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Im Bereich Rechnung kann die Rechnung für das Projekt vorbereitet und erstellt werden. Das Projekt muss dazu in den Grunddaten beauftragt werden. Für die Abrechnung ist es möglich, dass Sie Ihren eigenen ABRECHNUNGSMODUS erstellen.
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Vorbereitung
In der Vorbereitung entscheiden Sie welche Positionen Sie abrechnen möchten. Es stehen verschiedene Filtermöglichkeiten und Einstellungsmöglichkeiten zur Auswahl. Diese sind:
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Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, wählen Sie den Abrechnungsmodus und die Art der Rechnung, anschließend klicken Sie auf das Plus-Zeichen um die Rechnung zu erzeugen. Troi TROI erzeugt die Rechnung und leitet Sie in den Bereich Stammdaten/Texte weiter. Um eine Gutschrift zu erstellen, muss die Rechnung einen Negativbetrag aufweisen. Diesen können Sie manuell eintragen wenn Sie individuell abrechnen.
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Mit den wiederkehrenden Rechnungen können Sie eine automatische Rechnungserstellung in Troi TROI einstellen. Wechseln Sie dazu im Dropdown-Menü oben links von (RE) Vorbereitung auf wiederkehrende Rechnungen. In der Spalte Wiederholungszeitraum geben Sie den Zeitraum der automatischen Rechnungsstellung ein. ACHTUNG! Das Startdatum darf nicht in der Vergangenheit liegen. In der Spalte Wiederholung wählen Sie entweder einen Turnus aus dem Dropdown aus oder Sie geben für x die Zahl der Tage/Monate zwischen den einzelnen Rechnungen an.
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Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingaben. Nachdem Sie die wiederkehrende Rechnung gespeichert haben, können Sie diese ab dem Folgetag im Bereich Umsatz Rechnungen einsehen. Die Rechnung wird am Stichtag um 23:59 als Rechnungsentwurf erstellt, Sie können die Rechnungsdaten anschließend in den Stammdaten/Texte prüfen und die Rechnung mit Nummer erzeugen.
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Stammdaten /
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Texte
In den Stammdaten haben Sie verschiedene Informationen und Einstellungsmöglichkeiten. Diese sind:
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- Rechnung löschen (Rechnungsentwürfe ohne Nummer können gelöscht werden)
- Rechnung stornieren (Rechnungen mit Nummer können nur noch storniert werden, Funktion ist nur als Super User verfügbar)
- Rechnung kopieren
- Rechnungsposition hinzufügen
- erweiterte Einstellungen (Kann den Rechnungstyp ändern in Teilrechnung oder Akontorechnung)
- Rechnungen verbinden
- Rechnungsposition löschen (nur bei geschlossenen Rechnungen möglich)
- individuelle Kundenfelder
- mit Umsatz Forecast verbinden (nur bei geschlossenen Rechnungen möglich)
- Rechnung schließen (nur bei einer Rechnung verfügbar die im Freigabestatus freigegeben ist)
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Drucksteuerung
Die Drucksteuerung ermöglicht es Ihnen den Ausdruck des PDF zu steuern. In der Drucksteuerung kann über das Drop Down oben links eine globale Einstellung getroffen werden. Die Drop Down bei den einzelnen Kalkulationspositionen in der Spalte Drucksteuerung ermöglichen eine Individualisierung pro Kalkulationsposition.
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Mit einem Klick auf das Diskettensymbol unten rechts speichern Sie Ihre Eingabe. Mit einem Klick auf das Drucksymbol kann die Rechnung gedruckt werden und mit einem Klick auf das Exportsymbol können Sie die Rechnung exportieren.
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Vorschau
In der Vorschau erhalten Sie die Ansicht Ihrer Einstellungen, die Sie zuvor in der Drucksteuerung getroffen haben. Mit einem Klick auf die Werte/Texte in der Drucksteuerung können Sie alle Werte/Texte editieren. Mit einem Klick auf das Drucksymbol kann die Rechnung gedruckt werden und mit einem Klick auf das Exportsymbol können Sie die Rechnung exportieren.
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Troubleshooting
Fehler beim Drucken eines Angebots oder einer Rechnung
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Beim Drucken eines Angebots oder einer Rechnung erscheint der Fehler: Error 404.
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- Bitte prüfen Sie, ob in der Drucksteuerung Positionen mit der Checkbox aktiviert wurden. Das Dokument kann nicht ohne Positionen gedruckt werden.
- Bitte prüfen Sie, ob im Projektnamen ein Sonderzeichen steht. Entfernen Sie es.
- Bitte prüfen Sie, ob Sie Texte per Copy&Paste hinzugefügt haben. Die Formatierung der Texte wird beim Einfügen in TROI nicht gelöscht und kann dadurch den Absturz des Templates verursachen.