Mit dem neuen PR-Modul ist es noch einfacher, den Versand von HTML-formattierte E-Mails zu verwalten, womit man einfach eine Datei an das Modul hochlädt und diese dann mit den vordefinierten Variablen von Troi versieht, damit diese personalisiert an den Empfängern ankommt.
Inhaltsverwaltung im PR-Modul
Inhalte können zweisprachig im PR-Modul konfiguriert werden, da man für Kontakte eine Sprache vordefinieren kann. Demzufolge wählen sie im Reiter Inhalt & Attachments eine Sprache aus, damit Sie die Inhalte der Nachricht in der richtigen Sprache konfigurieren können.
Wichtig:
Wenn für eine bestimmte Sprache nichts konfiguriert wird, bekommen die Empfänger in dieser Sprache eine weisse E-Mail wenn sie für diese Sprache konfiguriert wurden und in der Verteilerliste aufgeführt wurden.
In der allgemeinen Anleitung für den PR-Versand sind weitere Felder beschrieben. Diese Anleitung beschreibt die Verwaltung des Inhalts der Nachricht, besonders wenn dieses in HTML formatiert werden soll.
HTML Datei hochladen und bearbeiten
Um eine HTML-Datei hochzuladen, klicken Sie einfach im Feld HTML File hochladen neben der Beschriftung "Aussendungsinhalt":
Die Inhalte der Nachricht werden automatisch mit der HTML-Formatierung angepasst. Vergewissern Sie sich zusätzlich, dass die Nachricht im Feld "Alternative Plaintext-Version" auch richtig formatiert ist, damit Nutzer von älteren E-Mail Clients, oder dessen Clients für die Darstellung von HTML-Inhalten gesperrt sind, die Nachricht auch lesen können.
Nachricht für Empfänger personalisieren
Wie Sie sehen können, beginnt meine Nachricht mit dem Text "{sakztatuib_text}". Das ist ein Platzhalter in Troi für die vollständige Anrede, die in den Kontakten konfiguriert ist. Es bedeutet, dass jeder Empfänger eine personalisierte Nachricht bekommt, die z.B. an "Sehr geehrter Herr Mustermann" geschrieben ist. Troi verfügt über zahlreiche solcher Variablen, um den Text stark zu personalisieren. Diese finden Sie im Dropdown "Code snippets":
Nachricht testen und versenden
Sie können den HTML-Inhalt der Nachricht zusätzlich im Browser testen, um zu sehen ob alle HTML-Tags richtig funktionieren und ob Bild-Referenzen richtig eingetragen wurden. Dafür scrollen Sie einfach runter im Reiter Inhalt & Attachments und klicken Sie auf "Mailingvorschau im Browser".
Sie können nun die Nachricht versenden. Ähnlich wie im alten PR-Modul, ist es möglich einen Testversand an den konfigurierten Testempfängern erstmal zu machen, um die Kompatibilität mit unterschiedlichen E-Mail Clients zu prüfen. Dafür klicken Sie einfach auf das Icon für "Aussendung verwalten" und, im darauf folgenden Fenster, klicken auf "Verschicken an: Test Kontakt". Sobald der Inhalt bestätigt ist, kann der Versand an normale Kontakte gestartet werden!
HTML E-Mail: Ergebnis
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| Table of Contents | ||
|---|---|---|
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...
In den Aussendungen legen Sie den Aussendungsinhalt als HTML & Plaintext oder E-Mail fest.
Außerdem können Sie einstellen, zu welchen Zeitpunkt die Aussendung automatisch versendet werden soll.
Filtermöglichkeiten
- Mandant
- Suchfeld
- zeige alle (Mappen können aktiv/inaktiv geschalten werden, bei Auswahl werden alle Mappen angezeigt)
- nur aktive (Mappen können aktiv/inaktiv geschalten werden, bei Auswahl werden nur die aktiven Mappen angezeigt)
Abb.: Standardansicht des Aussendung-Moduls
Mit einem Klick auf die Aussendung in der Spalte Aussendungen wird die Detailansicht der Aussendung angezeigt.
In der Detailansicht können Sie die Aussendung bearbeiten und erhalten eine Übersicht über alle Daten sowie die Kontakte die der Aussendung zugewiesen sind.
Die Bearbeitungsmöglichkeiten in der Detailansicht sind bei Versandoptionen und Inhalte & Attachments mit einem Stift-Symbol gekennzeichnet.
In rechten Bereich finden Sie die Übersicht über die zugeordneten Kontakte. Die Bearbeitungsmöglichkeiten sind:
- Stiftsymbol (Empfänger verwalten)
- i (Legende)
- Exportsymbol (alle Kontakte außer blockierte Kontakte werden exportiert)
- Drop-Down (verschiedene Filtermöglichkeiten)
- Suchfeld (individuelle Suche)
Berühren Sie einen Kontakt in der Detailansicht Aussendungen haben Sie die Möglichkeit mit einen Klick auf das Stiftsymbol den Kontakt zu bearbeiten oder mit einen Klick auf den Pfeil ein Follow Up hinzuzufügen.
...
Mappen anlegen und bearbeiten
In Mappen können Sie Ihre Aussendungen nach Thema sortieren.
Die Struktur der Aussendungen ist aufgebaut nach: Kunde → Mappe → Untermappe → Aussendung.
Wenn Sie eine neue Aussendung oder eine neue Mappe anlegen möchten klicken Sie auf das Plus-Zeichen. Sie haben hier die Auswahl zu entscheiden ob Sie eine Mappe oder direkt eine Aussendung anlegen möchten.
Eine weitere Möglichkeit ist das Anlegen von Mappen und Aussendungen über den Pfeil der erscheint, wenn Sie in der Verteilerliste die jeweilige Ebene berühren.
Treffen Sie die Auswahl neue Mappe anlegen oder neue Untermappe anlegen.
Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Mappennamen festzulegen.
...
Aussendungen anlegen und bearbeiten
Wenn Sie eine neue Aussendung anlegen öffnet sich ein Fenster, hier haben Sie die Möglichkeit mehrere Einstellungen vorzunehmen.
Aussendungseinstellungen
In den Aussendungseinstellungen können Sie verschiedene Einstellungen tätigen.
- Name der Aussendung
- Beschreibung intern
- als Event kennzeichnen (Aussendung erhält ein Eventbanner als Markierung)
- Absender (welche E-Mail soll als Absender genutzt werden, Mailkonten)
- Versandpriorität (nur Email wählbar)
- geplante Aussendungszeit (wann soll die Aussendung versendet werden)
- aktiv (Aussendung ist aktiv/inaktiv)
- geblockt (blockt die Aussendung zur Bearbeitung)
- Zur Aussendung freigegeben (ist die Aussendung freigegeben ja/nein)
- gesendet (wurde die Aussendung bereits versendet, ja/nein)
- Zugriff (welche Gruppe darf die Aussendung sehen/bearbeiten, Zugangsberechtigung Daten)
Abb.: Eingabemöglichkeiten der Aussendungseinstellungen
Empfänger
Im Reiter Empfänger legen Sie fest, welche Kontakte der Aussendung hinzugefügt werden sollen oder können bereits hinzugefügte Empfänger verwalten.
- pflegen (Liste der zugeordneten Kontakte)
- Dubletten (Dubletten prüfen)
- Verteiler hinzufügen (vorgefertigte Verteiler der Aussendung hinzufügen)
- manuell hinzufügen (manuell Kontakte zuordnen)
Zusätzlich stehen Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Diese sind:
- Alle
- Test
- geblockte Kontakte
- Mailing versendet
- Mailing nicht versendet
- Mailing erhalten
- ungültige Kontakte
| Info |
|---|
Wird über Troi eine Aussendung angestoßen, wird diese mit einem sogenannten Tracking-Pixel versehen. Tracking-Pixel oder auch Zählpixel sind kleine Grafiken welche eine Logdatei-Aufzeichnung und eine Logdateianalyse ermöglichen. Öffnet nun ein Empfänger die Aussendung, wird dieses kleine Pixel vom Server geladen und der Kontakt erscheint unter dem Filter Mailing erhalten. Jedoch werden bei vielen E-Mail-Programmen externe Grafiken blockiert oder diese müssen erst vom Empfänger manuell freigegeben werden (i. d. R. gekennzeichnet durch eine Meldung, dass von außen stammende Inhalte blockiert wurden). Somit bietet der Filter Mailing erhalten nur eine eingeschränkte Aussagekräftigkeit zur Öffnungsrate einer Aussendung. |
| Info |
|---|
Kontakte gelten als ungültig wenn diese keine E-Mailadresse besitzen. |
Inhalt & Attachments
In der Schaltfläche Inhalt & Attachments legen Sie den Inhalt Ihrer Aussendung fest und können entscheiden ob Sie eine normale E-Mail versenden oder ein HTML File uploaden mit alternativer Plaintext-Version.
Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl.
- Sprache (Sie können alle Elemente der Aussendung in einer deutschen und einer englischen Sprachvariante erfassen)
- E-Mail Betreff (Thema der Aussendung)
- Antwort E-Mail Adresse (Sie können eine E-Mail Adresse auswählen oder die Checkbox bei Versender E-Mail aktivieren)
- Versender E-Mail (als Antwort E-Mail Adresse wird die Versand E-Mail Adresse genutzt)
- Aussendungsinhalt (HTML File hochladen anklicken um ein HTML File auszuwählen oder im Textfeld einen Text verfassen)
- Alternative Plaintext-Version (Plaintext Version, wenn die HTML Inhalte beim Empfänger nicht korrekt dargestellt werden)
- E-Mail Abbinder (Einstellungen für den E-Mail Abbinder)
- Disclaimer (Formatierungsmöglichkeiten und Textfeld für den Haftungsausschluss)
- Attachments hochladen (Dateien hochladen mit einen Klick auf das Feld oder per Drag & Drop auf das Feld ziehen)
- Vorschau (Mailingvorschau im Browser)
Abb.: Eingabemöglichkeiten des Inhalt & Attachments-Reiters
Einstellung bestätigen
Im Reiter Einstellungen bestätigen finden Sie eine Übersicht über alle getätigten Einstellungen und können die Aussendung freigeben.
Die Markierung der einzelnen Elemente kann drei Farben haben.
- rot (Warnung, unbedingt prüfen/korrigieren)
- orange (Hinweis, bei Bedarf prüfen/korrigieren)
- grün (alles ok)
Mit einen Klick auf den Haken wird die Aussendung freigegeben und der Aussendung verwalten-Button erscheint in der Detailansicht.
Abb.: Eingabemöglichkeiten des Einstellung bestätigen-Reiters
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Aussendungen versenden
Sofern die Aussendung freigegeben ist erscheint in der Detailansicht der Button Aussendung verwalten.
Abb.: Position des Aussendung verwalten -Buttons
Mit einen Klick auf den Button Aussendung verwalten öffnet sich Sie die Ansicht Aussendung verschicken.
Aktivieren Sie den Punkt bei Verschicken an und klicken auf das Pfeil-Symbol um den Versand zu starten.
Um den Versand zu einem späteren Zeitpunkt automatisch vorzunehmen wählen Sie ein Aussendedatum und eine Uhrzeit und speichern mit dem Disketten-Symbol.
Abb.: Popup Aussendung verschicken