Das Budget Tracking, Teil I

Mit dem Angebot erhält Ihr Kunde auch ein geplantes Budget, von dem Sie nicht allzu stark abweichen dürfen. Deshalb ist es wichtig, das Budget im Laufe Ihrer Arbeiten immer zu überwachen. Dazu ist das Budget Tracking da.

Da das Budget Tracking ein sehr komplexes Modul ist, haben wir es für die einfachere Nutzung in zwei Einzelmodule aufgeteilt. An dieser Stelle soll das erste, Budget Tracking I, vorgestellt werden.

Die Nutzeroberfläche im Überblick

Bevor wir darauf eingehen, wie Sie das Budget Tracking I effektiv nutzen können, gehen wir kurz auf die Nutzeroberfläche ein. Dadurch können Sie sich besser zurechtfinden und später leichter Ihre eigenen Auswertungen vornehmen.

Auf der Nutzeroberfläche finden Sie verschiedene Menüs und Buttons, die für die spätere Einstellung wichtig sind:

• Mandant
• Kunde
• Projektstatus
• Projekt
• Monat von
• bis Monat
• Jahr
• Detailansicht ja/nein
• Export kürzen ja/nein

Darüber hinaus finden Sie oben links in der Menüzeile, neben dem GO-Button auch noch einen Button zum Exportieren Ihrer Auswertung, zum Beispiel für den Steuerberater.

Das Budget Tracking I richtig nutzen

Mit dem Budget Tracking I können Sie die unterschiedlichsten Werte ermitteln. Welche Werte das sind, hängt von Ihrem Bedarf ab. Zuerst einmal müssen Sie den Mandanten und den Kunden auswählen, für den das Tracking genutzt werden soll. Sie können natürlich auch alle Mandanten und alle Kunden berücksichtigen lassen. Beachten Sie aber, dass Ihnen zur Auswahl nur Kunden angezeigt werden, die auch beim jeweiligen Mandanten hinterlegt sind.

Anschließend können Sie wählen, welche Projekte für das Budget Tracking berücksichtigt werden sollen. Auf Wunsch können Sie auch noch einen bestimmten Projektstatus wählen. Denken Sie aber bitte auch hier daran, dass eine Einschränkung des Status Ihre Auswahlmöglichkeiten bei den Projekten beschränkt.

Zuletzt müssen Sie noch festlegen, für welchen Zeitraum das Budget Tracking I erfolgen soll. Wählen Sie einen Startmonat, einen Endmonat und das Jahr des Trackings aus.

Bei Bedarf können Sie noch eine Detailansicht aktivieren. Dann wird Ihnen das Ergebnis für jeden Monat noch einmal detailliert aufgeschlüsselt.

Die Auswertung des Budget Trackings verstehen

Da die Unterschiede zwischen normaler Ansicht und Detailansicht oben schon erklärt wurden und sie bei der näheren Betrachtung ansonsten nicht weiter ins Gewicht fallen, beschränken wir uns im Folgenden auf die normale Ansicht.

Die Auswertung vom Budget Tracking wird tabellarisch dargestellt. In der linken Spalte, überschrieben mit Name, finden Sie den oder die jeweiligen Kunden, für die die Auswertung erfolgte. Sofern Sie mehrere Kunden im Budget Tracking berücksichtigt haben, werden diese untereinander aufgeführt.

In den rechts folgenden Spalten des Budget Trackings können Sie jetzt die folgenden Informationen finden:

• Gesamt berechenbare und bereits berechnete Stunden (Eigenleistungen und Fremdleistungen) inclusive Gewinnmarge; der Ist-Wert im Verkauf
• Geplantes Budget (Eigenleistungen und Fremdleistungen); der Soll-Wert
• Berechnete Eigen- und Fremdleistungen
• Geschobene Eigen- und Fremdleistungen
• Soll – berechnet – geschoben nach Eigen- und Fremdleistungen
• Übrige Sollstunden (abzüglich bereits berechneter und weiterberechenbarer). Das Ergebnis wird als Verkaufspreis, inclusive Steuern, angezeigt

Unterhalb des Budget Trackings finden Sie eine Gesamtauswertung aller Projekte vor. Hier stehen alle Werte wie Ist-Verkauf, das geplante Budget, berechnete Stunden und so weiter, für alle aufgelisteten Projekte zusammengerechnet.

Was bedeuten rote Zahlen?

Es ist möglich, dass einzelne Zahlenposten im Budget rot gefärbt und mit einem Minus versehen wurden. An dieser Stelle wurde das Budget überschritten, so dass es gegebenenfalls angepasst werden muss. Wenn einzelne Posten im Minus sind, muss nicht zwangsläufig auch das Gesamtbudget im Minus liegen. Wurden später alle einzelnen Posten komplett berechnet, ist es allerdings sehr wahrscheinlich.

Nähere Einzelheiten einsehen

Wenn zu einem Kunden mehrere Projekte und Unterprojekte angelegt wurden, können Sie diese mit einem Klick auf den kleinen, schwarzen Pfeil nach unten aufklappen. So können Sie auf einen Blick sehen, welches Projekt oder Unterprojekt das Budget auf welche Art und Weise beeinflusst.