Freigabeadministration

Um in Troi die Freigabe-Prozesse zu erstellen und zu bearbeiten, navigieren Sie bitte zum Ordner System und in den Bereich Freigabeadministration.

Dort werden Ihnen drei Reiter angezeigt:

• Administration Freigaben
• Freigabegruppen
• Freigabedefinition

Administration Freigaben

In Reiter Administration Freigaben sehen Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Freigaben jeglichen Typs (Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt).

Zahlreiche Filter ermöglichen es Ihnen, bequem die Anzeige anhand Ihrer Kriterien einzuschränken. Dabei stehen folgende Filter zur Auswahl:

• Mandanten - Auswahl des/der zu filternden Mandanten
• Kunde - Auswahl eines oder mehrerer Kunden
• Projekt - Auswahl eines oder mehrerer Projekte (zuvor muss mindestens ein Kunde gewählt sein)
• Freigabetyp - Filterung nach Freigabetyp, zur Auswahl stehen Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt
• Status - Filterung nach Status, zur Auswahl stehen ausstehend, freigegeben, abgelehnt, abgebrochen
• Sortierung - legen Sie hier Ihren bevorzugten Sortierungsmodus fest. Zur Auswahl stehen ohne Reihenfolge, Freigabefrist endet am (aufsteigend), Freigabefrist endet am (absteigend)
• Freigabezeitraum von/bis - wählen Sie hier anhand des eingeblendeten Kalenders einen Zeitraum aus
• Suche – Freitext-Suche

Freigabegruppen

In Reiter Freigabegruppen sehen Sie eine Übersicht aller vorhandenen Freigabegruppen. Diese werden Ihnen in einer dreispaltigen Ansicht dargestellt.

• Spalte 1 zeigt Ihnen dabei die Freigabegruppe
• Spalte 2 zeigt Ihnen die Abkürzung der Freigabegruppe
• Spalte 3 zeigt Ihnen die Grupenmitglieder

Zur Filterung stehen hier nur der Mandantenfilter zur Verfügung.

Freigabegruppe editieren

Bestehende Freigabegruppen können, über das Kontext-Menü -> Freigabegruppe editieren, bearbeitet werden. In der entsprechenden Lightbox stehen dazu folgende Filter und Einstellmöglichkeiten für Sie zur Auswahl:

• Auswahl eines oder mehrerer Mandanten
• Auswahl der in Mitarbeiter -> Zugriffsberechtigung Daten erstellten Zugriffsberechtigungsgruppen 

Beide Filter dienen der Filterung der auf der rechten Seite im Bereich nicht zugeordnete Mitarbeiter dargestellten Mitarbeiter.

In der Lightbox werden zwei Bereiche dargestellt:

• Freigabegruppenmitglieder auf der linken Seite - hier werden die bereits zugeordneten Mitarbeiter dargestellt; über die vorhandenen Bedienelemente können einzelne oder alle Mitarbeiter entfernt werden
• nicht zugeordnete Mitarbeiter auf der rechten Seite - hier werden die nicht zugeordneten Mitarbeiter dargestellt; über die vorhandenen Bedienelemente können einzelne oder alle Mitarbeiter der Freigabegruppe hinzugefügt werden

Nach Bearbeitung bitte, unten rechts, mit Klick auf das Diskettensymbol abspeichern.

Freigabegruppe löschen

Bestehende Freigabegruppen können über das Kontext-Menu >  Freigabegruppe löschen entfernt werden.

Freigabegruppe erstellen

Über einen Klick auf das + Symbol, unten rechts, kann eine neue Freigabegruppe erstellt werden. Es stehen dieselben Felder und Funktionen bzw. Bedienelemente wie in Abschnitt Freigabegruppe editieren zur Verfügung.

Freigabedefinition

In Reiter Freigabedefinition erhalten Sie die folgende Darstellung:

• Freigabebereiche - hier wird die Art des Freigabeprozesses bzw. der Bereich eingestellt. Zur Auswahl stehen Abwesenheit, Projekt, Angebot, Anfrage, Rechnung, Beauftragung, Lieferantenrechnung, Stundenfreigabe Projektverantwortlicher, Stundenfreigabe Teamleiter, Beauftragung NB.
• Simultan Freigabe - hier wird die Simultanfreigabe aktiviert/deaktiviert; bei aktivierter Simultanfreigabe entfällt die hierarchische Freigabe d.h. jeder Freigeber aus verschiedenen Freigabestufen kann zu jeder Zeit freigeben.
• aktiv - hier erhalten Sie anhand des dargestellten Icons eine Übersicht über den Aktivitätsstatus; ein x steht für inaktiv, ein grünes Check Symbol für aktiv.
• Anzahl der Freigabestufen - hier sehen Sie die Konfiguration der Freigabestufen
• Freigaberegeln - hier sehen Sie die hinterlegten Freigaberegeln

Zur Filterung steht hier nur der Mandantenfilter zur Auswahl.

Freigabebereich editieren

Freigabebereiche können über das Kontext-Menu  Freigabedefinition bearbeiten editiert werden. In der entsprechenden Lightbox kann folgendes bearbeitet werden:

• Freigabetyp - passen Sie hier das Wording für den entsprechenden Freigabebereich an.
• Simultane Freigabe - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox Simultane Freigabe. Bei aktivierter Simultanfreigabe entfällt die hierarchische Freigabe d.h. jeder Freigeber aus verschiedenen Freigabestufen kann zu jeder Zeit freigeben.
• aktiv - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox aktiv um den entsprechenden Freigabebereich aktiv/inaktiv zu setzen.
• Anzahl Freigabe - wählen Sie notwendige Anzahl der Freigabestufen, zur Verfügung stehen Werte zwischen 1 und 5.
• Freigabeantragsteller - zeigt Ihnen den Antragsteller des Freigabebereiches
• erstellt am - zeigt das Erstellungsdatum
• Freigabe geändert von - zeigt den Mitarbeiter, der die letzten Änderungen vorgenommen hat
• Freigabe geändert - zeigt das Datum/die Uhrzeit der letzten Änderung

Nach Bearbeitung bitte unten rechts über das Diskettensymbol abspeichern.

Freigaberegeln editieren

Freigaberegeln können über das Kontext-Menu Freigaberegeln bearbeiten geändert werden.
In der entsprechenden Lightbox kann folgendes bearbeitet werden:

• Startwert - hier kann der Startwert bzw. veschiedene Startwerte für verschiedene Freigabe-Prozesse hinterlegt werden (bspw. Angebot Startwert 0, Startwert 2500,- etc.)
• Freigabeantragsteller - zeigt den Antragsteller des Freigabebereiches
• erstellt am - zeigt das Erstellungsdatum
• Freigabegruppen - zeigt die zur Verfügung stehenden Freigabegruppen
• Abkürzung - zeigt die Abkürzung der zur Verfügung stehenden Freigabegruppen
• aktiv - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox aktiv, um die entsprechenden Freigabegruppen aktiv/inaktiv zu setzen.
• Prozesseigentümer zulässig - kann aktiv/inaktiv gesetzt werden. Damit ist es dem Freigabeprozess-Ersteller (Eigentümer) ebenso möglich, eine Freigabe zu erteilen.

Je nach gewählter Anzahl an Freigabestufen stehen die Bereiche Freigabegruppen, Abkürzung, aktiv, Mitarbeitergruppenzugehörigkeit sowie Prozesseigentümer zulässig für jede Freigabegruppe zur Konfiguration zur Verfügung.

Freigabebereiche / Freigabetypen

Die Freigabebereiche bzw. verschiedenen Typen der Freigabe-Prozesse erzwingen die unten aufgeführten Kriterien für die eingestellten Aktionen:

• Abwesenheit - der Freigabeprozess hinsichtlich der Freigabe von Abwesenheiten kann im Bereich System > Sytemeinstellungen > Abwesenheiten konfiguriert werden
• Projekt - der Freigabeprozess zur Projektanlage ermöglicht die Definition von zulässigen Gruppen zur Projektanlage
• Angebot - der Freigabeprozess Angebot ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Angebotsvolumens
• Anfrage - der Freigabeprozess Anfrage ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Anfragevolumens
• Rechnung - der Freigabeprozess Rechnung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Rechnungsvolumens
• Beauftragung - der Freigabeprozess Beauftragung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Beauftragungsvolumens
• Lieferantenrechnung - der Freigabeprozess Lieferantenrechnung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Lieferantenrechnungsvolumens
• Stundenfreigabe Projektverantwortlicher - der Freigabeprozess Stundenfreigabe Projektverantwortlicher ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich der Freigabe von erfaßten Stunden durch den Projektverantwortlichen
• Stundenfreigabe Teamleiter - der Freigabeprozess Stundenfreigabe Teamleiter ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich der Freigabe von erfaßten Stunden durch den Teamleiter