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Im Bereich Rechnung kann die Rechnung für das Projekt vorbereitet und erstellt werden. Das Projekt muss dazu in den Grunddaten beauftragt werden. Für die Abrechnung ist es möglich das , dass Sie Ihren eigenen ABRECHNUNGSMODUS erstellen.
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In der Vorbereitung entscheiden Sie welche Positionen Sie abrechnen möchten. Es stehen verschieden verschiedene Filtermöglichkeiten und Einstellungsmöglichkeiten zur Auswahl. Diese sind:
- Art der Rechnungsansicht (wiederkehrende Rechnung oder Vorbereitung)
- Abrechnungsmodus (nach welchen Kriterien soll abgerechnet werden)
- Datum von / bis (filtert die Spalte IST nach Zeitraum der Leistungserbringung)
- GO (startet die Suche)
- zeige alle Positionen (zeigt alle Positionen des Projekts, auch bereits vollständig abgerechnete Positionen, die ausgeblendet sind)
- Standard Rechnung (normale Rechnung)
- Teilrechnung zur Sammelrechnung (Rechnung für Kundenkunden- und Projektübergreifende projektübergreifende Abrechnung, die keine Rechnungsnummer erhält. Wird in der Buchhaltung eine Sammelrechnung erzeugt, erhält die Teilrechnung die Rechnungsnummer der Sammelrechnung)
- Akontorechnung (Teilabrechnung, Anzahlungsrechnung)
- Schlussrechnung aus Akontorechnungen (Schlussrechnung)
- multiple Rechnungen (Aktiviert die prozentuale Rechnungsverteilung an die verschiedenen Unterfirmen eines Kunden wie zum Beispiel bei Konzernstrukturen)
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Die Ansicht der Vorbereitung ist in verschieden verschiedene Spalten aufgeteilt. Diese sind:
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Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, wählen Sie den Abrechnungsmodus und die Art der Rechnung, anschließend klicken Sie auf das Plus-Zeichen um die Rechnung zu erzeugen. Troi erzeugt die Rechnung und leitet Sie in den Bereich Stammdaten/Texte weiter. Um eine Gutschrift zu erstellen, muss die Rechnung einen Negativbetrag aufweisen. Diesen können Sie manuell eintragen wenn Sie individuell abrechnen.
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Wenn die Rechnung jeden Monat wiederkehrend erstellt werden soll, wählen Sie das Feld 1 Monat im Dropdown-Menü aus. Für eine jährlich wiederkehrende Rechnung wählen Sie das Feld x Monate und geben hier die 12 an. Um im Quartal oder halbjährlich abrechnen zu können, wählen Sie die Wiederholung x Monate und die 3 für ein Quartal oder die 6 für ein Halbjahr.
Mit einen einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingaben. Nachdem Sie die wiederkehrendenRechnung wiederkehrende Rechnung gespeichert haben, können Sie diese ab dem Folgetag im Bereich Umsatz Rechnungen einsehen. Die Rechnung wird am Stichtag um 23:59 als Rechnungsentwurf erstellt, Sie können die Rechnungsdaten anschließend in den Stammdaten/Texte prüfen und die Rechnung mit Nummer erzeugen.
STAMMDATEN/TEXTE
In den Stammdaten haben Sie verschiedene Informationen und Einstellungsmöglichkeiten. Diese sind:
- Gesamt
- Belegnummer (wird erzeugt sobald die Rechnung mit Nummer erstellt wird)
- Belegdatum (ausschlaggebend für den Rechnungsnummernkreis)
- Leistungsdatum
- Kunde
- abweichender Empfänger
- Gesprächspartner
- Mehrwertsteuer
- Zahlungskonditionen
- Projekt
- Kurzbeschreibung
- Interne Projektbeschreibung
- Unterzeichner
- Freigabestatus (Ist die FREIGABEADMINISTRATION aktiv, kann hier die Freigabe gestartet werden)
- freigegeben von
- erstellt am
- geändert am
- Anschreiben (Anschreibentext als manueller Text mit Formatierungsmöglichkeiten oder TEXTBAUSTEINE)
- Abbinder (Abbindertext als manueller Text mit Formatierungsmöglichkeiten oder TEXTBAUSTEINE)
Mit einen einem Klick auf das Diskettensymbol unten rechts speichern Sie Ihre Eingabe. Mit einen einem Klick auf das Drucksymbol kann die Anfrage gedruckt werden und mit einen einem Klick auf das Exportsymbol können Sie die Rechnung exportieren.
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Ist die Rechnung nicht freigegeben, können Sie keine Belegnummer erzeugen. Ist die Rechnung freigegeben und Sie klicken auf das Drucksymbol erscheint ein zusätzlicher Druckbutton Nummer erstellen & drucken, zusätzlich ist es möglich die Rechnung mit Forecast Einträgen zu verbinden. Mit der Funktion Rechnungen verbinden können Sie mehrere Rechnungen zusammenfassen und ein Formular drucken.
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Im erweiterten Menü erhalten Sie eine Übersicht über alle erstellten Rechnungen und können mit einen einem Klick in die Stammdaten der gewählten Rechnung wechseln. Zusätzlich haben Sie mehrere Bearbeitungsmöglichkeiten. Diese sind:
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Die Drucksteuerung ermöglicht es Ihnen den Ausdruck des PDF zu steuern. In der Drucksteuerung kann über das Drop Down oben links eine globale Einstellung getroffen werden. Die Drop Down bei den einzelnen Kalkulationspositionen in der Spalte Drucksteuerung ermöglichen eine Individualisierung pro Kalkulationsposition.
Mit einen einem Klick auf die Werte/Texte in der Drucksteuerung können Sie alle Werte/Texte editieren. Mit einen einem Klick auf die Checkbox können Sie Unterprojekte oder Kalkulationspositionen ausblenden.
Wenn Sie die Positionen berühren, erscheint das Seitenumbruch einfügen/entfernen Symbol. Mit einen einem Klick auf das Symbol fügen Sie einen Seitenumbruch ein, dieser wird als rote Linie dargestellt. Mit einen einem weiteren Klick können Sie den Seitenumbruch wieder aufheben. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit mit einen einem Klick auf den Papierkorb die Position zu löschen, mit einen einem Klick auf das Stiftsymbol die Position zu bearbeiten und mit einen Klick auf das Plussymbol eine weitere Rechnungsposition hinzufügen.
Mit einen einem Klick auf das Diskettensymbol unten rechts speichern Sie Ihre Eingabe. Mit einen einem Klick auf das Drucksymbol kann die Rechnung gedruckt werden und mit einen einem Klick auf das Exportsymbol können Sie die Rechnung exportieren.
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In der Vorschau erhalten Sie die Ansicht Ihrer Einstellungen, die Sie zuvor in der Drucksteuerung getroffen haben. Mit einen einem Klick auf die Werte/Texte in der Drucksteuerung können Sie alle Werte/Texte editieren. Mit einen einem Klick auf das Drucksymbol kann die Rechnung gedruckt werden und mit einen einem Klick auf das Exportsymbol können Sie die Rechnung exportieren.
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