TROI bietet Ihnen für die unterschiedlichsten Bereiche verschiedene Freigabeprozesse an. Diese sind:

• Projekt
• Angebot
• Anfrage
• Beauftragung
• Rechnung (Ausgangsrechnung)
• Eingangsrechnungen
• Stundenfreigabe durch Teamleiter
• Stundenfreigabe durch Projektverantwortliche

Die Projektfreigabe

Wenn Sie im System einen Freigabeprozess für Projekte hinterlegen, ist das Anlegen von Projekten unbefugten Mitarbeitern unmöglich. Haben Sie hingegen keinen Freigabeprozess hinterlegt, kann im Prinzip jeder ein neues Projekt anlegen.

Sie können den Freigabeprozess auf verschiedene Art konfigurieren, um ihn optimal an Ihre Unternehmensabläufe anzupassen.

Die Angebotsfreigabe

Die Angebotsfreigabe kann in TROI so konfiguriert werden, dass berechtigte Gruppen Angebote an Kunden nur auf Basis einer im System hinterlegten Summe freigeben können.

Um ein Angebot auf diese Weise freigeben zu können, muss in dem betreffenden Projekt bereits eine Kalkulation vorhanden sein. Darüber hinaus muss ein Unterzeichner ausgewählt werden. Anschließend kann im Bereich Freigabestatus über den Menüeintrag Freigabeprozess starten die benötigte Freigabe für das Angebot erteilt werden.

In der Lightbox werden Ihnen folgende Möglichkeiten angezeigt:

• Art des Freigabeprozesses: Hier können Sie festlegen, um was für einen Freigabeprozess es sich handelt. Bei Angeboten beschränken sich Ihre Möglichkeiten darauf, die Höhe des Angebots zu bestimmen.
• Freigabestufe: Hier bestimmen Sie, in wie vielen Stufen eine Freigabe bearbeitet werden muss. Die einzelnen Bearbeiter sind einander hierarchisch untergeordnet.
• Freigabefrist endet am: Hier stellen Sie ein, an welchem Tag die Frist zur Freigabe abläuft. Das Angebot kann danach nicht mehr freigegeben werden.

Sie können mehrere Freigabeprozesse für ein Angebot konfigurieren, um zum Beispiel für jede Angebotshöhe die richtigen Gruppen oder Personen zur Freigabe zu berechtigen. So könnten kleinere Beträge beispielsweise auch von einem Mitarbeiter freigegeben werden, statt vom Projektleiter.

Die Freigabe von Anfragen

Wenn Sie Material oder Dienstleistungen einkaufen möchten, wird dazu eine Anfrage an den jeweiligen Unternehmer benötigt. In den TROI Projekten können Sie auch für diesen Prozess eine Freigabe einrichten. Wie schon bei den Angeboten ist auch die Freigabe von Anfragen an eine von Ihnen festlegbare Summe geknüpft.

Damit eine Anfrage freigegeben werden kann, muss in dem Projekt eine Kalkulation mit Fremdleistungen erstellt worden sein. Im Reiter Anfrage müssen außerdem ein Lieferant und ein Unterzeichner ausgewählt werden. Dann können Sie über den Eintrag Freigabeprozess starten im Kontext-Menü die Freigabe erteilen.

Sie haben hier die folgenden Konfigurationsmöglichkeiten:

• Art des Freigabeprozesses: Hier können Sie einstellen, ab welcher Summe die Anfrage welche Freigabe benötigt
• Freigabestufe: Hier geben Sie an, wie viele Freigabestufen für Anfragen vorgegeben werden.
• Freigabefrist endet am: Das Ablaufdatum, nach dem eine Anfrage nicht mehr freigegeben werden kann

Sie können für Anfragen mehrere Freigabeprozesse anlegen und so einstellen, bei welcher Summe welche Gruppen oder Personen zur Freigabe berechtigt sind.

Der Freigabeprozess für Beauftragungen

Durch Freigabeprozesse können Sie in TROI gewährleisten, dass Beauftragungen nur in angemessenen Höhen erteilt werden können.

Beauftragungen werden auf Basis einer bereits gestellten Anfrage erstellt. Alternativ können Sie eine Beauftragung auch auf Basis der Kalkulation und der dort hinterlegten Fremdleistungen erstellen.

Für eine Beauftragung muss im entsprechenden Projekt zwingend eine Kalkulation mit Fremdleistungen vorhanden sein. Darüber hinaus müssen im Reiter Beauftragung ein Lieferant und ein Unterzeichner ausgewählt sein. Dann kann über das Konzext-Menü Freigabeprozess starten die Freigabe erteilt werden.

Sie haben hier folgende Konfigurationsmöglichkeiten:

• Art des Freigabeprozesses: Hier können Sie einstellen, ab welcher Summe die Beauftragung welche Freigabe benötigt
• Freigabestufe: Hier geben Sie an, wie viele Freigabestufen für Beauftragungen vorgegeben werden.
• Freigabefrist endet am: Das Ablaufdatum, nach dem eine Beauftragung nicht mehr freigegeben werden kann

Sie können für Beauftragungen mehrere Freigabeprozesse anlegen und so einstellen, bei welcher Summe welche Gruppen oder Personen zur Freigabe berechtigt sind.

Rechnungsfreigaben

Damit Rechnungen in der richtigen Höhe gestellt werden, können Sie in TROI Freigabeprozesse einrichten.

Um eine Rechnung zu stellen, muss im entsprechenden Projekt zwingend eine Kalkulation vorhanden sein. Darüber hinaus muss im Reiter Rechnung ein Unterzeichner ausgewählt sein. Dann kann über das Konzext-Menü Freigabeprozess starten die Freigabe erteilt werden.

Sie haben hier folgende Konfigurationsmöglichkeiten:

• Art des Freigabeprozesses: Hier können Sie einstellen, ab welcher Summe die Rechnung welche Freigabe benötigt
• Freigabestufe: Hier geben Sie an, wie viele Freigabestufen für Rechnungen vorgegeben werden.
• Freigabefrist endet am: Das Ablaufdatum, nach dem eine Rechnung nicht mehr freigegeben werden kann

Sie können für Rechnungen mehrere Freigabeprozesse anlegen und so einstellen, bei welcher Summe welche Gruppen oder Personen zur Freigabe berechtigt sind.

Stundenfreigaben für Teamleiter

 Sie können Freigabeprozesse anlegen, durch die die erfassten Stunden von Mitarbeitern durch den Teamleiter freigegeben werden müssen.

Nicht freigegebene Stunden können Sie im Ordner Stundenerfassung in der Sparte abgelehnte Stunden einsehen. In insgesamt neun Spalten finden Sie die folgenden Informationen:

• Der Pfad zum Projekt: Beim Anklicken öffnet sich hier ein Fenster zur Stundenerfassung
• Datum des Eintrags
• Mitarbeiter
• Stunden
• Externer Kommentar
• Interner Kommentar
• Abgelehnt von
• Ablehnungsgrund
• Datum der Ablehnung

Wenn Sie einem Teamleiter die Berechtigung zur Freigabe von Stundenerfassungen gegeben haben,  findet dieser auf seinem Schreibtisch zukünftig den Eintrag Stundenfreigaben Teamleiter in der linken Spalte vor. Hier steht die Anzahl der freizugebenden Stunden. Wenn Sie darauf klicken, wird die Seite Freigabeliste – Stundenfreigaben Teamleiter aufgerufen.

Stundenfreigaben durch den Projektverantwortlichen

Sie können einen Freigabeprozess erstellen, der bei der Stundenerfassung die Freigabe durch den Projektverantwortlichen vorsieht.

Im Bereich der Stundenerfassung finden Sie den Bereich abgelehnte Stunden. Hier finden Sie alle von Mitarbeitern erfassten Stunden vor, die nicht freigegeben wurden. Die entsprechenden Stundensätze werden mit den folgenden Informationen aufgelistet:

• Der Pfad zum Projekt: Beim Anklicken öffnet sich hier ein Fenster zur Stundenerfassung
• Datum des Eintrags
• Mitarbeiter
• Stunden
• Externer Kommentar
• Interner Kommentar
• Abgelehnt von
• Ablehnungsgrund
• Datum der Ablehnung

Der Projektverantwortliche, den Sie für die Freigabe von Stundenerfassungen befugt haben, findet auf seinem Schreibtisch in der linken Spalte den Eintrag Stundenfreigabe Projektverantwortlicher. Hier sehen Sie auf den ersten Blick, wie viele Stunden auf eine Bearbeitung warten. Mit einem Klick auf die Zeile öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die eingetragenen Stunden bearbeiten können.

Um in Troi die Freigabe-Prozesse zu erstellen und zu bearbeiten, navigieren Sie bitte zum Ordner System und in den Bereich Freigabeadministration.

Dort werden Ihnen drei Reiter angezeigt:

• Administration Freigaben
• Freigabegruppen
• Freigabedefinition

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Administration Freigaben

In Reiter Administration Freigaben sehen Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Freigaben jeglichen Typs (Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt).

Zahlreiche Filter ermöglichen es Ihnen, bequem die Anzeige anhand Ihrer Kriterien einzuschränken. Dabei stehen folgende Filter zur Auswahl:

• Mandanten - Auswahl des/der zu filternden Mandanten
• Kunde - Auswahl eines oder mehrerer Kunden
• Projekt - Auswahl eines oder mehrerer Projekte (zuvor muss mindestens ein Kunde gewählt sein)
• Freigabetyp - Filterung nach Freigabetyp, zur Auswahl stehen Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt
• Status - Filterung nach Status, zur Auswahl stehen ausstehend, freigegeben, abgelehnt, abgebrochen
• Sortierung - legen Sie hier Ihren bevorzugten Sortierungsmodus fest. Zur Auswahl stehen ohne Reihenfolge, Freigabefrist endet am (aufsteigend), Freigabefrist endet am (absteigend)
• Freigabezeitraum von/bis - wählen Sie hier anhand des eingeblendeten Kalenders einen Zeitraum aus
• Suche – Freitext-Suche

Freigabegruppen

In Reiter Freigabegruppen sehen Sie eine Übersicht aller vorhandenen Freigabegruppen. Diese werden Ihnen in einer dreispaltigen Ansicht dargestellt.

• Spalte 1 zeigt Ihnen dabei die Freigabegruppe
• Spalte 2 zeigt Ihnen die Abkürzung der Freigabegruppe
• Spalte 3 zeigt Ihnen die Grupenmitglieder

Zur Filterung stehen hier nur der Mandantenfilter zur Verfügung.

Freigabegruppe editieren

Bestehende Freigabegruppen können, über das Kontext-Menü -> Freigabegruppe editieren, bearbeitet werden. In der entsprechenden Lightbox stehen dazu folgende Filter und Einstellmöglichkeiten für Sie zur Auswahl:

• Auswahl eines oder mehrerer Mandanten
• Auswahl der in Mitarbeiter -> Zugriffsberechtigung Daten erstellten Zugriffsberechtigungsgruppen 

Beide Filter dienen der Filterung der auf der rechten Seite im Bereich nicht zugeordnete Mitarbeiter dargestellten Mitarbeiter.

In der Lightbox werden zwei Bereiche dargestellt:

• Freigabegruppenmitglieder auf der linken Seite - hier werden die bereits zugeordneten Mitarbeiter dargestellt; über die vorhandenen Bedienelemente können einzelne oder alle Mitarbeiter entfernt werden
• nicht zugeordnete Mitarbeiter auf der rechten Seite - hier werden die nicht zugeordneten Mitarbeiter dargestellt; über die vorhandenen Bedienelemente können einzelne oder alle Mitarbeiter der Freigabegruppe hinzugefügt werden

Nach Bearbeitung bitte, unten rechts, mit Klick auf das Diskettensymbol abspeichern.

Freigabegruppe löschen

Bestehende Freigabegruppen können über das Kontext-Menu >  Freigabegruppe löschen entfernt werden.

Freigabegruppe erstellen

Über einen Klick auf das + Symbol, unten rechts, kann eine neue Freigabegruppe erstellt werden. Es stehen dieselben Felder und Funktionen bzw. Bedienelemente wie in Abschnitt Freigabegruppe editieren zur Verfügung.

Freigabedefinition

In Reiter Freigabedefinition erhalten Sie die folgende Darstellung:

• Freigabebereiche - hier wird die Art des Freigabeprozesses bzw. der Bereich eingestellt. Zur Auswahl stehen Abwesenheit, Projekt, Angebot, Anfrage, Rechnung, Beauftragung, Lieferantenrechnung, Stundenfreigabe Projektverantwortlicher, Stundenfreigabe Teamleiter, Beauftragung NB.
• Simultan Freigabe - hier wird die Simultanfreigabe aktiviert/deaktiviert; bei aktivierter Simultanfreigabe entfällt die hierarchische Freigabe d.h. jeder Freigeber aus verschiedenen Freigabestufen kann zu jeder Zeit freigeben.
• aktiv - hier erhalten Sie anhand des dargestellten Icons eine Übersicht über den Aktivitätsstatus; ein x steht für inaktiv, ein grünes Check Symbol für aktiv.
• Anzahl der Freigabestufen - hier sehen Sie die Konfiguration der Freigabestufen
• Freigaberegeln - hier sehen Sie die hinterlegten Freigaberegeln

Zur Filterung steht hier nur der Mandantenfilter zur Auswahl.

Freigabebereich editieren

Freigabebereiche können über das Kontext-Menu  Freigabedefinition bearbeiten editiert werden. In der entsprechenden Lightbox kann folgendes bearbeitet werden:

• Freigabetyp - passen Sie hier das Wording für den entsprechenden Freigabebereich an.
• Simultane Freigabe - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox Simultane Freigabe. Bei aktivierter Simultanfreigabe entfällt die hierarchische Freigabe d.h. jeder Freigeber aus verschiedenen Freigabestufen kann zu jeder Zeit freigeben.
• aktiv - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox aktiv um den entsprechenden Freigabebereich aktiv/inaktiv zu setzen.
• Anzahl Freigabe - wählen Sie notwendige Anzahl der Freigabestufen, zur Verfügung stehen Werte zwischen 1 und 5.
• Freigabeantragsteller - zeigt Ihnen den Antragsteller des Freigabebereiches
• erstellt am - zeigt das Erstellungsdatum
• Freigabe geändert von - zeigt den Mitarbeiter, der die letzten Änderungen vorgenommen hat
• Freigabe geändert - zeigt das Datum/die Uhrzeit der letzten Änderung

Nach Bearbeitung bitte unten rechts über das Diskettensymbol abspeichern.

Freigaberegeln editieren

Freigaberegeln können über das Kontext-Menu Freigaberegeln bearbeiten geändert werden.
In der entsprechenden Lightbox kann folgendes bearbeitet werden:

• Startwert - hier kann der Startwert bzw. veschiedene Startwerte für verschiedene Freigabe-Prozesse hinterlegt werden (bspw. Angebot Startwert 0, Startwert 2500,- etc.)
• Freigabeantragsteller - zeigt den Antragsteller des Freigabebereiches
• erstellt am - zeigt das Erstellungsdatum
• Freigabegruppen - zeigt die zur Verfügung stehenden Freigabegruppen
• Abkürzung - zeigt die Abkürzung der zur Verfügung stehenden Freigabegruppen
• aktiv - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox aktiv, um die entsprechenden Freigabegruppen aktiv/inaktiv zu setzen.
• Prozesseigentümer zulässig - kann aktiv/inaktiv gesetzt werden. Damit ist es dem Freigabeprozess-Ersteller (Eigentümer) ebenso möglich, eine Freigabe zu erteilen.

Je nach gewählter Anzahl an Freigabestufen stehen die Bereiche Freigabegruppen, Abkürzung, aktiv, Mitarbeitergruppenzugehörigkeit sowie Prozesseigentümer zulässig für jede Freigabegruppe zur Konfiguration zur Verfügung.

Freigabebereiche / Freigabetypen

Die Freigabebereiche bzw. verschiedenen Typen der Freigabe-Prozesse erzwingen die unten aufgeführten Kriterien für die eingestellten Aktionen:

• Abwesenheit - der Freigabeprozess hinsichtlich der Freigabe von Abwesenheiten kann im Bereich System > Sytemeinstellungen > Abwesenheiten konfiguriert werden
• Projekt - der Freigabeprozess zur Projektanlage ermöglicht die Definition von zulässigen Gruppen zur Projektanlage
• Angebot - der Freigabeprozess Angebot ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Angebotsvolumens
• Anfrage - der Freigabeprozess Anfrage ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Anfragevolumens
• Rechnung - der Freigabeprozess Rechnung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Rechnungsvolumens
• Beauftragung - der Freigabeprozess Beauftragung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Beauftragungsvolumens
• Lieferantenrechnung - der Freigabeprozess Lieferantenrechnung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Lieferantenrechnungsvolumens
• Stundenfreigabe Projektverantwortlicher - der Freigabeprozess Stundenfreigabe Projektverantwortlicher ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich der Freigabe von erfaßten Stunden durch den Projektverantwortlichen
• Stundenfreigabe Teamleiter - der Freigabeprozess Stundenfreigabe Teamleiter ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich der Freigabe von erfaßten Stunden durch den Teamleiter

Freigabe-Administration

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• Administration Freigaben
• Freigabegruppen
  • Freigabegruppe editieren
  • Freigabegruppe löschen
  • Freigabegruppe erstellen
  • Einstellung, damit Freigabeberechtigte automatisch einen Dokument unterzeichnen können
• Freigabedefinition
  • Freigabebereich editieren
  • Freigaberegeln editieren
  • Freigabebereiche / Freigabetypen

Um in Troi die Freigabe-Prozesse zu erstellen und zu administrieren navigieren Sie bitte zu System > Freigabeadministration.

Dort werden Ihnen drei Reiter angezeigt:

• Administration Freigaben
• Freigabegruppen
• Freigabedefinition
  

Administration Freigaben

Die Freigabeadministration definiert für welche Prozesse die Freigabe aktiviert ist und welche Freigabegruppen es gibt.

Wenn Sie das System im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Freigabeadministration.

Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner. Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste mit verschiedenen Reitern. Diese sind:

• Administration Freigaben (Freigabeliste, zeigt Freigaben.)
• Freigabegruppen (Sie erstellen Gruppen für die Freigabe.)
• Freigabedefinition (Sie setzen die Einstellungen für die Freigabeprozesse.)

EINE NEUE FREIGABEGRUPPE ERSTELLEN UND BEARBEITEN

Sie können eine neue Freigabegruppe definieren, die dann auch in der Freigabedefinition wählbar ist. Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen unten rechts. Jetzt haben Sie die Möglichkeit einen Freigabegruppename und eine Abkürzung Gruppenname zu hinterlegen sowie Mitarbeiter zuzuweisen. 

Mit Hilfe der Pfeiltasten zwischen beiden Feldern können Sie die Mitarbeiter ganz leicht navigieren:

• << alle Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
• < den aktivierten Mitarbeiter in die linke Spalte schieben
• > den aktivierten Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben
• >> alle Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben

Die Mitarbeiter sind alphabetisch sortiert und jeweils ihrem Anfangsbuchstaben zugeordnet. Mit Klick auf den Buchstaben können Sie die einzelnen Namen auf- und zuklappen.

Unter den Fenstern stehen Ihnen jeweils noch die Buttons alle auswählen und alle zu-/aufklappen zur Auswahl. Mit ersterem können Sie alle Namen einer Spalte markieren und sie so zum Beispiel zusammen verschieben. Klicken Sie hingegen auf alle zu-/aufklappen, öffnen oder schließen Sie alle Buchstaben auf einmal.

Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.

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In der Übersichtsliste aller Freigabegruppen können Sie wenn Sie die Gruppe berühren über den Pfeil die Freigabegruppe editieren oder löschen. Ein löschen ist nur möglich, wenn die Freigabegruppe keinen Freigabeprozess zugewiesen ist. 

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EINE NEUE FREIGABEDEFINITION ERSTELLEN UND BEARBEITEN

Wenn Sie die Schaltfläche Freigabedefinition aufrufen, erscheint eine Liste mit möglichen Freigabebereichen und deren Konfiguration. Diese sind: 

• Abwesenheit (wer darf welche Abwesenheiten freigeben)
• Projekt (wer darf Projekt anlegen)
• Angebot (wer darf welches Angebotsvolumen freigeben)
• Anfrage (wer darf welches Angebotsvolumen freigeben)
• Beauftragung (wer darf welches Beauftragungsvolumen freigeben)
• Beauftragung NB (wer darf welches Beauftragungsvolumen freigeben)
• Rechnung (wer darf welches Rechnungsvolumen freigeben)
• Lieferantenrechnung (wer darf welches Lieferantenrechnungsvolumen freigeben)
• Stundenfreigabe Projektverantwortlicher (wer darf die erfassten Stunden zur Abrechnung freigeben)
• Stundenfreigabe Teamleiter (wer darf die erfassten Stunden zur Abrechnung freigeben)

In der Übersichtsliste sehen Sie zudem zusätzliche Informationen. Diese sind:

• Freigabebereiche
• Simultane Freigabe
• aktiv
• Anzahl der Freigabestufen
• Freigaberegeln

Wenn Sie einen Eintrag berühren erscheint der Pfeil über den Sie die Freigabedefinition editieren oder Freigaberegeln hinzufügen können. 

FREIGABEDEFINITION EDITIEREN

Wenn Sie die Auswahl treffen Freigabedefinition editieren haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Freigabe Einstellungen zu verändern. Diese sind: 

• Freigabetyp (Bereich der Freigabe)
• Simultane Freigabe (die Freigabe kann jederzeit durchgeführt werden, unabhängig von hirarchischen Ebenen)
• aktiv (ja / nein)
• Anzahl Freigaben (wie oft muss die Freigabe erteilt werden)
• Freigabeantragsteller (zeigt den Antragsteller des Freigabebereiches)
• erstellt am (zeigt das Erstellungsdatum)
• Freigabe geändert von (zeigt wer die Freigabe verändert hat)
• Freigabe geändert (zeigt wann die Freigabe verändert wurde)

Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.

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FREIGABEREGELN HINZUFÜGEN

Wenn Sie die Auswahl treffen Freigaberegeln hinzufügen haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Freigabe Einstellungen zu verändern. Diese sind: 

• • Startwert (Ab welchen Angebots- / Rechnungswert greift die Freigabe)
  • Freigabeantragsteller (zeigt den Antragsteller des Freigabebereiches)
  • erstellt am (zeigt das Erstellungsdatum)
  • E-Mailbenachrichtigung für anstehende Freigaben verschicken? (E-Mailbenachrichtigung ja / nein)
  • Freigabegruppen aktiv (welche Gruppen sind für die Freigabe aktiv)
  • Mitarbeitergruppenzugehörigkeit (???)
  • Prozesseigentümer zulässig (dem Freigabeantragsteller ist es möglich, eine Freigabe zu erteilen)

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Administration Freigaben

In Reiter Administration Freigaben sehen Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Freigaben jeglichen Typs (Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt).

Zahlreiche Filtermöglichkeiten Filter ermöglichen es Ihnen, bequem die Anzeige anhand Ihrer Filterkriterien Kriterien einzuschränken. Dabei stehen folgende Filter zur Auswahl:

• Mandanten - Auswahl des/der zu filternden Mandanten
• Kunde - Auswahl eines oder mehrerer Kunden
• Projekt - Auswahl eines oder mehrerer Projekte (zuvor muss mindestens ein Kunde gewählt sein)
• Freigabetyp - Filterung nach Freigabetyp, zur Auswahl stehen Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt
• Status - Filterung nach Status, zur Auswahl stehen ausstehend, freigegeben, abgelehnt, abgebrochen
• Sortierung - legen Sie hier Ihren bevorzugten Sortierungsmodus fest. Zur Auswahl stehen ohne Reihenfolge, Freigabefrist endet am (aufsteigend), Freigabefrist endet am (absteigend)
• Freigabezeitraum von/bis - wählen Sie hier anhand des eingeblendeten Kalenders einen Zeitraum aus
• Suche - – Freitext-Suche

Freigabegruppen

In Reiter Freigabegruppen sehen Sie eine Übersicht aller vorhandenen Freigabegruppen. Diese werden Ihnen in einer dreispaltigen Ansicht dargestellt.

• Spalte 1 zeigt Ihnen dabei die Freigabegruppe
• Spalte 2 zeigt Ihnen die Abkürzung der Freigabegruppe
• Spalte 3 zeigt Ihnen die Grupenmitglieder

Zur Filterung stehen hier nur der Mandantenfilter zur Auswahl.

Freigabegruppe editieren

Bestehende Freigabegruppen können über das Kontext-Menu > Auswahl Eintrag Freigabegruppe editieren bearbeitet werden.
In der entsprechenden Lightbox stehen dazu folgende Filter und Einstellmöglichkeiten für Sie zur Auswahl:

• Auswahl eines oder mehrerer Mandanten
• Auswahl der in Mitarbeiter > Zugriffsberechtigung Daten erstellten Zugriffsberechtigungsgruppen 

Beide Filter dienen der Filterung der auf der rechten Seite in Bereich nicht zugeordnete Mitarbeiter dargestellten Mitarbeiter.

In der Lightbox werden zei Bereiche dargestellt:

• Freigabegruppenmitglieder auf der linken Seite - hier werden die bereits zugeordneten Mitarbeiter dargestellt; über die vorhandenen Bedienelemente können einzelne oder alle Mitarbeiter entfernt werden
• nicht zugeordnete Mitarbeiter auf der rechten Seite - hier werden die nicht zugeordneten Mitarbeiter dargestellt; über die vorhandenen Bedienelemente können einzelne oder alle Mitarbeiter der Freigabegruppe hinzugefügt werden

Nach Bearbeitung bitte unten rechts abspeichern.

Freigabegruppe löschen

Bestehende Freigabegruppen können über das Kontext-Menu > Auswahl Eintrag Freigabegruppe löschen entfernt werden.

Freigabegruppe erstellen

Über Klick auf das + Symbol unten rechts kann eine neue Freigabegruppe erstellt werden. Es stehen dieselben Felder und Funktionen bzw. Bedienelemente wie in Abschnitt Freigabegruppe editieren zur Verfügung.

Einstellung, damit Freigabeberechtigte automatisch einen Dokument unterzeichnen können

Mit dem Update auf die Troi Version 5.4.20 ist es seit Mitte Mai 2017 möglich sämtliche Unterzeichner zusätzlich zu Genehmigern/Freigabeberechtigten auszuwählen. Falls es eine Vorgabe vom Unternehmen gibt, dass der oder die Freizeichner/in des Dokuments automatisch Unterzeichner sind, kann dies unter System » Systemeinstellungen im Dropdown auswählwn. Sobald ein Haken bei mache alle Genehmiger zu Unterzeichnern gesetzt ist, werden bei neuen Dokumenten automatisch die Genehmiger der Dokumente als Unterzeichner gesetzt, jedoch erst, wenn diese Person die Freigabe erteilt hat!

Freigabedefinition

In Reiter Freigabedefinition erhalten Sie eine fünfspaltige Darstellung.

• Freigabebereiche - hier wird die Art des Freigabeprozesses bzw. der Bereich eingestellt. Zur Auswahl stehen Abwesenheit, Projekt, Angebot, Anfrage, Rechnung, Beauftragung, Lieferantenrechnung, Stundenfreigabe Projektverantwortlicher, Stundenfreigabe Teamleiter, Beauftragung NB.
• Simultan Freigabe - hier wird die Simultanfreigabe aktiviert/deaktiviert; bei aktivierter Simultanfreigabe entfällt die hierarchische Freigabe d.h. jeder Freigeber aus verschiedenen Freigabestufen kann zu jeder Zeit freigeben.
• aktiv - hier erhalten Sie anhand des dargestellten Icons eine Übersicht über den Aktivitätsstatus; ein x steht für inaktiv, ein grünes Check Symbol für aktiv.
• Anzahl der Freigabestufen - hier sehen Sie die Konfiguration der Freigabestufen
• Freigaberegeln - hier sehen Sie die hinterlegten Freigaberegeln

Zur Filterung stehen hier nur der Mandantenfilter zur Auswahl.

Freigabebereich editieren

Freigabebereiche können über das Kontext-Menu > Auswahl Eintrag Freigabedefinition bearbeiten bearbeitet werden.
In der entsprechenden Lightbox kann folgendes bearbeitet werden:

• Freigabetyp - passen Sie hier das Wording für den entsprechenden Freigabebereich an.
• Simultane Freigabe - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox Simultane Freigabe. Bei aktivierter Simultanfreigabe entfällt die hierarchische Freigabe d.h. jeder Freigeber aus verschiedenen Freigabestufen kann zu jeder Zeit freigeben.
• aktiv - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox aktiv um den entsprechenden Freigabebereich aktiv/inaktiv zu setzen.
• Anzahl Freigabe - wählen Sie notwendige Anzahl der Freigabestufen, zur Verfügung stehen Werte zwischen 1 und 5.
• Freigabeantragsteller - zeigt Ihnen den Antragsteller des Freigabebereiches
• erstellt am - zeigt das Erstellungsdatum
• Freigabe geändert von - zeigt den Mitarbeiter, der die letzten Änderungen vorgenommen hat
• Freigabe geändert - zeigt das Datum/die Uhrzeit der letzten Änderung

Nach Bearbeitung bitte unten rechts abspeichern.

Freigaberegeln editieren

Freigaberegeln können über das Kontext-Menu > Auswahl Eintrag Freigaberegeln bearbeiten bearbeitet werden.
In der entsprechenden Lightbox kann folgendes bearbeitet werden:

• Startwert - hier kann der Startwert bzw. veschiedene Startwerte für verschiedene Freigabe-Prozesse hinterlegt werden (bspw. Angebot Startwert 0, Startwert 2500,- etc.)
• Freigabeantragsteller - zeigt Ihnen den Antragsteller des Freigabebereiches
• erstellt am - zeigt das Erstellungsdatum
• Freigabegruppen - zeigt die zur Verfügung stehenden Freigabegruppen
• Abkürzung - zeigt die Abkürzung der zur Verfügung stehenden Freigabegruppen
• aktiv - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox aktiv um die entsprechenden Freigabegruppen aktiv/inaktiv zu setzen.
• Mitarbeitergruppenzugehörigkeit - 
• Prozesseigentümer zulässig - kann aktiv/inaktiv gesetzt werden. Damit ist es dem Freigabeprozess Ersteller (Eigentümer) ebenso möglich, eine Freigabe zu erteilen.

Je nach gewählter Anzahl an Freigabestufen stehen die Bereiche Freigabegruppen, Abkürzung, aktiv, Mitarbeitergruppenzugehörigkeit sowie Prozesseigentümer zulässig für jede Freigabegruppe zur Konfiguration zur Verfügung.

Freigabebereiche / Freigabetypen

Die Freigabebereichen bzw. verschiedenen Typen der Freigabe-Prozesse erzwingen unten aufgeführte Kriterien für definierte Aktionen:

• Abwesenheit - der Freigabeprozess hinsicht der Freigabe von Abwesenheiten kann im Bereich System > Sytemeinstellungen > Abwesenheiten konfiguriert werden
• Projekt - der Freigabeprozess zur Projektanlage ermöglicht die Definition von zulässigen Gruppen zur Projektanlage
• Angebot - der Freigabeprozess Angebot ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Angebotsvolumens
• Anfrage - der Freigabeprozess Anfrage ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Anfragevolumens
• Rechnung - der Freigabeprozess Rechnung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Rechnungsvolumens
• Beauftragung - der Freigabeprozess Beauftragung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Beauftragungsvolumens
• Lieferantenrechnung - der Freigabeprozess Lieferantenrechnung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Lieferantenrechnungsvolumens
• Stundenfreigabe Projektverantwortlicher - der Freigabeprozess Stundenfreigabe Projektverantwortlicher ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich der Freigabe von erfaßten Stunden durch den Projektverantwortlichen
• Stundenfreigabe Teamleiter - der Freigabeprozess Stundenfreigabe Teamleiter ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich der Freigabe von erfaßten Stunden durch den Teamleiter

Troi bietet verschiedene Freigabeprozesse für unterschiedliche Bereiche in Troi.

• Projekt
• Angebot
• Anfrage
• Beauftragung
• Rechnung
• Lieferantenrechnung
• Stundenfreigabe Teamleiter
• Stundenfreigabe Projektverantwortlicher

Projekt Freigabe-Prozess

Bei Verwendung des Projekt Freigabe-Prozesses ist die Projektanlage für nicht berechtigte Personen gesperrt.

Es stehen verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten hinsichtlich der Projektanlage zur Verfügung.

Angebots Freigabe-Prozess

In Troi Projekten kann ein Angebots Freigabe-Prozess integriert werden, der die Freigabe des Angebotes auf die hinterlegte Summe/Höhe des Angebotes und zur Freigabe berechtigte Gruppen prüft.

Als Voraussetzung muss in dem entsprechenden Projekt eine Kalkulation vorhanden sein und in Reiter Angebot ein Unterzeichner ausgewählt werden. Im Anschluss kann im Bereich
Freigabestatus über den Kontext-Menü Eintrag Freigabeprozess starten die Freigabe erteilt werden. Hier wird in der Lightbox die Konfiguration des Freigabeprozesses angezeigt:

• Art des Freigabeprozesses - hier wird die Art des Freigabeprozesses angezeigt; bei Angeboten kann rein die Höhe des Angebotes konfiguriert werden.
• Freigabestufe # (Anzahl Freigabestufe) - hier wird die Anzahl der Freigabestufen (d.h. hierarchischen Freigabegruppen angezeigt)
• Freigabefrist endet am - hier wird das Ablaufdatum der Freigabe angezeigt

Es können mehrere Freigabe-Prozesse für Angebote hinterlegt werden, um für jede Angebots-Höhe die richtigen Gruppen/Personen zur Freigabe zu berechtigen.

Anfrage Freigabe-Prozess

In Troi Projekten kann ein Anfrage Freigabe-Prozess integriert werden, der die Freigabe der Anfrage auf die hinterlegte Summe/Höhe der Anfrage und zur Freigabe berechtigte Gruppen prüft.

Als Voraussetzung muss in dem entsprechenden Projekt eine Kalkulation mit Fremdleistungen vorhanden sein und in Reiter Anfrage ein Lieferant sowie Unterzeichner ausgewählt werden. 
Im Anschluss kann im Bereich Freigabestatus über den Kontext-Menü Eintrag Freigabeprozess starten die Freigabe erteilt werden. Hier wird in der Lightbox die Konfiguration des Freigabeprozesses angezeigt:

• Art des Freigabeprozesses - hier wird die Art des Freigabeprozesses angezeigt; bei Anfragen kann rein die Höhe der Anfrage konfiguriert werden.
• Freigabestufe # (Anzahl Freigabestufe) - hier wird die Anzahl der Freigabestufen (d.h. hierarchischen Freigabegruppen angezeigt)
• Freigabefrist endet am - hier wird das Ablaufdatum der Freigabe angezeigt

Es können mehrere Freigabe-Prozesse für Anfragen hinterlegt werden, um für jede Anfrage-Höhe die richtigen Gruppen/Personen zur Freigabe zu berechtigen.

Beauftragung Freigabe-Prozess

In Troi Projekten kann ein Freigabe-Prozess für Beauftragungen integriert werden, der die Freigabe der Beauftragung auf die hinterlegte Summe/Höhe der Beauftragung und zur Freigabe berechtigte Gruppen prüft.

Eine Beauftragung kann aus einer vorhandenen Anfrage erstellt werden. Ebenso kann eine Beauftragung individuell auf Basis der Kalkulation und entsprechenden Fremdleistungen generiert werden.

Als Voraussetzung muss in dem entsprechenden Projekt eine Kalkulation mit Fremdleistungen vorhanden sein und in Reiter Beauftragung ein Lieferant sowie Unterzeichner ausgewählt werden. 
Im Anschluss kann im Bereich Freigabestatus über den Kontext-Menü Eintrag Freigabeprozess starten die Freigabe erteilt werden. Hier wird in der Lightbox die Konfiguration des Freigabeprozesses angezeigt:

• Art des Freigabeprozesses - hier wird die Art des Freigabeprozesses angezeigt; bei Beauftragungen kann rein die Höhe der Beauftragung konfiguriert werden.
• Freigabestufe # (Anzahl Freigabestufe) - hier wird die Anzahl der Freigabestufen (d.h. hierarchischen Freigabegruppen angezeigt)
• Freigabefrist endet am - hier wird das Ablaufdatum der Freigabe angezeigt

Es können mehrere Freigabe-Prozesse für Beauftragungen hinterlegt werden, um für jede Beauftragungs-Höhe die richtigen Gruppen/Personen zur Freigabe zu berechtigen.

Rechnung Freigabe-Prozess

In Troi Projekten kann ein Freigabe-Prozess für Rechnungen integriert werden, der die Freigabe der Rechnung auf die hinterlegte Summe/Höhe der Rechnung und zur Freigabe berechtigte Gruppen prüft.

Als Voraussetzung muss in dem entsprechenden Projekt in Reiter Rechnung ein Unterzeichner ausgewählt werden. 
Im Anschluss kann im Bereich Freigabestatus über den Kontext-Menü Eintrag Freigabeprozess starten die Freigabe erteilt werden. Hier wird in der Lightbox die Konfiguration des Freigabeprozesses angezeigt:

• Art des Freigabeprozesses - hier wird die Art des Freigabeprozesses angezeigt; bei Rechnungen kann rein die Höhe der Rechnung konfiguriert werden.
• Freigabestufe # (Anzahl Freigabestufe) - hier wird die Anzahl der Freigabestufen (d.h. hierarchischen Freigabegruppen angezeigt)
• Freigabefrist endet am - hier wird das Ablaufdatum der Freigabe angezeigt

Es können mehrere Freigabe-Prozesse für Rechnungen hinterlegt werden, um für jede Rechnungs-Höhe die richtigen Gruppen/Personen zur Freigabe zu berechtigen.

Lieferantenrechnung Freigabe-Prozess

In Troi Projekten kann ein Freigabe-Prozess für Rechnungen integriert werden, der die Freigabe der Rechnung auf die hinterlegte Summe/Höhe der Rechnung und zur Freigabe berechtigte Gruppen prüft.

Eine Lieferantenrechnung kann aus einer vorhandenen Beauftragung erstellt werden. Ebenso kann eine Lieferantenrechnung individuell auf Basis der Kalkulation generiert werden.

Als Voraussetzung muss in dem entsprechenden Projekt in Reiter Lieferantenrechnung ein Lieferant ausgewählt werden. Ebenso muss eine Belegnummer vergeben werden. Fehlen notwendigen Angaben,
um den Freigabe-Prozess zu starten, werden diese im Bereich Freigabestatus über den Kontext-Menü Eintrag Freigabeprozess starten in einem Tooltip angezeigt. Sind alle relevanten Informationen vorhanden,
kann im Bereich Freigabestatus über den Kontext-Menü Eintrag Freigabeprozess starten die Freigabe erteilt werden. Hier wird in der Lightbox die Konfiguration des Freigabeprozesses angezeigt:

• Art des Freigabeprozesses - hier wird die Art des Freigabeprozesses angezeigt; bei Rechnungen kann rein die Höhe der Rechnung konfiguriert werden.
• Freigabestufe # (Anzahl Freigabestufe) - hier wird die Anzahl der Freigabestufen (d.h. hierarchischen Freigabegruppen angezeigt)
• Freigabefrist endet am - hier wird das Ablaufdatum der Freigabe angezeigt

Es können mehrere Freigabe-Prozesse für Lieferantenrechnungen hinterlegt werden, um für jede Höhe der entsprechenden Lieferantenrechnungen die richtigen Gruppen/Personen zur Freigabe zu berechtigen.

Stundenfreigaben Teamleiter

Zur Stundenerfassung kann ein Freigabe-Prozess integriert werden, der die Freigabe der Stunden durch einen Teamleiter vorsieht.

Im Bereich der Stundenerfassung > abgelehnte Stunden werden die nicht freigegebenen Stunden in einer 9-spaltigen Ansicht dargestellt:

für - zeigt den entsprechenden Projektpfad; diese Spalte ist anklickbar und zeigt im Anschluss die Lightbox zur Stundenerfassung, in welcher der bestehende Eintrag editiert werden kann.

• Datum des Eintrages - zeigt das Datum
• Mitarbeiter - zeigt den Mitarbeiter
• Stunden - zeigt die Anzahl der Stunden
• Externer Kommentar - zeigt den externen Kommentar
• Interner Kommentar - zeigt den internen Kommentar
• abgelehnt von - zeigt den Mitarbeiter, der die Freigabe abgelehnt hat
• Ablehnungsgrund - zeigt den Grund der Ablehnung
• abgelehnt am - zeigt das Datum der Ablehnung

Der zur Freigabe berechtigte Teamleiter erhält auf dem Troi Schreibtisch auf der linken Seite den Eintrag Stundenfreigaben Teamleiter, welcher die Anzahl der freizugebenden Stunden darstellt. 
Bei Klick wird direkt die Seite Freigabelisten > Freigabeliste > Stundenfreigaben Teamleiter angezeigt.

Stundenfreigaben Projektverantwortlicher

Zur Stundenerfassung kann ein Freigabe-Prozess integriert werden, der die Freigabe der Stunden durch einen Projektverantwortlichen vorsieht.

Im Bereich der Stundenerfassung > abgelehnte Stunden werden die nicht freigegebenen Stunden in einer 9-spaltigen Ansicht dargestellt:

für - zeigt den entsprechenden Projektpfad; diese Spalte ist anklickbar und zeigt im Anschluss die Lightbox zur Stundenerfassung, in welcher der bestehende Eintrag editiert werden kann.

• Datum des Eintrages - zeigt das Datum
• Mitarbeiter - zeigt den Mitarbeiter
• Stunden - zeigt die Anzahl der Stunden
• Externer Kommentar - zeigt den externen Kommentar
• Interner Kommentar - zeigt den internen Kommentar
• abgelehnt von - zeigt den Mitarbeiter, der die Freigabe abgelehnt hat
• Ablehnungsgrund - zeigt den Grund der Ablehnung
• abgelehnt am - zeigt das Datum der Ablehnung

Der zur Freigabe berechtigte Projektverantwortliche erhält auf dem Troi Schreibtisch auf der linken Seite den Eintrag Stundenfreigaben Projektverantwortlicher, welcher die Anzahl der freizugebenden Stunden darstellt. 
Bei Klick wird direkt die Seite Freigabelisten > Freigabeliste > Stundenfreigaben Projektverantwortlicher angezeigt.