In der Projektadministration werden ein paar grundlegende Rahmenbedingungen und Einstellungen getätigt, mit denen die Bearbeitung und die Auswertung von Projekten vereinfacht werden sollen.
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Mit einem Klick auf das Diskettensymbol fügen Sie den neuen Status der Liste hinzu.
[Screenshot Status bearbeiten folgt]
Wenn Sie den Projektstatus bearbeiten möchten, klicken Sie in der Übersichtsliste der Stati auf den Pfeil, der beim Berühren des jeweiligen Eintrags erscheint. Wenn Sie hier die Option Status bearbeiten wählen, kommen Sie wieder in das Fenster, das Sie schon vom Erstellen eines Status kennen.
Wählen Sie die Option Status löschen, wird der Status aus dem System entfernt.
Einheiten
Einheiten werden ebenso wie die im nächsten Kapitel beschriebenen Preise benötigt, um Angebote und Abrechnungen richtig zu kalkulieren.
Sie können das Menü für die Einheiten aufrufen, indem Sie in der Projektadministration den entsprechenden Ordner aufrufen. Dadurch gelangen Sie in eine Übersicht, die in die Bereiche Einheit Tätigkeiten und Einheit Material unterteilt ist.
Die beiden Bereiche sind selbsterklärend: Die Einheit Tätigkeiten wird für Dienstleistungen und Handgriffe verwendet, während die Einheit Materialien für die Abrechnung von Arbeitsmaterialien bestimmt sind. Im Prinzip können Sie auch eine Spalte für alles nehmen; eine Aufteilung ist erst dann nötig, wenn Sie sehr viele Positionen haben, die eine lange Ladezeit verursachen.
Einheiten erfassen und bearbeiten
Um eine neue Einheit anzulegen, klicken Sie in der Titelzeile oben rechts im jeweiligen Reiter der Einheit auf erfassen. Da alle Schritte bei beiden Gruppen gleich sind, beschränken wir uns hier der Einfachheit halber auf die Tätigkeiten.
Mit dem entsprechenden Klick öffnet sich eine neue Seite. Hier können Sie die Einheit und eine Abkürzung der Einheit angeben. Außerdem können Sie wählen, ob es sich um eine Stundeneinheit, eine Tageseinheit oder eine andere Einheit handelt. Grundsätzlich sind also auch Maße wie Seiten, Buchstaben oder Stück möglich. Da diese Einheiten sich anders verhalten als Zeiteinheiten, sollten Sie den Typus immer auf andere Einheiten stellen.
Damit die Einheit später in den Formularen ausgewählt werden kann, muss sie mit einem Häkchen aktiviert werden. Soll sie standardmäßig ganz oben in der Auswahl stehen, aktivieren Sie auch das mit einem Häkchen.
Anschließend speichern Sie die neue Einheit mit einem Klick auf das Diskettensymbol.
[Screenshot Einheit erfassen Maske folgt]
Nach dem Speichern wechselt die Ansicht automatisch wieder in die Übersichtsliste.
Um eine Einheit zu bearbeiten, klicken Sie jetzt den jeweiligen Eintrag an. Es öffnet sich dann ein Bearbeitungsfenster, in dem Sie dieselben Informationen wie bei der Erstellung verändern können. Mit einem Klick auf die Diskette wird die Änderung gespeichert. Sie können sie aber auch mit einem Klick auf den Mülleimer löschen.
Achtung: Nur Einheiten, die Sie selbst angelegt haben, lassen sich löschen.
Die Preisliste
In der Preisliste können Sie einstellen, welche Tätigkeiten in Ihrem Projekt mit welchen Gebühren berechnet werden.
Um die Preisliste zu bearbeiten, öffnen Sie den gleichnamigen Unterordner in der Projektadministration. Sie starten dann wie immer bei TROI auf der Übersichtsseite, in der alle standardmäßigen und bisher von Ihnen erfassten Preise aufgelistet werden.
[Screenshot Übersichtsliste folgt]
Lesen und sortieren der Liste
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Anschließend können Sie im Dropdown-Menü auswählen, ob der gesuchte Posten sich auf den Mandanten, den Kunden oder das Material bezieht. Außerdem können Sie entscheiden, ob das Produkt, die Tätigkeit oder das Material aktiv oder inaktiv ist. Darüber hinaus befindet sich in der Titelzeile ein Suchfenster. Hier können Sie den Namen des Postens eingeben. Wenn Sie ein * eintragen, werden Ergebnisse mit allen Namen angezeigt. Ein Klick auf das blaue GO am rechten Rand startet den Filter.
[Screenshot Filtermöglichkeiten folgt]
Die Ergebnisse werden Ihnen tabellarisch mit Namen (Tätigkeit oder Material), Artikelnummer, Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis, Servicegebühren, Konto und Beschreibung aufgelistet. Außerdem kann jeder Posten durch einen Haken als Standard markiert werden.
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