In der Projektadministration werden ein paar grundlegende Rahmenbedingungen und Einstellungen getätigt, mit denen die Bearbeitung und die Auswertung von Projekten vereinfacht werden sollen.
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Mit einem Klick auf das Diskettensymbol fügen Sie den neuen Status der Liste hinzu.
[Screenshot Status bearbeiten folgt]
Wenn Sie den Projektstatus bearbeiten möchten, klicken Sie in der Übersichtsliste der Stati auf den Pfeil, der beim Berühren des jeweiligen Eintrags erscheint. Wenn Sie hier die Option Status bearbeiten wählen, kommen Sie wieder in das Fenster, das Sie schon vom Erstellen eines Status kennen.
Wählen Sie die Option Status löschen, wird der Status aus dem System entfernt.
Textbausteine
Textbausteine werden vor allem zum Erstellen von Angeboten und Rechnungen verwendet. Damit ersparen Sie sich aufwändiges Schreiben und können die Nachrichten dennoch individuell gestalten.
Um die Funktion einzurichten, rufen Sie in der Projektadministration den Unterordner Textbausteine auf. Wie immer landen Sie dann in der Übersicht über alle vorhandenen Textbausteine.
Die Übersichtsliste Textbausteine
Da keine Texte durch uns standardmäßig hinterlegt wurden, ist die Liste bei Ihrem ersten Besuch leer. Später können Sie die Liste filtern, indem Sie oben rechts in der Liste im Dropdown-Menü die Art des Bausteins auswählen. Dazu stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Bausteine rund um Angebot und Abrechnung (Angebot Anschreiben, Angebot Abbinder, Angebotsanfrage Anschreiben, Angebotsanfrage Abbinder, Rechnung Anschreiben, Rechnung Abbinder, Mahnung Anschreiben, Mahnung Abbinder, Projektbeschreibung, Projektbeschreibung Rechnung, Projektbeschreibung Mahnung, Unterprojektbeschreibung, Unterprojektbeschreibung Angebot, Unterprojektbeschreibung Rechnung, Rechnungspositionsbeschreibung, Kalkulationspositionsbeschreibung)
- Lieferung (Lieferschein, Lieferschein Anschreiben, Lieferschein Abbinder)
- Brief und Fax
- Aussendungsdisclaimer
- Projektaufgaben
- Protokoll Anschreiben (E-Mail)
Aus diesen Textbausteinen lässt sich dann später individuell der gewünschte Text zusammensetzen.
Sie können die Textbausteine auch ordnen, zum Beispiel alphabetisch oder nach Ihren Favoriten. Dazu finden Sie links neben den Einträgen Pfeile nach oben oder unten. Mit einem Klick darauf verschieben Sie den Textbaustein um eine Position nach oben oder unten, wahlweise aber auch an das obere oder untere Ende der Liste.
Textbausteine hinzufügen und bearbeiten
Damit ein erster Textbaustein in Ihre Liste aufgenommen wird, klicken Sie oben links in der Titelzeile auf die Option Textbaustein hinzufügen. Es öffnet sich dann ein neues Fenster, in dem Sie die Bezeichnung des Bausteins und seinen Text festhalten können. Ein Klick auf die Diskette unten rechts speichert den Baustein.
[Screenshot Textbaustein hinzufügen folgt]
Nach dem Speichern wandelt sich das Fenster automatisch in die neue Option Textbaustein editieren um. Hier können Sie den Text verändern oder mit einem Klick auf den Mülleimer unten rechts den ganzen Textbaustein löschen.
Wenn Sie einen weiteren Textbaustein anlegen möchten, klicken Sie in der Titelzeile nach dem Speichern einfach erneut auf die Option Textbaustein hinzufügen. Haben Sie Ihre Arbeit beendet, gelangen Sie mit einem Klick auf Übersichtsliste Textbausteine wieder in die Übersicht vom Anfang. Hier sind jetzt Ihre neuen Textbausteine hinterlegt.
Um einen Textbaustein zu ändern, können Sie jetzt auch in der Übersichtsliste einfach den entsprechenden Eintrag anklicken. Sie gelangen dann wieder ins Änderungsfenster.
Textbausteine anwenden
In den Formularen für Rechnungen und Angebote können Sie die Textbausteine ganz nach Bedarf auswählen. Darauf wird an den entsprechenden Stellen näher eingegangen.
Einheiten
Einheiten werden ebenso wie die im nächsten Kapitel beschriebenen Preise benötigt, um Angebote und Abrechnungen richtig zu kalkulieren.
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Anschließend speichern Sie die neue Einheit mit einem Klick auf das Diskettensymbol.
[Screenshot Einheit erfassen Maske folgt]
Nach dem Speichern wechselt die Ansicht automatisch wieder in die Übersichtsliste.
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Um die Preisliste zu bearbeiten, öffnen Sie den gleichnamigen Unterordner in der Projektadministration. Sie starten dann wie immer bei TROI auf der Übersichtsseite, in der alle standardmäßigen und bisher von Ihnen erfassten Preise aufgelistet werden.
[Screenshot Übersichtsliste folgt]
Lesen und sortieren der Liste
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Anschließend können Sie im Dropdown-Menü auswählen, ob der gesuchte Posten sich auf den Mandanten, den Kunden oder das Material bezieht. Außerdem können Sie entscheiden, ob das Produkt, die Tätigkeit oder das Material aktiv oder inaktiv ist. Darüber hinaus befindet sich in der Titelzeile ein Suchfenster. Hier können Sie den Namen des Postens eingeben. Wenn Sie ein * eintragen, werden Ergebnisse mit allen Namen angezeigt. Ein Klick auf das blaue GO am rechten Rand startet den Filter.
[Screenshot Filtermöglichkeiten folgt]
Die Ergebnisse werden Ihnen tabellarisch mit Namen (Tätigkeit oder Material), Artikelnummer, Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis, Servicegebühren, Konto und Beschreibung aufgelistet. Außerdem kann jeder Posten durch einen Haken als Standard markiert werden.
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