Im Bereich Rechnung kann die Rechnung für das Projekt vorbereitet und erstellt werden. Das Projekt muss dazu in den Grunddaten beauftragt werden. Für die Abrechnung ist es möglich das Sie Ihren eigenen ABRECHNUNGSMODUS erstellen.
VORBEREITUNG
In der Vorbereitung entscheiden Sie welche Positionen Sie abrechnen möchten. Es stehen verschieden Filtermöglichkeiten und Einstellungsmöglichkeiten zur Auswahl. Diese sind:
- Art der Rechnungsansicht (wiederkehrende Rechnung oder Vorbereitung)
- Abrechnungsmodus (nach welchen Kriterien soll abgerechnet werden)
- Datum von / bis (filtert die Spalte IST nach Zeitraum der Leistungserbringung)
- GO (startet die Suche)
- zeige alle Positionen (zeigt alle Positionen des Projekts, auch bereits vollständig abgerechnete Positionen die ausgeblendet sind)
- Standard Rechnung (normale Rechnung)
- Teilrechnung zur Sammelrechnung (Rechnung für Kunden- und Projektübergreifende Abrechnung die keine Rechnungsnummer erhält. Wird in der Buchhaltung eine Sammelrechnung erzeugt erhält die Teilrechnung die Rechnungsnummer der Sammelrechnung)
- Akontorechnung (Teilabrechnung, Anzahlungsrechnung)
- Schlussrechnung aus Akontorechnungen (Schlussrechnung)
- multiple Rechnungen (Aktiviert die prozentuale Rechnungsverteilung an die verschiedenen Unterfirmen eines Kunden wie zum Beispiel bei Konzernstrukturen)
Die Ansicht der Vorbereitung ist in verschieden Spalten aufgeteilt. Diese sind:
- Name (Name der Unterprojekte und Kalkulationspositionen)
- Soll (kalkulierter Unterprojekt gesamt Betrag aus der Kalkulation)
- Ist (erfasste Stunden und Eingangsrechnungen)
- Ist intern (interne Kosten anhand der Stundensätze der Mitarbeiter)
- Anzahl (Menge der geplanten oder erfassten Einheit)
- Preis pro Einheit
- Betrag (gesamt abzurechnender Betrag)
- nicht freigegebene Stunden (nur bei aktiver FREIGABEADMINISTRATION)
- nicht berechnet (noch nicht berechneter Betrag)
- berechnet (bereits berechneter Betrag)
- Modus (individueller Abrechnungsmodus pro Unterprojekt oder Kalkulationsposition)
Alle Positionen werden zudem gekennzeichnet. Die Legende dafür ist:
- Haken (die Position ist vollständig abgerechnet oder als berechnet markiert)
- NWB (die Position ist in der Kalkulation als nicht weiterberechenbar markiert)
- FL (die Position ist in der Kalkulation als Fremdleistung markiert)
- rotes Ausrufezeichen (auf der Kalkulationsposition sind geschobene oder ausgeblendete nicht weiterberechenbare Einträge)
Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten wählen Sie den Abrechnungsmodus und die Art der Rechnung, anschließend klicken Sie auf das Plus-Zeichen um die Rechnung zu erzeugen. Troi erzeugt die Rechnung und leitet Sie in den Bereich Stammdaten/Texte weiter.
STAMMDATEN/TEXTE
In den Stammdaten haben Sie verschiedene Informationen und Einstellungsmöglichkeiten. Diese sind:
- Gesamt
- Belegnummer (wird erzeugt sobald die Rechnung mit Nummer erstellt wird)
- Belegdatum (ausschlaggebend für den Rechnungsnummernkreis)
- Leistungsdatum
- Kunde
- abweichender Empfänger
- Gesprächspartner
- Mehrwertsteuer
- Zahlungskonditionen
- Projekt
- Kurzbeschreibung
- Interne Projektbeschreibung
- Unterzeichner
- Freigabestatus (Ist die FREIGABEADMINISTRATION aktiv, kann hier die Freigabe gestartet werden)
- freigegeben von
- erstellt am
- geändert am
- Anschreiben (Anschreibentext als manueller Text mit Formatierungsmöglichkeiten oder TEXTBAUSTEINE)
- Abbinder (Abbindertext als manueller Text mit Formatierungsmöglichkeiten oder TEXTBAUSTEINE)
Mit einen Klick auf das Diskettensymbol unten rechts speichern Sie Ihre Eingabe. Mit einen Klick auf das Drucksymbol kann die Anfrage gedruckt werden und mit einen Klick auf das Exportsymbol können Sie die Rechnung exportieren.
Ist die Rechnung nicht freigegeben können Sie keine Belegnummer erzeugen. Ist die Rechnung freigegeben und Sie klicken auf das Drucksymbol erscheint ein zusätzlicher Druckbutton Nummer erstellen & drucken, zusätzlich ist es möglich die Rechnung mit Forecast Einträgen zu verbinden. Mit der Funktion Rechnungen verbinden können Sie mehrere Rechnungen zusammenfassen und ein Formular drucken.
Im erweiterten Menü erhalten Sie eine Übersicht über alle erstellten Rechnungen und können mit einen Klick in die Stammdaten der gewählten Rechnung wechseln. Zusätzlich haben Sie mehrere Bearbeitungsmöglichkeiten. Diese sind:
- Rechnung löschen (Rechnungsentwürfe ohne Nummer können gelöscht werden)
- Rechnung stornieren (Rechnungen mit Nummer können nur noch storniert werden)
- Rechnung kopieren
- Rechnungsposition hinzufügen
- erweiterte Einstellungen (Kann den Rechnungstyp ändern in Teilrechnung oder Akontorechnung)
- Rechnungen verbinden
- Rechnungsposition löschen (nur bei geschlossenen Rechnungen möglich)
- individuelle Kundenfelder
- mit Umsatz Forecast verbinden (nur bei geschlossenen Rechnungen möglich)
- Rechnung schließen (nur bei einer Rechnung verfügbar die im Freigabestatus freigegeben ist)
DRUCKSTEUERUNG
Die Drucksteuerung ermöglicht es Ihnen den Ausdruck des PDF zu steuern. In der Drucksteuerung kann über das Drop Down oben links eine globale Einstellung getroffen werden. Die Drop Down bei den einzelnen Kalkulationspositionen in der Spalte Drucksteuerung ermöglichen eine Individualisierung pro Kalkulationsposition.
Mit einen Klick auf die Werte/Texte in der Drucksteuerung können Sie alle Werte/Texte editieren. Mit einen Klick auf die Checkbox können Sie Unterprojekte oder Kalkulationspositionen ausblenden.
Wenn Sie die Positionen berühren erscheint das Seitenumbruch einfügen/entfernen Symbol. Mit einen Klick auf das Symbol fügen Sie einen Seitenumbruch ein, dieser wird als rote Linie dargestellt. Mit einen weiteren Klick können Sie den Seitenumbruch wieder aufheben. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit mit einen Klick auf den Papierkorb die Position zu löschen, mit einen Klick auf das Stiftsymbol die Position zu bearbeiten und mit einen Klick auf das Plussymbol eine weitere Rechnungsposition hinzufügen.
Mit einen Klick auf das Diskettensymbol unten rechts speichern Sie Ihre Eingabe. Mit einen Klick auf das Drucksymbol kann die Rechnung gedruckt werden und mit einen Klick auf das Exportsymbol können Sie die Rechnung exportieren.
VORSCHAU
In der Vorschau erhalten Sie die Ansicht Ihrer Einstellungen die Sie zuvor in der Drucksteuerung getroffen haben. Mit einen Klick auf die Werte/Texte in der Drucksteuerung können Sie alle Werte/Texte editieren. Mit einen Klick auf das Drucksymbol kann die Rechnung gedruckt werden und mit einen Klick auf das Exportsymbol können Sie die Rechnung exportieren.
