In der Projektadministration werden ein paar grundlegende Rahmenbedingungen und Einstellungen getätigt, mit denen die Bearbeitung und die Auswertung von Projekten vereinfacht werden sollen.
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Mit einem Klick auf das Diskettensymbol fügen Sie den neuen Status der Liste hinzu.
[Screenshot Status bearbeiten folgt]
Wenn Sie den Projektstatus bearbeiten möchten, klicken Sie in der Übersichtsliste der Stati auf den Pfeil, der beim Berühren des jeweiligen Eintrags erscheint. Wenn Sie hier die Option Status bearbeiten wählen, kommen Sie wieder in das Fenster, das Sie schon vom Erstellen eines Status kennen.
Wählen Sie die Option Status löschen, wird der Status aus dem System entfernt.
Projektteams
Mit TROI können Sie Ihre Mitarbeiter zu Teams zusammenstellen, die dann spezifisch an bestimmten Aufgaben arbeiten. Damit eröffnen sich Ihnen auch neue Möglichkeiten zur Auswertung und Abrechnung.
Um Teams zu erstellen rufen Sie den Unterordner Projektteams über das TROI-Startsymbol und den Ordner Projektadministration auf.
[Screenshot Weg dahin folgt]
Projektteams anzeigen und erfassen
Wenn Sie den Ordner für die Projektteams aufrufen, erscheint dort automatisch eine Liste aller angelegten Teams. Klicken Sie auf eines der Teams, entfaltet sich nach unten eine weitere Liste. In dieser können Sie alle Mitarbeiter sehen, die dem Team zugeordnet sind.
Des weiteren können Sie in der Titelzeile des jeweiligen Teams sehen, ob es aktiv oder inaktiv ist. Inaktive Teams können in der Projektadministration keinen Aufgaben zugeordnet werden.
[Screenshot Teamliste folgt]
Um ein neues Team anzulegen, klicken Sie oben in der Menüleiste auf den Button erfassen. Jetzt öffnet sich automatisch ein neues Fenster, in dem Sie den Namen des Teams und seinen Status (aktiv oder inaktiv) angeben können.
Mit einem Klick auf die Diskette ganz unten rechts am Bildschirmrand speichern Sie das neue Team.
[Screenshot Team erfassen folgt]
Die Ansicht wechselt danach automatisch wieder in die Liste zurück.
Ein Team bearbeiten und löschen
Wenn Sie ein Team verändern möchten, öffnen Sie das Bearbeitungsmenü. Dazu klicken Sie rechts auf den jeweiligen Eintrag in der Liste. Es erscheint dann ein kleiner Button mit der Aufschrift Team bearbeiten. Beim Anklicken öffnet sich ein neues Fenster mit einem umfangreichen Bearbeitungsmenü.
[Screenshot Bearbeitungsfenster folgt]
Grundsätzlich können Sie hier erst einmal die Dinge einstellen, die Sie auch bei der Erstellung eines Teams wählen konnten. Also den Namen und seinen Status. Außerdem können Sie hier einen Mandanten auswählen.
Die wichtigste Funktion im Bearbeitungsfenster ist die Auswahl der Mitarbeiter, die zum Team gehören sollen. Dazu haben Sie die beiden Felder zugeordnete Mitarbeiter und nicht zugeordnete Mitarbeiter. Bei einem neu angelegten Team gibt es noch keine zugeordneten Mitarbeiter. Diese müssen also erst in der rechten Spalte ausgewählt werden.
Mit Hilfe der Pfeiltasten zwischen beiden Feldern können Sie die Mitarbeiter ganz leicht navigieren:
- << alle Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
- < den aktivierten Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
- > den aktivierten Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
- >> alle Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
Die Mitarbeiter sind alphabetisch sortiert und jeweils ihrem Anfangsbuchstaben zugeordnet. Mit Klick auf diesen Buchstaben können Sie die einzelnen Namen auf- und zuklappen und so für mehr Übersicht bei langen Listen sorgen.
Unter den Fenstern stehen Ihnen jeweils noch die Buttons alle auswählen und alle öffnen zur Auswahl. Mit ersterem können Sie alle Namen einer Spalte markieren und sie so zum Beispiel zusammen verschieben. Klicken Sie hingegen auf alle öffnen, öffnen oder schließen Sie alle Buchstaben auf einmal. Das entspricht dem Schritt, der einen Absatz zuvor erklärt wurde.
Wenn Sie auf das Diskettensymbol klicken, speichern Sie die bearbeitete Liste. Mit einem Klick auf den Mülleimer wird sie vollständig gelöscht.
Der Abrechnungsmodus
Im Abrechnungsmodus lassen sich einige Formalien zur Gestaltung der späteren Abrechnungen einstellen.
Sie können den Abrechnungsmodus aufrufen, indem Sie vom TROI Symbol in die Projektadministration gehen und dann den entsprechenden Unterordner aufrufen.
[Screenshot Weg dorthin folgt]
Sofern Sie hier noch nichts eingestellt haben, finden Sie jetzt eine Liste aller standardmäßig eingestellten Abrechnungsmodi vor. Diese sind
- Modus wählen
- Alles noch nicht abgerechnete
- Nicht abrechnen
- Alles nach Ist
- Alles nach Soll
- Individuell
- Individuell nach Ist
- Individuell nach Soll
- Spezifisch
- 1/2 (Halber Rechnungswert)
- 1/3 (Ein Drittel des Rechnungswertes)
- 1/4 (Ein Viertel des Rechnungswertes)
Hinter allen Modi befindet sich ein Kästchen mit Haken und der Beschriftung aktiv. Das bedeutet, dass alle diese Optionen später bei der individuellen Gestaltung einer Rechnung ausgewählt werden können. Fehlt bei einem Modus der Haken, erscheint er später auch nicht in der Auswahl.
Einen neuen Modus erstellen
Wenn Sie einen eigenen Abrechnungsmodus erstellen möchten, klicken Sie auf die Option Daten anlegen oben in der Titelzeile. Sie wechseln dann in ein neues Fenster, in dem Sie die folgenden Dinge eingeben können:
- Der Moduswert (zum Beispiel 1/5 = Ein Fünftel des Rechnungswertes; oder auch 20/100 = 20 % des Rechnungswertes)
- Der Name des Modus
- Sein Status (Aktiv/inaktiv)
Um den Modus zu speichern, klicken Sie das Diskettensymbol unten rechts an. Sie gelangen dann automatisch wieder in die Übersichtsliste, wo der neue Modus unten angefügt wurde.
[Screenshot Modus erstellen folgt]
Einen Abrechnungsmodus bearbeiten und löschen
Grundsätzlich können Sie nur die Abrechnungsmodi bearbeiten und löschen, die Sie auch selbst erstellt haben. Solche Modi erkennen Sie daran, dass sie in der Übersichtsliste schwarz gefärbt sind und nicht wie die Standardmodi grau.
Mit einem Klick auf den Modus öffnet sich ein kleines Fenster. Hier können Sie den Namen und den Status verändern. Gespeichert werden die Änderungen wie immer mit einem Klick auf die Diskette. Wenn Sie hingegen auf den Mülleimer klicken, wird der ganze Abrechnungsmodus gelöscht. Er erscheint auch nicht mehr in der Übersichtsliste.
[Screenshot Bearbeitungsfenster folgt]
Textbausteine
Textbausteine werden vor allem zum Erstellen von Angeboten und Rechnungen verwendet. Damit ersparen Sie sich aufwändiges Schreiben und können die Nachrichten dennoch individuell gestalten.
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Damit ein erster Textbaustein in Ihre Liste aufgenommen wird, klicken Sie oben links in der Titelzeile auf die Option Textbaustein hinzufügen. Es öffnet sich dann ein neues Fenster, in dem Sie die Bezeichnung des Bausteins und seinen Text festhalten können. Ein Klick auf die Diskette unten rechts speichert den Baustein.
[Screenshot Textbaustein hinzufügen folgt]
Nach dem Speichern wandelt sich das Fenster automatisch in die neue Option Textbaustein editieren um. Hier können Sie den Text verändern oder mit einem Klick auf den Mülleimer unten rechts den ganzen Textbaustein löschen.
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Anschließend speichern Sie die neue Einheit mit einem Klick auf das Diskettensymbol.
[Screenshot Einheit erfassen Maske folgt]
Nach dem Speichern wechselt die Ansicht automatisch wieder in die Übersichtsliste.
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Um die Preisliste zu bearbeiten, öffnen Sie den gleichnamigen Unterordner in der Projektadministration. Sie starten dann wie immer bei TROI auf der Übersichtsseite, in der alle standardmäßigen und bisher von Ihnen erfassten Preise aufgelistet werden.
[Screenshot Übersichtsliste folgt]
Lesen und sortieren der Liste
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Anschließend können Sie im Dropdown-Menü auswählen, ob der gesuchte Posten sich auf den Mandanten, den Kunden oder das Material bezieht. Außerdem können Sie entscheiden, ob das Produkt, die Tätigkeit oder das Material aktiv oder inaktiv ist. Darüber hinaus befindet sich in der Titelzeile ein Suchfenster. Hier können Sie den Namen des Postens eingeben. Wenn Sie ein * eintragen, werden Ergebnisse mit allen Namen angezeigt. Ein Klick auf das blaue GO am rechten Rand startet den Filter.
[Screenshot Filtermöglichkeiten folgt]
Die Ergebnisse werden Ihnen tabellarisch mit Namen (Tätigkeit oder Material), Artikelnummer, Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis, Servicegebühren, Konto und Beschreibung aufgelistet. Außerdem kann jeder Posten durch einen Haken als Standard markiert werden.
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