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Im Reiter Dokumente haben Sie die Möglichkeit, wichtige Daten für die Abwicklung des Projekts zu hinterlegen und Dokumente zu erstellen.
Zusätzlich haben Sie hier einen Überblick über alle via Hermes abgelegten Daten, auf das Protokoll und die Beschlüsse die im Protokoll gefasst wurden.
Abb.: Standardansicht des Dokumente-Reiters
Das erweiterte Menü oben links stellt verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.
- neuen Eintrag erstellen (Upload)
- Zeige alle Dokumente nur für diese Unterprojektebene an
- neues Dokument erstellen (Brief, Fax, Lieferschein, Projektblatt, sofern ein Template dafür in Troi hinterlegt ist, kann das Dokument auch gedruckt werden)
- individuelles Dokument hinzufügen (Programmierung eines Dokuments aus individuellen Kundenfeldern)
Abb.: erweitertes Menü des Dokumente-Reiters
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Dokument erstellen und bearbeiten
Wenn Sie einen Brief, ein Fax, einen Lieferschein oder ein Projektblatt erstellen möchten, klicken Sie im erweiterten Menü bei der Schaltfläche neues Dokument erstellen und wählen das gewünschte Formular aus.
In der Ansicht, die sich öffnet, können Sie für jedes Formular einen Namen vergeben.
Mit einem Klick auf den Dateinamen in der Dokumentliste öffnet sich für jedes Dokument die Datei bearbeiten Ansicht.
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Datei Up- und Download
Wenn Sie ein Dokument oder ein Bild im Projekt hochladen möchten, wählen Sie neuen Eintrag erstellen.
Hier können Sie einen Dateinamen, eine Beschreibung und den Zugriff festlegen.
Mit einem Klick auf Datei auswählen, können Sie das gewünschte Dokument auswählen.
Abb.: Pop-up für eine neue Datei
Klicken Sie in der Ansicht der Dokumentliste auf den Anhang, können Sie den Anhang herunterladen.
Mit einem Klick auf den Pfeil, der erscheint, wenn Sie den Eintrag berühren, eröffnen sich Ihnen verschiedene Möglichkeiten.
- Details anzeigen (zeigt alle Details an)
- neue Version erstellen (Bearbeitung der Datei)
- Historie anzeigen (zeigt, wann die Datei von wem angelegt bzw. verändert wurde)
- ändern der Freigabe (gibt die Datei frei. Es wird eine neue nicht-freigegebene Datei erstellt)
- Datei löschen (löscht die Datei)
- alle Versionen löschen (sind mehrere Versionen vorhanden, können über diese Auswahl alle Versionen gelöscht werden)
Abb.: Möglichkeiten, mit einem Dokument zu verfahren