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Die neue digitale Belegerfassung kommt nicht nur in einem überarbeitetem Design, sondern auch mit vielen neuen Funktionen. Einfaches Handling, weniger Klicks und mehr Flexibilität – das war die Aufgabe, der wir uns gestellt haben. Denn wir möchten Ihnen eine zuverlässige Lösung bieten, die es ermöglicht, Ihren Buchhaltungsprozess zu vereinfachen. Mit der digitalen Erfassung von Rechnungen und Belegen in Troi können mit einem Klick alle notwendigen Informationen für den Steuerberater oder Ihr Steuerprogramm exportiert werden. Damit sparen Sie sich nicht nur den Papierkram, sondern sorgen auch für eine lückenlose digitale Dokumentation. Mehr dazu im Troi Update.
Wie bereits bei all unseren neuen Module haben wir im Besonderen die Usability überarbeitet, um ein einfaches und schnelles Bearbeiten zu ermöglichen. Dazu gehören:
- Neue Filtermöglichkeiten und Schnellzugriffe
- Drag & Drop zum Gruppieren und Verschieben von Elementen
- Kontextmenüs für eine direkte Bearbeitung von Elementen
- Stapelverarbeitung zur schnellen Bearbeitung mehrerer Elemente
- Optionales Ein- und Ausblenden von Spalten für einen schnelleren Überblick
- Warnhinweise und Fehlermeldung mit weiterführenden Informationen
Zusätzlich zum Update unseres Buchhaltungsmoduls kommt eine neue Funktionalität in der Troi Live App hinzu. Denn damit ist ab sofort auch eine mobile Belegerfassung per Smartphone möglich. Mehr dazu hier.
Ein weiterer Vorteil für Sie – bis zum Jahresende können Sie sowohl das „alte" Buchhaltungsmodul sowie auch das neue Buchhaltungsmodul parallel benutzen und sich so in aller Ruhe mit dem neuen Modul auseinandersetzen. Beide Module werden mit einander synchronisiert und enthalten so automatisch immer alle Daten – egal auf welcher Ebene Sie diese eingeben.
Video
In folgenden Video geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über die neuen Funktionen der Buchhaltung.
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Für den Export/Import werden die folgenden Datev-Header verwendet.
Datev-Header
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Der Header ist immer die erste Zeile einer CSV-Datei im DATEV-Format. Er enthält alle notwendigen Informationen, um die Datei im DATEV korrekt zu verarbeiten. Mehr Informationen zur Formatbeschreibung finden sich im DATEV-Entwicklerportal.
| Zellenname | Akzeptanzkriterium | Validierung beim Troi Export | Validierung beim Troi Import | Beispiel | Beschreibung | Typ | Länge |
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| DATEV-Format-KZ | "EXTF" | X | X | "EXTF" | EXTF = für Dateiformate, die von externen Programmen erstellt wurden DTVF = für DATEV reserviert Das Kennzeichen muss zwingend in Großbuchstaben und in Anführungszeichen angegeben werden | Text | 4 |
| Versionsnummer | 700 | X | X | 700 | Versionnummer des Headers Ergeben sich künftig Änderungen am Aufbau des Headers (z. B. zusätzliche Felder), kann dieser über die Headerversion abwärtskompatibel verarbeitet werden. | Zahl | 3 |
| Datenbankkategorie | 21 | X | X | 21 | 21 = Buchungsstapel 65 = Wiederkehrende Buchungen 67 = Buchungstextkonstanten 20 = Sachkontenbeschriftungen 47 = Konto-Notizen 16 = Debitoren-/Kreditoren 44 = Textschlüssel 46 = Zahlungsbedingungen 48 = Diverse Adressen 63 = Buchungssätze der Anlagenbuchführung 62 = Filialen der Anlagenbuchführung | Zahl | 2 |
| Formatname | "Buchungsstapel" | X | X | "Buchungsstapel" | Liste der Formatnamen – Buchungsstapel – Wiederkehrende Buchungen – Buchungstextkonstanten – Kontenbeschriftungen – Debitoren/Kreditoren – Textschlüssel – Zahlungsbedingungen – Diverse Adressen – Anlagenbuchführung – Buchungssätze – Anlagenbuchführung – Filialen Die Formatnamen müssen 1:1 – wie hier beschrieben verwendet werden. | Text | |
| Formatversion | 9 | X | X | 9 | Versionsnummer des Formats. Ergeben sich künftig Änderungen am Aufbau des Formats (z. B. neue Felder), kann dies über die Formatversion abwärtskompatibel verarbeitet werden. Aktueller Stand der Formatversionen: – Buchungsstapel = 9 – Wiederkehrende Buchungen = 3 – Buchungstextkonstanten = 1 – Kontenbeschriftungen = 2 – Konto-Notizen = 1 – Debitoren/Kreditoren = 5 – Zahlungsbedingungen = 2 – Diverse Adressen = 2 – Buchungssätze der Anlagenbuchführung = 1 – Filialen der Anlagenbuchführung = 1 | Zahl | 3 |
| Erzeugt am | X | 20210205065650700 | Format: JJJJMMTTHHMMSS (+3 Stellen für Tausendstelsekunden) | Zahl | 17 | ||
| Importiert | Das Header-Feld darf nicht gefüllt werden. Wird durch den Import gesetzt. | Zahl | 17 | ||||
| Herkunft | "RE" | Herkunfts-Kennzeichen 2 frei wählbare Zeichen. Beim Import wird das Herkunfts-Kennzeichen durch „SV“ (= Stapelverarbeitung) ersetzt. | Text | 2 | |||
| Exportiert von | X | "JohnDoe" | Beim Export aus einem DATEV pro-Rechnungswesen-Pro- gramm wird der Benutzername des Users exportiert, der den Export durchgeführt hat. | Text | 25 | ||
| Importiert von | Wird durch den Import gesetzt. Beim Import in das DATEV pro-Rechnungswesen-Programm wird der Benutzername des Users verwendet. | Text | 25 | ||||
| Berater | Navigate to : System-> Client : click on a client name to open Popup with Consultant number, this number have to be checked | X | X | 29098 | Beraternummer, Wert zwischen 1001 und 9999999 | Zahl | 7 |
| Mandant | Navigate to : System-> Client : click on a client name to open Popup with Client number, this number have to be checked. Please do not confuse this client number with the Troi client number. It is the DATEV client number | X | X | 55003 | Mandantennummer, Wert zwischen 1 und 99999 | Zahl | 5 |
| WJ-Beginn | Alle Daten | X | X | 20210101 | Wirtschaftsjahresbeginn Format: JJJJMMTT | Zahl | 8 |
| Sachkonten- nummernlänge | Zahlen von 4 bis 8 | X | X | 4 | Kleinste Sachkontennummernlänge = 4 → Debitoren/Kreditoren dann 5 Stellen Größte Sachkontennummernlänge = 8 bzw. 9 bei Personenkonten | Zahl | 1 |
| Datum von | Alle Daten | X | X | 20210201 | Datum „von“ des Buchungsstapels | Zahl | 8 |
| Datum bis | Alle Daten | X | X | 20210228 | Datum „bis“ des Buchungsstapels Format: JJJJMMTT | Zahl | 8 |
| Bezeichnung | "Rechnungen" | Bezeichnung des Buchungsstapels | Text | 30 | |||
| Diktatkürzel | "MM" | Beispiel: MM = Max Mustermann Beim Export aus einem DATEV pro-Rechnungswesen- Programm wird das Diktatkürzel aus dem exportierten Buchungsstapel verwendet. | Text | 2 | |||
| Buchungstyp | 1 | X | 1 | 1 = Finanzbuchführung 2 = Jahresabschluss Wird kein Buchungstyp angegeben, wird standardmäßig ein FIBU-Stapel erzeugt. | Zahl | 1 | |
| Rechnungs- legungszweck | 0 | 0 oder leer = vom Rechnungslegungszweck unabhängig 50 = Handelsrecht 30 = Steuerrecht 64 = IFRS 40 = Kalkulatorik 11 = Reserviert 12 = Reserviert | Zahl | 2 | |||
| Festschreibung | 0 = keine Festschreibung 1 = Festschreibung Um die Vorschriften der GoBD einzuhalten und eine automatische Festschreibung durch Kanzlei-Rechnungswesen beim Import zu vermeiden sollte ein Festschreibekennzeichen mitgegeben werden. | Zahl | 1 | ||||
| WKZ | Währungskürzel sollte das gleiche wie die Troi System Währung sein | X | "EUR" | Währungskennzeichen Beim Import wird bei Belegen ohne WKZ dieses WKZ ergänzt. | Text | 3 |
Datev
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-Buchungsstapel-Eintrag
Mehr Informationen zur Formatbeschreibung finden sich im DATEV-Entwicklerportal.
# | Feldname | Beschreibung / Hinweis |
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BU-Schlüssel
Enthält den BU-Schlüssel, welcher durch den HelpDesk für die jeweiligen Steuersätze hinterlegt werden kann.
Bei Verwendung eines Automatikkonto als Konto (Soll) wird BU 0 ausgegeben.| 001 | Umsatz | Umsatz/Betrag für den Datensatz z.B.: 1234567890,12 ()Betrag muss immer positiv sein.) |
| 002 | Soll-/Haben-Kennzeichen | Soll-/Haben-Kennzeichnung bezieht sich auf das Feld #7 Konto S = SOLL (default) H = HABEN |
| 007 | Konto | Sach- oder Personenkonto z.B. 8400 |
| 008 | Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) | Sach- oder Personenkonto z.B. 70000 |
| 009 | BU-Schlüssel | Enthält den BU-Schlüssel, welcher durch den HelpDesk für die jeweiligen Steuersätze hinterlegt werden kann.
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| 010 | Belegdatum | Format: TTMM, z.B. 0105 Das Jahr wird immer aus dem Feld 13 des Headers ermittelt |
| 011 | Belegfeld 1 | Rechnungs-/Belegnummer Wird als "Schlüssel" für den Ausgleich offener Rechnungen genutzt z.B. "Rg32029/2019" Sonderzeichen: $ & % * + - / Andere Zeichen sind unzulässig (insbesondere Leerzeichen, Umlaute, Punkt, Komma, Semikolon und Doppelpunkt). |
| 012 | Belegfeld 2 | Gibt die interne Belegnummer aus, sofern nicht als Fälligkeitsdatum konfiguriert. Entsprechend der Konfiguration unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Fälligkeitsdatum in Belegfeld2 exportieren |
| 014 | Buchungstext | Bei Eingangsrechnungen: Der eingegebene Buchungstext während der Belegerfassung. Bei Ausgangsrechnungen: Kurzbeschreibung der Rechnung, ansonsten die Projektnummer. |
| 020 | Beleglink | GUID zu dem digitalen Beleg |
| 037 | KOST1 -Kostenstelle | Entsprechend der Konfiguration unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Inhalt der DATEV-Export Spalte Kost 1 Projektnummer, K-Nummer, Projektnummer + K-Nummer (getrennt mit Leerzeichen), Kreditoren Nummer, Debitoren Nummer, Kreditoren Nummer + Debitoren Nummer (getrennt mit Leerzeichen) oder Kostenstelle |
| 038 | KOST2 -Kostenstelle | Entsprechend der Konfiguration unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Inhalt der DATEV-Export Spalte Kost 2 Projektnummer, K-Nummer, Projektnummer + K-Nummer (getrennt mit Leerzeichen), Kreditoren Nummer, Debitoren Nummer, Kreditoren Nummer + Debitoren Nummer (getrennt mit Leerzeichen) oder Kostenstelle |
| 114 | Festschreibung | 0 = keine Festschreibung |
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BMD
Wenn unter System → Systemeinstellungen → Mandant → Buchhaltungseinstellungen → bei der Option Buchhaltungssoftware BMD ausgewählt wurde.
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