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| title | Neu seit Troi 5.4.20 |
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In den Mailkonten können Sie ein Systemmailkonto anlegen, welches alle Informationsmails zu Abwesenheiten, Terminen, Aufgaben und Freigaben versendet.
Wenn Sie das System im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Mailkonten. Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner.
Hinweis: Es nicht mehr notwendig, Konten für jeden Mitarbeiter einzurichten, wenn
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Sie E-Mailbenachrichtigungen
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erhalten möchten. Es reicht, wenn ein Systemaccount
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konfiguriert und das Feld
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Nach wie vor sind aber einzelne E-Mailkonten notwendig, um die Funktion PR-Mailing mit E-Mails im Namen einzelner Personen erfolgreich verwenden zu können.
Warum muss man in Troi ein E-Mailkonto einrichten?
Troi verfügt über eine automatische Benachrichtigungsfunktion, um Benutzer zu Informieren, wenn Sie über Troi-Ereignisse informiert werden sollen. Ein benutzer wird bsps. Benutzer informiert, wenn er eine neue Aufgabe erhält oder zu einem Termin eingeladen wird. Ebenso erfolgt eine Benachrichtigung, wenn ein Mitarbeiter eine genehmigungspflichtige Abwesenheit anfragt, damit sein Vorgesetzter rechtzeitig reagieren kann. Der Mitarbeiter wird selbstverständlich über die Entscheidung benachrichtigt.
In Zukunft möchten wir mehr pro-aktive Information aus der Troi Software anbieten, damit der Benutzer von den Funktionen profitieren kann, auch wenn er Troi in seinem Browser nicht nutzt.
Welche Informationen sind notwendig, um die Benachrichtigungsfunktion zu nutzen?
Im Bereich System » Mailkonten ist es möglich, E-Mailkonten für Troi zu konfigurieren. Wie oben erwähnt, war es in der Vergangenheit notwendig, Konten für alle Mitarbeiter einzurichten, damit der Informationsfluss in allen Richtungen erfolgen konnte. Dies bedeutete einen großen Verwaltungsaufwand für Systemadministratoren, die mit Troi gearbeitet haben.
Ab der Version 5.4.20 muss nur noch der System-Account eingetragen werden, damit alle Benachrichtigungen erfolgen können.
in den Mitarbeiterdetails befüllt wird.
Wenn einzelne Mitarbeiter E-Mails versenden möchten, zum Beispiel im PR-Modul, ist es notwendig für diese Mitarbeiter ein spezifisches Mailkonto anzulegen.
Neue Mailkonten hinzufügen und bearbeiten
Sie können ein neues Mailkonto anlegen indem Sie auf das Plus-Zeichen oben links drücken.
Das gewünschte Systemmailkonto legen Sie zuerst auf Ihren Mailserver an und hinterlegen danach alle Informationen in Troi.
Damit Troi E-Mails verschicken kann, sucht es sich den ersten System-Account aus der Liste aus (diese werden kursiv geschrieben). Der System-Account muss vollständig eingerichtet werden, inklusive SMTP-, IMAP- und Benutzerdaten, um erfolgreich Benachrichtigungen zu versenden. Der Haken, der ein Konto Um ein Mailkonto als System-Account erkennt, wird um untersten Bereich des Fensters gefunden.
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| title | WICHTIG! |
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einzustellen aktivieren Sie die Checkbox System-Account.
Wenn mehrere Konten genutzt werden, kann man auch die Einstellung anderer Konten erleichtern, wenn man diese Einstellungen als Standardeinstellungen definiertdieser Konten erleichtert werden indem Sie die Checkbox Standardeinstellungen aktivieren. Das bedeutet, dass leere Felder anderer Konten mit der Information dieser Felder im Konto mit Standardeinstellungen übernommen werden (öfters den Informationen des Standardmailkontos befüllt werden, oft sind IMAP- und SMTP-Server , zum Beispiel, unternehmensweit identisch).
Troi noch wissen, wohin es die Benachrichtigung schicken soll, wenn ein Benutzer von einem Troi-Ereignis erfahren soll. Dafür muss man nur eine gültige E-Mailadresse entweder im Kontakt des Benutzers im Kontaktmodul (Feld E-Mail unter Büro) oder im Feld E-Mail der Mitarbeiterdetails eintragen. Beide Felder sind synchronisiert, sodass diese Einstellung nur einmal erfolgen muss.
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unternehmensweit identisch.
Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingaben, mit einem Klick auf den Papierkorb löschen Sie das Mailkonto und mit einem Klick auf das x verwerfen Sie die Bearbeitung.
Felderklärung:
| Beschreibung: | Geben Sie hier bitte einen beschreibenden Text ein. Dieser wird in Auswahllisten angezeigt. |
| E-Mail: | Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein. |
| Postausgangs-Server (SMTP): | Der Postausgangs-Server ist für den Versand von E-Mails verantwortlich. Den Namen bzw. die Adresse des Servers erhalten Sie von Ihrem technischen Administrator bzw. Ihrem Provider. Hinweis: Klären Sie bitte im Vorfeld Ihres ersten Mailings, ob Ihr Mailserver den Versand von Mails an externe Adressen (Relaying) zulässt. |
| SMTP Verschlüsselung | Dieses Feld ermöglicht die Option zwischen "default", "SSL" und "starttls" als Verschlüsselung zu wählen. Der Standard wird aus der config des Troi Support abgeleitet. |
| Posteingangs-Server (POP3): | Dieses Feld dürfen Sie leer lassen. |
| Benutzer: | Den Benutzernamen erhalten Sie von Ihrem technischen Administrator bzw. Ihrem Provider. |
| Passwort: | Das Passwort erhalten Sie von Ihrem technischen Administrator bzw. Ihrem Provider. |
| Server erfordert Authentifizierung: | Markieren Sie dieses Ankreuzfeld, wenn Ihr Postausgangs-Server für das Versenden von E-Mails eine Anmeldung verlangt. |
| Signatur (Text): | Dieses Feld nimmt Ihre Signatur auf. Wenn Sie eine E-Mail versenden wird diese automatisch an den Mailtext angehängt. |
| Signatur (HTML): | Falls Sie E-Mails im HTML-Format versenden und die Signatur formatieren wollen, können Sie dieses Feld füllen. Beachten Sie in diesem Fall, dass Sie auch für die Zeilenumbrüche die entsprechenden HTML-Tags verwenden. Wenn Ihre Signatur keine spezielle Formatierung ausweißt, können Sie dieses Feld leer lassen. |
| Standardeinstellungen: | Wenn Sie dieses Ankreuzfeld markieren, dient dieses Mailkonto als Standardeinstellung für alle anderen Konten. D.h. Felder, die in den anderen Mailkonten leer bleiben, werden aus den Standardeinstellungen gefüllt. |
| SMTP Verbindungstest: | Zum überprüfen der angegeben Daten, wird eine Test E-Mail an das hinterlegte Postfach versendet. |
SMTP Verbindungstest
Über den Button SMTP Test E-Mail senden kann die SMTP Verbindung getestet werden.
Anschließend wird im oberen Teil entweder eine Erfolgsmeldung angezeigt oder eine Fehlermeldung, falls die hinterlegte Verbindung nicht korrekt funktioniert.
Mitarbeitereinstellungen zum Erhalt von E-Mail Benachrichtigungen
Damit Troi weiß wohin es die Benachrichtigung schicken soll, ist es notwendig in den Mitarbeiterdetails im Reiter Allgemein im Feld E-Mail eine E-Mailadresse einzutragen.
Anschließend müssen Sie die Benachrichtigungsfunktion aktivieren. Wechseln Sie in den Ordner System und den Unterordner Systemeinstellungen. Gehen Sie in den Reiter Benutzer und wählen Sie diese Funktion auch im Dropdown-Menü aus. Anschließend setzen Sie einen Haken bei folgenden Optionen:den gewünschten Benutzer und das Drop Down allgemeine Einstellungen. In der Auswahlliste aktivieren Sie die Checkboxen bei:
E-Mail an mich senden, wenn von mir eine Notiz ein To-Do oder Projektaufgabe (für mich) erstellt/bearbeitet wird
E-Mail an mich senden, wenn von mir ein Kalendereintrag (für mich) erstellt/bearbeitet wird
Wenn trotz richtiger Einstellungen keine Mails verschickt werden, sind entweder die Mailkonten oder das Systemmailkonto falsch konfiguriert. Überprüfen Sie, ob Sie nicht ungewollt Leerzeichen durch Kopieren und Einfügen übernommen haben.
Wie kann ich die Richtigkeit meiner Mailkonten überprüfen?
Bis Troi 5.4.22 konnte man die E-Mailkontenkonfiguration über ein veraltetes System überprüfen, was über die Einstellung des Kontos durch einen Hyperlink möglich war. Durch die Modernisierung der E-Mailprotokolle (u.A. IMAP, Exchange ActiveSync) konnte dieser Test keine zuverlässigen Ergebnisse liefern. Zusätzlich kam nur die Benachrichtigung, dass die Konfiguration falsch war, nicht aber was in der Konfiguration noch korrigiert werden müsste. Die neue, generelle Analyse von E-Mailkonten finden Sie jetzt unter System » Hintergrunddienste im Troi Menü (i.d.R. nur von Systemadministratoren zugänglich).
Troi hat jetzt die Überprüfung der E-Mailkonten in den Hintergrunddiensten automatisiert. Sobald eine E-Mail nicht aus Troi verschickt werden kann, wird das vom Hintergrunddienst email_sender aufgefangen und der Fehler wird im Reiter Hintergrunddienstereignisse gemeldet. Der Dienst läuft andauernd, solange ein E-Mailkonto falsch konfiguriert ist. Zusätzlich läuft dieser Dienst einmalig jede 4. Stunde, um alle E-Mailkonten zu kontrollieren, um weitere Fehler vorzubeugen.
Überprüfung Mailkonten
Die E-Mailbenachrichtigungen werden über Ihren Mailserver abgewickelt. Die Fehlermeldungen zu Mailkonten können Sie im Bereich Hintergrunddienste einsehen.
Sind keine Mailkonten oder alle Mailkonten korrekt eingerichtet, ist die Anzeige in den Hintergrunddienstereignissen leer.
Sobald ein fehlerhaftes Konto erkannt wird, wird die Fehlermeldung in den Hintergrunddienstereignissen angezeigt. Unter Klasse/Funktion wird die betroffene E-Mailadresse ausgewiesen und unter Log Text ein Hinweis für die noch fehlerhafte Information, sofern diese vom Server gemeldet wird. Damit kann derjenige, der für die Verwaltung von E-Mailadressen im Unternehmen ist, pauschal Ihr Mailserveradministrator alle Konten korrigieren und weitere Benachrichtigungen sicherstellen.
Troubleshooting
Der SMPT-Verbindungstest ist nicht erfolgreich (Microsoft 365)
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Ich habe die SMPT Test Email versendet und erhalte die Test Email nicht.
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Wir verwenden kein SMTP Basic Auth, sondern Modern Authentication.
Kann die Verbindung auch ohne SMTP Basic Auth hergestellt werden?
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Solange ein E-Mailkonto, was als Systemaccount konfiguriert ist, fehlerhaft eingestellt ist, wird eine "Warteschleife" für E-Mails erstellt. Sobald die Informationen korrigiert sind und Troi im Name des Systemaccounts wieder E-Mails verschicken kann, werden diese Benachrichtigungen auch nachträglich verschickt.
Nutzung von namentlichen Konten für das PR-Modul für Mailings
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Viele Applikationen, einschließlich Troi, unterstützen in der Regel nur SMTP Basic Auth. Wenn diese Geräte und Applikationen nicht mit Modern Authentication kompatibel sind, gibt es dennoch Lösungen:
SMTP Auth aktivieren: Es ist möglich, SMTP Auth zu aktivieren, um eine bessere Kompatibilität mit Geräten und Anwendungen zu gewährleisten. Dies ist auch möglich explizit für ein einziges Mailkonto.
SMTP-Relay: Sie könnten ein SMTP-Relay verwenden und dieses so konfigurieren, dass es nur im Troi-Netzwerk zugelassen ist. Zusätzlich könnten Sie SPF-Einträge für Troi einstellen, um die E-Mail-Sicherheit zu erhöhen.
Microsoft 365 oder Office 365 SMTP-Relay: Es gibt die Möglichkeit, einen Connector zu konfigurieren, um E-Mails über das Microsoft 365 oder Office 365 SMTP-Relay zu senden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine große Anzahl von Nachrichten senden oder wenn Ihre Geräte nicht die Möglichkeit haben, sich direkt mit Office 365 oder Microsoft 365 zu authentifizieren.
Hilfreiche Informationen von Microsoft gibt es zum Thema Einrichten einer Anwendung zum Senden von E-Mails mit Office 365 hier: