Ressourcen 2.0

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Mit Version 5.4.12 bietet die Troi Software Ihnen einen revolutionären Prozess, mit dem man das eher lästige Ressourcenmanagement reibungslos im Projektmanagement- und  Aufgabenworkflow integrieren kann.

Was sehe ich in der neuen Ressourcenübersicht?

Die neue Ressourcenübersicht ist dafür ausgelegt worden, um große Datenmengen zu verwalten. Im Vergleich zur alten Ansicht sind die Ladezeiten deutlich gekürzt worden und alle Elemente, die keine aussagekräftige Information geliefert haben, wurden entfernt. Die neue Troi Schrift wurde implementiert um die Lesbarkeit zu optimieren. Außerdem wurde die Filterleiste erweitert, um die Ergebnisse so weit einschränken zu können, dass man nur die für sich wichtigen Information erhält.

Das "Erweitert" Menü kommt zu den Ressourcen

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Das "Erweitert" Menü (ehemals Toggle Menü genannt) wird jetzt in der neuen Ressourcenübersicht verwendet, um zwischen verschiedenen Ansichten zu wechseln. Troi 5.4.12 stellt bereits die Mitarbeiter VS Zeit in der Tagesansicht zur Verfügung, durch die man die Auslastung entweder als Prozent- oder Stundenwert anzeigen lassen kann. Unter Berücksichtigung der Mitarbeiterarbeitszeit, die für jeden Benutzer konfiguriert wird, kann Troi diesen exakten Wert berechnen und darstellen. Kommende Troi Versionen werden um die folgenden Ansichten ergänzt:

• Dimensionen
  • Projekte VS Zeit
  • Projekte VS Mitarbeiter in der Wochenansicht (Scheduling)
• Zeitliche Auslastungen
  • Auslastung pro Woche
  • Auslastung pro Monat
• Auslastung in Personentage

Filter sind jetzt kategorisiert

Die Filterleiste wurde deutlich für das neue Ressourcenmanagement Modul in Troi erweitert. Die erste Zeile ermöglicht eine Kombination von Filtern, die dazu führen, dass man auf Projektebene die Liste einschränken kann. Die Filterkriterien sind: Mandant » Kunde » Projektmappe » Projekt » Projektstatus » Projektverantwortlicher.

Selbstverständlich ist jeder Schritt dieser Kombination optional und führt dazu, dass man schneller die richtige Aufgabe findet. Eine zweite Reihe von Filtern ermöglicht das Einschränken auf Mitarbeiterebene. Eine Besonderheit dazu ist die Möglichkeit, die Ergebnisliste auf Mitarbeiter von Teams/Gruppen einzuschränken. Diese Möglichkeit steht Teamleitern zur Verfügung.

Die Konfiguration von Teamleitern, verfügbar seit Troi 5.4.11, ist über den Menüpunkt Mitarbeiter » Zugangsberechtigung Daten erreichbar und dient parallel zur Freigabe von Stundeneinträgen, wenn Freigabeprozesse aktiv sind. Ein Mitarbeiter darf in mehreren Gruppen gleichzeitig als Teamleiter eingetragen sein.

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Wenn Ihre Bedürfnisse von der Ansicht abweichen

Die größte Herausforderung bei der Konzeption der Ressourcenansicht in Troi rührte von der Tatsache her, dass diese sehr individuell ist. Sogar unternehmensintern wurden Konflikte registriert, welche Informationen wie dargestellt werden muss. Deshalb haben wir es möglich gemacht, die Ansicht für eigene Bedürfnisse mit dem Zahnrad im unteren rechten Bereich der Ansicht anzupassen. Hier können Sie jetzt schon den prozentualen Schwellenwert für die rote Darstellung von Ressourcenauslastungen anpassen.

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In Zukunft steht dann die bereits existierende Konfiguration der angezeigten Spalten, die im Systemeinstellungsbereicht von Troi möglich sind, zur Verfügung. Diese lauten: 

• Projektnummer und Name
• Aufgabenname
• Aufgabennummer
• Aufgabenstart-/-enddatum
• Zeitvorgabe/Budget
• Projektverantwortlicher

Was bedeuten die Ausrufezeichen?

Zusätzlich zum Schwellenwert werden unter Umständen Ausrufezeichen angezeigt, die den User helfen sollen, auf mögliche Konflikte zu achten:

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Wie werden Ressourcen gebucht

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Die Ressourcenauslastung in Troi erfolgt jetzt primär über Projektaufgaben, die den Mitarbeitern zugewiesen werden. Das Troi Aufgabenworkflow wird in den kommenden Releases erweitert, um eine zusätzliche Stufe der Aufgabenerfassung zu ermöglichen. Um unnötige Änderungen für unsere User im Workflow zu vermeiden, wird der Prozess der Erstellung einer Aufgabe deutlich vereinfacht, wobei dies über minimale Anpassungen im bekannten Dialog erfolgen wird.

Wichtig ist, dass nach wie vor die Auslastung der Mitarbeiter bereits im Aufgabendialog berechnet wird und diese Information wie erwartet im Ressourcenmanagement Tool für die weitere Verwaltung ankommt.

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Wie werden Ressourcen weiterdelegiert?

Über das neue Ressourcenmodul ist es möglich, spontan auf eine unerwartete Abwesenheit oder eine Fehlbuchung zu reagieren.

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Klicken Sie auf einen bestimmten Mitarbeiter und das gewünschte Datum, um Details über seine Auslastung einsehen zu können. Es öffnet sich ein Fenster, das verschiedene Optionen bietet: Sie können den Zeitraum für die Aufgaben verändern und verlängern oder verkürzen. Um eine Auslastung auf andere Mitarbeiter zu delegieren, klicken Sie einfach auf die jeweilige Aufgabe. Sie wird dann automatisch abgezogen. Um einen Fehlklick zu verhindern, verlangt TROI noch eine Bestätigung Ihrer Änderungen.

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Nachdem Sie die Sicherheitsabfrage bestätigt haben, können Sie die auf diese Weise freigestellte Aufgabe einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Über das Dropdown-Menü erfahren Sie, wie weit die anderen Mitarbeiter schon ausgelastet sind. Wenn keine Mitarbeiter frei sind, können Sie die Option “Keinen Mitarbeiter” auswählen. Dadurch starten Sie eine neue Ressourcenanfrage. Diese kann dann wie gewohnt von einem zuständigen Mitarbeiter einer anderen Ressource zugewiesen werden. Das erfolgt über die Option “Nicht zugewiesene Aufgaben”.

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In den Ressourcen erhalten Sie eine Übersicht über alle erstellten Projektaufgaben sowie Abwesenheiten.

Als Ressourcenplaner können Sie nicht zugewiesenen Aufgaben Ressourcen zuweisen und Projektaufgaben von ausgelasteten Ressourcen an andere Mitarbeiter delegieren.

Für die Nutzung der Ressourcenverwaltung ist es zwingend notwendig mit den Projektaufgaben zu arbeiten. 

Ansichten

Sie haben die Möglichkeit, die Auslastung der Mitarbeiter entweder auf Stunden- oder %-Ebene anzeigen zu lassen.

Über das erweiterte Menü oben links steuern Sie die Anzeige und die Einheit der Werte. 

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Abb.: das erweiterte Menü des Ressourcen-Moduls

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Filtereinstellungen

• Mandant
• Kunde
• Projektmappe
• Projekt
• Unterprojekt
• Projektverantwortlicher
• Mitarbeiter
• Nur meine Mitarbeitergruppen anzeigen
• Benutzergruppen
• Aufgabenzustand 
• Zeitraum 

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Abb.: Standardansicht des Ressourcen-Moduls auf % Ebene

Einige Spalten können über das Zahnrad-Symbol unten rechts in der Fußzeile aktiviert/deaktiviert werden.

• Auslastungsschwelle für Warnung
• Projektnummer und Name
• Aufgabentitel
• Aufgabenstart-/-enddatum
• Zeitvorgabe/Budget
• Projektverantwortlicher
• Aufgabenzustand
• Letzte Zuweisung von
• Spalten Datumsformat

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Abb.: Einstellungsmöglichkeiten der Ressourcenansicht

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Ressourcenansicht 

Die Ressourcenansicht ist in die Bereiche Nicht zugewiesene Aufgaben und Gruppen unterteilt.

 Mit einem Klick auf die Bereiche in der Spalte Projektnummer und Projektname öffnet sich die darunter liegende Ebene bis hin zu den einzelnen Projektaufgaben.

Alle Elemente, welche Sie anklicken können, sind in der Ansicht blau markiert.

Dies betrifft die Spalten: 

• Aufgaben-ID
• Zeitraum

Nicht zugewiesene Aufgaben

Die Projektleiter stellen die Projektaufgabe ohne Mitarbeiterzuweisung in einen Aufgabenpool, den nicht zugewiesenen Aufgaben.

Der Bereich nicht zugewiesene Aufgaben ist nur für den Ressourcenplaner sichtbar.

Er definiert, welcher Mitarbeiter die Aufgabe zugewiesen bekommt.

Mit einem Klick auf die Aufgaben-ID oder dem Datum öffnet sich die Bearbeitungsansicht. 

Die Zuordnung der Ressourcen entspricht der Zuweisung und Ressourcenplanung der Projektaufgaben. 

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Abb.: Pop-up für nicht zugewiesene Aufgaben

Zugewiesene Aufgaben bearbeiten

In den Gruppen sind alle Aufgaben gelistet, welche bereits einem Bearbeiter zugewiesen sind.

Mit einem Klick auf die Aufgaben-ID öffnet sich die Bearbeitungsansicht. 

Im Bereich Ressourcen-Planung sieht der Ressourcenplaner die Auslastung der Ressource in Stunden oder Prozent und kann bei einer Über- oder Unterbuchung der Ressource Aufgaben umverteilen.

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Abb.: Auslastung des Mitarbeiters

Detailansicht Auslastung

Wenn Sie auf die Auslastung des Mitarbeiters in der Datums-Spalte klicken, erscheint eine detaillierte Auslastungsübersicht über den gewünschten Zeitraum.

Den Zeitraum wählen Sie über die Felder von / bis und klicken anschließend auf GO, um die Suche zu starten.

Mit einem Klick auf die Stunden in der Spalte Aufwand können Sie die Projektaufgabe einem anderen Mitarbeiter zuweisen. 

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Abb.: Auslastung des Mitarbeiters am 21.11.2019