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Die neue digitale Belegerfassung kommt nicht nur in einem überarbeitetem Design, sondern auch mit vielen neuen Funktionen. Einfaches Handling, weniger Klicks und mehr Flexibilität – das war die Aufgabe, der wir uns gestellt haben. Denn wir möchten Ihnen eine zuverlässige Lösung bieten, die es ermöglicht, Ihren Buchhaltungsprozess zu vereinfachen. Mit der digitalen Erfassung von Rechnungen und Belegen in Troi können mit einem Klick alle notwendigen Informationen für den Steuerberater oder Ihr Steuerprogramm exportiert werden. Damit sparen Sie sich nicht nur den Papierkram, sondern sorgen auch für eine lückenlose digitale Dokumentation. Mehr dazu im Troi Update.

Wie bereits bei all unseren neuen Module haben wir im Besonderen die Usability überarbeitet, um ein einfaches und schnelles Bearbeiten zu ermöglichen. Dazu gehören: 

  • Neue Filtermöglichkeiten und Schnellzugriffe
  • Drag & Drop zum Gruppieren und Verschieben von Elementen
  • Kontextmenüs für eine direkte Bearbeitung von Elementen
  • Stapelverarbeitung zur schnellen Bearbeitung mehrerer Elemente
  • Optionales Ein- und Ausblenden von Spalten für einen schnelleren Überblick
  • Warnhinweise und Fehlermeldung mit weiterführenden Informationen

Zusätzlich zum Update unseres Buchhaltungsmoduls kommt eine neue Funktionalität in der Troi Live App hinzu. Denn damit ist ab sofort auch eine mobile Belegerfassung per Smartphone möglich. Mehr dazu hier.

Ein weiterer Vorteil für Sie – bis zum Jahresende können Sie sowohl das „alte" Buchhaltungsmodul sowie auch das neue Buchhaltungsmodul parallel benutzen und sich so in aller Ruhe mit dem neuen Modul auseinandersetzen. Beide Module werden mit einander synchronisiert und enthalten so automatisch immer alle Daten – egal auf welcher Ebene Sie diese eingeben.

Video

In folgenden Video geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über die neuen Funktionen der Buchhaltung.

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Wählen Sie hier einzelne Dateien aus und speichern den Buchungsbelege, wird aus den einzelnen Dateien automatisch eine Dateiengruppe erstellt.

Belegfreigabe


Freigabeprozess starten 

Ist eine Kalkulationsposition hinterlegt und gespeichert, kann der Freigabeprozess gestartet werden. Dies kann über das Buchungsbelegformular oder alternativ in der Buchungsliste erledigt werden. Je nach Freigabedefinition kann eine einstufige oder mehrstufige Freigabe abgebildet werden. Anschließen erhält die Freigebende Person eine Email Benachrichtigung. 

Info
titleFreigabeadministration

Unter SystemFreigabeadministration → Freigabedefinition → kann der Freigabeprozess aktiviert und definiert werden. 


Image Added

Abb.: Freigabeprozess starten


Freigabe erteilen 

Sowohl in der Buchungsliste als auch im Buchungsbelegformular kann jederzeit der Status der Freigabe eingesehen werden. Zudem sind weitere Aktionen möglich: 

  • Freigabe editieren (Auswahl eines andere Freigebers)
  • Freigabehistorie (Einsicht in die Historie des Freigabeprozesses) 
  • Freigabe abbrechen (Abbruch des Freigabeprozess)
  • Freigabe ablehnen (Ablehnung des Freigabeprozess - Prozess kann jederzeit neu gestartet werden)
  • Freigeben (Erteilung der Freigabe) 
  • Freigabe delegieren (Delegation der Freigabe)

Eine Direktfreigabe durch den Freigabeverantwortlichen ist bereits beim Eingabe der Freigabe möglich (siehe vorangegangene Abbildung). 

Umfasst ein Freigabeprozess zwei Stufen, wird die erste Stufe bis zur erteilten Freigabe als „offen“ dargestellt, die zweite Stufe mit „wartend“. Wurde die erste Freigabe erteilt, wird in der zweiten Stufe „offen“ angezeigt.

Ist der Freigabeprozess aktiv, können nur noch freigegebene Buchungen journalisiert werden. Es ist dann zudem nicht möglich Belege welche noch keiner Freigabe zugewiesen sind bzw. Belege deren Freigabe abgelehnt wurden in das Journal zu übertragen. 


Info
titleBuchungsfreigaben

Für Benutzer, welche keinen Zugriff auf die Buchhaltung haben, steht die Freigabe auch in der Freigabeliste, im Pop-up der Eingangsrechnungsliste innerhalb der Projektliste oder im Werte Pop-up zur Verfügung. 


Image Added

Abb.: Freigabe über das Buchungsbelegformular

Weitere Einstellungsmöglichkeiten / weiterführende Informationen

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Mehr Informationen zur Formatbeschreibung finden sich im DATEV-Entwicklerportal.

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Feldname

Beschreibung / Hinweis

001UmsatzUmsatz/Betrag für den Datensatz z.B.: 1234567890,12 (Betrag muss immer positiv sein)
002Soll-/Haben-KennzeichenSoll-/Haben-Kennzeichnung bezieht sich auf das Feld #7 (S = SOLL (default) /H = HABEN)
007KontoSach- oder Personenkonto z.B. 8400
008Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel)Sach- oder Personenkonto z.B. 70000
009BU-Schlüssel

Enthält den BU-Schlüssel, welcher durch den HelpDesk für die jeweiligen Steuersätze hinterlegt werden kann.

(info) Bei Verwendung eines Automatikkonto als Konto (Soll) wird BU 0 ausgegeben.

010BelegdatumFormat: TTMM, z.B. 0105
011Belegfeld 1Rechnungs-/Belegnummer
Zulässige Sonderzeichen: $ & % * + - /
012Belegfeld 2Gibt die interne Belegnummer aus, sofern nicht als Fälligkeitsdatum konfiguriert. Entsprechend der Konfiguration unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Fälligkeitsdatum in Belegfeld2 exportieren
014Buchungstext

Bei Eingangsrechnungen: Der eingegebene Buchungstext während der Belegerfassung.

Bei Ausgangsrechnungen: Kurzbeschreibung der Rechnung, ansonsten die Projektnummer.

020BeleglinkGUID zu dem digitalen Beleg
037KOST1
-Kostenstelle

Entsprechend der Konfiguration unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Inhalt der DATEV-Export Spalte Kost 1

Projektnummer, K-Nummer, Projektnummer + K-Nummer (getrennt mit Leerzeichen), Kreditoren Nummer, Debitoren Nummer, Kreditoren Nummer + Debitoren Nummer (getrennt mit Leerzeichen) oder Kostenstelle

038KOST2
-Kostenstelle

Entsprechend der Konfiguration unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Inhalt der DATEV-Export Spalte Kost 2

Projektnummer, K-Nummer, Projektnummer + K-Nummer (getrennt mit Leerzeichen), Kreditoren Nummer, Debitoren Nummer, Kreditoren Nummer + Debitoren Nummer (getrennt mit Leerzeichen) oder Kostenstelle

114Festschreibung0 = keine Festschreibung

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DATEV XML-Schnittstelle online

Allgemeine Informationen zur DATEV XML-Schnittstelle online, mit der strukturierte Buchungsdaten aus Troi über DATEV Unternehmen online an die DATEV-Rechnungswesen-Programme (Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) übermittelt werden können, finden Sie unter diesem Link zur DATEV-Info-Datenbank Dok.-Nr. 1035732.

Das Vorgehen und der Ablauf für die Schnittstellennutzung wird in der DATEV-Info-Datenbank Dok.-Nr. 1036101 erläutert.



BMD


Wenn unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Buchhaltungssoftware BMD ausgewählt wurde.

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