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Projekte, die über eine längere Zeit umgesetzt werden, benötigen einen zuverlässigen zentralisierten Informationsfluss, damit man Projektänderungen, Aufgaben und Entscheidungen nachvollziehen kann. Wenn Sie die Projekte im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Protokoll.
Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner. Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste aller erstellten Protokolle. Die Ansicht zeigt Ihnen verschiedene Informationen. Diese sind:
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- Protokolltitel (Titel des Protokolls)
- Datum (Datum der Besprechung)
- Autor (Protokollführer)
- Teilnehmer (Teilnehmer der Besprechung)
- Verteilerliste (E-Mail Benachrichtigung)
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Zusätzlich stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Diese sind:
- Autor
- Teilnehmer
- Zeitraum
- Suchfeld
Mit einen einem Klick auf GO wird die Suche gestartet.
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Abb.: Standardansicht des Protokoll-Moduls
Mit einem Klick auf den Pfeil, der erscheint, wenn Sie ein Protokoll in der Ansicht berühren, stehen Ihnen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Diese sind:
- Protokoll bearbeiten
- Protokoll löschen
- Protokoll kopieren
- Protokoll versenden (E-Mail)
- Einladung versenden (E-Mail)
- Protokoll drucken (PDF)
Wechseln Sie mit einem Klick auf das Protokoll.
In der Detailansicht des Protokolls können Sie in der Fußzeile das Protokoll drucken, löschen oder speichern.
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Protokoll erstellen und bearbeiten
Wenn Sie ein neues Protokoll anlegen möchten, klicken Sie auf das Plus-Zeichen oben rechts. Alternativ können Sie das Protokoll im Projekt anlegen, wählen Sie dazu im Projekt den Bereich Dokumente und den Reiter Protokoll aus. Im Fenster das sich öffnet können Sie verschiedene Einstellungen treffen. Diese sind:
- Mandant
- Kunde
- Projekt
- Protokolltitel
Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.
Wird das Protokoll aus einem Projekt heraus angelegt öffnet sich sofort die Detailansicht da die Einstellungen Mandant, Kunde und Projekt bereits durch das Projekt vorgegeben werden.
BASISEINSTELLUNGEN
Abb.: Pop-up für ein neues Protokoll
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Basiseinstellungen
Die ersten Informationen zur Protokollanlage sind:
- Protokolltitel
- Ziel
- Datum und Zeit
- Ort
- Zugriff
- Kalendereintrag für alle Teilnehmer erstellen
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Teilnehmer, Anschreiben und Verteiler
In diesen Bereichen legen Sie die Teilnehmer fest, fügen ein Anschreiben ein und legen eine Verteilerliste für die E-Mail Benachrichtigung fest.
Mit einen einem Klick auf das Plus-/Minus-Zeichen neben den Teams können Sie die Mitarbeiterliste öffnen oder schließen.
Aktivieren Sie die Checkbox bei den teilnehmenden Mitarbeitern, um diese hinzuzufügen.
Abwesende Teilnehmer können als Entschuldigt entschuldigt markiert werden.
Alle Teilnehmer sind automatisch auch in der Verteilerliste, weitere Personen können Sie hinzufügen, indem Sie die aktivieren.
Um externe Kontakte hinzuzufügen, geben Sie im Suchfeld den gewünschten Kontakt ein, wählen im Drop-Down den Kontakt aus und klicken anschließend auf das Plus-Zeichen.
PROTOKOLLINHALT, PROTOKOLLVORSCHAU UND ANHÄNGE
Abb.: Basiseinstellung des Protokolls (Teilansicht)
Protokollinhalt, Protokollvorschau und Anhänge
Im Protokollinhalt können Sie zwischen verschiedenen Typen wählen. Diese sind:
- Überschrift (H)
- Entscheidung
- Information
- To Do
- Projektaufgabe
Geben Sie im Textfeld den Inhalt ein und wählen anschließend einen Typ.
Nach Klick auf das Diskettensymbol Disketten-Symbol erscheint das Element im Bereich Protokollvorschau.
Mit einem Klick auf den Papierkorb, der erscheint, wenn Sie einen Eintrag berühren, können Sie den Inhalt löschen.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche Anhänge können Sie eine Datei zum upload Upload auswählen oder Sie ziehen das gewünschte Dokument via Drag & Drop auf die Schaltfläche.
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Historie
In der Historie sehen Sie verschiedene Informationen. Diese sind:
- erstellt von
- erstellt am
- geändert von
- geändert am
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