Im Sales Stage können Sie einsehen, welchen Kunden Sie ein Angebot gemacht haben, welches Budget dieses Angebot umfasst und wie wahrscheinlich es ist, dass Sie mit dem Projekt beauftragt werden.

Die Nutzeroberfläche im Überblick

Über die zahlreichen Filterfunktionen von TROI können Sie sich nicht nur alle Umsatzerwartungen ansehen, sondern auch gezielt für zum Beispiel einen Kunden oder einen Zeitraum.

• Mandant
• Sales Stage oder Umsatz Forecast (sofern aktiviert)
• Daten: Alle Daten, Kunden, Kontakte
• Auswahl des Kunden
• Auswahl des Mitarbeiters
• Status: Alle, in Arbeit, zurückgestellt,  abgeschlossen, nicht realisiert, inaktiv, Vorlagen, angeboten
• Zeitraum der Angebote

Abb.: Standardansicht der Sales Stage

Zu den Ergebnissen finden Sie die folgenden Informationen:

• Kunde
• Projektname
• Projektnummer
• Ansprechpartner
• Mitarbeiter
• Sales Stage (Status, z.B. angeboten)
• Beschreibung
• Erwartetes Bestelldatum
• Wahrscheinlichkeit (Prozentsatz wie wahrscheinlich Sie den Auftrag erhalten)
• Volumen (Budget des Auftrags)
• Bewertetes Volumen

Die entsprechenden Werte zieht TROI sich aus den Angeboten. Sie können die einzelnen Positionen aber noch anklicken und bearbeiten.

Sales Stage im Kontaktmodul

Die Sales Stage in TROI ermöglicht eine transparente Abwicklung des Vertriebsprozesses von der Kaltakquise bis über die Projektverwaltung. Es ist gar nicht notwendig, obwohl empfehlenswert, dass ein Projekt für die TROI Sales Stage erfasst wird. In diesem Guide werden Sie durch den kompletten Prozess im Kontaktmodul und im Projektmodul geführt um den perfekten Ablauf bis zur Beauftragung abzuwickeln.

Erfassung eines Lead Status

Leadstatus können erfasst werden im Bereich Projektstatus im Reiter "Leadstatus" unter: Projektadmin > Projektstatus. Über das + Symbol können weitere Status hinzugefügt werden. 

Erfassung eines Leads im Kontaktmodul

Leads können im TROI Kontaktmodul nur für Firmenkontakte erfasst werden. Sollten Sie den Reiter Lead nicht sehen, bitten wir Sie den TROI Support zu kontaktieren.

Als Lead kann man ein neues potentielles Geschäft eintragen, was vielleicht noch nicht reif genug ist, um ein neues Projekt zu rechtfertigen. Der Eintrag besteht aus folgenden Informationen:

Mit einem Klick auf Speichern, können sie die eingetragene Information sichern und eine neue Opportunity wird im unteren Bereich aufgeführt. Damit haben Sie den Vorgang abgeschlossen, bearbeiten aber noch dieselbe Opportunity. Um eine neue zu erstellen, klicken Sie einfach auf das "+" Symbol.

Auswertung von Leads

Eingetragene Leads können gesamt in der Sales Stage Auswertung analysiert werden. Dort werden z.B. die potentiellen Geschäftsvolumen bereits mit der prozentualen Wahrscheinlichkeit der Opportunity multipliziert, um den im Zeitraum definierten Volumen, z.B. nach Ansprechpartner gefiltert, auszuwerten.

Hier kann man auch Sales Stages aus Projekten auflisten und eine gesamte Sales Stage Auswertung analysieren. Wie man im Projektmodul Sales Stages einträgt, erfahren Sie im nächsten Kapitel.

Sales Stage im Projektmodul

Ebenso im Projektmodul ist es möglich Sales Stages in einer detaillierteren Form einzutragen. Dafür ist es notwendig, dass ein Projekt bereits kalkuliert und ggf. angeboten wurde, damit man die Wahrscheinlichkeit und das erwartete Bestelldatum eintragen kann, womit solche Einträge parallel zu Kontakt-Leads in der Sales Stage Auswertung aufgelistet werden können.

Erfassung der Wahrscheinlichkeit von (Unter)projektbeauftragungen

Die Erfassung der zwei oben genannten Datensätze erfolgt nach der Erstellung einer Kalkulation, da diese das potentielle Auftragsvolumen bestimmt. Die Wahrscheinlichkeit und das erwartete Bestelldatum werden dann auf Unterprojekt-Ebene erfasst, weshalb es empfohlen wird, dies bereits beim Kalkulieren/Anbieten zu berücksichtigen (z.B. optionale Positionen, die eine geringere Bestellwahrscheinlichkeit haben, sollten unter ein dediziertes Unterprojekt eingetragen werden). Die Relevanz der Sales Stage für Auswertungen ist noch zusätzlich verstärkt, wenn man Unterprojekte als Arbeitspakete, die in unterschiedlichen Zeiten beauftragt und geliefert werden, damit dies auch im Feld erwartetes Bestelldatum berücksichtigt werden kann.

Sollten aber unterschiedliche Wahrscheinlichkeiten und Bestellzeiten gewünscht sein, können beide Datensätze in der Projektebene eingetragen werden, was automatisch für alle Unterprojekte übernommen wird.

Erfassung von Umsatzforecast im Projektmodul

Zusätzlich zur Sales Stage, kann man bereits im Projektmodul die monatliche Verteilung des Projektumsatzes eintragen. Damit unterschiedliche Arbeitspakete mit unterschiedlichen Deadlines berücksichtigt werden können (wie in der Sales Stage), erfolgt dies auch, obwohl optional, auf Unterprojekt-Ebene. Standardmäßig werden die verteilten Umsätze pro Jahr angezeigt, damit man eine gute Übersicht in normalen Bildschirmauflösungen bekommen kann. Deswegen wird auch die Zusammenfassung der Summen in den letzten vier Spalten angezeigt:

Vollständige Auswertung von Sales Stage und Forecast

Die oben genannte Sales Stage Auswertung kann nun alle drei Datensätze darstellen. Wenn im zweiten Filter Sales Stage ausgewählt wird, kann man im dritten Filter zwischen Kontakte (Leads im Kontaktmodul) oder Kunden (Sales Stage in Projekten) wählen. Eine Mischansicht ist durch die Option alle Daten möglich.

Separat dazu kann aber die Option Umsatz Forecast im zweiten Dropdown ausgewählt werden, damit man die Summe der monatlichen Umsatzprognosen aller Projekte sehen kann. Die Ansicht ist identisch zur Einzeldarstellung im Projektmodul, obwohl man hier nur die Gesamtsumme auf Projekt-Ebene sieht, nicht einzelne Unterprojekt-Einträge.