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Um in TROI die Freigabeliste einzusehen, gehen Sie bitte in den Ordner Freigabelisten und den Bereich Freigabeliste. Dort können Sie die folgenden sechs Reiter finden:

• Zugewiesene Freigaben
• Erstellte Freigabeprozesse
• Stundenfreigaben Teamleiter
• Erstellte Stundenfreigaben Teamleiter
• Stundenfreigaben Projektverantwortlicher
• Erstellte Stundenfreigaben Projektverantwortlicher

Zugewiesene Freigaben

In diesem Reiter finden Sie eine Übersicht über alle bereits zugewiesenen Freigaben, und zwar jedweder Art, also:

• Projekt
• Angebot
• Anfrage
• Beauftragung
• Rechnung
• Lieferantenrechnung
• Stundenfreigabe Teamleiter
• Stundenfreigabe Projektverantwortlicher

Ihnen stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung, um die Auswahl einzuschränken:

• Mandanten - Auswahl des/der zu filternden Mandanten
• Kunde - Auswahl eines oder mehrerer Kunden
• Projekt - Auswahl eines oder mehrerer Projekte (zuvor muss mindestens ein Kunde ausgewählt sein)
• Freigabetyp - Filterung nach Freigabetyp
• Status - Filterung nach Status, zur Auswahl stehen ausstehend, freigegeben, abgelehnt, abgebrochen
• Sortierung - legen Sie hier Ihre bevorzugte Sortierung fest. Zur Auswahl stehen ohne Reihenfolge, Freigabefrist endet am (aufsteigend), Freigabefrist endet am (absteigend)
• Freigabezeitraum von/bis - wählen Sie hier anhand des eingeblendeten Kalenders einen Zeitraum aus
• Suche – Freie Suche

Die Ergebnisliste enthält die folgenden Informationen:

• Freigabe für – Enthält den Projektnamen und die Projektnummer. Beim Anklicken wird das Projekt in einem neuen Tab geöffnet. Über das Kontextmenü können Sie die Historie anwählen. Sie öffnet sich in einem neuen Fenster
• Mandant – der zugehörige Mandant
• Nummer – die Projektnummer. Beim Anklicken wird das Projekt in einem neuen Tab geöffnet
• Freigabetyp
• Freigabestufe – zeigt die Anzahl der vorhandenen Freigabestufen
• erstellt am
• Freigabeantragsteller
• Freigabefrist endet am
• Freigabeverpflichteter – der zur Freigabe berechtigte Mitarbeiter
• Status des Freigabeprozesses
• Freigabe geändert an
• Grund der Ablehnung

Erstellte Freigabeprozesse

Mit Hilfe der verschiedenen Filterfunktionen von TROI können Sie sich bereits erstellte Freigabeprozesse nach Ihren Wünschen Filtern. Dabei stehen Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten zur Auswahl:

• Mandanten - Auswahl des/der zu filternden Mandanten
• Kunde - Auswahl eines oder mehrerer Kunden
• Projekt - Auswahl eines oder mehrerer Projekte (zuvor muss mindestens ein Kunde ausgewählt sein)
• Freigabetyp - Filterung nach Freigabetyp
• Status - Filterung nach Status, zur Auswahl stehen ausstehend, freigegeben, abgelehnt, abgebrochen
• Freigabezeitraum von/bis - wählen Sie hier anhand des eingeblendeten Kalenders einen Zeitraum aus
• Suche – Freie Suche

Die Ergebnisliste wird Ihnen mit verschiedenen Informationen angezeigt. Im Gegensatz zum Reiter zugewiesene Freigaben können Sie die Freigabeprozesse für die einzelnen Projekte hier aufklappen und hierarchisch sortiert anzeigen lassen.

• Freigabe für – Enthält den Projektnamen und die Projektnummer. Beim Anklicken wird das Projekt in einem neuen Tab geöffnet. Über das Kontextmenü können Sie die Historie anwählen. Sie öffnet sich in einem neuen Fenster
• Mandant – der zugehörige Mandant
• Nummer – die Projektnummer. Beim Anklicken wird das Projekt in einem neuen Tab geöffnet
• Freigabetyp
• Freigabestufe – zeigt die Anzahl der vorhandenen Freigabestufen
• erstellt am
• Freigabeantragsteller
• Freigabefrist endet am
• Freigabeverpflichteter – der zur Freigabe berechtigte Mitarbeiter
• Status des Freigabeprozesses
• Freigabe geändert an
• Grund der Ablehnung

Stundenfreigaben durch den Teamleiter

Auch bei den Stundenfreigaben durch den Teamleiter können Sie Ihre Liste auf vielfältige Art und Weise filtern, um schnell das gewünschte Projekt zu finden:

• Mandanten - Auswahl des/der zu filternden Mandanten
• Kunde - Auswahl eines oder mehrerer Kunden
• Projekt - Auswahl eines oder mehrerer Projekte (zuvor muss mindestens ein Kunde ausgewählt sein)
• Freigabetyp - Filterung nach Freigabetyp
• Status - Filterung nach Status, zur Auswahl stehen ausstehend, freigegeben, abgelehnt, abgebrochen
• Freigabezeitraum von/bis - wählen Sie hier anhand des eingeblendeten Kalenders einen Zeitraum aus
• Suche – Freie Suche

Die Liste wird entsprechend Ihren Wünschen gefiltert und dann mit folgenden Informationen angezeigt:

• Checkbox zur Auswahl einer oder mehrerer Stundenerfassungen
• Mandant
• Kalkulationsposition der Stundenerfassung. Über den Eintrag Freigabestatus ändern im Kontextmenü können Sie Personen zur Freigabe ermächtigen, indem Sie die Option Freigabe bestätigen anwählen. Außerdem finden Sie hier Informationen zur Freigabe und zum Erstellungsdatum
• Datum des Stundeneintrags
• Anzahl der erfassten Stunden
• Mitarbeiter, der die Stunden erfasst hat
• Externer Kommentar
• Interner Kommentar
• Status Teamleiter – Status der Freigabe durch den Teamleiter
• Status Projektleiter – Status der Freigabe durch den Projektleiter

Erteilte Stundenfreigaben durch den Teamleiter

Über den Kalender in dieser Ansicht können Sie einen Zeitraum auswählen, in dem die Freigabe erteilt worden ist. Die Ergebnisliste wird mit folgenden Informationen angezeigt:

• Kalkulationsposition der Stundenerfassung. Über den Eintrag Freigabestatus ändern im Kontextmenü können Sie Personen zur Freigabe ermächtigen, indem Sie die Option Freigabe bestätigen anwählen. Außerdem finden Sie hier Informationen zur Freigabe und zum Erstellungsdatum
• Datum des Stundeneintrags
• Anzahl der erfassten Stunden
• Mitarbeiter, der die Stunden erfasst hat
• Externer Kommentar
• Interner Kommentar

Stundenfreigaben durch den Projektverantwortlichen

Sie können die Auswahl der freizugebenen Stunden ganz bequem filtern. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Mandanten - Auswahl des/der zu filternden Mandanten
• Kunde - Auswahl eines oder mehrerer Kunden
• Projekt - Auswahl eines oder mehrerer Projekte (zuvor muss mindestens ein Kunde ausgewählt sein)
• Mitarbeiter
• Datum des Eintrags

Ihre Ergebnisliste enthält dann die folgenden Informationen:

• Checkbox zur Auswahl einer oder mehrerer Stundenerfassungen
• Mandant
• Kalkulationsposition der Stundenerfassung. Über den Eintrag Freigabestatus ändern im Kontextmenü können Sie Personen zur Freigabe ermächtigen, indem Sie die Option Freigabe bestätigen anwählen. Außerdem finden Sie hier Informationen zur Freigabe und zum Erstellungsdatum
• Datum des Stundeneintrags
• Anzahl der erfassten Stunden
• Mitarbeiter, der die Stunden erfasst hat
• Externer Kommentar
• Interner Kommentar
• Status Teamleiter – Status der Freigabe durch den Teamleiter
• Status Projektleiter – Status der Freigabe durch den Projektleiter

Erstellte Stundenfreigaben durch Projektverantwortliche

Sie können die Übersicht über die bereits freigegebenen Stunden einschränken, indem Sie einen Zeitraum auswählen, in dem die Freigabe erfolgte. Dazu nutzen Sie einfach den Kalender. In der Ergebnisliste erhalten Sie dann die folgenden Informationen.

In der Freigabeliste sehen Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Freigaben.

Die Übersichten sind immer leer, für ein Suchergebnis ist es notwendig auf GO zu klicken.

Abhängig von Ihren Filtereinstellungen erscheinen die gewünschten Freigaben. 

• zugewiesene Freigaben (Flatansicht aller Freigaben)
• erstelle Freigabeprozesse (Baumansicht aller Freigaben sortiert nach Projekt)
• Stundenfreigaben Teamleiter
• Erteilte Stundenfreigaben Teamleiter
• Stundenfreigaben Projektverantwortlicher 
• Erteilte Stundenfreigaben Projektverantwortlicher
  
  

Zugewiesene Freigaben / Erstellte Freigabeprozesse

Unter den Reitern zugewiesene Freigaben und Erstellten Freigabeprozesse sehen Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Freigaben.

Im Reiter Erstellte Freigabeprozesse kann im Gegensatz zum Reiter Zugewiesene Freigaben auf Projektebene hierarchisch sortiert und aufgeklappt werden. 

• Mandanten 
• Kunde
• Projekt
• Freigabetyp
• Status
• Sortierung
• Freigabezeitraum von / bis 
• Suche

Mit einen Klick auf die Freigabe öffnet sich die Bearbeitungsebene. Sie können mit einen Klick auf die Projektnummer in der Spalte Freigabe direkt in das Projekt wechseln oder mit einen Klick auf die Nummer direkt das Formular einsehen, für das die Freigabe aussteht. 

Berühren Sie die Freigabe, können Sie über den Pfeil die Bearbeitung durchführen. 

• Historie anzeigen (zeigt die Historie)
• Freigabestatus ändern (bestätigen, ablehnen oder delegieren)
• delegieren (Freigabe an einen anderen Mitarbeiter der Gruppe übertragen)
• Freigabeprozess abbrechen (bricht den Freigabeprozess ab)
• Freigabeprozess bearbeiten (die Freigabestufe sowie die Freigabefrist kann vom Antragsteller bearbeitet werden)

Stundenfreigabe Teamleiter

Unter dem Reiter Stundenfreigaben Teamleiter finden Sie alle Stunden, welche durch einen Teamleiter freigegeben werden müssen. 

• Mandanten 
• Kunde 
• Projekt 
• Mitarbeiter 
• Datum des Eintrags

Die Liste wird entsprechend Ihrer Auswahl gefiltert und mit folgenden Informationen angezeigt:

• Checkbox
• Mandant 
• Kalkulationsposition
• Datum des Eintrags
• Stunden
• Mitarbeiter
• Externer Kommentar
• Interner Kommentar
• Status Teamleiter
• Status Projektleiter

Wenn Sie einen Eintrag berühren erscheint ein Pfeil über den Sie den Freigabestatus ändern können.

Alternativ aktivieren Sie die Checkbox vor den Einträgen die Sie freigeben oder ablehnen möchten und klicken anschließend auf den Haken oder das X in der Fußzeile.

Um alle Einträge zu markieren aktivieren Sie die Checkbox neben Mandant. 

Unter Stundenfreigaben Projektverantwortlicher finden Sie alle Stunden, welche durch einen Projektverantwortlichen freigegeben werden müssen. 

• Mandanten 
• Kunde 
• Projekt 
• Mitarbeiter 
• Datum des Eintrags

Die Liste wird entsprechend Ihrer Auswahl gefiltert und mit folgenden Informationen angezeigt:

• Checkbox
• Mandant 
• Kalkulationsposition
• Datum des Eintrags
• Stunden
• Mitarbeiter
• Externer Kommentar
• Interner Kommentar
• Status Teamleiter
• Status Projektleiter

Wenn Sie einen Eintrag berühren erscheint ein Pfeil über den Sie den Freigabestatus ändern können. Alternativ aktivieren Sie die Checkbox vor den Einträgen die Sie freigeben oder ablehnen möchten und klicken anschließend auf den Haken oder das X in der Fußzeile.

Um alle Einträge zu markieren aktivieren Sie die Checkbox neben Mandant.