In den Aussendungen legen Sie den Aussendungsinhalt als HTML & Plaintext oder E-Mail fest, außerdem können Sie einstellen zu welchen Zeitpunkt die Aussendung automatisch versendet werden soll.
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- Mandant
- Suchfeld
- zeige alle (Mappen können aktiv/inaktiv geschalten werden, bei Auswahl werden alle Mappen angezeigt)
- nur aktive (Mappen können aktiv/inaktiv geschalten werden, bei Auswahl werden nur die aktiven Mappen angezeigt)
Inhaltsverwaltung im PR-Modul
Inhalte können zweisprachig im PR-Modul konfiguriert werden, da man für Kontakte eine Sprache vordefinieren kann. Demzufolge wählen sie im Reiter Inhalt & Attachments eine Sprache aus, damit Sie die Inhalte der Nachricht in der richtigen Sprache konfigurieren können.
Wichtig:
Wenn für eine bestimmte Sprache nichts konfiguriert wird, bekommen die Empfänger in dieser Sprache eine weisse E-Mail wenn sie für diese Sprache konfiguriert wurden und in der Verteilerliste aufgeführt wurden.
In der allgemeinen Anleitung für den PR-Versand sind weitere Felder beschrieben. Diese Anleitung beschreibt die Verwaltung des Inhalts der Nachricht, besonders wenn dieses in HTML formatiert werden soll.
HTML Datei hochladen und bearbeiten
Um eine HTML-Datei hochzuladen, klicken Sie einfach im Feld HTML File hochladen neben der Beschriftung "Aussendungsinhalt":
Die Inhalte der Nachricht werden automatisch mit der HTML-Formatierung angepasst. Vergewissern Sie sich zusätzlich, dass die Nachricht im Feld "Alternative Plaintext-Version" auch richtig formatiert ist, damit Nutzer von älteren E-Mail Clients, oder dessen Clients für die Darstellung von HTML-Inhalten gesperrt sind, die Nachricht auch lesen können.
Nachricht für Empfänger personalisieren
Wie Sie sehen können, beginnt meine Nachricht mit dem Text "{sakztatuib_text}". Das ist ein Platzhalter in Troi für die vollständige Anrede, die in den Kontakten konfiguriert ist. Es bedeutet, dass jeder Empfänger eine personalisierte Nachricht bekommt, die z.B. an "Sehr geehrter Herr Mustermann" geschrieben ist. Troi verfügt über zahlreiche solcher Variablen, um den Text stark zu personalisieren. Diese finden Sie im Dropdown "Code snippets":
Nachricht testen und versenden
Sie können den HTML-Inhalt der Nachricht zusätzlich im Browser testen, um zu sehen ob alle HTML-Tags richtig funktionieren und ob Bild-Referenzen richtig eingetragen wurden. Dafür scrollen Sie einfach runter im Reiter Inhalt & Attachments und klicken Sie auf "Mailingvorschau im Browser".
Sie können nun die Nachricht versenden. Ähnlich wie im alten PR-Modul, ist es möglich einen Testversand an den konfigurierten Testempfängern erstmal zu machen, um die Kompatibilität mit unterschiedlichen E-Mail Clients zu prüfen. Dafür klicken Sie einfach auf das Icon für "Aussendung verwalten" und, im darauf folgenden Fenster, klicken auf "Verschicken an: Test Kontakt". Sobald der Inhalt bestätigt ist, kann der Versand an normale Kontakte gestartet werden!
Mit dem in TROI integrierten PR Modul werden Ihnen Public Relations Aufgaben zukünftig ganz leicht fallen.
Das PR Modul von TROI bietet Ihnen alles, was Sie zur Bekanntmachung und Bewerbung Ihres Projekts benötigen. So können Sie ganz bequem Pressemitteilungen aussenden, Ihre Pressekontakte verwalten und vieles mehr.
Aussendungen anlegen und bearbeiten
Mit TROI können Sie nicht nur Verteiler anlegen, sondern auch gleich die Inhalte für die Pressemitteilung zusammenstellen und diese versenden. Dafür wählen Sie den Reiter Aussendungen an.
Die Übersicht über Aussendungen
Wie schon bei den vorherigen Bereichen im PR Modul finden Sie auch in den Aussendungen wieder eine Übersicht über alle angelegten Dateien. Ihre Filtermöglichkeiten bestehen hier aus der Auswahl der Firma oder der Suche nach einem gezielten Namen. Außerdem können Sie auch hier wieder entscheiden, ob alle Aussendungen angezeigt werden, oder nur die aktiven.
Wie schon bei den anderen Reitern werden auch hier wieder die einzelnen Aussendungen mit Symbolen markiert. Klicken Sie auf einen der Einträge, öffnet sich die Detailansicht.
[Screenshot Detailansicht folgt]
Hier finden Sie wichtige Informationen zur Aussendung, zum Beispiel:
- Name der Aussendung
- Auftraggeber
- Beschreibung
- Geplantes Aussendedatum
- Freigegeben/geblockt/versendet?
Darüber hinaus informiert Sie eine Zeile über die Versandoptionen. Hier können Sie mit einem Klick auf den Stift einen anderen Absender oder eine andere Versandpriorität einstellen.
Gleich darunter befindet sich eine weitere Zeile für Inhalt & Attachments, die Sie ebenfalls mit einem Klick auf den Stift bearbeiten können.
Sofern Personen der Aussendung zugeordnet sind, können diese in der rechten Spalte eingesehen, bearbeitet und in eine Excel-Datei exportiert werden.
Eine neue Aussendung erstellen
Um eine neue Pressemitteilung herzustellen, klicken Sie einfach auf das blaue Kreuz in der Menüleiste. Alternativ können Sie aber auch auf eine bereits angelegte Aussendung klicken und hier die Option Neue Aussendungauswählen. In beiden Fällen öffnet sich dann ein neues Fenster, in dem Sie alle wichtigen Einstellungen tätigen können.
Begonnen wird mit den Aussendungseinstellungen. Hier legen Sie fest, wie die Aussendung heißen soll und worum es sich dabei handelt. Außerdem können Sie sie als Event kennzeichnen. Dann wird sie gegebenenfalls direkt in den Terminkalender des Empfängers eingetragen.
Des weiteren können Sie in diesem Menü festlegen, wer Absender der Aussendung ist und wann sie verschickt werden soll.
Im letzten Bereich der Aussendungseinstellungen können Sie wählen, ob die Aussendung aktiv ist, geblockt, freigegeben oder sogar schon gesendet wurde und wer Zugriff auf diese Datei hat. Nach dem Bearbeiten und Speichern wechseln Sie dann in den Reiter Empfänger.
[Screenshot Aussendungseinstellungen folgt]
Im Reiter Empfänger können Sie auswählen, welche Kontakte die Aussendung erhalten sollen. Um einen ganzen Verteiler in die Liste aufzunehmen, klicken Sie links auf den Reiter Verteiler hinzufügen. Hier suchen Sie einfach den gewünschten Verteiler aus und fügen ihn mit einem Klick auf den Pfeil (Kontakte der Mailingliste hinzufügen) der Empfängerliste zu.
Alternativ können Sie auch den Reiter manuell hinzufügen auswählen. Hier finden Sie eine filterbare Liste aller vorhandenen Kontakte, aus denen Sie jetzt einzeln diejenigen aussuchen können, die die Aussendung erhalten sollen.
Wenn Sie jetzt auf den Reiter pflegen zurückkehren, finden Sie hier eine Liste aller Empfänger vor. Wenn Sie möchten, können Sie jetzt noch gezielt nach Empfängern suchen, um diese zum Beispiel zu blockieren. Sie erhalten dann so lange keine Aussendung, bis Sie die Blockierung mit einem Klick auf den entsprechenden Button unten rechts wieder aufheben.
[Screenshot Empfängerübersicht folgt]
Weiter geht es mit dem Button Inhalt & Attachments. Hier wird es jetzt konkret mit der Aussendung. In diesem Menü können Sie den Betreff und eine E-Mail-Adresse für Antworten hinterlegen (wahlweise können Sie einzelnen Kontakten auch eine eigene Antwortadresse hinterlegen). Wenn die Antwortadresse auch die Versenderadresse sein soll, müssen Sie jetzt noch einen Haken bei Versender E-Mail setzen.
Wenn Sie ein HTML File als Text hochladen möchten, klicken Sie einfach in das jeweilige Feld. Es öffnet sich dann ein Auswahlfenster. Alternativ können Sie Ihren Text manuell eingeben und wie gewohnt editieren. Da manche Empfänger HTML unterdrücken, sollten Sie anschließend noch einmal eine sogenannte Plaintext-Version ohne Grafiken und Formatierungen in das entsprechend gekennzeichnete Feld einfügen.
Wenn Sie möchten, können Sie jetzt noch einen Footer mit Signatur oder einen Disclaimer gestalten. Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol speichern Sie den Inhalt Ihrer Aussendung.
[Screenshot Inhalt & Attachments folgt]
Zuletzt sollten Sie noch den Reiter Einstellungen bestätigen aufrufen. Hier können Sie alle gemachten Angaben noch einmal überprüfen. Einträge, die potentiell fehlerhaft sind, werden mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet. Felder, die definitiv fehlerhaft sind, werden mit einem roten X markiert. Wenn Sie alles überprüft und gegebenenfalls korrigiert haben, geben Sie die Aussendung mit einem Klick auf den Haken unten rechts zum Versand frei.
[Screenshot Einstellungen bestätigen folgt]
Jetzt müssen Sie die Aussendung nur noch verschicken. Dazu kehren Sie zurück in die Übersicht der Aussendungen. Hier wählen Sie die fertig gestellte Aussendung aus. Dass sie zum Versand freigegeben wurde, erkennen Sie an dem eingekreisten Pfeil auf einem auffälligen, blauen Button, der plötzlich rechts in der Detailansicht zu sehen ist.
[Screenshot blauer Button folgt]
Klicken Sie auf den Button, öffnet sich ein Fenster mit der Überschrift Aussendung verschicken. Hier können Sie jetzt bestätigen, an welche Kontakte und wann die Aussendung verschickt werden soll. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil unten rechts, verschicken Sie Ihre Pressemitteilung endgültig.
Übrigens: Wenn Sie eine Aussendung erst einmal nur vorbereiten möchten, legen Sie sich dazu einfach eine Mappe an.
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MAPPEN ANLEGEN UND BEARBEITEN
In Mappen können Sie Ihre Aussendungen nach Thema sortieren. Die Struktur der Aussendungen ist aufgebaut nach: Kunde > Mappe > Untermappe > Aussendung.
Wenn Sie eine neue Aussendung oder eine neue Mappe anlegen möchten klicken Sie auf das Plus-Zeichen. Sie haben hier die Auswahl zu entscheiden ob Sie eine Mappe oder direkt eine Aussendung anlegen möchten. Eine weitere Möglichkeit ist das anlegen von Mappen und Aussendungen über den Pfeil der erscheint wenn Sie in der Verteilerliste die jeweilige Ebene berühren. Auf der Kundenebene können Sie eine Mappe hinzufügen oder eine neue Aussendung anlegen. Haben Sie eine Mappe angelegt können Sie in dieser Ebene eine neue Untermappe anlegen, eine neue Aussendung anlegen oder die Mappe bearbeiten.
Treffen Sie die Auswahl neue Mappe anlegen oder neue Untermappe anlegen öffnet sich ein Fenster, hier haben Sie die Möglichkeit einen Mappennamen festzulegen. Über den Pfeil der erscheint wenn Sie die Mappe berühren können Sie die Mappe bearbeiten und diese aktiv/inaktiv setzen oder umbenennen. Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.
AUSSENDUNG ANLEGEN UND BEARBEITEN
Wenn Sie eine neue Aussendung anlegen öffnet sich ein Fenster, hier haben Sie die Möglichkeit mehrere Einstellungen vorzunehmen.
AUSSENDUNGSEINSTELLUNGEN
In den Aussendungseinstellungen können Sie verschiedene Einstellungen tätigen. Diese sind:
- Name der Aussendung
- Beschreibung intern
- als Event kennzeichnen (Aussendung erhält ein Eventbanner als Markierung)
- Absender (welche E-Mail soll als Absender genutzt werden, MAILKONTEN)
- Versandpriorität (nur Email wählbar)
- geplante Aussendungszeit (wann soll die Aussendung versendet werden)
- aktiv (Aussendung ist aktiv/inaktiv)
- geblockt (blockt die Aussendung zur Bearbeitung)
- Zur Aussendung freigegeben (ist die Aussendung freigegeben ja/nein)
- gesendet (wurde die Aussendung bereits versendet, ja/nein)
- Zugriff (welche Gruppe darf die Aussendung sehen/bearbeiten, ZUGANGSBERECHTIGUNG DATEN)
Zusätzlich sehen Sie wann die Aussendung erstellt wurde und Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe, ein Klick auf den Papierkorb löscht die Aussendung.
EMPFÄNGER
In der Schaltfläche Empfänger legen Sie fest welche Kontakte der Aussendung hinzugefügt werden sollen oder können bereits hinzugefügte Empfänger verwalten. Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Diese sind:
- pflegen (Liste der zugeordneten Kontakte)
- Dubletten (Dubletten prüfen)
- Verteiler hinzufügen (vorgefertigte VERTEILER der Aussendung hinzufügen)
- manuell hinzufügen (manuell Kontakte zuordnen)
Im Bereich pflegen ist es möglich mit den Schaltflächen unten links Kontakte mit aktiver Checkbox als Testkontakte zu markieren, die Blockierung aufzuheben, zu blockieren oder zu löschen. Mit einen Klick auf das Personensymbol oder das Blocksymbol können Sie ebenfalls einen Kontakt als Testkontakt markieren oder blocken/entblockieren. Blockierte Kontakte werden in der Liste rot markiert.
Zusätzlich stehen Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Diese sind:
- Alle
- Test
- geblockte Kontakte
- Mailing versendet
- Mailing nicht versendet
- Mailing erhalten
- ungültige Kontakte
Kontakte gelten als ungültig wenn diese keine E-Mailadresse besitzen.
INHALTE & ATTACHMENTS
In der Schaltfläche Inhalt & Attachments legen Sie den Inhalt Ihrer Aussendung fest und können entscheiden ob Sie eine normale E-Mail versenden oder ein HTML File uploaden mit alternativer Plaintext-Version. Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Diese sind:
- Sprache (Sie können alle Elemente der Aussendung in einer deutschen und einer englischen Sprachvariante erfassen)
- E-Mail Betreff (Thema der Aussendung)
- Antwort E-Mail Adresse (Sie können eine E-Mail Adresse auswählen oder die Checkbox bei Versender E-Mail aktivieren)
- Versender E-Mail (als Antwort E-Mail Adresse wird die Versand E-Mail Adresse genutzt)
- Aussendungsinhalt (HTML File hochladen anklicken um ein HTML File auszuwählen oder im Textfeld einen Text verfassen)
- Alternative Plaintext-Version (Plaintext Version wenn die HTML Inhalte beim Empfänger nicht korrekt dargestellt werden)
- E-Mail Abbinder (Einstellungen für den E-Mail Abbinder)
- Disclaimer (Formatierungsmöglichkeiten und Textfeld für den Haftungsausschluss)
- Attachments hochladen (Dateien hochladen mit einen Klick auf das Feld oder per Drag & Drop auf das Feld ziehen)
- Vorschau (Mailingvorschau im Browser)
Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe, der Papierkorb löscht die aktuell gewählte Sprachversion.
EINSTELLUNGEN BESTÄTIGEN
In der Schaltfläche Einstellungen bestätigen finden Sie eine Übersicht über alle getätigten Einstellungen und können die Aussendung freigeben. Die Markierung der einzelnen Elemente kann drei Farben haben. Diese sind:
- rot (Warnung, unbedingt prüfen/korrigieren)
- orange (Hinweis, bei Bedarf prüfen/korrigieren)
- grün (alles ok)
Mit einen Klick auf den Haken wird die Aussendung freigegeben und der Aussendung verwalten Button erscheint in der Detailansicht. Ein Klick auf den Papierkorb löscht die Aussendung.
Mit einem Klick auf die Aussendung in der Spalte Aussendungen wird die Detailansicht der Aussendung angezeigt.
In der Detailansicht können Sie die Aussendung bearbeiten und erhalten eine Übersicht über alle Daten sowie die Kontakte die der Aussendung zugewiesen sind. Alternativ können Sie über den Pfeil der erscheint wenn Sie die Aussendung berühren die Aussendung bearbeiten oder die Aussendung kopieren. Die Bearbeitungsmöglichkeiten in der Detailansicht sind bei Versandoptionen und Inhalte & Attachments mit einem Stiftsymbol gekennzeichnet.
In rechten Bereich finden Sie die Übersicht über die zugeordneten Kontakte. Die Bearbeitungsmöglichkeiten sind:
- Stiftsymbol (Empfänger verwalten)
- i (Legende)
- Exportsymbol (alle Kontakte außer blockierte Kontakte werden exportiert)
- Drop Down (verschiedene Filtermöglichkeiten)
- Suchfeld (individuelle Suche)
Berühren Sie einen Kontakt in der Detailansicht Aussendungen haben Sie die Möglichkeit mit einen Klick auf das Stiftsymbol den Kontakt zu bearbeiten oder mit einen Klick auf den Pfeil ein Follow Up hinzuzufügen.
AUSSENDUNG VERSENDEN
Sofern die Aussendung freigegeben ist erscheint in der Detailansicht der Button Aussendung verwalten.
Mit einen Klick auf den Button Aussendung verwalten öffnet sich Sie die Ansicht Aussendung verschicken. Aktivieren Sie den Punkt bei Verschicken an und klicken auf das Pfeil-Zeichen um den Versand zu starten. Um den Versand zu einem späteren Zeitpunkt automatisch vorzunehmen wählen Sie ein Aussendedatum und eine Uhrzeit und speichern mit dem Diskettensymbol.
