In der Projektadministration werden ein paar grundlegende Rahmenbedingungen und Einstellungen getätigt, mit denen die Bearbeitung und die Auswertung von Projekten vereinfacht werden sollen.
Um die Projektadministration aufzurufen, gehen Sie über das TROI Symbol ins Startmenü und rufen den Ordner Projektadministration auf
Der Projektstatus
Wenn Sie die Projektadministration im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Projektstatus. Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner.
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- In Arbeit (Das Projekt ist aktiv)
- Zurückgestellt (Das Projekt ruht bis auf weiteres)
- Abgeschlossen (Das Projekt wurde zuende bearbeitet)
- Nicht realisiert (Das Projekt wurde nie begonnen)
- Inaktiv (Das Projekt ist auch buchhalterisch abgeschlossen)
- Vorlagen (Vorbereitende Vorlagen für einen leichteren Prozessablauf)
- Angeboten (Das Projekt ist noch nicht beauftragt)
Einen neuen Projektstatus hinzufügen oder bearbeiten
Wenn Sie möchten, können Sie einen neuen Projektstatus definieren, der dann später auch in der Projektverwaltung wählbar ist. Dazu klicken Sie entweder auf den Begriff Name in der Titelzeile oder auf das Plus-Zeichen unten rechts neben dem CheckIn Symbol. Beides öffnet dasselbe Fenster.
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Mit einem Klick auf das Diskettensymbol fügen Sie den neuen Status der Liste hinzu.
[Screenshot Status bearbeiten folgt]
Wenn Sie den Projektstatus bearbeiten möchten, klicken Sie in der Übersichtsliste der Stati auf den Pfeil, der beim Berühren des jeweiligen Eintrags erscheint. Wenn Sie hier die Option Status bearbeiten wählen, kommen Sie wieder in das Fenster, das Sie schon vom Erstellen eines Status kennen.
Wählen Sie die Option Status löschen, wird der Status aus dem System entfernt.
Projektteams
Mit TROI können Sie Ihre Mitarbeiter zu Teams zusammenstellen, die dann spezifisch an bestimmten Aufgaben arbeiten. Damit eröffnen sich Ihnen auch neue Möglichkeiten zur Auswertung und Abrechnung.
Um Teams zu erstellen rufen Sie den Unterordner Projektteams über das TROI-Startsymbol und den Ordner Projektadministration auf.
[Screenshot Weg dahin folgt]
Projektteams anzeigen und erfassen
Wenn Sie den Ordner für die Projektteams aufrufen, erscheint dort automatisch eine Liste aller angelegten Teams. Klicken Sie auf eines der Teams, entfaltet sich nach unten eine weitere Liste. In dieser können Sie alle Mitarbeiter sehen, die dem Team zugeordnet sind.
Des weiteren können Sie in der Titelzeile des jeweiligen Teams sehen, ob es aktiv oder inaktiv ist. Inaktive Teams können in der Projektadministration keinen Aufgaben zugeordnet werden.
[Screenshot Teamliste folgt]
Um ein neues Team anzulegen, klicken Sie oben in der Menüleiste auf den Button erfassen. Jetzt öffnet sich automatisch ein neues Fenster, in dem Sie den Namen des Teams und seinen Status (aktiv oder inaktiv) angeben können.
Mit einem Klick auf die Diskette ganz unten rechts am Bildschirmrand speichern Sie das neue Team.
[Screenshot Team erfassen folgt]
Die Ansicht wechselt danach automatisch wieder in die Liste zurück.
Ein Team bearbeiten und löschen
Wenn Sie ein Team verändern möchten, öffnen Sie das Bearbeitungsmenü. Dazu klicken Sie rechts auf den jeweiligen Eintrag in der Liste. Es erscheint dann ein kleiner Button mit der Aufschrift Team bearbeiten. Beim Anklicken öffnet sich ein neues Fenster mit einem umfangreichen Bearbeitungsmenü.
[Screenshot Bearbeitungsfenster folgt]
Grundsätzlich können Sie hier erst einmal die Dinge einstellen, die Sie auch bei der Erstellung eines Teams wählen konnten. Also den Namen und seinen Status. Außerdem können Sie hier einen Mandanten auswählen.
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Wenn Sie auf das Diskettensymbol klicken, speichern Sie die bearbeitete Liste. Mit einem Klick auf den Mülleimer wird sie vollständig gelöscht.
Der Abrechnungsmodus
Im Abrechnungsmodus lassen sich einige Formalien zur Gestaltung der späteren Abrechnungen einstellen.
Sie können den Abrechnungsmodus aufrufen, indem Sie vom TROI Symbol in die Projektadministration gehen und dann den entsprechenden Unterordner aufrufen.
[Screenshot Weg dorthin folgt]
Sofern Sie hier noch nichts eingestellt haben, finden Sie jetzt eine Liste aller standardmäßig eingestellten Abrechnungsmodi vor. Diese sind
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Hinter allen Modi befindet sich ein Kästchen mit Haken und der Beschriftung aktiv. Das bedeutet, dass alle diese Optionen später bei der individuellen Gestaltung einer Rechnung ausgewählt werden können. Fehlt bei einem Modus der Haken, erscheint er später auch nicht in der Auswahl.
Einen neuen Modus erstellen
Wenn Sie einen eigenen Abrechnungsmodus erstellen möchten, klicken Sie auf die Option Daten anlegen oben in der Titelzeile. Sie wechseln dann in ein neues Fenster, in dem Sie die folgenden Dinge eingeben können:
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Um den Modus zu speichern, klicken Sie das Diskettensymbol unten rechts an. Sie gelangen dann automatisch wieder in die Übersichtsliste, wo der neue Modus unten angefügt wurde.
[Screenshot Modus erstellen folgt]
Einen Abrechnungsmodus bearbeiten und löschen
Grundsätzlich können Sie nur die Abrechnungsmodi bearbeiten und löschen, die Sie auch selbst erstellt haben. Solche Modi erkennen Sie daran, dass sie in der Übersichtsliste schwarz gefärbt sind und nicht wie die Standardmodi grau.
Mit einem Klick auf den Modus öffnet sich ein kleines Fenster. Hier können Sie den Namen und den Status verändern. Gespeichert werden die Änderungen wie immer mit einem Klick auf die Diskette. Wenn Sie hingegen auf den Mülleimer klicken, wird der ganze Abrechnungsmodus gelöscht. Er erscheint auch nicht mehr in der Übersichtsliste.
[Screenshot Bearbeitungsfenster folgt]
Textbausteine
Textbausteine werden vor allem zum Erstellen von Angeboten und Rechnungen verwendet. Damit ersparen Sie sich aufwändiges Schreiben und können die Nachrichten dennoch individuell gestalten.
Um die Funktion einzurichten, rufen Sie in der Projektadministration den Unterordner Textbausteine auf. Wie immer landen Sie dann in der Übersicht über alle vorhandenen Textbausteine.
Die Übersichtsliste Textbausteine
Da keine Texte durch uns standardmäßig hinterlegt wurden, ist die Liste bei Ihrem ersten Besuch leer. Später können Sie die Liste filtern, indem Sie oben rechts in der Liste im Dropdown-Menü die Art des Bausteins auswählen. Dazu stehen folgende Optionen zur Verfügung:
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Sie können die Textbausteine auch ordnen, zum Beispiel alphabetisch oder nach Ihren Favoriten. Dazu finden Sie links neben den Einträgen Pfeile nach oben oder unten. Mit einem Klick darauf verschieben Sie den Textbaustein um eine Position nach oben oder unten, wahlweise aber auch an das obere oder untere Ende der Liste.
Textbausteine hinzufügen und bearbeiten
Damit ein erster Textbaustein in Ihre Liste aufgenommen wird, klicken Sie oben links in der Titelzeile auf die Option Textbaustein hinzufügen. Es öffnet sich dann ein neues Fenster, in dem Sie die Bezeichnung des Bausteins und seinen Text festhalten können. Ein Klick auf die Diskette unten rechts speichert den Baustein.
[Screenshot Textbaustein hinzufügen folgt]
Nach dem Speichern wandelt sich das Fenster automatisch in die neue Option Textbaustein editieren um. Hier können Sie den Text verändern oder mit einem Klick auf den Mülleimer unten rechts den ganzen Textbaustein löschen.
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Um einen Textbaustein zu ändern, können Sie jetzt auch in der Übersichtsliste einfach den entsprechenden Eintrag anklicken. Sie gelangen dann wieder ins Änderungsfenster.
Textbausteine anwenden
In den Formularen für Rechnungen und Angebote können Sie die Textbausteine ganz nach Bedarf auswählen. Darauf wird an den entsprechenden Stellen näher eingegangen.
Einheiten
Einheiten werden ebenso wie die im nächsten Kapitel beschriebenen Preise benötigt, um Angebote und Abrechnungen richtig zu kalkulieren.
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Die beiden Bereiche sind selbsterklärend: Die Einheit Tätigkeiten wird für Dienstleistungen und Handgriffe verwendet, während die Einheit Materialien für die Abrechnung von Arbeitsmaterialien bestimmt sind. Im Prinzip können Sie auch eine Spalte für alles nehmen; eine Aufteilung ist erst dann nötig, wenn Sie sehr viele Positionen haben, die eine lange Ladezeit verursachen.
Einheiten erfassen und bearbeiten
Um eine neue Einheit anzulegen, klicken Sie in der Titelzeile oben rechts im jeweiligen Reiter der Einheit auf erfassen. Da alle Schritte bei beiden Gruppen gleich sind, beschränken wir uns hier der Einfachheit halber auf die Tätigkeiten.
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Anschließend speichern Sie die neue Einheit mit einem Klick auf das Diskettensymbol.
[Screenshot Einheit erfassen Maske folgt]
Nach dem Speichern wechselt die Ansicht automatisch wieder in die Übersichtsliste.
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Achtung: Nur Einheiten, die Sie selbst angelegt haben, lassen sich löschen.
Die Preisliste
In der Preisliste können Sie einstellen, welche Tätigkeiten in Ihrem Projekt mit welchen Gebühren berechnet werden.
Um die Preisliste zu bearbeiten, öffnen Sie den gleichnamigen Unterordner in der Projektadministration. Sie starten dann wie immer bei TROI auf der Übersichtsseite, in der alle standardmäßigen und bisher von Ihnen erfassten Preise aufgelistet werden.
[Screenshot Übersichtsliste folgt]
Lesen und sortieren der Liste
Da Sie mit vielen Einzelposten arbeiten, ist auch die Preisliste sehr lang. Aus diesem Grund werden beim Anlegen alle Preise noch einmal thematisch in Haupt- und Unterordnern sortiert. So können Sie bei der manuellen Suche Stück für Stück detaillierter werden.
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Anschließend können Sie im Dropdown-Menü auswählen, ob der gesuchte Posten sich auf den Mandanten, den Kunden oder das Material bezieht. Außerdem können Sie entscheiden, ob das Produkt, die Tätigkeit oder das Material aktiv oder inaktiv ist. Darüber hinaus befindet sich in der Titelzeile ein Suchfenster. Hier können Sie den Namen des Postens eingeben. Wenn Sie ein * eintragen, werden Ergebnisse mit allen Namen angezeigt. Ein Klick auf das blaue GO am rechten Rand startet den Filter.
[Screenshot Filtermöglichkeiten folgt]
Die Ergebnisse werden Ihnen tabellarisch mit Namen (Tätigkeit oder Material), Artikelnummer, Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis, Servicegebühren, Konto und Beschreibung aufgelistet. Außerdem kann jeder Posten durch einen Haken als Standard markiert werden.
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Wenn Sie die Liste von Grund auf anders sortieren möchten, können Sie die einzelnen Einträge per Drag & Drop an andere Positionen oder auch in ganz andere Ordner verschieben.
Preise hinzufügen
Wenn Sie Preise hinzufügen möchten, gehen Sie mit der Maus als erstes in den Ordner, in den die Position einsortiert werden soll. Dann klicken Sie auf den Bearbeitungspfeil, der beim Berühren des Ordners erscheint. Hier können Sie dann wählen, ob Sie
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Klicken Sie zum Schluß noch auf das Diskettensymbol und speichern Sie die Position.
Preispositionen bearbeiten und entfernen
Um eine Position aus der Liste zu bearbeiten, klicken Sie einfach den Eintrag in der Liste an. Dann öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie alle Details hinterlegen können. Hier entscheiden Sie über
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