Warum muss man in Troi

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ein E-Mailkonto einrichten?

Troi verfügt über eine automatische Benachrichtigungsfunktion, um Benutzern Benutzer zu Informieren, wenn Sie von über Troi-Ereignissen betroffen sind. Z.B. wird ein Ereignisse informiert werden sollen. Ein benutzer wird bsps. Benutzer informiert, wenn er eine neue Aufgabe bekommt erhält oder zu einem Termin eingeladen wird. Ebenso erfolgt eine Benachrichtigung, wenn ein Mitarbeiter eine genehmigungspflichtige Abwesenheit anfragt, damit sein Vorgesetzter rechtzeitig reagieren kann. Der Mitarbeiter wird selbstverständlich über die Entscheidung benachrichtigt.

In Zukunft möchten wir sogar mehr pro-aktive Information aus der Troi Software anbieten, damit der Benutzer von den Funktionen profitieren kann, auch wenn er Troi in seinem Browser momentan nicht nutzt.

Welche Informationen sind notwendig, um die Benachrichtigungsfunktion zu nutzen?

Im Bereich System » Mailkonten ist es möglich, E-Mailkonten für Troi zu konfigurieren. Wie oben erwähnt, war es in der Vergangenheit notwendig, Konten für alle Mitarbeiter einzurichten, damit der Informationsfluss in allen Richtungen erfolgen konnte. Dies bedeutete ein irrsinniger einen großen Verwaltungsaufwand für Systemadministratoren, die mit Troi gearbeitet haben.

Mit Ab der Version 5.4.20 aufwärts, muss man nur den noch der System-Account eingetragen habenwerden, damit alle Benachrichtigungen erfolgen können.

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Damit Troi E-Mails verschicken kann, sucht es sich den ersten System-Account aus der Liste aus (diese werden kursiv geschrieben). Das Der System-Account muss vollständig eingerichtet werden, inklusive SMTP-, IMAP- und Benutzerdaten, um erfolgreich Benachrichtigungen zu verschickenversenden. Der Haken, der ein Konto als System-Account erkennt, wird um untersten Bereich des Fensters gefunden.

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Wenn mehrere Konten genutzt werden, kann man auch die Einstellung anderer Konten erleichtern, wie wenn man diese Einstellungen als Standardeinstellungen definiert. Das bedeutet, dass leere Felder anderer Konten mit der Information dieser Felder im Konto mit Standardeinstellungen übernommen werden (öfters sind IMAP- und SMTP-Server, zum Beispiel, unternehmensweit identisch).

Zu guter letzt muss Troi noch wissen, wohin es die Benachrichtigung schicken soll, wenn ein Benutzer von ein einem Troi-Ereignis betroffen isterfahren soll. Dafür muss man nur eine gültige E-Mailadresse entweder im Kontakt des Benutzers im Kontaktmodul (Feld E-Mail unter Büro) oder im Feld E-Mail der Mitarbeiterdetails eintragen. Beide Felder sind synchronisiert, also muss das sodass diese Einstellung nur einmal erfolgen muss. 

Wie kann ich Benachrichtigungen zu meinen eigenen Ereignissen bekommen?

Anschließend müssen Sie die Benachrichtigungsfunktion aktivieren. Wechseln Sie in den Ordner System und den Unterordner Systemeinstellungen. Gehen Sie in den Reiter Benutzer und wählen Sie diese Funktion auch im Dropdown-Menü aus. Jetzt Anschließend setzen Sie einen Haken bei folgenden Optionen:

• Email E-Mail an mich senden, wenn von mir eine Notiz oder Projektaufgabe (für mich) erstellt/bearbeitet wird

• Email E-Mail an mich senden, wenn von mir ein Kalendereintrag (für mich) erstellt/bearbeitet wird

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