Wenn Sie das Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Ordner. Einer von ihnen trägt den Titel Kontakte.
Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner. Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste mit verschiedenen Spalten. Einige Spalten können über das Zahnradsymbol unten rechts in der Fußzeile aktiviert/deaktiviert werden. Klicken Sie dazu auf das Zahnradsymbol, aktivieren oder deaktivieren Sie die Checkboxen und speichern Ihre Eingabe über das Diskettensymbol. Alle Spalten im Überblick:
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
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In den Kontakten verwalten Sie alle Kontakte Ihrer Firma, von Personen über Abteilungen zu Firmen.
Folgende Spalten sind in der Kontakt-Ansicht vorhanden.
- Favorit
- Art
- Status
- Nachname
- Vorname
- Firma / Adresse
- Position
- To-Do
- Historie
- Kontaktdaten geschäftlich / privat
- Privatadresse
- Kategorien
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Die Liste ist beim öffnen leer, damit . Damit Ihnen Ergebnisse angezeigt werden, geben Sie bitte im Suchfeld ein * einen spezifischen Suchbegriff oder den * ein, damit Ihnen alle Kontakte angezeigt werden oder einen spezifischen Suchbegriff. Alternativ können Sie auch über die gegebenen Filtereinstellungen eine Auswahl treffen. Die Möglichkeiten der Filterung sind: .
Weitere Filtereinstellungen:
- Art (Firma, Abteilung oder Person)
- Zugriff (Zugriffsbeschränkungen wie z.B. alle Konakte Kontakte anzeigen die nur für mich sichtbar sind)
- Kategorie (Kategoriefilter z.B. nach Newsletter)
- Anzahl pro Seite (wie viele Ergebnisse werden pro Seite angezeigt)
- Suche (Textsuche)
- erweiterte Suche (individuelle Suche, klicken Sie dazu auf die blau hinterlegten drei Punkte)
- Stern (zeigt alle Kontakte die als Favorit gekennzeichnet sind)
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Abb.: Standardansicht der Kontakte
In der Fußzeile finden Sie die Möglichkeit über das Zahnrad-Symbol die Spalten zu individualisieren über das Zahnradsymbol, das über das Plus-Zeichen um Symbol einen neuen Kontakt anzulegen und diverse Import / Export Möglichkeiten.
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Abb.: Einstellungsmöglichkeiten über das Zahnrad-Symbol
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Kontakte anlegen und bearbeiten
Sie können einen neuen Kontakt anlegen, der dann auch in der Kundenliste, Lieferantenliste oder als Gesprächspartner wählbar ist. Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen unten rechts und wählen ob Sie eine Firma oder eine Person anlegen möchten. Abhängig
Abb.: Auswahlmöglichkeiten der Kontakterstellung
Abhängig davon welche Art von Kontakt Sie erstellen, haben Sie in der Kontaktverwaltung verschiedene Felder zur Eingabe zur Verfügung.
Füllen Sie alle benötigten Felder aus und klicken zum speichern auf das DiskettensymbolDisketten-Symbol. Erfassen Sie einen Kontakt mit einen Namen der bereits in Troi TROI existiert, schlägt die Dublettenprüfung an.
FIRMENKONTAKTE
Abb.: Eingabemöglichkeiten der Kontaktverwaltung nach Auswahl neue Firma hinzufügen
In jedem Reiter haben Sie die Möglichkeit über das Pfeil-Zeichen, welches erscheint wenn Sie den Kontakt berühren neue Dokumente zu erstellen wie Brief oder Fax oder einen neuen Eintrag. Zusätzlich können Sie eine Person oder eine Abteilung hinzufügen, eine neue Firma anlegen, die Firma löschen oder die zugeordneten Kundenprojekte öffnen. 
, folgende Einstellungen vorzunehmen:
- neues Dokument erstellen
- Person hinzufügen
- Abteilung hinzufügen
- Firma hinzufügen
- Firma löschen
- (Kundenprojekte öffnen)
vCard
Im Reiter vCard wird Ihnen die Visitenkarte des Kontakts angezeigt. Sie können den Kontakt löschen, ein Adressetikette drucken, normal drucken, eine vcf-Datei importieren oder den Kontakt als vCard exportieren.
Abb.: Standardansicht des vCard-Reiters
Details
Hier können Sie den Kontakt weiter bearbeiten, speichern, löschen oder (sofern ein Template hinterlegt ist) ein Adressetikett drucken.
PERSONENKONTAKTE
In jedem Reiter haben Sie die Möglichkeit über das Pfeil-Zeichen welches erscheint wenn Sie den Kontakt berühren neue Dokumente zu erstellen wie Brief oder Fax oder einen neuen Eintrag. Zusätzlich können Sie eine neue Historie anlegen, ein Bild hochladen oder eine Person löschen.
Nachdem Sie gespeichert haben landen Sie im Reiter Details. Hier können Sie den Kontakt weiter bearbeiten, speichern, löschen oder sofern ein Template hinterlegt ist ein Adressetikett drucken.
Im Reiter vCard wird Ihnen die Visitenkarte des Kontakts angezeigt. Sie können den Kontakt löschen, ein Adressetikette drucken, normal drucken, eine vcf importieren oder den Kontakt als vCard exportieren.
Der Reiter Kundendaten, ist nur bei Firmen vorhanden. Hier können Sie direkt aus dem Kontakt einen Kundeneintrag in der Kundenliste anlegen. Sie können unter einen Firmenkontakt auch mehrere Kundeneinträge anlegen. Klicken Sie dazu auf neuen Kunden anlegen und geben die gewünschten Daten ein. Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.
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