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Allgemeine Informationen
Unter Troi Menü ⇨ > Stundenerfassung ⇨ > können alle berechtigten Mitarbeitenden das Modul das Modul Stundenerfassung öffnen.
Grundlegend stehen die Tabs Überblick, Arbeitszeit, Projektzeit und Stundenzettel zur Auswahl.
Übersicht
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Tab Überblick
Der Tab Überblick ist eine kombinierte Ansicht der Arbeitszeit- und der Projektzeiterfassung. Das ermöglicht ein effizientes erfassen der Zeiten und stellt graphisch dar wie lange ein Mitarbeiter an einem Tag anwesend war und wie viel Zeit pro Tag auf Projekte gearbeitet hatProjektzeiterfassung. Über die Kalender-Symbole kann zwischen den jeweiligen Ansichten wie Tagesansicht, Wochenansicht und Monatsansicht umgeschaltet werden.
Tagesansicht
Die Startseite des neuen Moduls ist die Tagesansicht im kombinierten Modus (Übersicht). Links ist ein Tab Überblick. Im linken Bereich gibt es einen Überblick der Wochentage, sowie ein Donut-DiagramDiagramm, welches die erfasste Arbeits- und Projektzeit anzeigtvisualisiert.
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Über den Check-In Button kann die Arbeits-, Pausen- und Endzeit eingetragen werden. Darunter ergänzt die Netto-Arbeits- sowie die Projektzeit die Übersicht.
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Auf der rechten Seite besteht die Möglichkeit Start-, Pausen- und Endzeit manuell einzustellen und mit “Enter” zu bestätigen → Die Gesamtzeit wird automatisch berechnet.
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Ebenfalls lassen sich auf der rechten Seite Projektzeiten Im linken Bereich kann per Klick auf die Stoppuhr die Arbeitszeiterfassung gestartet und wieder gestoppt werden:
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Im rechten Bereich können Arbeitszeit, Pausen, Netto-Arbeitszeit und Projektzeiten manuell hinzugefügt werden. Das Hinzufügen beliebig vieler Check-Ins ist möglich.
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Die manuellen Eingaben müssen mit der Enter-Taste gespeichert werden. |
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Die Projektzeiten lassen sich mit einer direkten Zuordnung erfassen. Hierzu öffnet erweitert sich eine die Sidebar, inwelcher in welcher die einzelnen Kalkulationspositionen für die Zeiterfassung auswählbar sind. Weitere Informationen dazu auch unter XXIn der erweiterten Sidebar kann nach Projekten oder Kalkulationspositionen gesucht werden. Dazu stehen auch Filter für den Mandanten, den Kunden und das Projekt zur Verfügung.
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Wochenansicht
Die Wochenansicht bietet die Informationsgrundlage über erfasste Zeiten. Das Donutdiagramm Donut-Diagramm auf der linken Seite enthält eine Übersicht darüber, wie viel Arbeitszeit- und Projektzeitstunden in dieser Woche erfasst wurden. Die Übersicht in der Mitte im mittleren Bereich enthält die in dieser Woche erfassten Netto Arbeitsstunden (ohne Pausenzeiten), die gesamt Projektzeiten sowie der den nicht weiterberechenbare weiterberechenbaren Anteil. Das Balkendiagramm auf der rechten Seite kombiniert Arbeits- und Projektzeitstunden und stellt diese direkt gegenüber.
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Im weiteren Zusätzlich können auch in dieser Ansicht auch weitere Arbeitszeiten wie folgt erfasst werden. :
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Als Projektleiter haben Sie zusätzlich die Möglichkeit dies nach Ihren Super User, Personaladministrator oder Teamleiter besitzen Sie die Option, nach anderen Mitarbeitern zu filtern und deren Wochenübersichten überprüfen zu können.anzusehen:
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Monatsansicht
In der Monatsübersicht sind die Kalendermonate des Jahres auswählbar. Am oberen rechten Rand wird das Verhältnis von Arbeits- und Projektzeit gebildet und angezeigt. Die Berechnung der Auslastung erfolgt dabei gemäß folgender Formel: Projektzeit/Arbeitszeit. Tabellarisch wird im unteren Bereich eine klassische Monatsübersicht dargestellt. Ein Export dieser Ansicht ist über den entsprechenden Button möglich. In der Kalenderansicht entspricht jede Zeile einer Kalenderwoche mit den dazugehörigen Tagen in den Spalten.
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Der Überblick kann über den Exportieren-Button heruntergeladen werden. |
Tab Arbeitszeit
Arbeitszeit erfassen
In Troi gibt es folgende Möglichkeiten, Arbeitszeiten zu erfassen:
Auf dem Schreibtisch im Widget Arbeitszeit erfassen
Check in-Button im Footer
In der Tagesansicht in der Stoppuhr im linken Bereich
In der Tagesansicht durch manuelle Eingabe der Arbeitszeiten im rechten Bereich
In der Wochenansicht durch manuelle Eingabe im unteren Bereich
In der Monatsansicht über das Balkendiagramm durch manuelle Eingabe im Pop-up Arbeitszeit
Tagesansicht
Die Tagesansicht der Arbeitszeit ähnelt der Tagesansicht des Überblicks. Der Fokus dabei liegt jedoch ausschließlich auf der Arbeitszeit. Ergänzend dazu werden auf der rechten Seite die Pausenzeiten angezeigt.
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Arbeitszeit erfassen
Im linken Bereich kann per Klick auf die Stoppuhr die Arbeitszeiterfassung gestartet und wieder gestoppt werden.
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Im rechten Bereich besteht die Möglichkeit, Arbeitszeiten und Pausen manuell hinzuzufügen. Hierfür können beliebig viele Check-ins sowie Pausen hinzugefügt werden.
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Die Eingaben müssen mit der Enter-Taste gespeichert werden. |
Wochenansicht
Die Wochenansicht der Arbeitszeit soll bietet eine schnelle Möglichkeit bieten, die Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters zu erfassen. Zu diesem Zweck gibt es die Tabelle im Unteren Teil der Ansicht.
In der obersten Zeile kann der User hier für jeden Tag seine Bruttoarbeitszeit (inklusive Pausen) angeben.
Die nachträgliche Zeiterfassung in dieser Übersicht kann auf zwei Wegen funktionieren:
Variante 1: Troi schlägt im Popup basierend auf den Systemeinstellungen eine Arbeitszeit vor. Im nächsten Schritt kann der Vorschlag angenommen oder verändert werden. Mit einem einfachen “ENTER” kann die Zeit anschließend gespeichert werden.
Arbeitszeit erfassen
Mit einem Klick auf das Plus-Symbol öffnet sich ein Pop-up, welches die Arbeitszeit, basierend auf den Benutzereinstellungen, vorschlägt.
Die Pause funktioniert analog dazu. Die Vorschläge ergeben sich dabei aus dem “Ende "Ende der erste Hälfte des Arbeitstages”. (s. Abb. 1)Variante 2: Der Arbeitsbeginn sowie das Arbeitsende sowie die Pausenzeiten werden manuell eingetragen. Über erfassen werden diese dann vermerkt. (s. Abb. 2)ersten Hälfte des Arbeitstages".
In der dritten Zeile werden entsprechende Abwesenheiten vermerkt. Allerdings kann die hier nicht erfassen (siehe Abwesenheiten) dargestellt.
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Diese Tabelle kann wie gewohnt exportiert werden und Nutzer können andere Nutzer auswählen (Berechtigung vorausgesetzt)
Monatsansicht
Die Monatsansicht der Wochenansicht ist in der Grundansicht wieder ein reiner Ansichtsscreen. Lediglich die Balken im Balkendiagramm bieten die Möglichkeit ein Pop-up des jeweiligen Tages aufzurufen, um eventuell fehlende Zeiterfassungen nachzutragen.
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Die Tabelle im unteren Bereich der Ansicht ist analog zu dem vorherigen im Überblick aufgebaut. Die letzten Spalten zeigen hier wieder Informationen zur Projektzeit, wir sind hier offen für konstruktive Vorschläge zur Verbesserung.
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Die Arbeitszeiten können über den Exportieren-Button heruntergeladen werden. |
Monatsansicht
In der Arbeitszeit - Monatsansicht bieten Ihnen Balkendiagramme eine übersichtliche Darstellung der erfassten Arbeitszeiten.
Arbeitszeit erfassen
Mit einem Klick auf das Balkendiagramm eines bestimmten Tages öffnet sich ein Pop-up, in welchem die Arbeitszeiten erfasst werden können.
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Die Eingaben müssen mit der Enter-Taste gespeichert werden. |
Tab Projektzeit
Projektzeit erfassen
In Troi gibt es folgende Möglichkeiten, Projektzeiten zu erfassen:
Auf dem Schreibtisch im Widget Projektzeit erfassen
Auf dem Schreibtisch im Widget Stoppuhr und über die Stoppuhr in der Sidebar
In der Tagesansicht in der Stoppuhr im linken Bereich
In der Wochenansicht durch manuelle Eingabe im unteren Bereich
Tagesansicht
Die Tagesansicht der Projektzeit entspricht der Tagesansicht im Überblick ohne Informationen zur Arbeitszeit. Im Gegensatz zum Überblick werden im Donutdiagramm weiterberechenbare und nicht weiterberechenbare Stunden gegenübergestellt.
Die Erfassung von Projektzeiten erfolgt analog zu der auf dem Überblickscreen, siehe oben (Overview - Tagesansicht - Projektzeit)zeigt die für den heutigen Tag relevanten Projektzeiterfassungen.
Das Kreisdiagramm zeigt dabei die Gegenüberstellung der weiterberechenbaren und nicht weiterberechenbaren Stunden.
Projektzeit erfassen
Über die erweiterte Sidebar ist es möglich, mit wenigen Klicks Zeiten auf Favoriten zu erfassen.
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Für die vereinfachte Bedienung der Stoppuhr, ist es möglich diese direkt auf einer Kalkulationsposition zu erstellen. Nach Stoppen der Stoppuhr wird die Zeit auf die entsprechende Kalkulationsposition gespeichert.
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Im Suchfeld kann nach Stichwörtern gesucht werden. Anschließend werden die passenden Positionen angezeigt. Eine Erfassung ist dann über das "+" möglich.
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Das Naming des Projektes bzw. der Position ist nicht bekannt? Filtereinstellungen helfen, sich über den Mandanten, über den Kunden und über das Projekt vorzutasten.
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Sind bereits Zeiten auf eine Kalkulationsposition erfasst, können diese mit weiteren Zeiten auf der rechten Seite ergänzt werden.
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Wochenansicht
Die Wochenansicht der Projektzeit entspricht im oberen Teil dem bisher etablierten Muster.
Die Tabelle darunter soll wieder eine schnelle Erfassung von Projektzeiten für die verschiedenen Tage der Woche ermöglichen. Die Zeilen sind hier die verschiedenen Positionen auf die im Laufe der Woche bereits Stunden erfasst wurden, während es sich bei den Spalten im linken Bereich wieder um die Tage und im rechten Bereich um Analysen dazu handelt.
Um weitere Zeiten zu erfassen klicken Sie einfach an dem entsprechenden Wochentag auf das Projekt und können dort weitere Stunden buchen.
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Über den Button “Projekt hinzufügen” können nachträglich weitere Projekte ergänzt werden, auf denen Sie Zeiten erfassen können (siehe Überblick - Tagesansicht- Projektzeiten erfassen)
Wie auch in der Übersicht der Arbeitszeit, kann man auch hier die verschiedenen Mitarbeiter auswählen, sowie die Stundenlisten exportieren
In der jeweiligen Zeilen können Stunden schnell und einfach ergänzt werden. Fehlende Projekte können über das "+ Projekt hinzufügen“ ergänzt werden.
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Die Projektzeiten können über den Exportieren-Button heruntergeladen werden. |
Monatsansicht
Die Monatsansicht der Projektzeiten verfolgt die gewohnten Ansätze für die Projektzeiten. Über einen Kick auf die Balken zeigt einen schnellen und transparenten Überblick über den Monat.
Über das Balkendiagramm können weitere Zeiten für den Tag erfasst werden , oder die bestehenden Erfassungen eingesehen werden.
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Eine Erfassung von Zeiten innerhalb der unteren Tabelle ist nicht vorgesehen.
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Die Projektzeiten können über den Exportieren-Button heruntergeladen werden. |
Tab Stundenzettel
Die Der Stundenzettel sollen soll es ermöglichen, die erfassten Zeiten von einer (großen) Anzahl von Mitarbeitern des gesamten Teams über einen frei wählbaren Zeitraum hinweg zu betrachten. Die Teams können im Modul Zugangsberechtigung Programm editiert werden.
Diese Ansicht ist in drei Varianten verfügbar, die jeweils die präsentierten Informationen beeinflussen. Dabei handelt es sich um Arbeitszeit, Projektzeit und die Kombination auf aus den beiden.
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Am oberen linken Rand finden sie befindet sich einen Selektor für die verfügbaren Teams, denen Mitarbeitern angehören. Rechts daneben ist der Zeitraum auswählbar und daneben die Art des Views. Auf der rechten Seite gibt es ebenfalls wieder eine Exportfunktion.
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Mit einem Klick auf der Tag bei einem bestimmten Mitarbeiter öffnet sich eine Übersicht der erfassten Zeiten, welche auch noch ergänzt werden können.
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Die Bedeutung der einzelnen Werte werden im nachfolgenden Screenshot genauer erläutert:
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Summe der erfassten Arbeitszeiten über den angezeigten Bereich
Summe der Projektzeiten über den angezeigten Bereich
Projektzeit vs. Arbeitszeit in Prozent
Summe der Projektzeiten über den angezeigten Bereich (der Person)
Summe der Arbeitszeiten über den angezeigten Bereich (der Person)
Summe der Projektzeit an dem Tag der Person
Arbeitszeit der Person an dem Tag
Orange markiert: Mitarbeitender hat weniger als 50% Arbeitszeit erfasst.
Grau markiert: Mitarbeitender hat weniger wie 50% Arbeitszeit erfasst.
Blau markiert: Mitarbeitender hat mehr als 100% Arbeitszeit erfasst.
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Der Stundenzettel kann oben rechts über den Exportieren-Button heruntergeladen werden. |
Zugriffsberechtigungen
Zugriff auf das Modul Stundenerfassung
Der Zugriff auf das Modul Stundenerfassung kann im Modul Zugriffsberechtigung Programm festgelegt werden.
Zugriff auf den Tab Stundenzettel
Alle Personen haben Zugriff auf Ihren eigenen Stundenzettel. Als Super User, Personaladministrator und Gruppenadministrator können auch die Stundenzettel anderer eingesehen werden. Super User und Personaladministratoren sehen alle Mitarbeitenden. Gruppenadministratoren sehen die Gruppen-Mitglieder, in denen Sie im Modul Zugangsberechtigung Daten als Teamleiter zugeordnet sind.
Stundenerfassung für andere Benutzer
Ob ich nur für mich selbst oder auch für andere Benutzer Zeiten erfassen kann, wird in den Mitarbeiterdetails im Tab Programm hinterlegt.