Die Mitarbeitergruppen ermöglichen es Ihnen, mehrere Mitarbeiter auf einmal zu bearbeiten. Dazu müssen sie allerdings erst zugeordnet werden.

Was ist eine Mitarbeitergruppe?

Bei den Mitarbeiterrechten haben Sie bereits grob festgelegt, auf welche Bereiche ein einzelner Mitarbeiter Zugriff hat. Mit den Mitarbeitergruppen können Sie diese Einstellungen noch einmal verfeinern. Alle Mitarbeiter innerhalb einer Gruppe haben dieselben Rechte. Wenn Sie zum Beispiel einen Kalendereintrag nicht öffentlich machen möchten, können Sie beim erstellen eine bestimmte Mitarbeitergruppe auswählen. Nur die Mitarbeiter, die zu dieser Gruppe gehören, können den Eintrag dann sehen.

Sie können also mit einem Klick alle Mitarbeiter zum Lesen und Schreiben berechtigen, die zu einer bestimmten Gruppe gehören. Auf diese Weise muss nicht jeder Nutzer einzeln ausgewählt werden und Sie sparen viel Zeit.

Ein erster Überblick über Mitarbeitergruppen

Um Einblick in die Mitarbeitergruppen zu erhalten und diese zu bearbeiten, öffnen Sie über das TROI Symbol wieder den Ordner Mitarbeiter und wählen diesmal den Unterordner Zugangsberechtigung Daten aus.

[Screenshot Weg dahin folgt]

Sofern Sie bereits Mitarbeiter angelegt und einer Gruppe zugeordnet haben, finden Sie in dem Reiter Zugangsberechtigung bereits eine Liste mit Nutzernamen vor. Diese sind – sofern vorhanden - schon in Gruppen sortiert, und zwar unter anderem in:

• Alle Mitarbeiter
• Berater
• Designer
• Geschäftsleitung
• Und so weiter

Sofern Sie noch keine Gruppen angelegt haben, finden Sie nur die Gruppe Alle Mitarbeiter vor, in der alle Mitarbeiter eingetragen sind.

Eine Mitarbeitergruppe erstellen und bearbeiten

Um eine neue Mitarbeitergruppe zu erstellen, klicken Sie im Menü Zugangsberechtigung Daten auf das Plus-Zeichen in der Titelzeile. Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem Sie den Namen der neuen Gruppe angeben. Nach dem Speichern erscheint die Gruppe in der Liste aller Mitarbeitergruppen.

[Screenshot Fenster Name vergeben folgt]

Mit einem Klick auf den Gruppennamen öffnet sich das Fenster erneut und Sie können den Namen verändern.

Einen Mitarbeiter zur Gruppe hinzufügen und entfernen

Hinter jeder Gruppe, am rechten Rand des Bildschirms, finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Inschrift <<bitte wählen>>. Wenn Sie darauf klicken, erscheinen im Menü die Namen aller bereits angelegten Nutzer.

Wählen Sie einfach den Nutzer aus, den Sie der Gruppe hinzufügen möchten. Anschließend klicken Sie auf das Tabellensymbol hinter dem Menü. Es hat beim Berühren mit der Maus die Bezeichnung hinzufügen. Mit einem Klick darauf erscheint der Mitarbeiter in der gewählten Gruppe.

[Screenshot Dropdown-Menü folgt]

Sobald Sie einen Mitarbeiter zur Gruppe hinzugefügt haben, erscheint hinter jedem Namen ein Mülleimer. Mit einem Klick darauf entfernen Sie den jeweiligen Mitarbeiter wieder aus der Gruppe.

Zugangsberechtigungen für Mitarbeiter festlegen

Damit Ihre Mitarbeiter auf alles Zugriff haben, was sie zur Arbeit benötigen – aber auch nicht mehr – müssen Sie noch die Zugangsberechtigungen definieren. Dazu rufen Sie über das Startmenü den Ordner Mitarbeiter und den Unterordner Zugangsberechtigung Programm auf.

Sie finden jetzt eine Übersicht über die verschiedenen Benutzergruppen vor, die sich wie folgt unterteilt:

• Administratoren: Vollzugriff ohne Einschränkungen
• Buchhaltung: Projekte und Finanzbuchhaltung
• Freelancer: Schattenbenutzer / Stundenerfassung
• Mitarbeiter: Stundenerfassung und Basisbereich
• Mitarbeiter: Stundenerfassung
• PR
• Projektleiter

[Screenshot Gruppenübersicht folgt]

Alle Gruppen wurden von uns bereits standardmäßig mit bestimmten Zugriffsrechten ausgestattet. Sie haben aber die Möglichkeit, die einzelnen Gruppen individuell anzupassen. Dazu klicken Sie einfach auf die jeweilige Gruppe. Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem Sie verschiedene Dinge einstellen können.

In den Details für Benutzergruppen können Sie unter anderem festlegen, wie die Gruppe heißt und ob es sich um eine externe Gruppe handeln soll.  Daneben gibt es noch eine ganze Reihe von einzelnen Bereichen innerhalb von TROI, in denen Sie zwischen Schreibzugriff, Lesezugriff und gar keinen Zugriff wählen können. Damit lässt sich bis aufs letzte Detail festlegen, in welchen Bereichen ein Mitarbeiter sich bewegen und arbeiten kann.

Die Hauptgruppen, in denen Sie die Zugriffsrechte für Mitarbeiter bearbeiten können sind:

?      Schwarzes Brett

?      Kalender

?      Kontakte

?      Projektaufgaben

?      Stundenerfassung

?      Archiv

?      Status Akquise

?      Status registrieren

?      Projekte

?      Projektliste

?      Projektpläne

?      Ressourcen

?      Kundenliste

?      Troi Explorer

?      Protokoll

?      Troi Webmailer

?      Freigabelisten

?      Angebote

?      Rechnungen

?      Auswertungen

?      MIS

?      Consultant MIS

?      Arbeitszeit

?      Stundenauswertung

?      Stundenansicht

?      Budget Tracking I

?      Budget Tracking II

?      Budget Auswertung

?      Rentabilität

?      Buchungsauswertung

?      SAP-Reporting

?      Sales stage

?      Forecast 2

?      Materialerfassung

?      Buchhaltung

?      Buchungen

?      Kassenbuch

?      offene posten

?      Ausgangsrechnungen

?      Weiterberechnungsliste

?      Projekt-Umsatz-Forecast

?      Umsatz Rechnungen

?      Umsatz Angebot

?      Buchungsliste

?      Zahlungsvorschlagsliste

?      PR

?      Pressekontakte

?      Verteiler

?      Aussendungen

?      Follow Up

?      Projektadministration:

?      Projektstatus

?      Preisliste

?      Projekttypen

?      Projektteam

?      Einheiten

?      Textbausteine

?      Lieferantenliste

?      Abrechnungsmodus

?      Auswertungsadministration

?      Kalulationstypen

?      Mitarbeiter

?      Benutzer

?      Benutzereinstellungen

?      Stunden Tagessätze

?      Zugangsberechtigung Programm

?      Zugangsberechtigung Daten

?      Administration Buchhaltung

?      Konten

?      Kontengruppen

?      Kostenstellen

?      System    

?      Systemeinstellungen

?      Mailkonten

?      Listenwerte

?      Abwesenheitsarten

?      Mandanten

?      Länder

?      Farbklima

?      Hintergrunddienste

?      Daten

?      Datenbereinigung

?      Dubletten-Prüfung

?      Individuelle Kontaktfelder

?      Individuelle Felder Eingangsrechnungen

?      Individuelle Felder Ausgangsrechnungen

?      Individuelle Dokumentfelder

?      Individuelle Felder für Projekte

?      SIA Daten

?      Einstellungen

?      Hilfe

?      HelpDesk Hilfe

?      Handbuch

?      FAQ

?      HelpDesk

?      Marketplace

?      Projektwerk

?      Shutterstock

?      PAGE

?      Aufgaben-Board

?      Abwesenheiten

?      Kalender

?      Konto

?      Resturlaub

Lediglich der Hilfebereich ist zum Nutzen aller Mitarbeiter von individuellen Zugriffseinschränkungen befreit.

Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf das Diskettensymbol. Mit einem Klick auf den Mülleimer wird die ganze Benutzergruppe gelöscht. Sie können die Änderungen auch auf den vorherigen Stand zurücksetzen, indem Sie sie mit einem Klick auf das X verwerfen.

Ein Mailkonto vergeben

Damit Mitarbeiter mit anderen Mitarbeitern und Kunden kommunizieren können, benötigen sie ein eigenes Mailkonto.

Das Mailkonto wird bei vielen Funktionen von TROI abgefragt, um zum Beispiel bei ausgehenden Nachrichten automatisch einen Empfänger für Antworten anzugeben. Bevor das geht, müssen Sie dem Nutzer allerdings erst ein Mailkonto einrichten. Das ist aber ganz einfach.

Rufen Sie den Systembereich für Mailkonten auf, indem Sie auf das TROI Symbol klicken, dann die Option System und schließlich den Unterordner Mailkonten auswählen.

[Screenshot Weg zu den Mailkonten foglt]

Hier wird Ihnen eine Liste aller vorhandenen Mitarbeiter angezeigt. Ein neu angelegter Mitarbeiter ist hier noch nicht vertreten, sondern muss erst hinzugefügt werden. Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen in der Menüzeile.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Informationen zum neuen Mailkonto angeben können.

Die Mailkonto-Details

Zuerst sollten Sie festlegen, wie das Mailkonto genannt werden soll.  Anschließend geben Sie die Mailadresse ein, wie sie zuvor schon auf Ihren Servern eingerichtet wurde. Zur Gestaltung des Mailkontos benötigen Sie auch die Serverdaten, und zwar:

• Postausgangsserver (SMTP) mit Port
• Postausgangsserver Benutzername (in der Regel die Mailadresse)
• Postausgangsserver Passwort
• Posteingangsserver (POP3 / Imap) mit Port
• Posteingangsserver Passwort
• Server erfordert Authentifizierung ja/nein

Alle diese Informationen werden nicht über TROI, sondern über den Mailserver festgelegt und müssen von Ihnen nur noch übernommen werden.

Bei Bedarf können Sie jetzt noch eine Signatur festlegen, die automatisch unter jeder E-Mail angezeigt wird. Auch ein Abwesenheitstext lässt sich hier voreinstellen. Wenn der Mitarbeiter sich im Kalender von TROI als abwesend gekennzeichnet hat, erhalten andere Nutzer bei der Kontaktaufnahme automatisch diese E-Mail.

Optional können Sie jetzt noch einstellen, dass das Mailkonto als Systemaccount-Konto behandelt wird. Dies sollte allerdings nur auf ein einziges aller Mailkonten zutreffen und ist damit in der Regel ein separates Mailkonto. Das Systemmailkonto versendet im Auftrag von Troi alle Mailbenachrichtigungen die vom System ausgehen.

Nach dem Speichern erscheint das Mailkonto auch in der Mailkonten-Übersicht. Außerdem können Sie jetzt auch in den Mitarbeitereinstellungen das Mailkonto auswählen.

[Screenshot beispielhaft ausgefüllte Maileinstellungen folgt]

Stundensätze festlegen

Es ist zwingend erforderlich, dass für jeden Mitarbeiter Stundensätze festgelegt werden. Bei Tagessätzen ist das nicht zwangsläufig nötig, kann aber auch gemacht werden.

Um die Stunden- - und bei Bedarf auch die Tagessätze – festzulegen, wechseln Sie in die Mitarbeiterliste. Sie lässt sich über das TROI Symbol, den Ordner Mitarbeiter und den Unterordner Stunden-Tagessätze aufrufen.

[Screenshot Weg hierhin]

Stundensätze müssen aus drei wichtigen Gründen hinterlegt werden:

1. Mitarbeiter ohne Stundensätze können aus Sicherheitsgründen keine Stunden erfassen
2. Die Stundensätze sind für interne Ertragsrechnungen und Auswertungen notwendig
3. Sie werden zur Kalkulation von Pauschalen benötigt

Interne und externe Stunden- und Tagessätze

TROI unterscheidet zwischen internen und externen Stundensätzen bzw. Tagessätzen.

Die Internen Stundensätze beziffern die Kosten, die ein Mitarbeiter unmittelbar verursacht. Dazu gehören neben dem eigentlichen Gehalt beispielsweise auch die Sozialversicherungen. Der Projektleiter kann an Hand dieses Stundensatzes leicht ermitteln, welche Kosten dieses Projekt verursacht hat.

Externe Stundensätze sind die Kosten, die am Ende dem Kunden berechnet werden. Sie bestehen also aus den internen Stundensätzen zuzüglich eines Aufschlags, insbesondere der Gewinnmarge. An Hand dieser Information lässt sich immer leicht ermitteln, welche Beträge dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden. Das ist wichtig, wenn zum Beispiel ein Budget eingehalten werden muss.

Bei den Tagessätzen verhält es sich ebenso. Der Unterschied besteht darin, dass hier keine einzelnen Stunden erfasst werden, sondern ganze Arbeitstage.

Einen Stunden- oder Tagessatz festsetzen

Um für einen Mitarbeiter einen Stunden- oder Tagessatz einzustellen, klicken Sie in der bereits geöffneten Mitarbeiterliste einfach auf den jeweiligen Namen.

Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie folgende Angaben machen können:

• Stundensatz intern
• Stundensatz extern
• Tagessatz intern
• Tagessatz extern

Die Sätze werden jeweils in der gewählten Währung angegeben. Bei Bedarf können Sie außerdem noch ein Startdatum angeben, also ab welchem Datum die geänderten Stundensätze gelten sollen.

Achtung: Die neuen Stundensätze gelten nur für Stunden, die bis zu diesem Datum noch nicht abgerechnet wurden!

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie die geänderten Stundensätze. Sie werden dann in der Mitarbeiterliste angezeigt.