstellungsmöglichkeiten
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Mit einem Klick auf das Exportsymbol können Sie die Rechnung exportieren.
Abb.: Position von speichern, drucken, Rechnung senden und exportieren
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Im erweiterten Menü erhalten Sie eine Übersicht über alle erstellten Rechnungen und können mit einem Klick in die Stammdaten der gewählten Rechnung wechseln.
Änderungen in den Stammdaten bei geschlossenen Rechnungen
Sobald eine Rechnung mit Nummer erzeugt und somit geschlossen wurde, können folgende Parameter in den Stammdaten nicht mehr editiert werden: Belegnummer, Leistungsdatum, abweichender Empfänger und Mehrwertsteuer.
Bearbeitungsmöglichkeiten
- Rechnung löschen (Rechnungsentwürfe ohne Nummer können gelöscht werden)
- Rechnung stornieren (Rechnungen mit Nummer können nur noch storniert werden, Funktion ist nur als Super User verfügbar)
- Rechnung kopieren
- Rechnungsposition hinzufügen
- erweiterte Einstellungen (kann den Rechnungstyp ändern in Teilrechnung oder Akontorechnung)
- Rechnungen verbinden
- Rechnungsposition löschen (nur bei geschlossenen Rechnungen möglich)
- individuelle Kundenfelder
- mit Umsatz Forecast verbinden (nur bei geschlossenen Rechnungen möglich)
- Rechnung schließen (nur bei einer Rechnung verfügbar die im Reiter Stammdaten/Texte der Rechnung den Freigabestatus freigegeben hat)
Abb.: Dropdown-Menü im erweiterten Menü vom Reiter Rechnung
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Mit einem Klick auf die Werte/Texte in der Drucksteuerung können Sie alle Werte/Texte editieren. Mit einem Klick auf die Checkbox können Sie Unterprojekte oder Kalkulationspositionen ausblenden.
Mit einem Klick auf den Gesamt Betrag öffnet sich ein Popup mit den auf diese Kalkulationsposition gebuchten Werten.
Wenn Sie die Positionen berühren, erscheint das Seitenumbruch einfügen/entfernen-Symbol. Mit einem Klick auf das Symbol fügen Sie einen Seitenumbruch ein, dieser wird als rote Linie dargestellt.
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Mit einem Klick auf das Druck-Symbol kann die Rechnung gedruckt werden und mit einem Klick auf das Export-Symbol können Sie die Rechnung exportieren.
Leistungsnachweis mit Beleganhängen
Wenn unter System → Systemeinstellungen → Projekteinstellungen die Option "Beleganhänge in Rechnungen verwenden" aktiviert ist, können in der Drucksteuerung die auf Fremdleistungen gebuchten Eingangsrechnungen, an Ausgangsrechnungen angehängt werden.
Freie Rechnungspositionen
Bei Unterprojekten können auch freie Rechnungspositionen erstellt werden.
Über ein Auswahlfeld können die Felder vorbefüllt werden, um bereits gestellte Rechnungen eines Projektes als freie Positionen zum Abzug zu bringen. um bereits gestellte Rechnungen eines Projektes als freie Positionen in neuen Rechnungen zum Abzug zu bringen.
Abb.: Erstellung einer freien Rechnungsposition
Änderungen in der Drucksteuerung bei geschlossenen Rechnungen
Sobald eine Rechnung mit Nummer erzeugt und somit geschlossen wurde, können folgende Parameter in der Drucksteuerung nicht mehr editiert werden: Anzahl, Preis pro Einheit, Bezeichnung Kalkulationsposition und Beschreibung Kalkulationsposition.
Leistungsnachweis
In Troi kann ein Leistungsnachweis im System implementiert werden. Dadurch können Eingangsrechnungen an Ausgangsrechnungen angehängt werden.
Damit die Leistung an eine Rechnung angehängt werden kann, muss zuerst die Eingangsrechnung erfasst und der Fremdleistungsposition zugeordnet werden.
Anschließend muss bei der Kalkulationsposition in der Rechnungsvorbereitung der Abrechnungsmodus "alles nach Ist" ausgewählt werden, dann kann die Rechnung erzeugt werden.
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Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss das Rechnungstemplate angepasst werden. Diese Individualprogrammierung muss Die dafür notwendige Templateprogrammierung kann über den Helpdesk vereinbart angefragt und beauftragt werden. Die Darstellung der Belegbilder auf der Rechnung kann individuell bestimmt werden Hierfür wenden Sie sich bitte an den Helpdesk. |
Damit das Belegbild an eine Rechnung angehängt werden kann, muss zu erst die Eingangsrechnung erfasst und der Fremdleistungsposition zugeordnet werden.
Anschließend muss bei der Kalkulationsposition in der Rechnungsvorbereitung der Abrechnungsmodus "alles nach Ist" ausgewählt werden, dann kann die Rechnung erzeugt werden.
Außerdem besteht die Möglichkeit unter System → Systemeinstellungen → Projekteinstellungen die Option "Beleganhänge in Rechnungen verwenden" zu aktivieren, dann können in der Drucksteuerung die auf Fremdleistungen gebuchten Eingangsrechnungen, an Ausgangsrechnungen mit Belegbild angehängt werden.
Dann, erscheint das Belegbild in der Drucksteuerung und kann mit einem Mouse-Over vergrößert werden. Die Mouse-Over Funktion ist nur bei Bilddateien (z.B. png oder jpeg) Verfügbar, nicht bei PDF-Dateien.
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Sobald die Option in den Buchhaltungseinstellungen aktiviert wurde, erscheint bei jeder Fremdleistungsposition, unabhängig ob ein Belegbild hinterlegt ist oder nicht, folgendes Icon |
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Es ist wichtig, dass beide Checkboxen aktiv sind. Ansonsten taucht das Feld bei der Rechnung nicht auf. |
Abb.: Position der Druckereinstellung in Datenfeld Konfiguration
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Über das erweiterte Menü oben links können Sie über das Auswahlmenü die Rechnung schließen. Dies bedeutet, dass die Rechnung eine Rechnungsnummer erhält und nicht mehr bearbeitet werden kann.
Abb.: Auswahlmöglichkeiten über das erweiterte Menü im Reiter Rechnung
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- Klicken Sie oben rechts in Firefox auf den Menü-Button und wählen Sie dort die Einstellungen aus
- Wechseln Sie links zur Kategorie Datenschutz & Sicherheit und suchen Sie nach den Berechtigungen.
- Aktivieren Sie die Option Pop-up-Fenster blockieren und klicken Sie daneben auf den Button Ausnahmen.
- Hier können Sie gewünschten Webseiten Pop-Ups generell erlauben oder eine erteilte Erlaubnis wieder zurückziehen.
Safari:
- Klicken Sie oben in der Menüleiste auf Safari und wähle Einstellungen.
- Klicken Sie auf den Tab Websites.
- Wähle Sie links unter Allgemein Popup-Fenster aus.
- Klicken Sie unten rechts auf das Aufklappmenü Beim Besuch anderer Websites.
- Wählen Sie Zulassen
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- Deutschland muss komplett gepflegt sein
- das gewünschte Land muss komplett gepflegt
Abb.: Fehlende Übersetzung von Grossbritannien
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