Ressourcen 2.0
Mit Version 5.4.12 möchte die Troi Software einen revolutionären Prozess anbieten, womit man den eher lästigen Prozess des Ressourcenmanagements reibungslos im Projektmanagement- und demzufolge Aufgabenworkflow integrieren kann.
Was sehe ich in der neuen Ressourcenübersicht?
Die neue Ressourcenübersicht ist dafür ausgelegt worden, um große Datenmengen zu verwalten. Im Vergleich zur alten Ansicht sind die Ladezeiten deutlich gekürzt worden und alle Elemente, die keine aussagekräftige Information geliefert haben, wurden entfernt. Die neue Troi Schrift wurde implementiert um die Lesbarkeit zu optimieren und die Filterleiste erweitert, um die Ergebnisse soweit einschränken zu können, dass man nur die für sich wichtige Information erhält.
Das "Erweitert" Menü kommt zu den Ressourcen
Das "Erweitert" Menü (ehemals Toggle Menü genannt) wird jetzt in der neuen Ressourcenübersicht verwendet, um Ansichten zu wechseln. Troi 5.4.12 stellt bereits die Mitarbeiter VS Zeit in der Tagesansicht zur Verfügung, womit man die Auslastung entweder als Prozent- oder Stundenwert anzeigen kann. Unter Berücksichtigung der Mitarbeiterarbeitszeit, die für jeden Benutzer konfiguriert wird, kann Troi diesen exakten Wert berechnen und darstellen. Kommende Troi Versionen werden mit folgenden Ansichten ergänzt:
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Die folgenden Ansichten sind noch nicht im Troi 5.4.12 Release verfügbar und werden in den kommenden Versionen veröffentlicht. |
- Dimensionen
- Projekte VS Zeit
- Projekte VS Mitarbeiter in der Wochenansicht (Scheduling)
- Zeitliche Auslastungen
- Auslastung pro Woche
- Auslastung pro Monat
- Auslastung in Personentage
| Table of Contents | ||
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In den Ressourcen erhalten Sie eine Übersicht über alle erstellten Projektaufgaben sowie Abwesenheiten.
Als Ressourcenplaner können Sie nicht zugewiesenen Aufgaben Ressourcen zuweisen und Projektaufgaben von ausgelasteten Ressourcen an andere Mitarbeiter delegieren.
Für die Nutzung der Ressourcenverwaltung ist es zwingend notwendig mit den Projektaufgaben zu arbeiten.
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Um auch die Auslastung von inaktiven Mitarbeitern auswerten zu können, muss die entsprechende Einstellung in System » Systemeinstellungen im Dropdown: Auswertungen vorgenommen werden. |
Ansichten
Sie haben die Möglichkeit, die Auslastung der Mitarbeiter entweder auf Stunden- oder %-Ebene anzeigen zu lassen.
Über das erweiterte Menü oben links steuern Sie die Anzeige und die Einheit der Werte.
Abb.: das erweiterte Menü des Ressourcen-Moduls
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Filtereinstellungen
- Mandant
- Kunde
- Projektmappe
- Projekt
- Unterprojekt
- Projektverantwortlicher
- Mitarbeiter
- Nur meine Mitarbeitergruppen anzeigen
- Benutzergruppen
- Aufgabenzustand
- Zeitraum
Abb.: Standardansicht des Ressourcen-Moduls auf % Ebene
Einige Spalten können über das Zahnrad-Symbol unten rechts in der Fußzeile aktiviert/deaktiviert werden.
- Auslastungsschwelle für Warnung
- Projektnummer und Name
- Aufgabentitel
- Aufgabenstart-/-enddatum
- Zeitvorgabe/Budget
- Projektverantwortlicher
- Aufgabenzustand
- Letzte Zuweisung von
- Spalten Datumsformat
Abb.: Einstellungsmöglichkeiten der Ressourcenansicht
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Die Schwellenwerte für die Prozentansicht können Sie selbst definieren. Hierfür legen Sie anhand des Schiebereglers fest, ab welchem Prozentwert welche Farbe angezeigt werden soll. Besonderheit der Prozentansicht: Im folgenden Screenshot werden die blau umrahmten Auslastungen alle Orange dargestellt, obwohl die Auslastungsschwelle für Warnungen wie folgt eingegeben wurde: Blau: 0 - 69 Orange: 70 - 99 Rot: ab 100 Die Abwesenheiten und Aufgaben richten sich nach der Gesamtauslastung des mitarbeiters. So sehen Sie selbst in den Abwesenheiten und Aufgaben auf einen Blick, wie die Gesamtauslastung ist.
Abb.: Gesamtauslastung sowie Auslastung durch Abwesenheiten und Aufgaben |
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Ressourcenansicht
Die Ressourcenansicht ist in die Bereiche Nicht zugewiesene Aufgaben und Gruppen unterteilt.
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Die Gruppen legen Sie im Bereich Zugangsberechtigung Daten an. |
Mit einem Klick auf die Bereiche in der Spalte Projektnummer und Projektname öffnet sich die darunter liegende Ebene bis hin zu den einzelnen Projektaufgaben.
Alle Elemente, welche Sie anklicken können, sind in der Ansicht blau markiert.
Dies betrifft die Spalten:
- Aufgaben-ID
- Zeitraum
Nicht zugewiesene Aufgaben
Die Projektleiter stellen die Projektaufgabe ohne Mitarbeiterzuweisung in einen Aufgabenpool, den nicht zugewiesenen Aufgaben.
Der Bereich nicht zugewiesene Aufgaben ist nur für den Ressourcenplaner sichtbar.
Er definiert, welcher Mitarbeiter die Aufgabe zugewiesen bekommt.
Mit einem Klick auf die Aufgaben-ID oder dem Datum öffnet sich die Bearbeitungsansicht.
Die Zuordnung der Ressourcen entspricht der Zuweisung und Ressourcenplanung der Projektaufgaben.
Abb.: Pop-up für nicht zugewiesene Aufgaben
Zugewiesene Aufgaben bearbeiten
In den Gruppen sind alle Aufgaben gelistet, welche bereits einem Bearbeiter zugewiesen sind.
Mit einem Klick auf die Aufgaben-ID öffnet sich die Bearbeitungsansicht.
Im Bereich Ressourcen-Planung sieht der Ressourcenplaner die Auslastung der Ressource in Stunden oder Prozent und kann bei einer Über- oder Unterbuchung der Ressource Aufgaben umverteilen.
Abb.: Auslastung des Mitarbeiters
Detailansicht Auslastung
Wenn Sie auf die Auslastung des Mitarbeiters in der Datums-Spalte klicken, erscheint eine detaillierte Auslastungsübersicht über den gewünschten Zeitraum.
Den Zeitraum wählen Sie über die Felder von / bis und klicken anschließend auf GO, um die Suche zu starten.
Mit einem Klick auf die Stunden in der Spalte Aufwand können Sie die Projektaufgabe einem anderen Mitarbeiter zuweisen.
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Abb.: Auslastung des Mitarbeiters am 21.11.2019