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Funktionsweise
Ein in Asana erstelltes Projekt kann mit einem gleichnamigen Troi Projekt dauerhaft verknüpft werden.
Für die Nutzung muss sichergestellt werden, dass der Name des Asana Projektes im Namen die zugehörige Troi-Projektnummer enthält.
Anschließend kann über ein Browser-Plugin (momentan nur Firefox), die Synchronisierung nach Troi erfolgen.
Dabei werden einzelne Aufgaben Kalkulationspositionen in Troi zugewiesen. Bei der Übertragung werden folgende Informationen übernommen:
- Aufgaben Titel (als "Betreff")
- Verantwortliche Person (als "an Mitarbeiter")
- Beschreibung (als "Beschreibung")
In Troi sind die Aufgaben schließlich im Modul Projektaufgaben zu finden. Die Projektaufgaben werden mit dem Status offen und vorbereitet übergeben.
Abb.: Firefox Browser Plugin bei der Auswahl einer Kalkulationsposition
Die Synchronisation wird standardmäßig alle 30 Minuten durchgeführt.
Zusätzlich ist es nach der Erstellung der Aufgabe möglich über das Browser-Plugin direkt die angefallenen Zeiten zu erfassen und an Troi zu übergeben.
Abb.: Zeiterfassung über das Firefox Browser Plugin
Einrichtung
Voraussetzung für die Nutzung ist die Troi Ability oder Troi Professional Lizenz (siehe auch Leistungsbeschreibung).
- Bitte erstellen Sie im Helpdesk ein Ticket mit der Bitte, die Asana Schnittstelle für Ihre Instanz zu aktivieren.
- Unser Serviceteam aktiviert die Schnittstelle und gibt Ihnen anschließend Rückmeldung.
- Nach der Freischaltung müssen Sie noch folgende Einstellungen vornehmen:
In Troi:
- Ergänzung der Systemeinstellungen
Personal Access Token aus Asana (https://asana.com/de/guide/help/api/api) erstellen und in Troi unter System > Systemeinstellungen > Asana Integration eintragen.
Anschließend einmal über "Check connection" die Verbindung testen. Zudem kann hier noch ein Auffang-Mitarbeiter festgelegt werden. Dies ist ein Mitarbeiter, welchem alle nicht zugeordneten Aufgaben zugewiesen werden.
Ist hier keine Person aktiviert, werden die Aufgaben nicht synchronisiert.
- Vergleich der Mitarbeiterliste
Die Mitarbeiter in Troi sowie in Asana müssen identisch sein. Speziell der Vor- und Nachname sind hier entscheidend.
In Firefox:
- Plugin herunterladen
Für die Synchronisierung ist ein Plugin erforderlich. Diese können Sie unter folgendem Link: https://addons.mozilla.org/de/firefox/addon/troi-asana-interface/ herunterladen.
Anschließend muss noch die Troi URL unter Preferences hinterlegt werden.
