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| title | Neu seit Troi 5.4.20 |
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| Table of Contents |
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In den Mailkonten können Sie ein Systemmailkonto anlegen, welches alle Informationsmails zu Abwesenheiten, Terminen, Aufgaben und Freigaben versendet.
Wenn Sie das System im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Mailkonten. Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner.
Hinweis: Es nicht mehr notwendig, Konten für jeden Mitarbeiter einzurichten, wenn
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Sie E-Mailbenachrichtigungen
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erhalten möchten. Es reicht, wenn ein Systemaccount
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konfiguriert und das Feld
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Nach wie vor sind aber einzelne E-Mailkonten notwendig, um die Funktion PR-Mailing mit E-Mails im Namen einzelner Personen erfolgreich verwenden zu können.
Warum muss man in Troi einen E-Mailkonto einrichten?
Troi verfügt über eine automatische Benachrichtigungsfunktion, um Benutzern zu Informieren, wenn Sie von Troi-Ereignissen betroffen sind. Z.B. wird ein Benutzer informiert, wenn er eine neue Aufgabe bekommt oder zu einem Termin eingeladen wird. Ebenso erfolgt eine Benachrichtigung, wenn ein Mitarbeiter eine genehmigungspflichtige Abwesenheit anfragt, damit sein Vorgesetzter rechtzeitig reagieren kann. Der Mitarbeiter wird selbstverständlich über die Entscheidung benachrichtigt.
In Zukunft möchten wir sogar mehr pro-aktive Information aus der Troi Software anbieten, damit der Benutzer von den Funktionen profitieren kann, auch wenn er Troi in seinem Browser momentan nicht nutzt.
Welche Informationen sind notwendig, um die Benachrichtigungsfunktion zu nutzen?
Im Bereich System » Mailkonten ist es möglich, E-Mailkonten für Troi zu konfigurieren. Wie oben erwähnt, war es in der Vergangenheit notwendig, Konten für alle Mitarbeiter einzurichten, damit der Informationsfluss in allen Richtungen erfolgen konnte. Dies bedeutete ein irrsinniger Verwaltungsaufwand für Systemadministratoren, die mit Troi gearbeitet haben.
Mit der Version 5.4.20 aufwärts, muss man nur den System-Account eingetragen haben, damit alle Benachrichtigungen erfolgen können.
in den Mitarbeiterdetails befüllt wird.
Wenn einzelne Mitarbeiter E-Mails versenden möchten, zum Beispiel im PR-Modul, ist es notwendig für diese Mitarbeiter ein spezifisches Mailkonto anzulegen.
Neue Mailkonten hinzufügen und bearbeiten
Sie können ein neues Mailkonto anlegen indem Sie auf das Plus-Zeichen oben links drücken.
Das gewünschte Systemmailkonto legen Sie zuerst auf Ihren Mailserver an und hinterlegen danach alle Informationen in Troi.
Damit Troi E-Mails verschicken kann, sucht es sich den ersten System-Account aus der Liste aus (diese werden kursiv geschrieben). Das Der System-Account muss vollständig eingerichtet werden, inklusive SMTP-, IMAP- und Benutzerdaten, um erfolgreich Benachrichtigungen zu verschicken. Der Haken, der ein Konto versenden. Um ein Mailkonto als System-Account erkennt, wird um untersten Bereich des Fensters gefunden.
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Wir empfehlen die Anlage eines dedizierten E-Mailaccounts für Troi (i.d.R.: troi@firmenname.de) für Troi, damit der E-Mailverkehr bestehender Konten nicht beeinträchtigt wird. |
einzustellen aktivieren Sie die Checkbox System-Account.
Wenn mehrere Konten genutzt werden, kann man auch die Einstellung anderer Konten erleichtern, wie man diese Einstellungen als Standardeinstellungen definiertdieser Konten erleichtert werden indem Sie die Checkbox Standardeinstellungen aktivieren. Das bedeutet, dass leere Felder anderer Konten mit der Information dieser Felder im Konto mit Standardeinstellungen übernommen werden (öfters den Informationen des Standardmailkontos befüllt werden, oft sind IMAP- und SMTP-Server , zum Beispiel, unternehmensweit identisch).
Zu guter letzt muss Troi noch wissen, wohin es die Benachrichtigung schicken soll, wenn ein Benutzer von ein Troi-Ereignis betroffen ist. Dafür muss man nur eine gültige E-Mailadresse entweder im Kontakt des Benutzers im Kontaktmodul (Feld E-Mail unter Büro) oder im Feld E-Mail der Mitarbeiterdetails eintragen. Beide Felder sind synchronisiert, also muss das nur einmal erfolgen.
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Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingaben, mit einem Klick auf den Papierkorb löschen Sie das Mailkonto und mit einem Klick auf das x verwerfen Sie die Bearbeitung.
Felderklärung:
| Beschreibung: | Geben Sie hier bitte einen beschreibenden Text ein. Dieser wird in Auswahllisten angezeigt. |
| E-Mail: | Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein. |
| Postausgangs-Server (SMTP): | Der Postausgangs-Server ist für den Versand von E-Mails verantwortlich. Den Namen bzw. die Adresse des Servers erhalten Sie von Ihrem technischen Administrator bzw. Ihrem Provider. Hinweis: Klären Sie bitte im Vorfeld Ihres ersten Mailings, ob Ihr Mailserver den Versand von Mails an externe Adressen (Relaying) zulässt. |
| SMTP Verschlüsselung | Dieses Feld ermöglicht die Option zwischen "default", "SSL" und "starttls" als Verschlüsselung zu wählen. Der Standard wird aus der config des Troi Support abgeleitet. |
| Posteingangs-Server (POP3): | Dieses Feld dürfen Sie leer lassen. |
| Benutzer: | Den Benutzernamen erhalten Sie von Ihrem technischen Administrator bzw. Ihrem Provider. |
| Passwort: | Das Passwort erhalten Sie von Ihrem technischen Administrator bzw. Ihrem Provider. |
| Server erfordert Authentifizierung: | Markieren Sie dieses Ankreuzfeld, wenn Ihr Postausgangs-Server für das Versenden von E-Mails eine Anmeldung verlangt. |
| Signatur (Text): | Dieses Feld nimmt Ihre Signatur auf. Wenn Sie eine E-Mail versenden wird diese automatisch an den Mailtext angehängt. |
| Signatur (HTML): | Falls Sie E-Mails im HTML-Format versenden und die Signatur formatieren wollen, können Sie dieses Feld füllen. Beachten Sie in diesem Fall, dass Sie auch für die Zeilenumbrüche die entsprechenden HTML-Tags verwenden. Wenn Ihre Signatur keine spezielle Formatierung ausweißt, können Sie dieses Feld leer lassen. |
| Standardeinstellungen: | Wenn Sie dieses Ankreuzfeld markieren, dient dieses Mailkonto als Standardeinstellung für alle anderen Konten. D.h. Felder, die in den anderen Mailkonten leer bleiben, werden aus den Standardeinstellungen gefüllt. |
| SMTP Verbindungstest: | Zum überprüfen der angegeben Daten, wird eine Test E-Mail an das hinterlegte Postfach versendet. |
SMTP Verbindungstest
Über den Button SMTP Test E-Mail senden kann die SMTP Verbindung getestet werden.
Anschließend wird im oberen Teil entweder eine Erfolgsmeldung angezeigt oder eine Fehlermeldung, falls die hinterlegte Verbindung nicht korrekt funktioniert.
Mitarbeitereinstellungen zum Erhalt von E-Mail Benachrichtigungen
Damit Troi weiß wohin es die Benachrichtigung schicken soll, ist es notwendig in den Mitarbeiterdetails im Reiter Allgemein im Feld E-Mail eine E-Mailadresse einzutragen.
Anschließend müssen Sie die Benachrichtigungsfunktion aktivieren. Wechseln Sie in den Ordner System und den Unterordner Systemeinstellungen. Gehen Sie in den Reiter Benutzer und wählen Sie diese Funktion auch im Dropdown-Menü aus. Jetzt setzen Sie einen Haken bei folgenden Optionen:
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den gewünschten Benutzer und das Drop Down allgemeine Einstellungen. In der Auswahlliste aktivieren Sie die Checkboxen bei:
E-Mail an mich senden, wenn von mir eine Notiz ein To-Do oder Projektaufgabe (für mich) erstellt/bearbeitet wird
Email E-Mail an mich senden, wenn von mir ein Kalendereintrag (für mich) erstellt/bearbeitet wird
Wenn trotz richtiger Einstellungen keine Mails verschickt werden, sind entweder die Mailkonten oder das Systemmailkonto falsch konfiguriert. Überprüfen Sie, ob Sie nicht ungewollt Leerzeichen durch Kopieren und Einfügen übernommen haben.
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Bis Mitte Mai hat die falsche Konfiguration von E-Mailkonten dazu geführt, dass lange Wartezeiten beim Speichern von Terminen, Abwesenheiten und Aufgaben zu spüren waren, weil der Troi-Server in einer Endlosschleife gelandet ist, wie es versucht hat, den E-Mailserver zu erreichen. Dieses Problem ist jetzt behoben. |
Nutzung von namentlichen Konten für das PR-Modul für Mailings
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Überprüfung Mailkonten
Die E-Mailbenachrichtigungen werden über Ihren Mailserver abgewickelt. Die Fehlermeldungen zu Mailkonten können Sie im Bereich Hintergrunddienste einsehen.
Sind keine Mailkonten oder alle Mailkonten korrekt eingerichtet, ist die Anzeige in den Hintergrunddienstereignissen leer.
Sobald ein fehlerhaftes Konto erkannt wird, wird die Fehlermeldung in den Hintergrunddienstereignissen angezeigt. Unter Klasse/Funktion wird die betroffene E-Mailadresse ausgewiesen und unter Log Text ein Hinweis für die noch fehlerhafte Information, sofern diese vom Server gemeldet wird. Damit kann Ihr Mailserveradministrator alle Konten korrigieren und weitere Benachrichtigungen sicherstellen.
Troubleshooting
Der SMPT-Verbindungstest ist nicht erfolgreich (Microsoft 365)
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Ich habe die SMPT Test Email versendet und erhalte die Test Email nicht.
Wir verwenden kein SMTP Basic Auth, sondern Modern Authentication.
Kann die Verbindung auch ohne SMTP Basic Auth hergestellt werden?
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Viele Applikationen, einschließlich Troi, unterstützen in der Regel nur SMTP Basic Auth. Wenn diese Geräte und Applikationen nicht mit Modern Authentication kompatibel sind, gibt es dennoch Lösungen:
SMTP Auth aktivieren: Es ist möglich, SMTP Auth zu aktivieren, um eine bessere Kompatibilität mit Geräten und Anwendungen zu gewährleisten. Dies ist auch möglich explizit für ein einziges Mailkonto.
SMTP-Relay: Sie könnten ein SMTP-Relay verwenden und dieses so konfigurieren, dass es nur im Troi-Netzwerk zugelassen ist. Zusätzlich könnten Sie SPF-Einträge für Troi einstellen, um die E-Mail-Sicherheit zu erhöhen.
Microsoft 365 oder Office 365 SMTP-Relay: Es gibt die Möglichkeit, einen Connector zu konfigurieren, um E-Mails über das Microsoft 365 oder Office 365 SMTP-Relay zu senden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine große Anzahl von Nachrichten senden oder wenn Ihre Geräte nicht die Möglichkeit haben, sich direkt mit Office 365 oder Microsoft 365 zu authentifizieren.
Hilfreiche Informationen von Microsoft gibt es zum Thema Einrichten einer Anwendung zum Senden von E-Mails mit Office 365 hier: