In der Projektadministration werden ein paar In der Projektadministration werden ein paar grundlegende Rahmenbedingungen und Einstellungen getätigt, mit denen die Bearbeitung und die Auswertung von Projekten vereinfacht werden sollen.
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Mit einem Klick auf das Diskettensymbol fügen Sie den neuen Status der Liste hinzu.
[Screenshot Status bearbeiten folgt]
Wenn Sie den Projektstatus bearbeiten möchten, klicken Sie in der Übersichtsliste der Stati auf den Pfeil, der beim Berühren des jeweiligen Eintrags erscheint. Wenn Sie hier die Option Status bearbeiten wählen, kommen Sie wieder in das Fenster, das Sie schon vom Erstellen eines Status kennen.
Wählen Sie die Option Status löschen, wird der Status aus dem System entfernt.
Die Projekttypen
In den Projekttypen können Sie festlegen, wie die einzelnen Projekte von ihrer Art her gekennzeichnet werden. Es geht hier anders als beim Projektstatus also nicht mehr über die Aktivität, sondern vielmehr um das Thema des Projekts. Voreingestellt sind hier bereits
- Bauprojekte
- Büroorganisation (Interne Projekte)
- Corporate Design
- Event
- Modell
- Newsletter
- Web Projekt
Um die Projekttypen aufzurufen, wählen Sie über das TROI Symbol die Projektadministration und dann den Unterordner Projekttypen aus. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil vor der Typengruppe (voreingestellt: Aktive Projekttypen) öffnen Sie die Liste aller zu dieser Gruppe gehörenden Projekttypen.
[Screenshot Weg dahin folgt]
Projekttypen hinzufügen und bearbeiten
Wenn Sie einen neuen Projekttypen hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Plus-Zeichen in der Titelzeile. Es trägt die Beschriftung neu. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Details des Projekttypen angeben. Dabei handelt es sich um folgende Angaben:
- Beschreibung (oder Name)
- Aktiv ja/nein
Mit einem Klick auf das Diskettensymbol wird der Projekttyp gespeichert und in der Liste aufgeführt.
Wenn Sie den Status aktiv mit durch Entfernen des Hakens auf „Nein“ gesetzt haben, erscheint automatisch ein neuer Punkt in der Liste: Inaktive Projekttypen. Diese sind in der Projektverwaltung nicht auswählbar. Um das zu ändern, müssen Sie den Projekttypen erst auf aktiv setzen.
Um einen Projekttypen zu bearbeiten, klicken Sie einfach den jeweiligen Namen in der Liste an. Es öffnet sich dann wieder das Fenster, das Sie schon von der Erstellung eines neuen Projekttyps her kennen. Hier können Sie den Namen verändern, den Status von aktiv auf inaktiv wechseln (und andersherum) sowie den ganzen Typen mit einem Klick auf die Mülltonne löschen.
Ein Klick auf das Diskettensymbol speichert Ihre Änderungen.
Projektteams
Mit TROI können Sie Ihre Mitarbeiter zu Teams zusammenstellen, die dann spezifisch an bestimmten Aufgaben arbeiten. Damit eröffnen sich Ihnen auch neue Möglichkeiten zur Auswertung und Abrechnung.
Um Teams zu erstellen rufen Sie den Unterordner Projektteams über das TROI-Startsymbol und den Ordner Projektadministration auf.
[Screenshot Weg dahin folgt]
Projektteams anzeigen und erfassen
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Des weiteren können Sie in der Titelzeile des jeweiligen Teams sehen, ob es aktiv oder inaktiv ist. Inaktive Teams können in der Projektadministration keinen Aufgaben zugeordnet werden.
[Screenshot Teamliste folgt]
Um ein neues Team anzulegen, klicken Sie oben in der Menüleiste auf den Button erfassen. Jetzt öffnet sich automatisch ein neues Fenster, in dem Sie den Namen des Teams und seinen Status (aktiv oder inaktiv) angeben können.
Mit einem Klick auf die Diskette ganz unten rechts am Bildschirmrand speichern Sie das neue Team.
[Screenshot Team erfassen folgt]
Die Ansicht wechselt danach automatisch wieder in die Liste zurück.
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Wenn Sie ein Team verändern möchten, öffnen Sie das Bearbeitungsmenü. Dazu klicken Sie rechts auf den jeweiligen Eintrag in der Liste. Es erscheint dann ein kleiner Button mit der Aufschrift Team bearbeiten. Beim Anklicken öffnet sich ein neues Fenster mit einem umfangreichen Bearbeitungsmenü.
[Screenshot Bearbeitungsfenster folgt]
Grundsätzlich können Sie hier erst einmal die Dinge einstellen, die Sie auch bei der Erstellung eines Teams wählen konnten. Also den Namen und seinen Status. Außerdem können Sie hier einen Mandanten auswählen.
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Sie können den Abrechnungsmodus aufrufen, indem Sie vom TROI Symbol in die Projektadministration gehen und dann den entsprechenden Unterordner aufrufen.
[Screenshot Weg dorthin folgt]
Sofern Sie hier noch nichts eingestellt haben, finden Sie jetzt eine Liste aller standardmäßig eingestellten Abrechnungsmodi vor. Diese sind
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Um den Modus zu speichern, klicken Sie das Diskettensymbol unten rechts an. Sie gelangen dann automatisch wieder in die Übersichtsliste, wo der neue Modus unten angefügt wurde.
[Screenshot Modus erstellen folgt]
Einen Abrechnungsmodus bearbeiten und löschen
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Mit einem Klick auf den Modus öffnet sich ein kleines Fenster. Hier können Sie den Namen und den Status verändern. Gespeichert werden die Änderungen wie immer mit einem Klick auf die Diskette. Wenn Sie hingegen auf den Mülleimer klicken, wird der ganze Abrechnungsmodus gelöscht. Er erscheint auch nicht mehr in der Übersichtsliste.
[Screenshot Bearbeitungsfenster folgt]
Textbausteine
Textbausteine werden vor allem zum Erstellen von Angeboten und Rechnungen verwendet. Damit ersparen Sie sich aufwändiges Schreiben und können die Nachrichten dennoch individuell gestalten.
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Damit ein erster Textbaustein in Ihre Liste aufgenommen wird, klicken Sie oben links in der Titelzeile auf die Option Textbaustein hinzufügen. Es öffnet sich dann ein neues Fenster, in dem Sie die Bezeichnung des Bausteins und seinen Text festhalten können. Ein Klick auf die Diskette unten rechts speichert den Baustein.
[Screenshot Textbaustein hinzufügen folgt]
Nach dem Speichern wandelt sich das Fenster automatisch in die neue Option Textbaustein editieren um. Hier können Sie den Text verändern oder mit einem Klick auf den Mülleimer unten rechts den ganzen Textbaustein löschen.
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Anschließend speichern Sie die neue Einheit mit einem Klick auf das Diskettensymbol.
[Screenshot Einheit erfassen Maske folgt]
Nach dem Speichern wechselt die Ansicht automatisch wieder in die Übersichtsliste.
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Um die Preisliste zu bearbeiten, öffnen Sie den gleichnamigen Unterordner in der Projektadministration. Sie starten dann wie immer bei TROI auf der Übersichtsseite, in der alle standardmäßigen und bisher von Ihnen erfassten Preise aufgelistet werden.
[Screenshot Übersichtsliste folgt]
Lesen und sortieren der Liste
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Anschließend können Sie im Dropdown-Menü auswählen, ob der gesuchte Posten sich auf den Mandanten, den Kunden oder das Material bezieht. Außerdem können Sie entscheiden, ob das Produkt, die Tätigkeit oder das Material aktiv oder inaktiv ist. Darüber hinaus befindet sich in der Titelzeile ein Suchfenster. Hier können Sie den Namen des Postens eingeben. Wenn Sie ein * eintragen, werden Ergebnisse mit allen Namen angezeigt. Ein Klick auf das blaue GO am rechten Rand startet den Filter.
[Screenshot Filtermöglichkeiten folgt]
Die Ergebnisse werden Ihnen tabellarisch mit Namen (Tätigkeit oder Material), Artikelnummer, Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis, Servicegebühren, Konto und Beschreibung aufgelistet. Außerdem kann jeder Posten durch einen Haken als Standard markiert werden.
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