Um die erfassten Dienstleistungen abzurechnen, aber auch Eingangsrechnungen zu verwalten, benötigen Sie das Buchhaltungs-Modul in TROI. Da alle wichtigen Daten bereits während der Stundenerfassung hinterlegt werden, ist die Buchhaltung an sich ganz einfach.

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• Auf alle Projekte zugreifen
• Rechnungen stornieren
• Debitoren und Umsatzsteuer zu einem Kunden zuordnen
• Rechnungen formatieren (auch, wenn sie eine Rechnungsnummer haben und geschlossen sind)

Buchungen erfassen und bearbeiten

Sie können Rechnungen an Sie und durch Kunden geleistete Zahlungen ganz einfach über den Unterordner Buchungen erfassen.

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[Screenshot Eingabemaske beispielhaft ausgefüllt folgt]

Weitere Einstellungsmöglichkeiten

Neben den eigentlichen Eingabefeldern stehen Ihnen zum Erfassen der Buchungen auch noch verschiedene Buttons zur Verfügung, die grau hinterlegt sind:

Das Zahlungsziel: In der Regel sollen Kunden ihre Rechnungen sofort begleichen. Dementsprechend ist dieser Wert standardmäßig eingestellt. Sie können Ihren Kunden aber auch ein anderes Zahlungsziel von beliebiger Dauer oder ein Skonto einräumen. Wenn Sie auf den Button mit der Beschriftung Zahlungsziel klicken, öffnet sich ein kleines Fenster. Hier können Sie festlegen, wie viele Tage netto dem Kunden zur Zahlung eingeräumt werden und wie viel Prozent Skonto er bei einer Zahlung innerhalb ebenfalls wählbarer Tage eingehalten werden darf.

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Mit einem Klick auf das Viereck aus Pfeilen können Sie eine Buchung ins Journal übertragen. Das ist später für die Steuererklärung wichtig.

[Screenshot Viereck folgt]

Häufige Fehlermeldungen beim Buchen

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Kontierung pflegen: In der Ausgangsrechnung wurde kein Konto hinterlegt. Klicken Sie den Hinweis an, dann öffnet sich ein Fenster mit der Überschrift Konto bearbeiten. Tragen Sie im Suchfeld die Kontennummer oder den Kontennamen ein und wählen Sie dann im Menü das passende Konto aus.

[Screenshot Konto bearbeiten folgt

Ein neues Buchungskonto anlegen

Wenn Sie noch keine Buchungskonten hinterlegt haben oder ein neues anlegen möchten, klicken Sie auf das Plus-Zeichen in der Titelzeile. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit der Beschriftung Konten-Details. Hier können Sie alle relevanten Angaben zum neuen Buchungskonto machen:

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[Screenshot Konto-Details]

Bereits erfasste Buchungen

Unterhalb der Eingabemaske zum Erfassen von Buchungen finden Sie eine Übersicht über alle bereits erfassten Buchungen. Sie erhalten in jeder Zeile den Überblick über eine einzelne Buchung und darunter noch einmal die Gesamtsumme aller Buchungen.

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[Screenshot Erfasste Buchungen übersicht]

Das Journal nutzen

Um bequem zwischen bereits erfassten Buchungen navigieren und diese bearbeiten zu können, steht Ihnen der Reiter Journal zur Verfügung. Hier finden Sie eine Liste aller erfassten Buchungen, die Sie ins Journal übertragen haben. Da diese Liste im Laufe der Zeit sehr lang wird, stehen Ihnen verschiedene Filter zur Verfügung.

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Auch im Journal archivierte Buchungen können Sie noch bearbeiten. Oben rechts in der Titelzeile finden Sie ein Symbol mit einem durchgestrichenen Kästchen. Beim Berühren mit der Maus erscheint die Beschriftung Buchung stornieren. Alle Buchungen, die Sie in der Übersicht markiert wurden, werden dann storniert. Zur Sicherheit erfolgt noch einmal eine Abfrage, ob Sie wirklich stornieren möchten.

[Screenshot stornieren folgt]

Buchungen exportieren

Sie können Buchungen aus dem Journal bequem via Datev an die Kanzlei Ihres Steuerberaters übertragen, damit sie dort verarbeitet werden. Dazu wählen Sie zuerst alle Buchungen aus, die Sie exportieren möchten. Klicken Sie dazu auf das Kästchen vor der jeweiligen Buchung.

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Bitte beachten Sie: Um Datev zu nutzen, muss es gesondert eingerichtet werden.

Das Kassenbuch nutzen

Im Kassenbuch lassen sich Belege erfassen, die nicht über die normalen Konten gebucht werden, sondern über die Kassenkonten.

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Ihre erfassten Buchungen können Sie gleich unter der Eingabemaske in einer übersichtlichen Liste finden. Hier können Sie Buchungen durch Anklicken noch einmal bearbeiten und ins Journal übertragen.

Das Journal verwenden

Im Reiter Journal finden Sie alle Kassenbuchungen aufgelistet. Sie können die Buchungen auch von hier aus noch mit einem Klick auf die jeweilige Zeile bearbeiten. Darüber hinaus können Sie einzelne Buchungen markieren und mit einem Klick auf den Button mit dem Kreuz stornieren.

[Screenshot Stornier-Button folgt]

Wenn Sie möchten, wird der stornierte Beleg zur erneuten Buchung in die Buchungsmaske aus dem vorherigen Reiter übertragen. So können Sie mit dem Beleg ohne großen Aufwand weiter arbeiten.

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Darüber hinaus gibt es eine freie Suchmaske, mit der Sie nach Nummern oder Namen in der gewünschten Buchung suchen können.

[Screenshot Journal folgt]

Offene Posten verwalten

Im Unterordner OPOS (für Offene POSten) finden Sie einen Überblick über alle Ausgangsrechnungen, die noch nicht als bezahlt markiert worden sind. Dadurch wissen Sie immer schnell, wo Zahlungserinnerungen oder Mahnungen fällig sind.

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[Screenshot offene Posten Liste]

Offene Posten suchen und sortieren

Da die Zahl der offenen Posten unübersichtlich sein kann, bietet TROI Ihnen auch hier verschiedene Möglichkeiten, die Liste zu filtern oder zu sortieren.

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Mit einem Klick auf GO werden Ihre Filtereinstellungen umgesetzt.

Fällige Rechnungen verwalten

Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde, obwohl sie fällig ist, können Sie über TROI alle weiterführenden Schritte in die Wege leiten.

Eingehende Zahlungen eintragen

Hat ein Kunde seine Rechnung beglichen, haben Sie zwei Möglichkeiten, um dies bei TROI zu hinterlegen.

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Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei auf Ihrem Computer oder im Netzwerk auszuwählen, in der der Kontoauszug hinterlegt ist. Bei Bedarf können Sie noch einen individuellen Kommentar hinterlassen. Klicken Sie nun auf das Diskettensymbol. Die Daten werden übernommen, die Änderungen sind in der Übersichtsliste zu sehen.

[Screenshot Zahlungen importieren folgt]

Eine Mahnung erstellen

Sie können mit TROI nicht nur Rechnungen erstellen, sondern auch Mahnungen. Diese sind Voraussetzung, um bei weiterem Nichtbezahlung der Rechnung ein gerichtliches Verwahren  in Gang zu setzen und einen vollstreckbaren Titel zu erhalten.

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Unterzeichner: Der Mitarbeiter, der die Mahnung erstellt. In der Regel Sie.

[Screenshot Mahnungen folgt]

Wenn Sie jetzt auf das Diskettensymbol klicken und die Mahnung speichern, wird das Eingabefenster neu geladen und um einige Positionen erweitert.

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Wenn mit der Mahnung alles in Ordnung ist, kann sie durch einen Klick auf Mahnung freigegeben aktiviert werden.  Klicken Sie jetzt noch auf das Diskettensymbol, um die Mahnung zu speichern.

[Screenshot Eingabemaske folgt]

Jetzt müssen Sie die Mahnung nur noch ausdrucken und verschicken. Klicken Sie dazu auf das Druckersymbol, das Sie oben rechts im Fenster finden.

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Anschließend ist Ihre Mahnung im System hinterlegt.

[Screenshot Druckeinstellungen folgt]

Ausgangsrechnungen

Im Unterordner Ausgangsrechnungen können Sie alle Rechnungen finden, die mit TROI gebucht wurden. Dadurch können Sie die Rechnungen auch ohne den Umweg über ein Projekt direkt bearbeiten.

Sie können Ihre Ausgangsrechnungen wie immer auf vielfältige Art und Weise sortieren; darauf gehen wir an dieser Stelle aber nicht mehr ein.

Rechnungen bearbeiten

Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie die Rechnungsnummer an. Es wird dann automatisch das Projekt geöffnet, zu dem die Rechnung gehört. Sie befinden sich in der Rechnungsvorschau und können hier so arbeiten, wie Sie es schon aus der Projektverwaltung gewohnt sind.

Bitte beachten Sie: Verbuchte Ausgangsrechnungen können nicht mehr bearbeitet, sondern nur noch storniert werden.

Freie Rechnungen hinzufügen

Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sind, ist auch das kein Problem. Klicken Sie in der Übersichtsliste für die Ausgangsrechnungen auf das Feld Noch nicht erstellte Rechnungen und klicken Sie den Bearbeiten Pfeil an. Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü, eine freie Rechnung hinzuzufügen.

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In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben einen internen Namen sowie einen offiziellen Titel für die Rechnung an.

[Screenshot kleines Fenster folgt]

Nach dem Speichern öffnet sich ein größeres Fenster, in dem Sie alle wichtigen Informationen über die Rechnung hinzufügen können. Was Sie hier alles eingeben können und wie Sie die Rechnung am Ende erstellen, erfahren Sie im eigenen Kapitel zur Rechnungserstellung. Die dort beschriebenen Schritte sind absolut identisch.

[Screenshot Rechnung erstellen Fenster folgt]

Bitte beachten Sie: Bereits vorhandene Positionen und Texte können nur durch einen Buchhaltungs-Admin verändert werden.

Offene Sammel- und Teilrechnungen verwalten

Im Reiter offene Sammelrechnungen finden Sie eine Übersicht aller Sammel- und Teilrechnungen, die noch nicht durch Bezahlung abgeschlossen wurden. Sie können die einzelnen Rechnungen wie gewohnt bearbeiten, indem Sie auf den Bearbeiten-Pfeil der jeweiligen Rechnung klicken.

Sammel- und Teilrechnungen hinzufügen

Wie schon bei den normalen Ausgangsrechnungen können Sie mit TROI auch Sammel- und Teilrechnungen frei erstellen. Klicken Sie dazu auf die Zeile Teilrechnungen und wählen Sie aus, ob Sie eine neue Sammelrechnung eröffnen möchten, oder eine freie Teilrechnung.

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Wenn Sie diese Informationen speichern, öffnet sich dasselbe Eingabefenster, das Sie schon aus der normalen Rechnungserstellung kennen. Wie Sie die Maske weiter ausfüllen und die Rechnung schließlich drucken, wird im dazu gehörenden Kapitel ausführlich erklärt.

[Screenshot folgt]

Die neue Sammelrechnung ist dann in der Übersicht der offenen Sammelrechnungen zu finden. Wenn sie noch nicht gedruckt wurde, ist sie mit noch nicht erstellt markiert.

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Die Teilrechnung wird anschließend gespeichert und ist in der Übersicht zu finden.

[Screenshot Eingabemaske Teilrechnung folgt]

Um die Teilrechnung jetzt zu einer bestehenden Sammelrechnung hinzuzufügen, markieren Sie das Kästchen vor den gewünschten Rechnungen. Anschließend wählen Sie die Sammelrechnung aus, zu der die Teilrechnungen hinzugefügt werden sollen.

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Hier wählen Sie jetzt die Option ausgewählte Teilrechnungen zu dieser Sammelrechnung hinzufügen. Das Übersichtsfenster lädt daraufhin ein paar Sekunden. Dann ist die Teilrechnung an ihrer alten Position verschwunden und unter der vorhin ausgewählten Sammelrechnung zu finden.

[Screenshots Teilrechnung folgt]

Geschlossene Rechnungen verwalten

Dass eine Rechnung geschlossen ist bedeutet nicht, dass sie nicht mehr bearbeitet werden könnte. Im letzten Reiter unter den Ausgangsrechnungen finden Sie eine Übersicht über erstellte und verbuchte Rechnungen.

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Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Option aus, indem Sie die jeweilige Rechnung anklicken.

[Screenshot geschlossene Rechnungen folgt]

Weiterberechnungsliste

Weiterberechenbare Positionen sind in der Regel Fremdleistungen, die Ihnen in Rechnung gestellt wurden und die Sie – meist mit Aufschlag – Ihrem Kunden weiterberechnen. Da Sie auf diese Leistungen in den meisten Fällen Vorsteuer zahlen müssen, werden sie steuerlich anders erfasst und werden mit Hilfe der Weiterberechnungsliste separat für den Steuerberater aufbereitet.

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Wenn Sie einen Beleg bearbeiten möchten, klicken Sie ihn einfach in der Liste an. Es öffnet sich dann eine Maske mit Details. Hier können Sie zum Beispiel den Status des Belegs verändern.

[Screenshot Beleg verändern folgt]

Jeder Beleg ist mit einem Kästchen ganz links versehen. Markieren Sie die Belege, die Sie an den Steuerberater weitergeben wollen und klicken Sie anschließend oben rechts auf das Exportieren-Symbol.

[Screenshot Weiterberechnungsliste folgt]

Die Umsatzübersicht von Rechnungen

Damit Sie immer wissen, wie viel Umsatz Sie gemacht haben, finden Sie im Buchhaltungsmodul den Ordner Umsatz Rechnungen. Hier können Sie Ihre Umsätze auf einen Blick erfassen und bei Bedarf auch exportieren.

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• Der Kunde
• Die Rechnungsnummer, falls vorhanden
• Das Belegdatum
• Der Titel des Projekts
• Die Projektnummer
• Eine Kurzbeschreibung der Rechnung
• Der Nettobetrag
• Die Umsatzsteuer
• Der Bruttobetrag

[Screenshot Umsatzübersicht Rechnungen folgt]

Bitte beachten Sie: Dieser Bereich der Buchhaltung dient Ihnen lediglich der Kenntnisnahme. Sie können hier keine Rechnungen bearbeiten oder stornieren.

Die Rechnungen filtern und sortieren

Sie können sich nicht nur Ihren Gesamtumsatz aus den Rechnungen anzeigen lassen, sondern auch den Gesamtumsatz eines einzelnen Kunden oder eines bestimmten Zeitraums. Dazu stellt TROI Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Sie können filtern nach:

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Außerdem können Sie im freien Suchfeld Kundennamen, Nummern und anderes eingeben. Mit einem Klick auf GO werden Ihre Filterkriterien umgesetzt.

Rechnungen im Detail betrachten

Wenn Sie sich eine Rechnung näher ansehen möchten, klicken Sie in der Übersichtsliste einfach auf die Belegnummer der Rechnung (oder, wenn es keine Nummer gibt, auf die Bezeichnung ohne Nummer).

Bei Rechnungen ohne Nummer gelangen Sie in eine Übersicht über die eigenen Rechnungsposten, die Anzahl der Einheiten, deren Preis und den Gesamtbetrag. Die Übersicht ist keinem Projekt zugeordnet, da die Rechnung nicht erstellt wurde. Um eine solche Rechnung bearbeiten zu können, müssen Sie in den Reiter Stammdaten/Texte wechseln.

[Screenshot Rechnungen ohne Nummer folgt]

Bei Rechnungen mit Belegnummer hingegen werden Sie in das jeweilige Projekt geführt. Auch hier finden Sie eine Übersicht aller Positionen, deren Anzahl und des Gesamtbetrags. Da Sie sich im Projekt befinden, können Sie direkt in der Übersicht einzelne Posten verändern und andere Bereiche des Projekts einsehen.

[Screenshot Rechnungen mit Nummer folgt]

Die Umsatzübersicht für Angebote

Die Umsatzübersicht für Angebote ist im Prinzip genauso gestaltet, wie die Übersicht über Umsätze aus Rechnungen, nur dass sich hier alles um Angebote dreht.

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Mit einem Klick in das jeweilige Angebot können Sie Einzelheiten einsehen.

[Screenshot Angebotsübersicht folgt]

Die Buchungsliste

In der Buchungsliste werden Ihnen alle Buchungen angezeigt, die Sie im Buchhaltungsmodul angelegt haben.  Grundsätzlich können Sie wählen, ob Sie

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Unter jedem Buchungskonto werden noch einmal die einzelnen Posten der Buchungen zusammengefasst. So können Sie immer sofort sehen, welche Geldbeträge auf welches Konto gebucht wurden.

[Screenshot Buchungsliste folgt]

Eine Buchung ändern

Wenn es notwendig ist, können Sie Buchungen über die Buchungsliste ändern. Das ist wesentlich bequemer, als die jeweilige Buchung mühsam im Journal zu suchen, da Sie hier in dieser Liste bessere Filter- und Sortierfunktionen haben.

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Darüber hinaus können Sie die Buchung mit einem Klick auf den entsprechenden Button auch löschen. Mit einem Klick auf Änderungen speichern übernehmen Sie die Bearbeitung. Sofern Sie die Geldbeträge verändert haben, ändern diese sich nach dem Speichern auch automatisch in der Buchungsliste

[Screenshot  Buchung bearbeiten folgt]

Die Zahlungsvorschlagsliste

Auch die Zahlungsvorschlagsliste hat an erster Stelle eine informierende Funktion. Hier können Sie nachsehen, wann bei Ihnen eingegangene Rechnungen bezahlt werden müssen und welche Möglichkeiten zum Ziehen von Skonto Sie haben.

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Sie können die Eingangsrechnung nach Jahren sortieren oder nur Rechnungen eines bestimmten Datums anzeigen lassen. Rechnungen, die Sie markiert haben, können Sie außerdem als bezahlt kennzeichnen, indem Sie auf das Viereck aus Pfeilen klicken.

[Screenshot Zahlungsvorschlagsliste folgt]