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Seit Mitte Mai 2017, ist es nicht mehr notwendig, Konten für Mitarbeiter einzurichten, wenn man E-Mailbenachrichtigungen verschicken möchte. Es reicht, wenn ein Systemaccount richtig eingetragen ist und das Feld "E-Mail" bei den einzelnen Benutzern für die Beachrichtigung verwendet wird. Dadurch ist der Verwaltungsaufwand minimiert. Nach wie vor sind aber einzelne E-Mailkonten notwendig, um die Funktion PR-Mailing mit E-Mails im Namen einzelner Personen erfolgreich verwenden zu können. |
Warum muss man in Troi ein E-Mailkonto einrichten?
Troi verfügt über eine automatische Benachrichtigungsfunktion, um Benutzer zu Informieren, wenn Sie über Troi-Ereignisse informiert werden sollen. Ein benutzer wird bsps. Benutzer informiert, wenn er eine neue Aufgabe erhält oder zu einem Termin eingeladen wird. Ebenso erfolgt eine Benachrichtigung, wenn ein Mitarbeiter eine genehmigungspflichtige Abwesenheit anfragt, damit sein Vorgesetzter rechtzeitig reagieren kann. Der Mitarbeiter wird selbstverständlich über die Entscheidung benachrichtigt.
In Zukunft möchten wir mehr pro-aktive Information aus der Troi Software anbieten, damit der Benutzer von den Funktionen profitieren kann, auch wenn er Troi in seinem Browser nicht nutzt.
Welche Informationen sind notwendig, um die Benachrichtigungsfunktion zu nutzen?
Im Bereich System » Mailkonten ist es möglich, E-Mailkonten für Troi zu konfigurieren. Wie oben erwähnt, war es in der Vergangenheit notwendig, Konten für alle Mitarbeiter einzurichten, damit der Informationsfluss in allen Richtungen erfolgen konnte. Dies bedeutete einen großen Verwaltungsaufwand für Systemadministratoren, die mit Troi gearbeitet haben.
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Troi noch wissen, wohin es die Benachrichtigung schicken soll, wenn ein Benutzer von einem Troi-Ereignis erfahren soll. Dafür muss man nur eine gültige E-Mailadresse entweder im Kontakt des Benutzers im Kontaktmodul (Feld E-Mail unter Büro) oder im Feld E-Mail der Mitarbeiterdetails eintragen. Beide Felder sind synchronisiert, sodass diese Einstellung nur einmal erfolgen muss.
Wie kann ich Benachrichtigungen zu meinen eigenen Ereignissen bekommen?
Anschließend müssen Sie die Benachrichtigungsfunktion aktivieren. Wechseln Sie in den Ordner System und den Unterordner Systemeinstellungen. Gehen Sie in den Reiter Benutzer und wählen Sie diese Funktion auch im Dropdown-Menü aus. Anschließend setzen Sie einen Haken bei folgenden Optionen:
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Wenn trotz richtiger Einstellungen keine Mails verschickt werden, sind entweder die Mailkonten oder das Systemmailkonto falsch konfiguriert. Überprüfen Sie, ob Sie nicht ungewollt Leerzeichen durch Kopieren und Einfügen übernommen haben.
Wie kann ich die Richtigkeit meiner Mailkonten überprüfen?
Bis Troi 5.4.22 konnte man die E-Mailkontenkonfiguration über ein veraltetes System überprüfen, was über die Einstellung des Kontos durch einen Hyperlink möglich war. Durch die Modernisierung der E-Mailprotokolle (u.A. IMAP, Exchange ActiveSync) konnte dieser Test keine zuverlässigen Ergebnisse liefern. Zusätzlich kam nur die Benachrichtigung, dass die Konfiguration falsch war, nicht aber was in der Konfiguration noch korrigiert werden müsste. Die neue, generelle Analyse von E-Mailkonten finden Sie jetzt unter System » Hintergrunddienste im Troi Menü (i.d.R. nur von Systemadministratoren zugänglich).
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Solange ein E-Mailkonto, was als Systemaccount konfiguriert ist, fehlerhaft eingestellt ist, wird eine "Warteschleife" für E-Mails erstellt. Sobald die Informationen korrigiert sind und Troi im Name des Systemaccounts wieder E-Mails verschicken kann, werden diese Benachrichtigungen auch nachträglich verschickt. |
Nutzung von namentlichen Konten für das PR-Modul für Mailings
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