Jeder Benutzer muss sein eigenes Mailkonto besitzen. Um eines anzulegen, öffnen Sie den Ordner System und den Unterordner Mailkonten.
Nachdem Sie alle erforderlichen Einstellungen getätigt haben, müssen Sie das Mailkonto seinem Nutzer zuordnen. Gehen Sie dazu in den Ordner Mitarbeiter und den Unterordner Benutzer. Rufen Sie den Reiter Programm auf und ordnen Sie hier das Mailkonto zu.
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Seit Mitte Mai 2017, ist es nicht mehr notwendig, Konten für Mitarbeiter einzurichten, wenn man E-Mailbenachrichtigungen verschicken möchte. Es reicht, wenn ein Systemaccount richtig eingetragen ist und das Feld "E-Mail" bei den einzelnen Benutzern wird für die Beachrichtigung verwendet. Dadurch ist der Verwaltungsaufwand minimiert. Nach wie vor sind aber einzelne E-Mailkonten notwendig, um die Funktion PR-Mailing mit E-Mails im Namen einzelner Personen erfolgreich verwenden zu können. |
Warum muss man in Troi einen E-Mailkonto einrichten?
Troi verfügt über eine automatische Benachrichtigungsfunktion, um Benutzern zu Informieren, wenn Sie von Troi-Ereignissen betroffen sind. Z.B. wird ein Benutzer informiert, wenn er eine neue Aufgabe bekommt oder zu einem Termin eingeladen wird. Ebenso erfolgt eine Benachrichtigung, wenn ein Mitarbeiter eine genehmigungspflichtige Abwesenheit anfragt, damit sein Vorgesetzter rechtzeitig reagieren kann. Der Mitarbeiter wird selbstverständlich über die Entscheidung benachrichtigt.
In Zukunft möchten wir sogar mehr pro-aktive Information aus der Troi Software anbieten, damit der Benutzer von den Funktionen profitieren kann, auch wenn er Troi in seinem Browser momentan nicht nutzt.
Welche Informationen sind notwendig, um die Benachrichtigungsfunktion zu nutzen?
Im Bereich System » Mailkonten ist es möglich, E-Mailkonten für Troi zu konfigurieren. Wie oben erwähnt, war es in der Vergangenheit notwendig, Konten für alle Mitarbeiter einzurichten, damit der Informationsfluss in allen Richtungen erfolgen konnte. Dies bedeutete ein irrsinniger Verwaltungsaufwand für Systemadministratoren, die mit Troi gearbeitet haben.
Mit der Version 5.4.20 aufwärts, muss man nur den System-Account eingetragen haben, damit alle Benachrichtigungen erfolgen können.
Damit Troi E-Mails verschicken kann, sucht es sich den ersten System-Account aus der Liste aus (diese werden kursiv geschrieben). Das System-Account muss vollständig eingerichtet werden, inklusive SMTP-, IMAP- und Benutzerdaten um erfolgreich Benachrichtigungen zu verschicken. Der Haken, der ein Konto als System-Account erkennt, wird um untersten Bereich des Fensters gefunden.
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Wir empfehlen die Anlage eines dedizierten E-Mailaccounts für Troi (i.d.R.: troi@firmenname.de) für Troi, damit der E-Mailverkehr bestehender Konten nicht beeinträchtigt wird. |
Wenn mehrere Konten genutzt werden, kann man auch die Einstellung anderer Konten erleichtern, wie man diese Einstellungen als Standardeinstellungen definiert. Das bedeutet, dass leere Felder anderer Konten mit der Information dieser Felder im Konto mit Standardeinstellungen übernommen werden (öfters sind IMAP- und SMTP-Server, zum Beispiel, unternehmensweit identisch).
Zu guter letzt muss Troi noch wissen, wohin es die Benachrichtigung schicken soll, wenn ein Benutzer von ein Troi-Ereignis betroffen ist. Dafür muss man nur eine gültige E-Mailadresse entweder im Kontakt des Benutzers im Kontaktmodul (Feld E-Mail unter Büro) oder im Feld E-Mail der Mitarbeiterdetails eintragen. Beide Felder sind synchronisiert, also muss das nur einmal erfolgen.
Wie kann ich Benachrichtigungen zu meinen eigenen Ereignissen bekommen?
Anschließend müssen Sie die Benachrichtigungsfunktion aktivieren. Wechseln Sie in den Ordner System und den Unterordner Systemeinstellungen. Gehen Sie in den Reiter Benutzer und wählen Sie diese Funktion auch im Dropdown-Menü aus. Jetzt setzen Sie einen Haken bei folgenden Optionen:
Email an mich senden, wenn von mir eine Notiz oder Projektaufgabe (für mich) erstellt/bearbeitet wird
Email an mich senden, wenn von mir ein Kalendereintrag (für mich) erstellt/bearbeitet wird
Wenn trotz richtiger Einstellungen keine Mails verschickt werden, sind entweder die Mailkonten oder das Systemmailkonto falsch konfiguriert. Überprüfen Sie, ob Sie nicht ungewollt Leerzeichen durch Kopieren und Einfügen übernommen haben.
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Bis Mitte Mai hat die falsche Konfiguration von E-Mailkonten dazu geführt, dass lange Wartezeiten beim Speichern von Terminen, Abwesenheiten und Aufgaben zu spüren waren, weil der Troi-Server in einer Endlosschleife gelandet ist, wie es versucht hat, den E-Mailserver zu erreichen. |
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Dieses Problem ist jetzt behoben. |
Nutzung von namentlichen Konten für das PR-Modul für Mailings
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