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DIE EINZELNENE WIDGETS IM ÜBERBLICK

Widget KontaktIn den Widgets Kontakte, Reporting und schnelle Projektsuche können Sie sich Favoriten setzen die immer angezeigt werden. Mit einen Klick auf das Sternsymbol können Sie Favoriten setzen oder entfernen. 

Kontakte

Im Widget Kontakte werden Ihnen Ihre als Favoriten gekennzeichneten Kontakte angezeigt. Mit einen Klick auf das Sternsymbol können Sie Kontakte als Favoriten setzen oder entfernen. Haben Sie keine Favoriten gesetzt können Sie über das Lupenymbol die Suche öffnen und einen Kontakt suchen, mit einen Klick auf das Plus-Zeichen können Sie einen neuen Kontakt anlegen.

Mit einen Klick auf den Kontakt öffnen sich die Kontaktdetails, mit allen wichtigen Informationen. Sie haben die Möglichkeit über die beiden Symbole neben dem Namen die vCard zu exportieren oder die Kontaktdetails zu öffnen. 

Kontakte suchen

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TO-DO´S

Im Widget To-Do´s können virtuelle Post-It angelegt werden. In die Eingabezeile geben Sie dazu einfach den Titel der Notiz ein und klicken auf das Plus-Zeichen für ein To-Do ohne Zuweisung eines Datums und auf das Uhr-Zeichen in der Eingabezeile um ein To-Do mit einem Datum zu versehen. Mit einen Klick auf das Sternsymbol kann das To-Do priorisiert werden. Mit einen Klick auf die Checkbox wird das To-Do als erledigt markiert und verschwindet aus der Liste. 

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Wenn Sie mit der Maus auf ein To-Do zeigen erscheint ein Stiftsymbol über das Sie das To-Do weiter bearbeiten können, alternativ führen Sie einen Doppelklick auf das To-Do aus. Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie den Eintrag, der Papierkorb löscht das To-Do.Image Removed

PROJEKTAUFGABEN

Im Widget Projektaufgaben erhalten Sie einen schnellen Überblick über Ihre Projektaufgaben. Mit einen Klick auf das Lupensymobol

Schnelle Projektsuche

Wenn Sie ohne umständliches Klicken schnell ein Projekt finden möchten, ist dieses Widget das richtige Mittel dafür. Geben Sie einfach den Projektnamen im Suchfenster an und drücken Sie die Enter-Taste. Alle in Frage kommenden Projekte werden dann aufgelistet. Wenn Sie ein * im Suchfenster eingeben, werden übrigens alle Projekte aufgeführt.

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Beim Berühren des jeweiligen Projektes mit der Maus erscheint ein Pfeil. Wenn Sie darauf klicken, rufen Sie automatisch das jeweilige Projekt auf.

Einstellungen für das Widget

Um Ihnen optimale Filtermöglichkeiten zu bieten, lässt sich das Widget für die schnelle Projektsuche noch individuell einstellen. Mit einem Klick auf das Zahnrad können Sie festlegen

• Welche Projekte angezeigt werden (Favoriten oder alle)
• Wie viele Suchergebnisse angezeigt werden (je mehr umso länger ist die Ladezeit)
• Von welchem Mandant die Projekte sein sollen
• Welchen Typs das Projekt ist (alle, kein festgelegter Typ, Bauprojekt,  Büroorganisation, Corporate Design, Event, Modell, Newsletter, Web Projekt)
• Welchen Status das Projekt hat (alle, in Arbeit, zurückgestellt, abgeschlossen, nicht realisiert, inaktiv, Vorlagen, angeboten)

Die Einstellungen speichern Sie mit einem Klick auf das Diskettensymbol.

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Die To-Do-Liste

Damit Sie aus Ihren vielfältigen Aufgaben keine übersehen oder vergessen, gibt es auf dem Schreibtisch die To-Do-Liste. Hier können Sie Notizen und Aufgaben hinterlegen, die sich nicht nur nachschlagen lassen, sondern an die Sie auf Wunsch auch erinnert werden.

Übersicht über To-Dos

Wie schon bei den Kontakten und den Projekten werden Ihnen alle To-Dos alphabetisch sortiert angegeben, wobei die wichtigen To-Dos sich ganz oben auf der Liste befinden. Sie können durch einen Klick auf den Stern jederzeit bestimmen, ob ein To-Do wichtig sein soll oder nicht. In der Übersicht sehen Sie bereits, wie das To-Do genannt wird und wann es fällig ist. Mit einem Klick auf den Stift am rechten Ende des Eintrags rufen Sie das Bearbeitungsmenü für das jeweilige To-Do auf. Hier können Sie mehr Informationen zur Notiz erhalten. Dazu gehören

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Abhängig von Ihrem Nutzerstatus können Sie die Informationen zum To-Do nicht nur einsehen, sondern auch noch verändern. Wie das funktioniert, verraten wir Ihnen gleich.

Ein To-Do anlegen und bearbeiten

Wir gehen zuerst davon aus, dass Sie ein neues To-Do anlegen möchten. Dazu müssen Sie erst einmal im Suchfenster einen Namen für das neue To-Do angeben. Jetzt können Sie den Eintrag entweder schnell und einfach speichern oder sie mit ausführlicheren Informationen hinterlegen.

Nachdem Sie den Namen des To-Do angegeben haben, klicken Sie auf das daneben liegende Uhrensymbol und wählen aus, an welchem Tag die Arbeit fällig wird. Sobald Sie die Zeit festgelegt haben, wird der Eintrag gespeichert und in der To-Do-Liste hinterlegt. Wenn die Arbeit keine Fälligkeit hat oder Sie noch keine eintragen möchten, klicken Sie statt des Uhrsymbols einfach auf das Plus-Zeichen rechts. Auch dann wird Ihr Eintrag in die Liste übernommen.

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Sie können auch einen ganz ausführlichen To-Do-Eintrag erstellen. Dazu geben Sie wieder einen Namen in die Suchmaske ein. Diesmal klicken Sie aber nicht auf die Uhr oder das Plus-Zeichen, sondern auf das Symbol mit den drei Punkten. Beim Berühren mit der Maus erscheint hier die Bezeichnung erweitertes To-Do.

Die Maske, die sich jetzt öffnet, entspricht auch dem Bearbeitungsmenü für To-Dos.

Ob Sie jetzt ein neues To-Do eingeben oder ein bestehendes verändern ist technisch gesehen derselbe Ablauf, so dass Sie die folgenden Beschreibungen auch zum Bearbeiten eines To-Dos benutzen können.

Zuerst wählen Sie aus, für welchen Mitarbeiter das To-Do gilt. Gleich darunter können Sie die Kontaktperson angeben. Wenn Sie einen Namensbestandteil in das Suchfeld eingeben, werden Ihnen alle passenden Kontakte vorgeschlagen. Sobald Sie einen Kontakt ausgewählt haben, erscheint ein Kontakt-Button, über den Sie in die Detailinformationen dieser Person gelangen.

Als nächsten Schritt füllen Sie den Betreff (Name des To-Dos) und die Beschreibung der Arbeit aus. Wenn Sie möchten, können Sie im darunter liegenden Feld auch einen Kommentar zu diesem To-Do hinterlassen.

Nach diesen freien Eingabefeldern müssen Sie die Fälligkeit auswählen, also Datum und Uhrzeit, zu denen das To-Do erledigt sein muss. Sofern Sie möchten, können Sie hier auch noch eine abweichende Zeitzone angeben.

Abhängig von der Wichtigkeit eines To-Do können Sie eine mittlere oder hohe Priorität vergeben. Arbeiten mit hoher Priorität werden in der To-Do-Liste mit einem Stern gekennzeichnet.

Der Status eines To-Do ist standardmäßig offen. Wenn Sie sie schon bearbeitet haben oder sich anderweitig etwas am Status geändert hat, können Sie das hier auswählen. Außerdem lässt sich im Feld darunter festhalten, wer Zugriff auf das To-Do haben soll. Zur Auswahl stehen alle Mitarbeiter, privat, öffentlich, nur zugeordnete Personen oder die Geschäftsleitung.

 Zwei wichtige Felder können Ihnen die Arbeit mit der To-Do-Liste erheblich erleichtern. Wenn Sie den Reminder aktivieren, erhalten Sie in einem auswählbaren  Zeitraum eine Erinnerung an die Fälligkeit der Arbeit. Außerdem können Sie das To-Do  im Kalender anzeigen lassen.

Wenn Sie möchten, können Sie jetzt noch ein Attachment als Symbol für das To-Do hinzufügen. Dazu klicken Sie einfach in das Feld „Datei hierher ziehen“. Alternativ können Sie auch eine geöffnete Datei aus der Taskleiste Ihres Computers anklicken und in das Feld ziehen.

Nachdem Sie alles ausgefüllt haben, speichern Sie den neuen oder veränderten Eintrag mit einem Klick auf das Diskettensymbol.

Wenn Sie ein To-Do erledigt haben, klicken Sie einfach das Kästchen davor an. Es wird dann ausgeblendet.

Individuelle Anpassungen

Auch das To-Do-Widget können Sie noch individueller anpassen. Dazu klicken Sie auf das Zahnrad in der Titelleiste. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie

• Den Filter aktivieren oder deaktivieren (als erledigt markierte ToDos können so wieder angezeigt werden)
• Die To-Dos nach Alter (neu/alt), Deadline, Priorität und Gelesen-Status sortieren
• Einstellen, wie viele Tage vor Fälligkeit die To-Dos angezeigt werden sollen (0 = immer alle anzeigen)

Wenn Sie den Filter aktiviert haben, finden Sie in Ihrer To-Do-Liste zwei neue Schaltflächen vor: Eigene To-Dos oder gestellte To-Dos sowie der Status. Hier können Sie auswählen, ob Ihnen offene, angehaltene, erledigte, zurückgestellte, in Arbeit befindliche oder alle To-Dos angezeigt werden sollen.

Die Projektaufgaben

Das Widget Projektaufgaben ist mit dem gleichnamigen Modul verknüpft und bietet Ihnen oberflächliche Such- und Bearbeitungsmöglichkeiten.

Um ein Projekt zu suchen, geben Sie oben in der Suchzeile den Namen des Kunden oder des Projektes ein und klicken auf GO. Ihnen werden dann alle in Frage kommenden Projekte angezeigt. Alternativ können Sie natürlich auch einfach die Projektliste durchsuchen. Sofern nicht anders eingestellt, sind die Projekte alphabetisch sortiert, mit den Favoriten an oberster Stelle.

Die Projektaufgabenliste filtern

Da die Projekte meist sehr zahlreich und komplex sind, bietet dieses Widget Ihnen besonders umfangreiche Möglichkeiten zur Filterung. So können Sie zum Beispiel

• Den Mandanten auswählen (einer oder alle)
• Den Kunden festlegen (einer oder alle)
• Ein Projekt oder Unterprojekt filtern lassen
• Nach Aufgabe filtern (alle, gestellte oder erhaltene Aufgaben)
• Sich nur Projekte mit einem bestimmten Status anzeigen lassen (offen, in Arbeit, angehalten, erledigt, zurückgestellt oder alle)
• Zwischen Aufgaben wählen (alle, aktive, nur vorbereitete)

Die Ergebnisliste wird Ihnen nach einem Klick auf GO dann entsprechend der Filterkriterien angezeigt.

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Funktionen in der Projektaufgabenübersicht

Jede Projektaufgabe wird Ihnen mit Beschreibung und Fälligkeitsdatum angezeigt. Außerdem befindet sich vor jeder Projektaufgabe ein Kästchen, mit dem Sie eine Projektaufgabe als erledigt ausblenden können. Rechts in der Eintragszeile befindet sich ein Button, um Stunden für die Projektaufgabe zu erfassen. Das ist allerdings nur möglich, wenn das Symbol nicht ausgegraut ist. In diesem Fall wäre die Projektaufgabe als inaktiv markiert worden. Jeder einzelne, aktive Eintrag bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit, den Time Tracker für diese Projektaufgabe zu starten. Dazu klicken Sie einfach auf die Uhr.

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Wenn Sie den jeweiligen Eintrag anklicken, öffnet sich ein Dropdown-Fenster mit allen Details zum Projekt. Sie können diese Eintragungen bearbeiten, indem Sie auf den dazu gehörigen Bearbeitungsbutton klicken. Dann gelangen Sie in die Komplettansicht des Projekts, auf die an anderer Stelle eingegangen wird.

[Screenshot Detailansicht Projekt]

Sie können mit dem Projektaufgaben-Widget aber nicht nur Projekte suchen, sondern sie auch mit einem Klick auf das Exportieren-Symbol in Ihren Mac-Kalender kopieren oder ein ganz neues Projekt anlegen.

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Wie Sie ein Projekt hinzufügen wird im entsprechenden Kapitel ausführlich erklärt.

Das Widget individuell anpassen

Wie bei den meisten anderen Widgets können Sie auch die Projektaufgaben noch individualisieren, indem Sie auf das Zahnrad klicken. In dem sich öffnenden Fenster können Sie festlegen, ob der Filter überhaupt aktiviert werden soll. Außerdem stellen Sie hier ein

• Für welchen Mandanten und Mitarbeiter die Filterung eingestellt werden soll
• Welche Laufzeit die Projekte haben
• Wie viele Projekte maximal angezeigt werden
• Wie die Aufgaben sortiert werden sollen (nach Alter, Priorität, Deadline oder Gelesen-Status)
• Nach welchen Kunden gesucht werden soll
• Nach welchem Typ die Filterung stattfindet (alle, gestellte Aufgaben und erhaltene Aufgaben)
• Welchen Status die Projekte haben sollen (alle, offen, in Arbeit, angehalten, erledigt, zurückgestellt) und
• Welchen Zustand die Projekte haben (alle, aktiv, inaktiv)

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Das Black Board

Das Black Board, oder auch das Schwarze Brett, ist Ihr TROI-internes Kommunikationssystem. Hier können Sie Nachrichten und Ankündigungen für die anderen Nutzer hinterlassen. Das ist vor allem dann vorteilhaft, wenn die Nachrichten nicht wie eine E-Mail nur einmal gelesen werden, sondern langfristig zur Verfügung stehen sollen.

Sofern bereits Nachrichten hinterlegt wurden, können Sie sie ohne weiteren Filter sehen. Möchten Sie sich eine bestimmte Nachricht anzeigen lassen, klicken Sie in das Suchfeld der Titelzeile und geben hier den Namen oder ein Wort aus der Nachricht ein. Alternativ können Sie auch ein * eingeben. Dann werden alle Nachrichten ungefiltert aufgelistet.

Jede Nachricht wird Ihnen angezeigt mit Ablaufdatum, Titel und Textinhalt. Die Sortierung erfolgt, wenn nicht anders eingestellt, nach Erstellungsdatum. Sie sehen also immer sofort die neuesten Nachrichten.

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Nachrichten bearbeiten und erstellen

Wenn Sie mit der Maus auf eine der Nachrichten gehen, werden rechts ein Bearbeiten-Symbol und ein Kreuz eingeblendet. Lupensymbol öffnen Sie die Suche, über das Zahnradsymbol können Sie sich entweder einen individuellen Filter einblenden indem Sie die Checkbox bei Filter aktivieren oder Sie setzen einen Standardfilter. Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie die Einstellungen. Der Exportbutton exportiert die Projektaufgaben in Excel und mit dem Plus-Zeichen erstellen Sie eine neue Projektaufgabe. 

In der Ansicht der Projektaufgaben sehen Sie den Titel und die Fälligkeit. Wenn Sie mit der Maus auf das Personensymbol zeigen sehen Sie von wem die Aufgabe gestellt wurde. Wenn Sie mit der Maus auf die Sprechblase zeigen können Sie den Kommentar lesen, sofern einer erfasst wurde. Sie können eine Aufgabe als erledigt markieren indem Sie die Checkbox aktivieren.

Wenn Sie Stunden auf die Projektaufgabe erfassen möchten können Sie dies über die Button Time Tracker starten oder Stunden eintragen, welche beim Berühren des jeweiligen Eintrags auftauchen, sofern die Projektaufgabe die Zuweisung zu einer Kalkulationsposition enthält und zur Stundenerfassung freigegeben wurde. Ist diese Zuordnung nicht vorhanden sind die Button grau hinterlegt. 

Mit einen Klick auf die Projektaufgabe öffnet sich die Detailansicht mit weiteren Informationen zu Kunde, Projektpfad, Status, Beschreibung und Kommentar. Sie können über den Button Kommentar editieren den Kommentar ändern oder über das Pfeil-Zeichen die Projektaufgabendetails öffnen.

PROJEKT REPORTING

Das Widget Projekt Reporting gibt Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre Projekte. Mit einen Klick auf das Lupensymbol öffnet sich die Suche, falls Favoriten gesetzt sind können Sie mit einen Klick auf das Sternsymbol Ihre individuelle Suche schnell wieder auf die Favoritenansicht zurücksetzen. 

In der Ansicht sehen Sie den Kunden, die Projektnummer und den Projektnamen. Daneben werden die kalkulierten SOLL Stunden und die bereits auf das Projekt erfassten Stunden angezeigt. Wenn Sie mit der Maus auf das gewünschte Projekt klicken sehen Sie die Detailansicht. 

SCHNELLE PROJEKTSUCHE

Im Widget schnelle Projektsuche können Sie mit dem Lupensymbol schnell ein Projekt suchen und mit dem Pfeil-Zeichen welches erscheint wenn Sie den Eintrag berühren in die Grunddaten des Projekts wechseln. Mit einen Klick auf das Zahnradsymbol können Sie sich einen individuellen Filter zur Anzeige im Widget setzen. Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie die Einstellung. 

BLACKBOARD

Im Widget Blackboard können Sie Informationen dauerhaft oder zeitlich begrenzt anheften. Mit dem Lupensymbol können Sie Einträge suchen, das Zahnradsymbol steht Ihnen für Einstellungen des Widgets zur Verfügung. Mit dem Plus-Zeichen erstellen Sie einen neuen Eintrag, geben Sie dazu die Überschrift und den Inhalt ein, setzen die Gültigkeitsdauer des Eintrags und wählen eine Farbe in der Sie den Eintrag posten möchten. Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe. 

Wenn Sie einen Eintrag berühren, wird ein Stiftsymbol und ein Kreuz sichtbar.

Mit Klick auf das Bearbeiten-Symbol erhalten Sie verschiedene Möglichkeiten, den Text und die Formatierung zu verändern. Mit einem Klick auf das X blenden Sie die Nachricht aus. Sie wird dadurch nicht gelöscht. Um eine Nachricht zu bearbeiten oder gänzlich zu löschen müssen Sie allerdings der Ersteller der Nachricht sein.

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