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In der Kalkulation legen Sie Unterprojekte und Kalkulationspositionen an, die Sie dem Kunden anbieten möchten und definieren Einkaufs- sowie Verkaufspreise. 

Ansicht

• Name

• Anzahl

• Einheit

• Einkauf

• Verkauf

• Servicegebühr (Serviceaufschlag)

• KSK Betrag

• Kalkulation gesamt

• Unterprojekt gesamt

• Marge (Berechnung: Verkaufspreis - Einkaufspreis)

• Prozent (Marge in Prozent) (Berechnung: (Verkaufspreis - Einkaufspreis) / VK * 100)

• NWB (nicht weiterberechenbar)

• FL (Fremdleistung (Muss aktiv sein, damit es in der Buchhaltung erscheint)) 

• OP (optional)

• KSK (Künstlersozialkasse)

Abb.: Standardansicht des Kalkulation-Reiters (Teilansicht)

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Kalkulation anlegen und bearbeiten

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Mit einem Klick auf den Pfeil der erscheint, wenn Sie das Projekt berühren, eröffnen sich mehrere Möglichkeiten um das Projekt zu bearbeiten. 

• Unterprojekt hinzufügen

• Unterprojekt/Kalkulationsposition aus Preisliste hinzufügen

• Projekt bearbeiten

• Projekt löschen

• erweiterte Einstellungen (Detaileinstellungen)

• Aufgabe erstellen (Projektaufgabe wird erstellt)

• individuelle Kundenfelder 

• Status wählen

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Abb.: Das erweiterte Menü  auf Projektebene in der Kalkulation 

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Sie können an dieser Stelle entweder manuell ein Unterprojekt hinzufügen oder direkt auf Ihre Preisliste zurückgreifen und Unterprojekte/Kalkulationspositionen aus Preisliste hinzufügen wählen.

Sobald Sie ein Unterprojekt angelegt haben können Sie auf den Pfeil klicken der erscheint, wenn Sie das Unterprojekt berühren, und haben verschiedene Möglichkeiten zur Bearbeitung zur Auswahl.

• Unterprojekt hinzufügen

• Unterprojekt bearbeiten

• Unterprojekt löschen

• Aufgabe zum Unterprojekt erstellen

• erweiterte Einstellungen

• Unterprojekt kopieren

• Kalkulationsposition hinzufügen

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Abb.: Das erweiterte Menü  auf Unterprojektebene in der Kalkulation 

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In der Kalkulationsansicht können Sie alle Daten editieren, veränderte Werte werden farbig markiert.

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Klicken Sie auf den Namen der Kalkulationsposition, öffnet sich die Detailansicht zur Editierung aller Daten der Position. 

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Unterprojekte/Kalkulationspositionen aus Preisliste hinzufügen

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Mittels des Filters können Sie die Preislistengruppe auswählen, nach der Währung filtern und die Suche betätigen. Die Suchfunktion erfordert mindestens drei Zeichen.Image Removed

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Abb.: Dialog zum Hinzufügen einer Kalkulationsposition aus der Preisliste

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Eine weitere Möglichkeit Rabatte anzulegen, ist es eine freie Kalkulationsposition anzulegen oder eine bestehende zu kopieren und diese als Rabatt zu bezeichnen und den Betrag manuell einzugeben. Diese Position taucht dann in der Auflistung zusammen mit den anderen Kalkulationspositionen auf, wird also nicht wie die Rabatt-Positionen auf Unterprojekt- und Projektebene extra ausgewiesen.Image Removed

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Abb.: Rabattpositionen hinzufügen

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Mit einen Klick auf den Pfeil der erscheint, wenn Sie eine Kalkulationsposition berühren, können Sie die Kalkulationsposition kopieren.Image Removed

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Abb.: Kalkulationsposition kopieren

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Sie können über das erweiterten Menü Unterprojekte per Drag & Drop anordnen. Image Removed

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Abb.: Sortieren von Unterprojekten

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Mit einem Klick wird die jeweilige Position um einen Platz nach oben oder nach unten verschoben.Image Removed

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Abb.: Position der Sortier-Pfeile für die Kalkulationspositionen

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Sie benötigen mindestens ein Unterprojekt, um eine Kalkulation erstellen zu können

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Neu-Button fehlt im Projekt

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Neue Kalkulationspositionen können Sie nur unter Unterprojekten anlegen. Achten Sie darauf, dass im Panel auf der linken Seite ein Unterprojekt ausgewählt ist.

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Zahlen-Felder können nicht angeklickt werden

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Die Kalkulation ist nur auf Unterprojektebene möglich. Achten Sie darauf, dass im Panel auf der linken Seite ein Unterprojekt ausgewählt ist.

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Reihenfolge der Unterprojekte verändern

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Das Verschieben ist nur unter der Registerkarte Kalkulation möglich! Um ein Unterprojekt über ein anderes Unterprojekt zu schieben, klicken Sie mit linker Maus auf das zu verschiebende Projekt. Verschieben Sie nun das Unterprojekt, indem Sie es auf das Unterprojekt ziehen, dem es vorgeordnet werden soll.

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Unterprojekte in Unterprojekte verschieben

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Das Unterordnen ist nur unter der Registerkarte Kalkulation möglich! Zudem ist das Unterordnen nicht möglich, wenn bereits Rechnungen aus einem der betroffenen Unterprojekte erstellt wurden. Sind bereits Stunden auf das zu verschiebende Unterprojekt erfasst worden, lässt sich das Unterprojekt nur unterordnen, wenn die bereits erfassten Stunden auf die Positionen eines anderen Projekts/ Unterprojekts umgebucht wurden.

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Unterprojekte werden nicht im Panel angezeigt

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Das oder die Unterprojekte haben einen anderen Projekt-Status als in Arbeit. Im Panel werden nur Unterprojekte mit dem Status in Arbeit angezeigt. Klicken Sie unter dem Reiter Grunddaten im Panel auf den Pfeil neben dem Projektnamen. Wählen Sie die Option Status wählen > zeige alle. Sie sollten das Unterprojekt jetzt wieder im Panel sehen. Ändern Sie den Status des Unterprojekts auf in Arbeit, um das Unterprojekt permanent im Panel angezeigt zu bekommen.

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Unterprojekte/Positionen werden im Reiter Angebot angezeigt obwohl es sie nicht gibt

Unter dem Reiter Angebot (Drucksteuerung/ Vorschau / den Stammdaten) und in der Rechnungsvorbereitung werden Unterprojekte und Positionen angezeigt, die es in dem Projekt nicht gibt. Wie kann das sein?

Das oder die Unterprojekte haben einen anderen Projekt-Status als in Arbeit und werden daher nicht im Panel angezeigt. Im Panel sehen Sie nur Unterprojekte mit dem Status in Arbeit. Klicken Sie unter dem Reiter Grunddaten im Panel auf den Pfeil neben dem Projektnamen. Wählen Sie die Option Status wählen > zeige alle. Sie sollten das Unterprojekt jetzt wieder im Panel sehen. Ändern Sie den Status des Unterprojekts auf in Arbeit, um das Unterprojekt permanent im Panel angezeigt zu bekommen.

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Unterprojekt wird nach Statusänderung nicht mehr angezeigt

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Das oder die Unterprojekte haben einen anderen Projekt-Status als in Arbeit. Im Panel werden nur Unterprojekte mit dem Status in Arbeit angezeigt. Klicken Sie unter dem Reiter Grunddaten im Panel auf den Pfeil neben dem Projektnamen. Wählen Sie die Option Status wählen > zeige alle. Sie sollten das Unterprojekt jetzt wieder im Panel sehen. Ändern Sie den Status des Unterprojekts auf in Arbeit, um das Unterprojekt permanent im Panel angezeigt zu bekommen.

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Fremdleistungen tauchen in der Kalkulation und Rechnungsvorbereitung nicht auf

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Das oder die Unterprojekte haben einen anderen Projekt-Status als in Arbeit. Im Panel werden nur Unterprojekte mit dem Status in Arbeit angezeigt. Klicken Sie unter dem Reiter Grunddaten im Panel auf den Pfeil neben dem Projektnamen.. Wählen Sie die Option Status wählen > zeige alle. Sie sollten das Unterprojekt jetzt wieder im Panel sehen. Ändern Sie den Status des Unterprojekts auf in Arbeit, um das Unterprojekt permanent im Panel angezeigt zu bekommen.

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Falsche Kalkulationsposition Beschreibung 

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Die Beschreibung für jede Kalkulationsposition wird für jede Datensprache separat gespeichert. Das bedeutet, dass eine Kalkulationsposition mit der deutschen Beschreibung Konzeption auch mit der englischen Beschreibung concept angelegt sein kann.

Um dies zu überprüfen, kann zwischen den Datensprachen gewechselt werden. Diese kann entweder in der Fußzeile festgelegt 1 werden oder auch in den Grunddaten des Projektes  (wenn die Option "Datensprache in Kunden und Projekten aktivieren" unter System -> Systemeinstellungen -> (Mandant) -> Datenfeld Konfiguration (im Dropdown der Systemeinstellungen) aktiviert wurde)

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