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Unter Troi Menü ⇨ Order Buchhaltung kann das Modul Buchungen geöffnet werden.
Allgemeine Informationen
Die neue digitale Belegerfassung kommt nicht nur in einem überarbeitetem Design, sondern auch mit vielen neuen Funktionen. Einfaches Handling, weniger Klicks und mehr Flexibilität – das war die Aufgabe, der wir uns gestellt haben. Denn wir möchten Ihnen eine zuverlässige Lösung bieten, die es ermöglicht, Ihren Buchhaltungsprozess zu vereinfachen. Mit der digitalen Erfassung von Rechnungen und Belegen in Troi können mit einem Klick alle notwendigen Informationen für den Steuerberater oder Ihr Steuerprogramm exportiert werden. Damit sparen Sie sich nicht nur den Papierkram, sondern sorgen auch für eine lückenlose digitale Dokumentation. Mehr dazu im Troi Update.
Wie bereits bei all unseren neuen Module haben wir im Besonderen die Usability überarbeitet, um ein einfaches und schnelles Bearbeiten zu ermöglichen. Dazu gehören:
- Neue Filtermöglichkeiten und Schnellzugriffe
- Drag & Drop zum Gruppieren und Verschieben von Elementen
- Kontextmenüs für eine direkte Bearbeitung von Elementen
- Stapelverarbeitung zur schnellen Bearbeitung mehrerer Elemente
- Optionales Ein- und Ausblenden von Spalten für einen schnelleren Überblick
- Warnhinweise und Fehlermeldung mit weiterführenden Informationen
Zusätzlich zum Update unseres Buchhaltungsmoduls kommt eine neue Funktionalität in der Troi Live App hinzu. Denn damit ist ab sofort auch eine mobile Belegerfassung per Smartphone möglich. Mehr dazu hier.
Ein weiterer Vorteil für Sie – bis zum Jahresende können Sie sowohl das „alte" Buchhaltungsmodul sowie auch das neue Buchhaltungsmodul parallel benutzen und sich so in aller Ruhe mit dem neuen Modul auseinandersetzen. Beide Module werden mit einander synchronisiert und enthalten so automatisch immer alle Daten – egal auf welcher Ebene Sie diese eingeben.
Video
In folgenden Video geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über die neuen Funktionen der Buchhaltung.
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Zugangsberechtigung Programm
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Mit Hilfe der Tabulatortaste können Sie innerhalb der Grunddaten jeweils zum nächsten Feld springen.
Mit Klick auf das Belegbild kann dieses mit der Taste R im Uhrzeigersinn gedreht werden.
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Ist eine Kalkulationsposition hinterlegt und gespeichert, kann der Freigabeprozess gestartet werden. Dies kann über das Buchungsbelegformular oder alternativ in der Buchungsliste erledigt werden. Je nach Freigabedefinition kann eine einstufige oder mehrstufige Freigabe abgebildet werden. Anschließen erhält die Freigebende Person eine Email BenachrichtigungAnschließend erhält der Freigabeverpflichtete eine E-Mail-Benachrichtigung. Der Prozesseigentümer wird über den Ausgang der Freigabe ebenso per E-Mail benachrichtigt.
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Unter System → Freigabeadministration → Freigabedefinition → kann der Freigabeprozess aktiviert und definiert werden. |
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Für Benutzer, welche keinen Zugriff auf die Buchhaltung haben, steht die Freigabe auch in der Freigabeliste, im Pop-up der Eingangsrechnungsliste innerhalb der Projektliste oder im Werte Pop-up Projektreporting zur Verfügung. |
Abb.: Freigabe über das Buchungsbelegformular
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Unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → kann mit der Option Buchhaltungssoftware die korrekte Buchhaltungssoftware für den Export und Import ausgewählt werden. | ||
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Folgende Buchhaltungssoftware kann ausgewählt werden: DATEV, DATEV DUO (Unternehmen Online), EGECKO, BMD, SAGE |
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Durch die Option, Datev DUO als Buchhaltungssoftware zu verwenden, wurde die Möglichkeit geschaffen, die Ausgangsrechnungen und vorhandene Eingangsrechnungen als Beleg mit zu exportieren. Nachdem die Ausgangsrechnungen kontiert und verbucht wurden, werden sie als Beleg an die Buchungen der Ausgangsrechnungen angehängt. Hierbei wird immer das zuletzt generierte Template als Beleg angehängt. Falls bspw. nach dem Druck der Rechnung ein Leistungsnachweis gedruckt wird, sollte erneut die Rechnung gedruckt werden, damit diese als Beleg an die Buchung der Ausgangsrechnung angehängt wird. Die Belege werden auch unter Hochgeladene Dateien angezeigt, wenn bei dem Filter Status "Ausgangsbeleg" ausgewählt wurde. Diese können unter Buchhaltung → Buchungen → Export/Import mit "Datev Duo" als Buchhaltungssoftware exportiert werden. |
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" ausgewählt wurde. Diese können unter Buchhaltung → Buchungen → Export/Import mit "Datev Duo" als Buchhaltungssoftware exportiert werden. |
Import in DATEV Duo
Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung, den aus Troi exportierten Buchungsstapel einschließlich Belegdateien in DATEV Duo zu importieren:
ZIP-Datei (PDFs + XML): Diese Datei kann über den DATEV Belegtransfer in DATEV Unternehmen online hochgeladen werden. Es ist wichtig, dass der Belegtransfer so eingestellt wird, dass XML-Daten übertragen werden können.
CSV-Datei: Diese Datei kann über die Stapelverarbeitung in DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen oder DATEV Kanzlei-Rechnungswesen importiert werden. Wenn Sie keine dieser Applikationen haben, können Sie die Datei an Ihren Steuerberater weiterleiten.
Import von DATEV in TROI
Beim Import der Buchungsstapel von DATEV in Troi kann in dem Feld KOST1, KOST2 oder Buchungstext (je nach Systemeinstellung) die K-Nummer angegeben werden, mithilfe welcher erkannt wird, welchem Projekt und welcher Kalkulationspotion die Buchung zuzuweisen ist.
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Bei der Angabe der K-Nummer ist darauf zu achten, dass der Nummer der Buchstabe "K" vorangestellt ist (bspw. K12345). |
Übersicht der durchgeführten Validierungsprüfungen beim Import
Validieren | Bedeutung |
Invalid preamble length | Die Präambel hat nicht die erwartete Länge. |
Falsches DATEV-Format-KZ. | Ungültiges DATEV-Format-Kennzeichen. |
Falsche Versionsnummer. | Ungültige Versionsnummer des DATEV-Formats. |
Falsche Datenkategorie. | Ungültige Datenkategorie, erwartet wird '21'. |
Falscher Formatname. | Falscher Formatname, erwartet wird 'Buchungsstapel'. |
Falsche Formatversion. | Falsche Formatversion, nur '9' und '12' zulässig. |
Falsche Beraternummer. | Die Beraternummer liegt außerhalb des gültigen Bereichs. |
Falscher Berater. | Die Beraternummer stimmt nicht mit dem hinterlegten Berater überein. |
Falsche Mandantnummer. | Die Mandantnummer ist ungültig oder liegt außerhalb des Bereichs. |
Falscher Mandant. | Die Mandantnummer stimmt nicht mit dem hinterlegten Mandanten überein. |
Falscher WJ-Beginn. | Das angegebene Datum für den Beginn des Wirtschaftsjahres ist ungültig. |
Falsche Sachkontennummernlänge. | Die Länge der Sachkontonummer ist nicht korrekt. |
Falsches Datum von/bis. | Ungültiges Start- oder Enddatum. |
Falscher Buchungstyp. | Ungültiger Buchungstyp, erwartet wird '1'. |
Transaction value required | Ein Buchungswert ist erforderlich, fehlt jedoch. |
Debitor/creditor indicator required | Debitor/Kreditor-Indikator fehlt oder ist ungültig. |
Invalid account number. | Die Kontonummer ist ungültig. |
Invalid counter-account number. | Die Gegenkontonummer ist ungültig. |
Tax rate for key '{taxRateKey}' not found. | Steuersatz für den Buchungsschlüssel wurde nicht gefunden. |
no_default_cp_is_selected_in_the_bookkeeping_settings | Keine Standard-Kalkulationsposition in den Einstellungen ausgewählt. |
Cost center mandatory and no valid provided. | Kostenstellenwert erforderlich, wurde jedoch nicht bereitgestellt. |
Invalid invoice date | Ungültiges Rechnungsdatum. |
Project doesn't have default calculation position | Projekt hat keine Standard-Kalkulationsposition. |
Project doesn't exist for cp=ID | Das Projekt existiert nicht für die angegebene Kalkulationsposition. |
SubProject doesn't exist for cp=ID | Das Unterprojekt existiert nicht für die angegebene Kalkulationsposition. |
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DATEV & DATEV DUO (Datev Unternehmen Online)
Wenn unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Buchhaltungssoftware DATEV DUO ausgewählt wurde, wird bei der Export/Import Datei die Datev-Format Version 7 verwendet.
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Der Header ist immer die erste Zeile einer CSV-Datei im DATEV-Format. Er enthält alle notwendigen Informationen, um die Datei im DATEV korrekt zu verarbeiten. Mehr Informationen zur Formatbeschreibung finden sich im DATEV-Entwicklerportal.
| Zellenname | Akzeptanzkriterium | Validierung beim Troi Export | Validierung beim Troi Import | Beispiel | Beschreibung | Typ | Länge |
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| DATEV-Format-KZ | "EXTF" | X | X | "EXTF" | EXTF = für Dateiformate, die von externen Programmen erstellt wurden DTVF = für DATEV reserviert Das Kennzeichen muss zwingend in Großbuchstaben und in Anführungszeichen angegeben werden | Text | 4 |
| Versionsnummer | 700 | X | X | 700 | Versionnummer des Headers Ergeben sich künftig Änderungen am Aufbau des Headers (z. B. zusätzliche Felder), kann dieser über die Headerversion abwärtskompatibel verarbeitet werden. | Zahl | 3 |
| Datenbankkategorie | 21 | X | X | 21 | 21 = Buchungsstapel 65 = Wiederkehrende Buchungen 67 = Buchungstextkonstanten 20 = Sachkontenbeschriftungen 47 = Konto-Notizen 16 = Debitoren-/Kreditoren 44 = Textschlüssel 46 = Zahlungsbedingungen 48 = Diverse Adressen 63 = Buchungssätze der Anlagenbuchführung 62 = Filialen der Anlagenbuchführung | Zahl | 2 |
| Formatname | "Buchungsstapel" | X | X | "Buchungsstapel" | Liste der Formatnamen – Buchungsstapel – Wiederkehrende Buchungen – Buchungstextkonstanten – Kontenbeschriftungen – Debitoren/Kreditoren – Textschlüssel – Zahlungsbedingungen – Diverse Adressen – Anlagenbuchführung – Buchungssätze – Anlagenbuchführung – Filialen Die Formatnamen müssen 1:1 – wie hier beschrieben verwendet werden. | Text | |
| Formatversion | 9 | X | X | 9 | Versionsnummer des Formats. Ergeben sich künftig Änderungen am Aufbau des Formats (z. B. neue Felder), kann dies über die Formatversion abwärtskompatibel verarbeitet werden. Aktueller Stand der Formatversionen: – Buchungsstapel = 9 – Wiederkehrende Buchungen = 3 – Buchungstextkonstanten = 1 – Kontenbeschriftungen = 2 – Konto-Notizen = 1 – Debitoren/Kreditoren = 5 – Zahlungsbedingungen = 2 – Diverse Adressen = 2 – Buchungssätze der Anlagenbuchführung = 1 – Filialen der Anlagenbuchführung = 1 | Zahl | 3 |
| Erzeugt am | X | 20210205065650700 | Format: JJJJMMTTHHMMSS (+3 Stellen für Tausendstelsekunden) | Zahl | 17 | ||
| Importiert | Das Header-Feld darf nicht gefüllt werden. Wird durch den Import gesetzt. | Zahl | 17 | ||||
| Herkunft | "RE" | Herkunfts-Kennzeichen 2 frei wählbare Zeichen. Beim Import wird das Herkunfts-Kennzeichen durch „SV“ (= Stapelverarbeitung) ersetzt. | Text | 2 | |||
| Exportiert von | X | "JohnDoe" | Beim Export aus einem DATEV pro-Rechnungswesen-Pro- gramm wird der Benutzername des Users exportiert, der den Export durchgeführt hat. | Text | 25 | ||
| Importiert von | Wird durch den Import gesetzt. Beim Import in das DATEV pro-Rechnungswesen-Programm wird der Benutzername des Users verwendet. | Text | 25 | ||||
| Berater | Navigate to : System-> Client : click on a client name to open Popup with Consultant number, this number have to be checked | X | X | 29098 | Beraternummer, Wert zwischen 1001 und 9999999 | Zahl | 7 |
| Mandant | Navigate to : System-> Client : click on a client name to open Popup with Client number, this number have to be checked. Please do not confuse this client number with the Troi client number. It is the DATEV client number | X | X | 55003 | Mandantennummer, Wert zwischen 1 und 99999 | Zahl | 5 |
| WJ-Beginn | Alle Daten | X | X | 20210101 | Wirtschaftsjahresbeginn Format: JJJJMMTT | Zahl | 8 |
| Sachkonten- nummernlänge | Zahlen von 4 bis 8 | X | X | 4 | Kleinste Sachkontennummernlänge = 4 → Debitoren/Kreditoren dann 5 Stellen Größte Sachkontennummernlänge = 8 bzw. 9 bei Personenkonten | Zahl | 1 |
| Datum von | Alle Daten | X | X | 20210201 | Datum „von“ des Buchungsstapels | Zahl | 8 |
| Datum bis | Alle Daten | X | X | 20210228 | Datum „bis“ des Buchungsstapels Format: JJJJMMTT | Zahl | 8 |
| Bezeichnung | "Rechnungen" | Bezeichnung des Buchungsstapels | Text | 30 | |||
| Diktatkürzel | "MM" | Beispiel: MM = Max Mustermann Beim Export aus einem DATEV pro-Rechnungswesen- Programm wird das Diktatkürzel aus dem exportierten Buchungsstapel verwendet. | Text | 2 | |||
| Buchungstyp | 1 | X | 1 | 1 = Finanzbuchführung 2 = Jahresabschluss Wird kein Buchungstyp angegeben, wird standardmäßig ein FIBU-Stapel erzeugt. | Zahl | 1 | |
| Rechnungs- legungszweck | 0 | 0 oder leer = vom Rechnungslegungszweck unabhängig 50 = Handelsrecht 30 = Steuerrecht 64 = IFRS 40 = Kalkulatorik 11 = Reserviert 12 = Reserviert | Zahl | 2 | |||
| Festschreibung | 0 = keine Festschreibung 1 = Festschreibung Um die Vorschriften der GoBD einzuhalten und eine automatische Festschreibung durch Kanzlei-Rechnungswesen beim Import zu vermeiden sollte ein Festschreibekennzeichen mitgegeben werden. | Zahl | 1 | ||||
| WKZ | Währungskürzel sollte das gleiche wie die Troi System Währung sein | X | "EUR" | Währungskennzeichen Beim Import wird bei Belegen ohne WKZ dieses WKZ ergänzt. | Text | 3 |
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Allgemeine Informationen zur DATEV XML-Schnittstelle online, mit der strukturierte Buchungsdaten aus Troi über DATEV Unternehmen online an die DATEV-Rechnungswesen-Programme (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) übermittelt werden können, finden Sie unter diesem Link zur DATEV-Info-Datenbank Dok.-Nr. 1035732.
Das Vorgehen und der Ablauf für die Schnittstellennutzung wird in der DATEV-Info-Datenbank Dok.-Nr. 1036101 erläutert.
BMD
Wenn unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Buchhaltungssoftware BMD ausgewählt wurde.
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Damit der Import mit den Steuersätzen funktioniert, muss der Steuersatz angegeben werden, der Steuercode alleine reicht nicht aus. Außerdem muss Steuersatz und Steuercode übereinstimmen, damit der Import funktioniert. |
SAGE
Wenn für den Export das Format SAGE genutzt wird, können noch weitere Buchungseinstellungen in Troi vorgenommen werden.
Der Export erfolgt im Tagged Format (.taf).