Projekte, die über eine längere Zeit umgesetzt werden, benötigen einen zuverlässigen zentralisierten Informationsfluss , damit man Projektänderungen, Aufgaben und Entscheidungen nachvollziehen kann.
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Mit einen einem Klick auf den Pfeil der erscheint, wenn Sie ein Protokoll in der Ansicht berühren, stehen Ihnen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Diese sind:
- Protokoll bearbeiten
- Protokoll löschen
- Protokoll kopieren
- protokoll Protokoll versenden (E-Mail)
- Einladung versenden (E-Mail)
- Protokoll drucken (PDF)
Wechseln Sie mit einen einem Klick auf das Protokoll in die . In der Detailansicht des Protokoll Protokolls können Sie in der Fußzeile das Protokoll drucken, löschen und oder speichern.
PROTOKOLL ERSTELLEN UND BEARBEITEN
Wenn Sie ein neues Protokoll anlegen möchten, klicken Sie auf das Plus-Zeichen oben rechts. Alternativ können Sie das Protokoll im Projekt anlegen, wählen Sie dazu im Projekt den Bereich Dokumente und den Reiter Protokoll aus. Im Fenster, das sich öffnet, können Sie verschiedene Einstellungen treffen. Diese sind:
- Mandant
- Kunde
- Projekt
- Protokolltitel
Mit einen einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.
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Wird das Protokoll aus einem Projekt heraus angelegt, öffnet sich sofort die Detailansicht, da die Einstellungen Mandant, Kunde und Projekt bereits durch das Projekt vorgegeben werden.
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In diesen Bereichen legen Sie die Teilnehmer fest, fügen ein Anschreiben ein und legen eine Verteilerliste für die E-Mail Benachrichtigung fest. Mit einen einem Klick auf das Plus-/Minus-Zeichen neben den Teams können Sie die Mitarbeiterliste öffnen oder schließen. Aktivieren Sie die Checkbox bei den teilnehmenden Mitarbeitern, um diese hinzuzufügen. Abwesende Teilnehmer können als Entschuldigt markiert werden. Alle Teilnehmer sind automatisch auch in der Verteilerliste, weitere Personen können Sie hinzufügen indem Sie die aktivieren.
Um externe Kontakte hinzuzufügen geben Sie im Suchfeld den gewünschten Kontakt ein, wählen im Drop Down den Kontakt aus und klicken anschließend auf das Plus-Zeichen.
PROTOKOLLINHALT, PROTOKOLLVORSCHAU UND ANHÄNGE
Im Protokollinhalt können Sie zwischen verschiedenen Typen wählen. Diese sind:
- Überschrift (H)
- Entscheidung
- Information
- To Do
- Projektaufgabe
Geben Sie im Textfeld den Inhalt ein und wählen anschließend einen Typ. Nach Klick auf das Diskettensymbol erscheint das Element im Bereich Protokollvorschau. Mit einen einem Klick auf den Papierkorb der erscheint, wenn Sie einen Eintrag berühren, können Sie den Inhalt löschen. Mit einen einem Klick auf die Schaltfläche Anhänge können Sie eine Datei zum upload Upload auswählen oder Sie ziehen das gewünschte Dokument via Drag & Drop auf die Schaltfläche.
HISTORIE
In der Historie sehen Sie verschiedene Informationen. Diese sind:
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