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Rechnungsentwürfe
Im Unterordner Ausgangsrechnungen können Sie alle Rechnungen finden, die mit TROI gebucht wurden. Dadurch können Sie die Rechnungen, auch ohne den Umweg über ein Projekt, direkt bearbeiten.
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Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Rechnungsnummer. Es wird dann automatisch das Projekt geöffnet, zu dem die Rechnung gehört. Sie befinden sich in der Rechnungsvorschau und können die Rechnung bearbeiten.
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Abb.: Standardansicht der Rechnungsentwürfe
Freie Rechnungen hinzufügen
Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sind, scrollen Sie über noch nicht erstellte Rechnungen und auf klicken Sie den Pfeil. Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü, eine freie Rechnung hinzuzufügen.
In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben der Teilrechnung einen internen Namen, sowie einen offiziellen Titel für die Rechnung an.
Abb.: eine freie Rechnungsposition hinzufügen
Namen und eine Überschrift.
Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster für die Rechnungserstellung mit weiteren Eingabemöglichkeiten.
Abb.: eine freie Rechnungsposition hinzufügen
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Bereits vorhandene Positionen und Texte können nur durch den Super User verändert werden. |
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Sammelrechnungsentwürfe
Im Reiter offene Sammelrechnungen finden Sammelrechnungsentwürfe finden Sie eine Übersicht aller Sammel- und Teilrechnungen, die noch nicht durch Bezahlung abgeschlossen wurden.
Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Rechnungsnummer. Es wird dann automatisch das Projekt geöffnet, zu dem die Rechnung gehört. Sie befinden sich in der Rechnungsvorschau und können die einzelnen Rechnungen wie gewohnt bearbeiten, indem Sie auf den Bearbeiten-Pfeil der jeweiligen Rechnung klicken.
Sammel- und Teilrechnungen hinzufügen
Wie schon bei den normalen Ausgangsrechnungen, können Sie mit TROI auch Sammel- und Teilrechnungen frei erstellen. Klicken Sie dazu auf die Zeile Teilrechnungen und wählen Sie aus, ob Sie eine neue Sammelrechnung eröffnen möchten, oder eine freie Teilrechnung.
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Klicken Sie auf die Option Sammelrechnung erstellen. Es öffnet sich dann ein kleines Fenster, in dem Sie zuerst einmal nur den Kunden auswählen und den Namen der Rechnung festlegen.
Wenn Sie diese Informationen speichern, öffnet sich dasselbe Eingabefenster, das Sie schon aus der normalen Rechnungserstellung kennen. Wie Sie die Maske weiter ausfüllen und die Rechnung schließlich drucken, wird im dazu gehörenden Kapitel ausführlich erklärt.
[Screenshot folgt]Rechnung bearbeiten.
Abb.: Standardansicht der Rechnungsentwürfe
freie Teilrechnungen hinzufügen
Wenn Sie eine Teilrechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sind, scrollen Sie über Teilrechnungen und auf klicken Sie den Pfeil. Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü um eine freie Teilrechnung zu erstellen.
In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben der Teilrechnung einen Namen und eine Überschrift.
Auch hier geben Sie erst einmal Kunde und Bezeichnung an. Sie gelangen anschließend aber nicht in das gewohnte Rechnungsformular, sondern in ein verkürztes. Sie geben hier nur die folgenden Informationen an:
- Belegdatum
- Leistungsdatum
- Projektname
- Kurzbeschreibung
- Interne Projektbeschreibung
- Rechnung freigegeben ja/nein
Die Teilrechnung wird anschließend gespeichert und ist in der Übersicht zu finden.
[Screenshot Eingabemaske Teilrechnung folgt]
Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster mit einem verkürzten Rechnungsformular
Abb.: eine freie Rechnungsposition hinzufügen
| Info | ||
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Um die Teilrechnung jetzt zu einer bestehenden Sammelrechnung hinzuzufügen, markieren Sie das Kästchen vor den gewünschten Rechnungen. Anschließend wählen Sie die Sammelrechnung aus, zu der die Teilrechnungen hinzugefügt werden sollen. Hier wählen Sie jetzt die Option ausgewählte Teilrechnungen zu dieser Sammelrechnung hinzufügen. Die Teilrechnung ist in der Sammelrechnung zu finden. |
freie Sammelrechnung hinzufügen
Wenn Sie eine Sammelrechnung erstellen möchten, die nicht an ein Projekt geknüpft sind, scrollen Sie über Teilrechnungen und auf klicken Sie den Pfeil. Auf diesem Weg gelangen Sie in das Menü um eine Sammelrechnungzu erstellen.
In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählen Sie zuerst den Kunden aus und geben eine Kurzbeschreibung an.
Nach dem Speichern öffnet sich ein neues Fenster für die Rechnungserstellung mit weiteren Eingabemöglichkeiten.
Abb.: eine Sammelrechnung erstellen
| Info |
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Die neue Sammelrechnung ist dann in der Übersicht der offenen Sammelrechnungen zu finden. Wenn sie noch nicht gedruckt wurde, ist sie mit noch nicht erstellt markiert. |
Eine Teilrechnung anlegen und zur Sammelrechnung hinzufügen
Wenn Sie eine neue Teilrechnung erstellen möchten, gehen Sie dazu wie oben beschrieben vor: Klicken Sie auf den Bearbeiten-Pfeil in der Titelzeile Teilrechnungen und wählen Sie dieses Mal die Option Freie Teilrechnung.
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Die Teilrechnung wird anschließend gespeichert und ist in der Übersicht zu finden.
[Screenshot Eingabemaske Teilrechnung folgt]
Um die Teilrechnung jetzt zu einer bestehenden Sammelrechnung hinzuzufügen, markieren Sie das Kästchen vor den gewünschten Rechnungen. Anschließend wählen Sie die Sammelrechnung aus, zu der die Teilrechnungen hinzugefügt werden sollen.
Hier wählen Sie jetzt die Option ausgewählte Teilrechnungen zu dieser Sammelrechnung hinzufügen. Das Übersichtsfenster lädt daraufhin ein paar Sekunden. Dann ist die Teilrechnung an ihrer alten Position verschwunden und unter der vorhin ausgewählten Sammelrechnung zu finden.
[Screenshots Teilrechnung folgt]
Geschlossene Rechnungen
Dass eine Rechnung geschlossen ist bedeutet nicht, dass sie nicht mehr bearbeitet werden könnte. Im letzten Reiter unter den Ausgangsrechnungen finden Sie eine Übersicht über erstellte und verbuchte Rechnungen.
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Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Option aus, indem Sie die jeweilige Rechnung anklicken.
[Screenshot geschlossene Rechnungen folgt]