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Projekte, die über eine längere Zeit umgesetzt werden, benötigen einen zuverlässigen zentralisierten Informationsfluss, damit man Projektänderungen, Aufgaben und Entscheidungen nachvollziehen kann. Eng mit dem Projektmodul verknüpft, verfügt Troi über eine Protokollfunktion, die diese Aufgabe erfüllen soll.
Wer kann auf die Protokollliste zugreifen?
Protokolle in Troi sind über ein separates Modul erreichbar. Das heisst, ein Benutzer muss auf dieses Modul zugreifen können, um die allgemeine Protokollliste sowie die projektbezogene Protokollliste zuzugreifen. Gleiches gilt für die Beschlussliste. In standardkonfigurierten Troi Instanzen bedeutet das, dass die Gruppen Administrator (Vollzugriff ohne Einschränkung) und Projektleiter auf dieses Modul zugreifen können.
Die Protokollliste kann entweder direkt aus dem Troi Menü unter Projekte » Protokoll aufgerufen werden oder im Projektmodul, wenn Sie innerhalb eines Projektes im Reiter Dokumente sind. Der Unterschied beider Listen ist nur, dass die projektbezogene Liste nur Protokolle zum aktuell ausgewählten Projekt darstellt. Die Bearbeitung bestehender Protokolle ist identisch in beiden Listen. Um die Protokollfindung zu erleichtern, ist die allgemeine Protokollliste noch in Kunden gegliedert und die Spalte Projekttitel weist noch auf den dazugehörigen Projekten hin.
Protokoll erstellen
Wie empfehlen die Erstellung eines Protokolls immer aus dem Projektmodul auszuführen, damit man den Schritt der Projektsuche überspringen kann. Es ist nicht möglich, einen Protokoll in Troi zu erstellen, ohne dafür einen Projekt auszuwählen. Wenn man im Projektkontext einen Protokoll erstellt hat, ist der einzige weitere Pflichtfeld der Titel des Protokolls, damit sich dieser klar von anderen Protokollen unterscheiden kann.
Weitere Daten
Die Datensätze Ziel, Datum und Zeit und Ort werden zur besseren Sortierung und Filterung der Protokollliste verwendet. Zusätzlich kann man Protokolle nur für bestimmte Gruppen (konfigurierbar unter Mitarbeiter » Zugriffsberechtigung Daten im Troi Menü) einschränken, um sensible Daten besser zu verbergen. Auch die Beschlussliste respektiert diese Kriterien, um Entscheidungen aufzulisten. Sollte es sich noch um eine Agenda zu ein geplantes Meeting handeln, ist es sogar möglich, für alle Teilnehmer, einen Termin im Kalender zu erstellen. Damit das für den Teilnehmern den richtigen Kontext hat, wird das Protokolltitel für die Terminnennung automatisch übernommen.
Unterschied zwischen Teilnehmer und Verteilerliste
Protokolle sowie deren Einladungen können automatisiert aus Troi per E-Mail verschickt werden, solange die E-Maileinstellungen in Troi richtig sind und alle Teilnehmer des Protokolls werden automatisch zur Verteilerliste dieser E-Mail mit aufgenommen. Das erleichtert enorm den Prozess, händisch eine Verteilerliste zu erstellen, deckt aber nicht den Fall ab, dass eine Person eventuell nicht im Termin teilnimmt, trotzdem an den dazugehörigen Informationen teilhaben sollte. Deswegen gibt es in den Troi Protokollen eine separate Verteilerliste, die sogar in der Druckversion eines Protokolls für die bessere Nachvollziehbarkeit aufgeführt wird.
Zu guter letzt, eingeladene Personen, die nicht im Meeting anwesend sein können, können als entschuldigt markiert werden, damit das auch im Protokoll registriert wird.
Protokolldatentypen
Sobald man die Stammdaten festgelegt hat, kann man mit der Erfassung des Protokolls loslegen. Protokolle bestehen aus fünf Inhaltstypen, die mit den jeweiligen Icons hinzugefügt werden können:
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Projektunabhängige, allgemeine Aufgabe, die einem Benutzer zugewiesen werden kann.
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Projektbezogene Aufgabe, die einem anderen Benutzer zugewiesen werden kann.
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Protokollinhalte werden vereinzelt gespeichert und automatisch der Protokollinhaltsliste hinzugefügt. Sollte man die Reihenfolge von Protokollinhalten verändern wollen, erfolgt das ganz leicht über Drag & Drop. Das gesamte Protokoll kann auch jederzeit mit einem Klick auf das unterste Speicherbutton gesichert werden.
Protokollfinalisierung
Einladung und Einladung versenden
Sollte eine Agenda bereits vor dem Meeting-Termin stehen, kann diese an Mitglieder der Verteilerliste automatisch per Einladungs-E-Mail verschickt werden. Inhalt dieser E-Mail werden das Datenfeld Anschreiben (E-Mail) sowie eine vor-formatierte Agenda (ein Template ist dafür notwendig. Bitte setzen Sie sich mit dem Support in Verbindung über https://helpdesk.troi.de). Dafür brauchen Sie einfach aus der Protokollliste auf das Play-Button klicken und dort die Option Einladung versenden (E-Mail) auswählen. Gleiches gilt für die Option Protokoll versenden (E-Mail), obwohl beide PDF-Dokumente unterschiedliche Formatierungen und angezeigte/verborgene Inhalte enthalten können.
Protokoll ausdrucken
Protokolle können auch direkt ausgedruckt werden. Sollten Sie noch über kein Protokolltemplate verfügen, bitten wir Sie, in Kontakt mit unser Support zu treten um einen Kostenvoranschlag zu erhalten (https://helpdesk.troi.de). Mit einen ausgewählten Protokoll, können Sie im unteren Bereich auf Drucken klicken. Auch möglich ist es, aus der Protokollliste direkt auszudrucken, wie man auf das Play-Button klickt. Ein Beispielprotokoll aus unserer internen "Spielwiese" finden Sie anbei:
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Wie kann ich auf die Beschlussliste zugreifen?
Um auf die allgemeine Beschlussliste sowie auf projektbezogene Beschlusslisten zugreifen zu können, benötigen Sie die Zugriffsrechte auf die Troi-Protokolle, da die Beschlüsse aus den Protokollen kommen.
Aus den Projektaufgaben
Mit Troi 5.4.18, haben wir die Aufgabenliste, das Aufgabenboard und die Beschlussliste unter einem Menüpunkt vereint. Alle drei sind jetzt über den sogenannten View-Switcher der Aufgabenliste erreichbar:
Dort werden alle Beschlüsse in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Entscheidungen/Beschlüsse aus Protokollen, auf die man nicht zugreifen kann, nicht angezeigt werden. Mit einem Klick auf den Projektnamen oder die Projektnummer, können Sie direkt das dazugehörige Projekt aufmachen. Ebenso kann man mit einem Klick auf dem Protokolltitel das dazugehörige Protokoll erreichen.
Im Projektmodul
Im Gegensatz zur allgemeinen Beschlussliste kann man die projektbezogene Beschlussliste über zwei Wege erreichen. Um den Workflow konsistent zu erhalten, ist die Beschlussliste auch hier über die Projektaufgaben erreichbar. Der View-Switcher kann über die Filterleiste sowie das Aufgabenboard aufgerufen werden.
Um in dem richtigen Kontext zu bleiben, ist die Beschlussliste ebenfalls über den Reiter Dokumenteerreichbar. Diese findet man hier über den Unterreiter Protokoll. Beide Optionen führen zur selben Beschlussliste, welche die Entscheidungen zu den Protokollen anzeigt, die im aktuell ausgewählten Projekt erstellt wurden.
Woher kommen die Beschlüsse?
Beschlüsse oder Entscheidungen werden als Inhalt im Protokollmodul erstellt. In Protokollen werden auch andere Inhalte erstellt. Allerdings haben nur Beschlüsse die historische Relevanz und Verbindlichkeit, um in einer eigenen Liste aufgeführt zu werden. Um die Entscheidungsreihenfolge strutkturiert darzustellen, ist es daher nur möglich, Beschlüsse chronologisch darzustellen.
Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner. Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste aller erstellten Protokolle. Die Ansicht zeigt Ihnen verschiedene Informationen. Diese sind:
- Protokolltitel (Titel des Protokolls)
- Datum (Datum der Besprechung)
- Autor (Protokollführer)
- Teilnehmer (Teilnehmer der Besprechung)
- Verteilerliste (E-Mail Benachrichtigung)
Zusätzlich stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung.
- Autor
- Teilnehmer
- Zeitraum
- Suchfeld
Mit einem Klick auf GO wird die Suche gestartet.
Abb.: Standardansicht des Protokoll-Moduls
Mit einem Klick auf den Pfeil, der erscheint, wenn Sie ein Protokoll in der Ansicht berühren, stehen Ihnen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Diese sind:
- Protokoll bearbeiten
- Protokoll löschen
- Protokoll kopieren
- Protokoll versenden (E-Mail)
- Einladung versenden (E-Mail)
- Protokoll drucken (PDF)
Wechseln Sie mit einem Klick auf das Protokoll.
In der Detailansicht des Protokolls können Sie in der Fußzeile das Protokoll drucken, löschen oder speichern.
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Protokoll erstellen und bearbeiten
Wenn Sie ein neues Protokoll anlegen möchten, klicken Sie auf das Plus-Zeichen oben rechts.
- Mandant
- Kunde
- Projekt
- Protokolltitel
Abb.: Pop-up für ein neues Protokoll
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Basiseinstellungen
Die ersten Informationen zur Protokollanlage sind:
- Protokolltitel
- Ziel
- Datum und Zeit
- Ort
- Zugriff
- Kalendereintrag für alle Teilnehmer erstellen
Teilnehmer, Anschreiben und Verteiler
In diesen Bereichen legen Sie die Teilnehmer fest, fügen ein Anschreiben ein und legen eine Verteilerliste für die E-Mail Benachrichtigung fest.
Mit einem Klick auf das Plus-/Minus-Zeichen neben den Teams können Sie die Mitarbeiterliste öffnen oder schließen.
Aktivieren Sie die Checkbox bei den teilnehmenden Mitarbeitern, um diese hinzuzufügen.
Abwesende Teilnehmer können als entschuldigt markiert werden.
Alle Teilnehmer sind automatisch auch in der Verteilerliste, weitere Personen können Sie hinzufügen, indem Sie die aktivieren.
Um externe Kontakte hinzuzufügen, geben Sie im Suchfeld den gewünschten Kontakt ein, wählen im Drop-Down den Kontakt aus und klicken anschließend auf das Plus-Zeichen.
Abb.: Basiseinstellung des Protokolls (Teilansicht)
Protokollinhalt, Protokollvorschau und Anhänge
Im Protokollinhalt können Sie zwischen verschiedenen Typen wählen.
- Überschrift (H)
- Entscheidung
- Information
- To Do
- Projektaufgabe
Geben Sie im Textfeld den Inhalt ein und wählen anschließend einen Typ.
Nach Klick auf das Disketten-Symbol erscheint das Element im Bereich Protokollvorschau.
Mit einem Klick auf den Papierkorb, der erscheint, wenn Sie einen Eintrag berühren, können Sie den Inhalt löschen.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche Anhänge können Sie eine Datei zum Upload auswählen oder Sie ziehen das gewünschte Dokument via Drag & Drop auf die Schaltfläche.
Historie
In der Historie sehen Sie verschiedene Informationen. Diese sind:
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